Какие существуют первичные учетные документы бухгалтерского учета: перечень

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного анализа экономических показателей фирмы.

Содержание первичных документов

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

Первичная документация

• название документа
• дата составления
• наименование предприятия или ИП
• описание, отражающее суть хозяйственной операции
• денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
• единицы измерения
• подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Сроки хранения документов разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является банковский чек. Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Далее мы подробно рассмотрим основные унифицированные варианты первичных документов. Для удобства мы разделим их по отношению к участкам бухгалтерского учета.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Учет ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск ТМЦ. Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ облагаются НДС, он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

1. Акт приемки-передачи ОС – внутренний бланк, с помощью которого регистрируется поступление, выбытие или перемещение актива внутри организации. Разновидностями этого документа являются формы для зданий и для учета по группам.
2. Акт приемки-сдачи модернизированных, отремонтированных, реконструируемых объектов ОС – нужен для оформления ремонта объектов ОС.
   
   

   Документы на здания и сооружения

3. Инвентарная карточка учета объектов ОС – оформляется на каждое ОС отдельно на основании формы ОС-1. Здесь содержатся все сведения об объекте – затраты на приобретение, ремонт, характеристики, срок полезного использования, а также данные по начисленной амортизации.
4. Акт приемки оборудования – используется в случаях приема оборудования для целей капитального строительства.
5. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж – нужен при передаче ОС строительным организациям для монтажа.
6. Акт о списании – оформляется в случаях продажи, устаревания, недостачи, порчи, потери в результате ЧС и любой другой причине необходимости снять ОС с учета. Разновидности акта – формы для автотранспорта и для групп объектов ОС.

Оформление операций в учете материалов

1. Приходный ордер – фиксирует поступление материалов на склад.
2. Акт о приемке материалов – необходим для оформления несоответствия количества и/или качества поставляемых материалов.
3. Карточка учета материалов – ведется в разрезе наименований, артикулов, марок и других характеристик и фиксирует данные учета материалов в пределах организации. Данный документ важен для обеспечения производственных процессов, так как в нем учитываются сроки годности и нормы запаса ТМЦ.
   
   

   Документы на материалы

4. Лимитно-заборная карта – отражает отпуск материалов на склад в рамках установленных лимитов. Заполняется два экземпляра карты, один остается на складе, а другой – в подразделении, затребовавшем ТМЦ. После того, как лимит исчерпан, документ сдается в бухгалтерию.
5. Накладная на отпуск материалов на сторону – данная форма регистрирует отпуск материалов в филиалы, находящиеся за пределами головного подразделения или в другие предприятия.
6. Требование-накладная – фиксирует перемещение ТМЦ между подразделениями компании.
7. Акт об оприходовании ТМЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений – оформляет приход ТМЦ, приобретенных в результате указанных событий, которые можно в дальнейшем использовать. Заполняется три экземпляра, два из которых забирает заказчик, а третий – подрядчик.

Документы по учету услуг

Оказание услуг оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

1. Приходный кассовый ордер – ПКО – делается один экземпляр при приеме наличных в кассу. ПКО содержит отрывную часть – квитанцию, которая остается у лица, внесшего деньги в кассу. На этой отрывной части ставится печать и подпись ответственных лиц. В самом ПКО проставляется корреспондирующий счет, например 60 в случае приема оплаты от поставщика, 71 – если деньги вносит подотчетное лицо и т.п. Сумма указывается цифрами и прописью.
   
   

   Документы для кассы

2. Расходный кассовый ордер – РКО – заполняется в одном экземпляре при выбытии средств из кассы. Исправления в РКО запрещены. Здесь, как и в ПКО указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета в зависимости от того, куда направлены денежные средства. Если в компании применяются коды целевого назначения – они указываются, если нет – в соответствующей графе ставится прочерк. Сумма пишется прописью и цифрами. В поле «приложение» вписывается документ, на основании которого совершается выдача. Лицо, которое получает деньги, собственноручно вписывает сумму прописью в поле «получил» и указывает паспортные данные.
3. Кассовая книга – документ, который заполняется ежедневно в хронологическом порядке. Новая книга заводится с 01 января каждого года. Каждый лист идет в двух экземплярах, один их них отрывной и должен передаваться в бухгалтерию. Пустые строки в обязательном порядке нужно перечеркнуть символом «Z». Подсчитываются итоговые суммы расхода и прихода, также указывается остаток средств на конец дня. Если в определенный день операции по кассе не проводились, пропускать страницы не нужно. Вся кассовая книга пронумеровывается и прошивается, в конце необходимо указать количество страниц и заверить информацию подписями кассира и главного бухгалтера.
4. Авансовый отчет – строго говоря, этот бланк касается не только кассы. По приложенным к нему документам могут быть оформлены поступления товаров или услуг, а также начислены командировочные расходы. На основании авансового отчета работник вносит неизрасходованные суммы в кассу или получает перерасход.

