Нужен ли бухгалтерский учет в ИП, с чего начать, какой вариант выбрать

Начинающие предприниматели в статусе ИП часто вопросу ведения бухгалтерии не уделяют достаточно внимания. Кто-то считает, что это не обязательно, кто-то – что легко и просто.Закон не обязывает ИП вести бухгалтерию, но налоговый учет не отменяет. С чего начать бухгалтерский учет в ИП, понимают только опытные предприниматели. На этапе разработки бизнес-плана одновременно с выбором системы налогообложения определяется, кто будет заниматься бухучетом. На УСН при небольшом количестве работников справляются самостоятельно, ОСНО сложнее, поэтому требуется помощь.

Нужен ли бухучет в ИП

По закону № 402-ФЗ ИП не обязаны вести бухучет, но отчитываться перед государством необходимо. В 2018 ИП можно просто хранить первичную документацию и заполнять учетную книгу (в бумажном или электронном формате). На ЕНВД и книга необязательна, ведь бухгалтерская отчетность не сдается.

Бухгалтерия ИП – это:

• учет объектов, облагаемых налогами
  
  

  Организация ИП

• сдача отчетов по налогам предприятия
• начисление и уплата налогов предприятия
• сдача отчетности за сотрудников в Налоговую инспекцию, ФСС, ПФР
• сдача отчета по численности наемных работников
• начисление налогов и взносов за сотрудников
• хранение первичной, банковской, кассовой, налоговой документации

Действия зависят от системы налогообложения и количества работников.

Грамотный бухучет позволяет:

• проводить анализ бизнес-деятельности
• выбирать направление и разрабатывать планы
• повысить эффективность работы за счет упорядоченности информации
• контролировать кредиторские и дебиторские задолженности
• без ошибок и вовремя предоставлять отчеты

На этапе планирования необходимо рассчитать доходы и издержки, чтобы не ошибиться при выборе системы налогообложения. После выбора режима следует ознакомиться с формами отчетности и налоговым календарем на сайте ФНС. Потом важно объективно оценить уровень своих знаний в сфере бухучета. На ЕНВД, УСН и ПСН справиться может любой, если использует бесплатные онлайн-сервисы. На ОСНО сложнее, поэтому требуется штатный (приходящий) бухгалтер или услуги аутсорсинговой компании.

Варианты бухучета ИП

На ЕНВД журнал вести не обязательно, отчеты налоговикам сдаются до 25-го числа каждого квартала. На ЕСХН КУДиР ведется, отчеты сдаются раз в год (до 31.03).

УСН – это:

• 15% от суммы, полученной при вычете издержек из доходов
• 6% от доходов

Журнал ведется, отчет сдается раз в год (до 31.03), авансовые платежи можно вносить до 20-го числа последнего месяца квартала. Патент не всегда доступен, журнал ведется, отчетности нет. Для УСН и патента требуется кадровый учет и внесение взносов на сотрудников во внебюджетные фонды.

ОСНО позволяет вести бизнес с юридическими лицами, платящими НДС.

Бухучет трудоемкий:

• ведение журнала
• кадровый учет
• начисление налогов и взносов
• составление отчетов по НДС до 25-го числа каждого квартала, по НДФЛ раз в год до 30.04
• заполнение журнала продаж/покупок
• выставление и регистрация счетов

Выбор налогообложения

Независимо от того, кто занимается бухгалтерией, учет должен быть профессиональным. Если количество работников и хозяйственных операций небольшое, предприниматель справляется сам. Это позволяет сэкономить на зарплате штатного бухгалтера или специалиста из аутсорсинговой компании. На ЕНВД, УСН и ПСН схема простая, особенно при использовании сервисов онлайн-бухгалтерии.

Штатный бухгалтер принимается на работу по трудовому договору, ведет бухгалтерский, кадровый и налоговый учета. Он несет ответственность по закону и договору, но требуется рабочее место, а это дополнительные затраты.

Их нет, если сотрудник приходящий. Оплата его труда ниже, но и обязанностей меньше. Первичную документацию удаленный бухгалтер не оформляет, налоговую тоже не посещает. При приеме на работу сложно оценить квалификацию, а отсутствие договора не позволяет установить уровень ответственности.

Выгоднее бухгалтер аутсорсинговой компании с фиксированным вознаграждением. Бухучет не прерывается, не оборудуется место, не покупается программное обеспечение, ответственность ложится на аутсорсинговую компанию. Такой специалист составляет отчеты и общается с налоговиками. Единственный минус – необходимость в самостоятельном оформлении первичной документации.

