Все о командировках, их сроки и отчеты по прибытию

Практически каждая организация, чья деятельность выходит за рамки региона, отправляет своих работников в служебные поездки. Поэтому сотрудникам желательно как можно тщательнее изучать все о командировках. С помощью общения за пределами своего города сотрудник сможет решить ряд вопросов, способных положительно отразиться на прибыли компании в будущем.

Командировка: определение

Термин служебная командировка означает поездку работника фирмы по распоряжению руководства определенного учреждения или объединения на ранее установленный период времени из города с целью выполнить служебное поручение. Среди условий, которые позволят определить то, что это действительно служебная поездка, выделяют следующее:

• работник, то есть физическое лицо, выезжает в другой населенный пункт
• перед человеком руководитель ставит четкую задачу, которую он должен выполнить на благо своей компании
• на момент отправки работник должен быть связан с организацией трудовыми отношениями, подкрепленными договором

В соответствии со 121 статьей КЗоТ, каждый сотрудник имеет право на полное возмещение денежных расходов или других компенсаций, если они имеют прямое отношение к поездке. В первую очередь сюда включены траты на аренду жилья, стоимость проезда до заданного пункта прибытия и назад в свой город, а также суточные за каждый день нахождения в отъезде.

Сроки командировочных поездок

В командировку труженик уезжает на срок, который определен руководителем и в дальнейшем будет зафиксирован в приказе о ней. Работодатель должен осознавать, что здесь законодательством предусмотрены четкие границы, которые нельзя нарушать. Еще стоит учесть, что дни, когда человек покинет свой город и вернется обратно, учитываются в общий срок командировки.

В 2015 году было принято постановление, согласно которому независимо от того, на какой срок человек уезжает в командировку, руководителю достаточно издать письменный приказ. Но здесь стоит учесть, что изначально должностные обязанности человека не должны иметь отношения к разъездам. Чтобы адекватно определить срок командировки, руководство опирается на следующие факторы:

1. Место прибытия сотрудника. Оно может находиться за пределами страны.
2. Объем необходимой для выполнения работы.
3. Специфика профессиональной деятельности и особенности поручения.
4. Сложность поставленных перед тружеником задач.

Ранее законодательством были предусмотрены конкретные максимальные и минимальные сроки, на которые работника могли отправлять в командировку, но на сегодняшний день какие-либо ограничения были сняты. Это значит, что компания может самостоятельно определить период поездки на основании факторов, перечисленных выше.

Можно ли изменить сроки

Иногда сотрудник выполняет поставленное перед ним задание раньше или, наоборот, не успевает справиться. В результате возникает необходимость изменить период пребывания в другом населенном пункте. Для этого руководство создает еще один приказ, который вносит коррективы в уже существующий. Сюда же стоит вписать причины, спровоцировавшие эти изменения.

В Трудовом Кодексе не заострено внимание на этом моменте, поэтому никакой дополнительной документации не понадобится. Работодатель вправе составить письменное распоряжение в произвольной форме.

Говоря об осведомлении работника об изменениях в сроках поездки, это можно сделать любым доступным и удобным способом для организации. Обычно это телефонный звонок или письмо по электронной почте. Когда человек вернется из командировки, ему желательно ознакомиться с оригиналом приказа и проверить внесенную в него информацию на достоверность.

Какие документы понадобятся для оформления

В 2018 году документальный процесс оформления командировочных поездок упростился. Но при этом каждый работодатель вправе использовать старую схему сбора бумаг, если есть такая необходимость. Порядок оформления служебных выездов для сотрудников в 2018 году, согласно новым правилам, выглядит следующим образом:

• издание указа, где указаны цели поездки, с которыми человека обязательно знакомят, и получают его письменное согласие или отказ
• если для передвижения используется автомобиль – оформление путевого листа. Он может быть личным или служебным. В этом же случае работнику выдают служебную записку
• авансовый счет чтобы подтвердить денежные затраты

Для чего необходим журнал учета работников

Журналом учета работников, отбывающих в служебную поездку, называют бумагу, которую ведет сотрудник, назначенный руководством или сам управляющий. Он необходим для фиксации данных о каждом из тружеников, отбывающих по служебному распоряжению. Также здесь отображается информация о командировочных удостоверениях и сроках поездки.

Здесь же можно найти следующую информацию:

1. ФИО отправляемого в командировку сотрудника.
2. Конкретный пункт назначения.
3. Примечание.
4. Реквизиты и дата того, когда было выдано удостоверение.
5. Дополнительная информация в виде должности труженика, а также даты прибытия и отъезда.

Учитывая федеральный закон № 129 об учете бухгалтерии, а также согласно налоговому законодательству, эта бумага не позиционируется как основополагающий акт для налогообложения и бухгалтерского учета. Но, если возникли разногласия, бумаги используют как подтверждение при принятии в учете работниками бухгалтерии убытков по соглашению, касательно оказания услуг.