Документы по учету банковских операций

1. Платежное поручение – это распоряжение на перечисление денежных средств со счета клиента банка по указанным в поручении реквизитам. Чаще всего бланк заполняется в четырех экземплярах: первый – для банка плательщика, второй – для банка получателя, третий – прикладывается к выписке получателя, четвертый – возвращается поручителю с банковским штампом, подтверждающим платеж. Исправления в документе не допускаются. Внимательно нужно относиться к заполнению поля «назначение платежа», оно должно точно отражать то, за что фактически перечисляются денежные средства, а также к заполнению реквизитов в платежах налогов и сборов (код бюджетной классификации – КБК, налоговый период, основание платежа), в случае ошибки денежные средства «зависнут» в государственных органах как неопознанные, и бухгалтеру придется писать уточняющее письмо.
   
   

   Банковские документы

2. Банковская выписка – финансовый документ, который позволяет отследить все движения по расчетному счету предприятия. Шапка документа содержит сведения о банковских реквизитах компании. Выписка формируется банком и предоставляется клиенту в конце каждого операционного дня и содержит сведения об остатках средств на начало и конец дня, все расходы и приходы, дату предыдущей выписки. По каждому платежу должна быть информация о дате, номере документа – основания платежа, счет и банковские реквизиты контрагента. Унифицированной формы выписки не предусмотрено.
3. Денежный чек – дает возможность физическому лицу снять наличные с расчетного счета предприятия. Бланки чеков содержатся в чековой книжке, которая изготавливается в банке по запросу клиента. Документ имеет отрывную часть, по ней выдаются наличные. Важно знать, что все строки чека обязательны для заполнения и исправления в данном документе не допускаются, более того, банк может отказать в выдаче средств по причинам несоответствия подписи или некачественного оттиска печати. Кстати, необходимость наличия штампа зависит от того, был ли он заявлен при оформлении чековой книжки.
4. Счет на оплату.

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

1. Документы фактического учета рабочего времени и норм выработки при сдельной оплате труда – табели, наряды, ведомости учета выполненных работ, акты выполненных работ и т.п.
2. Документы, определяющие размер оплаты труда – трудовые договоры, штатное расписание, положения и/или приказы о премированиях и поощрениях, положение об оплате труда.
3. Больничный лист – законодательно утвержденный бланк, также имеет первостепенное значение при возмещении расходов в ФСС.
   
   

   Зарплатные документы

4. Справка-расчет о предоставлении отпуска.
5. Справка-расчет при увольнении.
6. Расчетно-платежная ведомость – это документ, показывающий суммы начисления и выплат заработной платы. Эта ведомость необходима, когда вознаграждение сотрудникам выдается наличными.
7. Расчетная ведомость – если работники получают зарплату на банковские счета, то документы Т-49 и Т-53 не создаются, оформляется только ведомость по форме Т-51.
8. Платежная ведомость – она нужна, если выдача денежных средств сотрудникам осуществляется наличным расчетом. В конце документа подсчитывается итоговая сумма выплаченной зарплаты, на которую делается расходный кассовый ордер.
9. Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и другие судебные документы – являются источником для обязательных удержаний из заработной платы.
10. Приказы на удержание сумм материального ущерба или другие типы удержаний (средства, выданные под отчет, счетные ошибки и т.п.) – издаются в случае необходимости, работник должен расписаться в бланке за ознакомление. Основаниями для издания приказа могут быть акты инвентаризации, объяснительные. Если произошла счетная ошибка, основанием может служить служебная записка специалиста, который ее допустил.
11. Заявления сотрудника на удержание – оформляются на имя руководителя или главного бухгалтера, в нем должен быть изложен порядок удержания, сумма и реквизиты для перечисления. Примеры – благотворительность, взносы в профсоюзы, дополнительное пенсионное страхование и т.п.

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается НДФЛ и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров – главная книга, ведомость учета доходов и расходов, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

Бухгалтерские документы

• название регистра
• период
• наименование организации
• хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
• единицы измерения
• подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

• По характеру записей:

1. Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
2. Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
3. Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример – главная книга).

• По внешнему виду:

1. Книги.
2. Свободные листы.
3. Карточки.

• По характеру обобщения данных:

1. Синтетические – указывается только дата и сумма (пример – карточка счета).
2. Аналитические – группируют информацию по различным параметрам (пример – анализ счета по субконто).

Применяя разные типы регистров, можно оценить результат финансово-хозяйственной деятельности предприятия, делать планы и прогнозы.