Какой вариант учета выбрать, каждый предприниматель решает сам после анализа плюсов и минусов. Делать все самостоятельно дешевле, но важно, чтобы не страдало качество. Плюс наличия бухгалтера – экономия времени, возможность использовать его для непосредственного ведения дела.

Ведение бухучета ИП самостоятельно

Самостоятельный учет позволяет контролировать процессы бизнеса: распределять финансы, отслеживать результаты деятельности и повышать эффективность. Облегчить процесс может онлайн-сервис. На компьютер ничего не нужно скачивать, формы документации стандартные, специальные знания не требуются. Онлайн-сервисы более экономичны, чем специальные программы, доступные и простые в использовании.

Перед началом работы требуется подготовка:

• знакомство с отчетами выбранной системы на сайте ФНС
• изучение налогового календаря (позволит избежать начисления пени и штрафов)
• выбор онлайн-сервиса

Чтобы своевременно зафиксировать хозяйственные операции, необходимо хранить и регистрировать всю первичную документацию: договоры, банковские выписки, отчеты по кассе, личные дела работников.

Если увеличивается количество работников, бухучет усложняется и занимает больше времени.

Этап 1. Выбор системы налогообложения

Выбирая систему налогообложения, учитывается:

Преимущества различных систем

• вид деятельности
• стоимость основных средств
• количество контрагентов
• объем доходов
• количество работников
• возможность применения льготной ставки
• региональные особенности
• порядок уплаты страховых взносов за сотрудников

ОСНО – режим, подходящий для любой сферы деятельности. ИП платит налог на имущество (2%) и на доходы (13%), НДС.

ОСНО выбирают, если:

• контрагенты платят НДС
• льготные режимы нельзя применить
• у ИП категория льготника по НДФЛ (образование, медицина)

Занимаясь различными видами деятельности, ОСНО совмещается с ЕНВД и ПСН.

ЕНВД объединяет 3 налога: на прибыль, имущество и НДС. Виды деятельности в каждом регионе свои, но количество работников до 100. Если их нет, налог снижается (до 100%) на суммы выплат по страховым взносам за себя, при наличии работников – на суммы (до 50%) взносов за себя и работников. Из налоговой базы вычитается 18 тыс. руб. за приобретение каждой онлайн-кассы. ЕНВД совмещается с ЕСХН, УСН и ОСНО.

УСН – самая популярная система у ИП. Ведение бухучета простое, налоговая нагрузка небольшая. Вид расчета предприниматели выбирают самостоятельно, суммы авансовых платежей снижаются за счет страховых выплат. Плюс – отсутствие необходимости документально доказывать расходы, если налог начисляется с прибыли. НДС не начисляется, если ничего не ввозится из-за границы. Снижаются риски выездных проверок налоговиков и судебных споров. Но УСН нельзя использовать при ведении бизнеса в сферах, определенных ст. 346.12 Налогового кодекса (ломбарды, страховщики, МФО, иностранные организации и др.).

ЕСХН применяют ИП, занимающиеся:

Компании по растениеводству

• растениеводством
• рыболовством, доращиванием и выращиванием рыбы
• производством животноводческой продукции
• первичной переработкой сельхозпродукции

Пунктом 3 статьи 346.1 НК с 2018 года отменен налог на имущество, если оно используется для ведения бизнеса. ЕСХН не выгодно, если контрагенты платят НДС.

Перед покупкой патента желательно сравнить его цену с выплатами по ЕНВД и УСН, так как ПСН рассчитывается из возможного дохода (не реального), объем которого зависит от региона. Стоимость патента зависит также от количества торговых точек, автомобилей, работников, сданных в аренду объектов недвижимости. Для расчетов используется калькулятор на сайте ФНС.

При выборе системы налогообложения сначала определяется, какие из них подходят для конкретной сферы деятельности.

Второй критерий – количество работников:

• до 15 – для патента
• до 100 – для ЕНВД и УСН

Лимит доходов можно не рассматривать, так как его трудно преодолеть. При работе с плательщиками НДС подойдет только ОСНО. УСН «доходы минус расходы» не стоит выбирать, если нет уверенности, что издержки можно подтвердить документально. Конечный этап – расчет налоговой нагрузки.

Этап 2. Наемные сотрудники

Штатный бухгалтер – традиционный вариант.

