Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности
Бланк авансового отчета используется для обоснования затрат сотрудников на определенные нужды фирмы. К ним относя хозяйственные расходы, покупка канцтоваров, а также командировочные.
Форма имеет две стороны, которые заполняет работник, прилагая подтверждающие расходные документы. Принимает отчет бухгалтер, вносит соответствующие отметки и передает на утверждение руководству. Рассмотрим подробный пример заполнения бланка авансового отчета и прочие особенности оформления.
Содержание:
Кто и когда оформляет отчет
Изначально определяется подотчетное лицо. Это работник, получающий средства для предстоящих расходов на нужды компании. Назначает его руководство, оформляя приказ, где должно быть указано Ф. И. О. сотрудника и повод для выдачи ему авансового платежа. Затем на руки выдается указанная сумма.
Деловая поездка
После совершения покупок или оплаты услуг, подотчетное лицо прикрепляет чеки и квитанции к заполненной форме и сдает в бухгалтерию. Существует также электронная версия документа, подготовить которую можно в программе, далее распечатать и сдать.
Если назначение аванса – командировочные расходы, то средства могут быть выданы согласно приказу об отправлении сотрудника в командировку. Сдавать авансовый отчет следует в первый же день выхода на работу после командировки.
Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета
Командировка – это поездка в офис или филиал сторонних организаций с целью переговоров, подписания договоров, заключения сделок. А также существуют внутрисетевые командировки, решающие вопросы разных подразделений одной компании.
Командировка предполагает ряд расходов, особенно если пункт назначения находится в другом городе или стране. Поэтому командированному лицу предоставляют аванс. Подтвердить расходование средств нужно, подготовив авансовый отчет. Скачать бланк не составит труда, он имеет стандартную форму. А с заполнением разберемся на конкретном примере.
Поэтапная инструкция по оформлению
На лицевой стороне бланка заполняются следующие графы:
- Название организации-работодателя
- Число, месяц, год подачи отчета
- Ф. И. О. составителя полностью
- Занимаемая должность, номер по табелю
- Цели, под которые был выдан аванс. В нашем случае: командировочные расходы
Остальные графы следует оставить для заполнения сотрудником бухгалтерии. Далее переворачиваем форму и переходим к описанию оправдательных документов: билетов, квитанций, чеков и прочее. На них необходимо проставить порядковые номера тем же образом, как это будет сделано непосредственно в отчете.
Составление авансового отчета
В графах с 1 по 6 обратной стороны листа вносим следующие данные:
- Проставляем нумерацию оправдательного документа.
- Дата выдачи чека.
- Его кассовый номер.
- Наименование расхода (что конкретно было оплачено: товары, билеты, услуги).
- Сумма к оплате по данному чеку в рублях.
- В шестой графе делается запись, когда оплата происходит в иностранной валюте.
Аналогично заполняются остальные пункты таблицы, если оправдательных документов несколько. Внизу вписываем итоговое значение.
Какие данные вносит бухгалтер
Принимающий сотрудник вписывает недостающие данные: порядковый номер отчета, сумма, выданная в качестве аванса, остаток от предыдущего платежа, номер кассовых документов, по которым дебетуются данные расходы. Плюс производит проверку: правильно ли совершены все расчеты, соответствуют ли прописанные суммы указанным в квитанциях.
Особенности оформления
Бланк имеет две стороны: лицевую и оборотную. Заполнив нужные пункты, форму передают в бухгалтерию. Подотчетному лицу выдается расписка о том, что документ и приложенные оправдательные квитанции приняты. В расписке ставится подпись принимающего, дата составления, итоговая сумма расходов, указывается, сколько чеков было приложено к форме.
После проверки, бумаги передаются руководителю компании для утверждения. Он должен указать в бланке должность, поставить подпись с расшифровкой и дату. После этого бухгалтер переносит информацию в учетную программу, списывает сумму, обосновав расходы.
Далее бланк хранится в папке унифицированных форм № АО-1, подтверждающих кассовые операции.
Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом
В случаях, когда аванс израсходован не в полном объеме, оставшуюся его часть вносят в кассу, оформляя приходный ордер. Если имеет место перерасход средств, подотчетному лицу выдают разницу, заполняя соответствующий расходный документ.
Если сотрудник имеет задолженность перед организацией по предыдущему авансовому платежу, новый аванс не выдается до внесения недостачи. А также деньги не выдают в случаях, когда авансовый отчет и вовсе не был сдан.
Ответственность за несвоевременное предоставление отчета
Документ должен быть сдан своевременно в бухгалтерию организации, иначе происходит нарушение кассовой дисциплины. Действия в данном случае регламентированы статьей закона 15.1 КоАП РФ. Из нее следует, что ответственность за отсутствие отчета не предусмотрена, но нарушение фиксируется.
Таким образом, компания не будет оштрафована налоговиками, а ответственность за растраченные безотчетно средства полностью ложится на плечи руководства.
Допустимо вычесть сумму авансового платежа из заработной платы сотрудника, если растрата не была обоснована документально. При этом следует учесть ограничения на удержания, установленные статьей 137 ТК РФ. Работник, в случае несогласия с решением руководства об удержаниях средств, имеет право обжаловать это решение в суде.
Облагается ли налогом средства
Необоснованные растраты следует рассматривать, как задолженность работника перед работодателем. Погасить такой долг можно, составив авансовый отчет и подкрепив его оправдательными документами. Эта сумма не относится к доходам или вознаграждениям, выданным сотруднику. А значит, налоговой отчетности и страховым отчислениям она не подлежит.
Итак, разобраться с заполнением авансового отчета несложно, скачивание формы не займет много времени. Важно своевременно заполнить и сдать документ сотрудникам бухгалтерии, приложив к нему оправдательные документы в полном объеме. Соблюдение данных рекомендаций поможет сотруднику правильно отчитаться перед бухгалтером за командировочные и прочие расходы, избежав тем самым нарушения кассовой дисциплины.