Иногда журнал учета используют для таких целей:

• получение информации касательно частоты деловых контрактов или сторонних профессионалов
• подтверждение того, что сотрудник действительно пребывает в командировке
• документ является источником данных о месте, куда отправлен труженик в командировку, ее сроках, а также числе уехавших лиц

Какие документы необходимо предоставить сотруднику после командировки

Чтобы закрыть командировку согласно правилам, труженик по прибытию предоставляет следующие документы:

• ксерокопия загранпаспорта (для лиц, отбывающих в служебную поездку за пределы родной страны)
• авансовый чек. К нему могут быть прикреплены и другие соответствующие свидетельства о произведенных денежных затратах. В первую очередь сюда относятся товарные чеки, проездные билеты, счет из гостиницы, а также квитанции из электронных терминалов

Каждый из этих документов предоставляется не позже, чем в первые три дня с момента возвращения из служебной поездки. Речь идет только о рабочих днях.

Если человек прибыл на праздник, этот период стоит исчислять с момента выхода на работу. Такой срок распространяется на оба вида командировки – зарубежные и внутренние.

Если труженик по веским причинам опаздывает предоставить один из документов, за это не предусмотрено каких-либо штрафов и других наказаний. В некоторых случаях у труженика могут потребовать дополнительные документы, это может произойти при следующих обстоятельствах:

• если сотруднику придется возвращать не потраченные деньги или когда организация вычтет их из зарплаты
• в случае возмещения обоснованного перерасхода. Здесь придется оформить расходный кассовый ордер

Авансовый отчет

Этот документ оформляется в единственном экземпляре. Одну его часть заполняет сам работник, а вторую представитель бухгалтерии. То, какая форма будет использоваться для заполнений, можно решить самостоятельно. Но при этом потребуется одобрение руководителя. Когда вопрос решен, стоит приступить к указанию необходимой информации. На лицевую сторону отчета стоит поместить следующие данные:

1. Должность сотрудника и его ФИО.
2. Назначение аванса, то есть расходы по командировке.
3. Подразделение.
4. Точное название компании или ФИО предпринимателя. Здесь же работник должен указать бумаги, подтверждающие его расходы и полную потраченную сумму. Каждая из этих бумаг прикладывается к авансовому отчету.

Как оплачиваются командированному праздничные/выходные

Иногда организации намеренно отправляют сотрудников в служебную поездку, чтобы они выполнили поставленные перед ними задачи в свободные от официальной работы дни. На основании такого решения оплата труда производится согласно ТК. Но по желанию работника вместо выплат он может потребовать дополнительные сутки отдыха. Чтобы в дальнейшем с этим не возникло проблем, в приказе необходимо указать на то, что сотрудник отбывает в служебную командировку на праздник или официальный по закону выходной.

В противном случае, если возникнут разногласия, человеку придется собирать другие доказательства, подтверждающие этот факт. Что касается конкретных выплат, согласно закону, если труженик работает в праздничный или выходной день, он должен получить двойную оплату, по сравнению со ставкой, действующей в обычный день.

Конкретный способ определения такой ставки происходит посредством выплаты за работу, обозначенной на фирме для труженика, отбывшего по служебным делам. Ещё как вариант законом предусмотрен исход событий. При нем людям начислят оплату за дни, которые они провели в отъезде в однократном размере.

Режим работы в поездке

Когда сотрудник отбывает в командировку, здесь для него будет определен особый режим труда. Практически всегда этот график имеет конкретные отличия от установленного по основному месту устройства. Также стоит отметить, что согласно Трудовому Кодексу, у человека нет конкретных обязанностей касательно соблюдения графика, предусмотренного на его официальном месте работы.

Он не обязан строго придерживаться режима, обозначенного в той организации, куда его направили. Но при этом игнорировать режим в полной мере также не стоит, так как в будущем это негативно отразится на служебном поручении, ради которого он и был отправлен в поездку. Чтобы в полной мере обеспечить выполнение поставленных задач, работодатель может:

• Создать специальное указание о графике работы в командировочной поездке. Руководство, с согласия самого труженика, может привлечь его к труду в праздник или выходной, или же назначить конкретные часы, в которые он обязуется заниматься выполнением служебного задания. Такое решение и вся информация о нем указывается в основном приказе об отъезде в командировку.
• Второй вариант – это отсутствие каких-либо специальных режимов, касающихся режима работы в командировке. Это значит, что командированный сотрудник должен сам определить режим, позволяющий в установленные ранние сроки добиться положительных результатов и выполнить служебное задание.

На данный момент правительство не предусмотрело какие-либо правила, позволяющие вести точный учет всех отработанных сотрудником часов и дней в командировке, так как это невозможно. Касательно принимающей стороны, у нее также не будет возможности это сделать, так как местный руководитель не является прямым работодателем приезжего.

Гарантии при оформлении командировки

В Трудовом Кодексе четко обозначена информация обо всех гарантиях и компенсационных выплатах для тружеников в командировках. Согласно 167 статье, человек может не беспокоиться о потере своего рабочего места, а также заработке, который был предусмотрен для него в компании на занимаемой должности. В число гарантий также включено следующее:

1. Расходы касательно найма помещения для ночевки.
2. Суточные.
3. Растраты на переезд в обе стороны.
4. Другие расходы, касающиеся приобретения загранпаспорта, разрешений на въезд и других бумаг, если поездка предполагает пересечение границы.

