Договор аутсорсинга, это приведет к выгоде или нет? Об особенностях подобных договоров

Многие организации передают некоторые функции другим компаниям, которые специализируются в той или иной сфере. Именно такое привлечение сторонних исполнителей и называется аутсорсингом либо аутстаффингом. Благодаря подобным решениям снижается финансовая и налоговая нагрузка.

Оформление договора об аутсорсинге

Договор об аутсорсинге заключается на основе тех же правил, что и обычные соглашения, связанные с возмездным оказанием услуг. Среди самых важных условий в договорах отмечают:

• Условия расторжения;
• Ответственность для исполнителей и заказчиков;
• Сроки, в которые предоставляется работа вместе с сопутствующей информацией;
• Перечень оказываемых услуг.

Каждое из этих условий требует подробного рассмотрения.

О перечне оказываемых услуг

Аутсорсинг

Важно, чтобы описание всех процессов, передаваемых сторонним исполнителям, стало максимально подробным. Все задачи должны быть описаны заранее. Если потом, уже в процессе, появится необходимость в дополнительных отчетах и работах, то и оплачиваться они будут как дополнительные. Поскольку не входили в договор, который заключен изначально. Лучше предварительно обсудить все, что касается предстоящего проекта. Тогда и финансовые затраты планируются с умом.

Именно нечеткое определение объема оказываемых услуг становится главной ошибкой для тех, кто оформляет такие соглашения. Кроме того, есть и другие недочеты:

1. Формулировки с двояким толкованием того, какими правами и обязанностями должна обладать каждая из сторон.
2. Задания с технической частью, которая описана только формально.

Если присутствует только общее описание предмета договора, не стоит ожидать от исполнителя высокого качества. Система контроля над действиями аутсорсера просто необходима тем, кто стремится сохранить контроль над самой организацией, даже когда часть функций отдаются сторонним компаниям. Один из вариантов – оформление периодических отчетов. При необходимости руководитель имеет право требовать совместной сверки тех или иных показателей.

Дополнительные соглашения помогут создать новые условия, необходимость в которых возникла уже в ходе работы. Желательно заранее договориться и о том, в каком порядке оформляется само соглашение.

О сроках и ответственности

Сроки исполнения заказа должны быть продуманы и оговорены заранее

Благодаря этому пункту не возникнет разногласий между заказчиком и исполнителями. Сроки должны быть проработанными, зафиксированными для каждой из сторон. Тогда будет проще определить, по какой именно причине возник простой в работе. И кто должен нести ответственность в связи с нарушением тех или иных условий.

При недостаточно качественной проработке зон ответственности велика вероятность появления разногласий. Например, если четко не установили ответственность исполнителей в связи с нарушением сроков. Или нет данных о том, что заказчик должен предоставить всю информацию, необходимую для качественного выполнения работы. Потому эти вопросы и требуют своевременного обсуждения, для каждого из участников.

Условия для расторжения

Срок договора аутсорсинга может составлять несколько месяцев или лет, в зависимости от необходимости в тех или иных услугах. Надо присматриваться к конкретным задачам, стоящим перед заказчиком. Целесообразным будет заранее предусмотреть условие, касающееся пролонгации. К примеру, договор будет считаться продленным, если к окончанию срока действий ни у одной из сторон не возникает возражений.

При этом должно быть сохранено право на то, чтобы отказаться от исполнения обязанностей в одностороннем порядке. Это касается и заказчиков, и исполнителей. Но важно помнить о возмещении убытков и выплате компенсаций.

Дополнительные советы по составлению договора

Статья 421 Гражданского Кодекса РФ регулирует также договорные отношения, возникающие в связи с оформлением договоров по аутсорсингу. При этом говорится, что стороны могут заключать любые виды соглашений – предусмотренные либо не предусмотренные законами и нормативными актами.

Рекомендуется, помимо всего прочего, отметить следующие моменты в документе:

1. Наличие санкций и материальной ответственности в связи с нарушением установленных условий.
2. Передача заказчику всех наработок по проекту, если первоначальный исполнитель отказывается от аутсорсинга.
3. Оформление графика по документообороту.
4. Распределение обязанностей, их документальное оформление.
   

   Какие пункты должны быть прописаны в договоре?

5. Установка порядка для продления и расторжения договора. Здесь также пишется период, за который стороны должны получить уведомления с желанием расторгнуть контракт. Это защитит от появления форс-мажорных ситуаций, которые никем и никак не контролируются.
6. Составление календарного плана на оказание услуг. И определение ожидаемых результатов. Сроки и свой результат определяются индивидуально для каждой услуги, процесса.
7. Документальное оформление обязанностей для самого аутсорсера.

Организации аутсорсеры часто не располагают так называемыми дорогими активами. У многих размер уставного капитала остается незначительным. Есть несколько мер, которые помогают избежать этических конфликтов:

• Проведение предварительного анализа для рынка, на котором анализируются аутсорсинговые услуги.
• Возможно, проще нанять штатных бухгалтеров, если компания планирует быстро расти и развиваться.
• Надо выбирать исполнителей, с которыми не начали сотрудничать конкуренты.
• Бухгалтер-аутсорсер не должен допускать неквалифицированного подхода к работе.
• Полная привязанность к аутсорсеру должна быть исключена.
• Важно позаботиться о конфиденциальности.

В качестве примера возьмем одну ситуацию. Исполнитель работает не только с одним конкретным заказчиком, но и с ближайшим конкурентом. Обычно между проектами гарантируется полная конфиденциальность. Но на практике невозможно защититься полностью от ситуаций, когда работу обсуждают друг с другом сами исполнители.