Если сотрудник квалифицированный:

• хозяйственные операции фиксируются своевременно
• оформляется первичная документация
• документооборот под контролем
• отчеты составляются вовремя
• не нужно общаться с налоговиками

Но у этого варианта есть и недостатки:

• опытного и честного специалиста найти сложно
• требуется компьютер и программное обеспечение
• выплачивается зарплата (30-50 тыс. руб.), отпускные, больничные, отчисления во внебюджетные фонды
• отсутствует гарантия, что информация останется конфиденциальной

Главный недостаток – риск, если бухгалтер пришел без рекомендации. При недостаточной квалификации приходится платить штрафы и разбираться с другими предусмотренными законами санкциями.

Самостоятельный учет

Аутсорсинговые компании проблемы решают быстро, предлагают услуги юристов по трудовому и налоговому законодательству. Работу бухгалтера регулярно проверяет внутренний аудитор. Благодаря быстрому реагированию на изменения в законах и наличию современного программного обеспечения качество работы высокое.

Ответственность определена договором. Если он составлен правильно, расходы на пени и штрафы, начисленные за утрату документов, ошибки, нарушения, заказчику возмещаются. Утечка информации почти исключается, так как это выгодно и ИП, и аутсорсеру.

Минусы аутсорсинга:

• сложности во взаимодействии
• срочные вопросы решаются за дополнительную плату
• не осуществляются работы, не предусмотренные договором
• налоговики могут обвинить в уклонении от налогов, если решат, что аутсорсер влияет на заказчика

Некоторые из этих проблем можно решить на этапе составления договора, четко определив функции аутсорсера.
Наемный работник – это дополнительные затраты, которые могут себе позволить только самые успешные ИП. Если документации и работников немного, большинство справляется самостоятельно.

Этап 3. Как выбрать вид бухгалтерского обслуживания

Сложность бухучета с каждым годом увеличивается:

• с налоговиками требуется ведение электронного документооборота
• если сделки проводятся с НДС, предоставляются документы поставщиков и покупателей
• отчеты Пенсионному фонду составляются каждый месяц
• каждый квартал подается 6-НДФЛ

Даже при выявлении мелких нарушений начисляются пени и штрафы, блокируются счета. Особенность ИП – ответственность за долги собственным имуществом. Даже после прекращения деятельности по долгам приходится платить. В противном случае наступает уголовная ответственность.

Преимущества онлайн-сервисов

Данные статистики свидетельствуют, что штатных и приходящих бухгалтеров становиться меньше. Большинство предпринимателей пользуются услугами аутсорсеров, у которых высокий уровень автоматизации, исключающий промахи и ошибки.

Главные проблемы аутсорсеров – оперативное реагирование и обеспечение конфиденциальности. При выборе компании внимание обращается на продолжительность работы и опыт в отрасли, к которой относится предприятие. Аутсорсинговая компания, действующая 10-20 лет, имеет хорошую репутацию, оказывает широкий спектр услуг и предлагает доступные цены.

Перед выбором желательно проанализировать информацию обо всех компаниях. Важно также, сколько предприятий обслуживает каждый бухгалтер, наличие у него диплома о высшем образовании и сертификатов, удостоверяющих прохождение курсов повышения квалификации. Если сотрудники компании обслуживают по несколько предприятий, существует вероятность снижения качества работы.

Хороший аутсорсер перед заключением договора проводит экспресс-аудит. Важно, чтобы была возможность:

• получать консультации по ведению бизнеса
• пользоваться помощью юриста
• получать поддержку в ведении банковских счетов
• хранить документацию в офисе аутсорсера
• заказать услуги курьера

Перед подписанием договора следует тщательно изучить содержание – обязательны пункты, определяющие, как передается документация, кто отвечает за ошибки и просрочки, как компенсируется ущерб при некачественном выполнении работы, как гарантируется конфиденциальность. Желательно, чтобы был онлайн-доступ к бухгалтерии предприятия.

Чаще всего услугами аутсорсеров пользуются предприниматели с большим объемом документов при необходимости оптимизировать бухучет. Штатного бухгалтера не выгодно содержать, если сфера деятельности сезонная или нет возможности обеспечить специалиста работой на сто процентов.

Большинство аутсорсинговых компаний предлагает различные пакеты услуг.