Говоря о последовательности и размерах возмещений, их определяют с помощью локального нормативного акта компании. Работодатель, чья организация получает финансирование от государства, должен понимать, что здесь установлены определенные минимальные требования касательно суммы возмещений.

За отправленным в служебную поездку тружеником обязательно сохранится его должность на все время поездки, включая пребывание в пути. Говоря о суточных, их выплачивают за каждые сутки пребывания в отъезде, включая выпавший на этот период праздник.

Сюда же относится время, на протяжении которого труженик пребывал в пути на место выполнения своего поручения и назад. Эти выплаты производятся по таким же нормам, которые предусмотрены за время пребывания за пределами города.

Определение размера суточных по закону

Суточные – это практически все расходы, которые были спровоцированы потребностями сотрудника в момент нахождения в отъезде по служебным делам. Согласно 168 статье ТК РФ, когда работодатель отправляет своего подчиненного в командировку, он автоматически обязуется обеспечить ему необходимую материальную базу для того, чтобы человек в другом городе имел возможность снять комфортное жилье и обеспечить себя питанием.

Размер таких выплат фирма способна определять на свое усмотрение, опираясь на пункты в нормативных актах. Если руководитель не хочет выплачивать налоги по суточным, для этого их размер должен приравниваться 700 рублям по территории России. Говоря о зарубежных визитах, сумма не облагается НДФЛ, если она не превышает 2500 рублей.

Налогом облагается каждый рубль, который будет начислен сотруднику поверх указанных денежных сумм.

Порядок выплат

Несмотря на то, когда человеку сообщили об отбытии в другой город или страну, руководитель организации обязуется позаботиться о том, чтобы он получил выплаты за каждые сутки пребывания в отъезде.

Например, если человек выехал в служебную поездку в субботу, а вернулся через неделю в воскресенье, этот день также будет оплачен. Касательно суточных при однодневных поездках по России, компании не занимаются их оплатой. Но работодатель может пойти навстречу своему подчиненному и отобразить выплаты в локальной документации организации, предоставляя компенсационные выплаты взамен суточных.

Расходы на передвижение

Расходы на проезд труженика государственного учреждения к месту выполнения задачи и обратно в свой город возмещаются по факту, подтвержденному проездными билетами, но не выше:

• проезда в экспресс-поезде и электричке
• перелета на самолете с билетом эконом-класса
• передвижения на поезде (плацкарт)
• любых разновидностей водного транспорта, включая паромные переправы
• автобусов, трамваев и маршруток, не включая такси

Если сотрудник превысил расходы на передвижение, при этом предупредив руководство организации, он может рассчитывать на возмещение только при экономии денежных средств, выделяемых из государственного бюджета на обеспечение учреждения.

Касательно гражданских рабочих, для них предусмотрены другие ограничения. Расходы на проезд в другой регион и обратно на место работы на воздушном, водном, железнодорожном или автомобильном транспорте будут возмещены опираясь на фактические затраты, подтвержденные проездной документацией.

Аренда места для ночевки

Какой бы вариант сотрудник не выбрал при выборе жилья в командировке, он обязательно должен помнить о том, что ему придется документально подтвердить факт расходов. Если труженик проживал в гостинице, хостеле или общежитии, с этим не возникнет никаких проблем. Таким образом, для предоставления в бухгалтерию достаточно будет кассового чека.

При необходимости представитель гостиницы способен выдать справку-счет на фирменном бланке компании, где в подробностях распишут расходы постояльца. Практически все отели постоянно работают с юридическими лицами, поэтому для них это стандартная процедура.

Если говорить об аренде жилья у частников, здесь дела обстоят немного сложнее. В данном случае, если найм производился через риэлтора, человеку стоит сохранить квитанцию об оплате и документацию, подтверждающую расходы на посреднические услуги данного специалиста. Для этого используются акты оказания услуг или договоры.

Что делать, если подтверждения о расходах нет

Иногда люди, приехавшие из командировки, не могут с помощью чеков и квитанций подтвердить факт оплаты жилья. В большинстве случаев это объясняется тем, что в дороге труженик теряет бумаги или же они поддаются порче в результате погодных условий. После чего на бумаге невозможно разобрать указанную информацию.

В любом случае такая спорная ситуация не часто решается в пользу сотрудника. Даже несмотря на то, что факт проживания и траты на это денег очевиден. Если получится договориться с работодателем, организация сможет обозначить сумму, которой будет достаточно для минимального покрытия расходов. Но необходимо быть готовым к тому, что в результате такая сумма окажется значительно меньшей, чем фактические траты.

Если будет возможность, труженик имеет право запросить данные о средних ценах на жилье в регионе, куда он был отправлен в командировку. Но чтобы добиться справедливости, придется обращаться в судебный орган.

Чтобы работа сотрудника в командировке стала успешной, работодателю стоит позаботиться об обеспечении гарантий. Если все документы будут в норме, и труженик будет спокоен о возмещении всех расходов, это положительно отразится на выполнении поставленных задач, что в будущем повлияет на развитие организации за пределами региона.