Разновидности аутсорсинга

Необязательно отдавать на аутсорсинг полный объем работ, связанный с тем или иным профилем. Допустимо заключение договора, по которому исполнителям отдают только часть функций. Тогда останется небольшое поле для деятельности и у штатных специалистов. Среди разновидностей аутсорсинга есть некоторые виды услуг, получившие наиболее широкое распространение.

Работа с ИТ

Обычно штатные работники, связанные с обслуживанием компьютеров и локальных сетей, обладают минимальным набором навыков. Дело осложняется еще больше, если говорить о программировании. Потому именно компьютерное обслуживание становится чуть ли не первой сферой, в которой интересно заключать договоры по аутсорсингу.

Бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерия на аутсорсе

Для содержания собственной бухгалтерской службы требуются серьезные вложения. Необходимо приобретать специализированное программное обеспечение, помещение, и тратиться на повышение квалификации сотрудников. Необходимо постоянно перестраивать свою работу в зависимости от того, какие изменения происходят в текущем законодательстве.

Специализированные организации уже знакомы с последними изменениями нормативных актов. У них работают специалисты более высокого уровня, поскольку использование их навыков становится выгодным.

Для охраны труда

Для многих само понятия «охраны труда» сохраняет расплывчатость. Если предприятие достаточно крупное, актуально создание отдельной службы для этого. А на мелких зачастую вообще забывают. При этом закон требует соблюдения определенных требований.

Это и приводит к получению дополнительной выгоды при использовании услуг от сторонних исполнителей. Руководителю не нужно будет самому вникать в работу подразделения, которое остается для него непонятным.

Юридический аутсорсинг

Практически все организации сталкиваются со сложностями, когда начинает работать юридический отдел. Не каждый руководитель может позволить себе нанимать отдельного специалиста, обладающего достаточно высокой квалификацией. Кроме того, нет специалистов, которые были бы знакомы абсолютно со всеми аспектами своей деятельности. Использование аутсорсинга гарантирует всестороннее ведение каждого дела.

Кадровый аутсорсинг

Другим специалистам часто отдают кадровую работу. Особенно это касается предприятий с небольшим объемом работ. Если компания активно расширяется, то трудно самим следить за всеми процессами.

В сфере продаж

Менеджеров по продажам ищут буквально все организации. Особенно тех, что показывают хорошие результаты. Таких можно найти на рынке аутсорсеров, и по приемлемой цене. Можно заключить договор, предполагающий обслуживание интернет-магазинов.

Особенности перехода на аутсорсинг

Преимуществами аутсорсинг обладает в большом количестве, но это не означает, что решение приемлемо для каждого. Сначала нужно четко определить, поможет ли переход к данной системе. Для чего и проводится детальный обзор ситуации, сложившейся на конкретном предприятии.

Анализ показателей

Что для этого нужно:

• Сравнение показателей и составление выводов;
• Определение суммы, в которую будет обходиться обслуживание;
• Учет затрат, связанных с содержанием штатных должностей;
• Определение целей и задач, для решения которых требуется переход на аутсорсинг.

Чем тщательнее проводится анализ, тем точнее получается определить, требуются ли услуги по аутсорсингу. От этого вообще зависит то, насколько удачным будет само решение. Руководителю рекомендуется заранее составить список с требованиями, которые предъявляются к аутсорсерам. После этого можно приступать к изучению рынка, и выбору нескольких компаний, которые в наибольшей степени соответствуют конкретным запросам.

Но есть несколько общих требований, вне зависимости от тех или иных заказчиков:

• страховка,
• лицензия,
• большое количество положительных отзывов,
• серьезные клиенты,
• стаж работы,
• положительная репутация.

Сначала надо перевести переговоры, и только после этого уточнить, на каких условиях будет работать тот или иной исполнитель. Затем можно определяться с выбором. Хорошо, если есть возможность получить консультацию у специалистов, знакомых с этой сферой деятельности.

За основу контракта рекомендуется брать стандартные соглашения на возмездное оказание услуг. Подрядчику надо просто рассказать о тех функциях, которые он будет выполнять. Затем переходят к разработке деталей.

Далее стоит пригласить своего штатного юриста или обратиться за помощью к стороннему специалисту, при отсутствии должности в самой компании. Тогда обе стороны будут уверены в соблюдении правовых норм, и сотрудничество будет успешным.

Главной целью становится взаимопонимание с партнером. Информацию об обстановке на предприятии надо представить максимально четко и подробно. Подрядчик должен полностью вникнуть в полученные данные. 

Это необходимо сделать и тем сотрудникам, которые будут хотя бы немного взаимодействовать с представителями аутсорсера. Чем быстрее будет достигнуто взаимопонимание, тем быстрее руководитель увидит результаты на практике.

При оформлении договора надо определить, когда именно, в каких формах сдается отчетность. Своевременное выявление ошибок возможно лишь, когда требования выполняются регулярно.

Чтобы избегать ошибок при переходе к аутсорсингу, главное – следить за цифрами. Необходимо просчитывать каждый недостаток и каждое достоинство, как для аутсорсинга, так и для обстановки, которая уже сложилась на предприятии. Возможно, аутсорсинг не подходит тем, кому необходимо только сократить расходы. Экономия на услугах может негативно сказаться на дальнейшей деятельности. Необходимо выбрать оптимальное соотношение между уровнем качества и цен.