Кроме бухгалтерского учета ИП заказывают:

• кадровый учет
• финансовое планирование
• оптимизацию налогов
• составление и сдачу налоговой отчетности
• подготовку документации (накладных, платежек, актов)
• согласование платежей по налогам и социальным выплатам

Штатный или приходящий бухгалтер выбирается по таким же критериям. У него должно быть соответствующее образование (желательно высшее) и опыт. Желательно наличие рекомендаций от предыдущих работодателей. Предпочтительнее штатный специалист, ежедневно работающий в офисе. Это позволяет общаться с ним по необходимости.

Мнение о том, что услуги аутсорсеров стоят дорого, не соответствуют действительности. При найме штатного бухгалтера необходимо:

Штатный бухгалтерский сотрудник

• оборудовать офис и платить аренду за помещение
• выплачивать зарплату
• оплачивать канцелярские товары, связь, интернет, обучение сотрудника
• платить налоги и страховые взносы

Если бухгалтер один, в год он обойдется в 460 тыс. руб. при минимальной зарплате 35 тыс. руб. в месяц. Даже при большом количестве документов (до 200) средняя стоимость аутсорсера по стране 276 тыс. руб. в год на УСН и 372 тыс. руб. в год на ОСНО. ИП экономит, если заказывает только работы, с которыми не может справиться самостоятельно. Например, обрабатывать первичные документы и вести журнал можно самому, бухгалтер будет заниматься кадровым учетом, составлением налоговых отчетов и общением с налоговиками.

Предприниматель, хорошо владеющий компьютером, может обходиться без бухгалтера даже в том случае, если занимается торговлей, отличающейся большим количеством первичных документов. Существуют онлайн-сервисы, функционала которых достаточно для небольшого предприятия. Стоимость за использование зависит от количества сотрудников, но не превышает 1 000-1 500 руб. в месяц.

Преимущества онлайн-сервисов:

• осуществление операций через интернет (ничего не загружается на компьютер)
• при оформлении документов учитываются нюансы законодательства, поэтому ошибки невозможны
• документация доступна в любое время и в любом месте с доступом к сети
• существует техподдержка
• предоставляются консультации

Большинство сервисов можно испытать бесплатно.

Вид бухгалтерского обслуживания каждый предприниматель выбирает сам в зависимости от уровня знаний и финансовых возможностей.

Этап 4. Хранение документов и документооборот

Большинство документов в ИП хранятся до 10-и лет:

• отчеты о пенсионных и страховых выплатах (6 лет)
• первичные документы (5 лет)
• бухгалтерские отчеты (4 года)

Трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки работников хранятся 75 лет.

Если документ испортился или потерялся, составляется акт с указанием вида документа, даты составления, причины порчи/утраты. Решить проблему проще, если имеются электронные копии. Если их нет, разрабатываются идентичные документы. Это требует времени, так как обязателен аудит.

Автоматизация бухучета ИП

Существуют бесплатные и платные программы автоматизации для ИП. Выбор зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, финансовых возможностей.

Важно также, чтобы:

Программа 1С: предприятие

• программа была удобна в работе
• обновления загружались автоматически
• поставщик предлагал подготовку инфраструктуры, обучение персонала и сопровождение

Самые популярные бесплатные программы:

• «БухСофт» – для УСН, для интеграции не требуются услуги специалиста
• «Налогоплательщик-ЮЛ» – кроме налоговой отчетности можно создавать платежки, счета-фактуры, документацию для открытия/закрытия счетов в банке, для интеграции может потребоваться специалист
• «Инфо-бухгалтер 10.2» – для всех систем налогообложения, подходит для складского, кадрового учета, расчета заработной платы
• «Бизнес Пак» – для формирования счетов, чеков, накладных, платежных поручений и требований, договоров, возможен обмен документацией через «Телепак»

Самая популярная платная программа – «1С: Предприниматель 8». Она подходит для ОСНО и УСН, легко переводится на юридическое лицо, стоит не дорого, обновления загружаются автоматически. Важно, что не нужно покупать мощный компьютер, так как объем всего 128 Мб. При необходимости хорошо взаимодействует с«1С: Зарплата. Управление персоналом» и «1С: Управление торговлей».

Бухучет важен для любого бизнеса. У ИП без работников чаще всего проблем нет, владелец справляется самостоятельно. Если есть сотрудники и документов много, не хватает квалификации и времени. Приходится выбирать между штатным (приходящим) бухгалтером и аутсорсером. Большинство выбирает последний вариант, позволяющий сэкономить средства и получить гарантии качества.