Архив трудовых книжек – где и как хранятся данные о трудовой деятельности

Как правило, запрос в архив трудовых книжек направляется в случаях, когда нужно подтвердить стаж или восстановить документ. Рассмотрим ключевые аспекты ведения и хранения трудовых книг, предусмотренных действующим законодательством.

Когда книжка передается в архив

Трудовая книга относится к категории документов строгой отчетности. Поэтому на территории РФ действует особый порядок их хранения. Об этом необходимо знать всем сторонам трудовых взаимоотношений, а также представителям кадровой службы.

В соответствии с действующими нормами, в период, когда работник ведет активную трудовую деятельность, трудовая книга хранится у нанимателя. Руководство предприятия несет ответственность за правильное и своевременное оформление и надлежащее хранение этого документа.

На руки сотрудника ее могут выдать по его личному запросу на ограниченный срок. Такая возможность предусмотрена в случаях, когда работнику нужно получить книжку для оформления документов, получения справок и других юридических процедур. В остальное время документ хранится у нанимателя.

Работник получает трудовую на руки только при увольнении. Об этом говорится в статье 84.1 ТК РФ. Если сотрудник по каким-либо причинам не явился для получения, представитель кадрового отдела должен направить извещение о необходимости забрать документ.

На заметку! Представитель работодателя может направить трудовую книгу по почте. Но такой вариант допускается только с разрешения сотрудника-владельца.

Если работник не явился за документом и не дал разрешение отправлять его по почте, работодатель обязан хранить формуляр. Установленный законом срок хранения – 2 года. В этот период сотрудник имеет право направить запрос на получение документа. По истечении двухлетнего периода книгу передают в архив, где она будет храниться 50 лет.

Помимо увольнения, основаниями для передачи в архив могут быть следующие:

• смерть сотрудника;
• присвоение статуса пропавшего без вести;
• тюремное заключение на длительный срок.

Место хранения документа может определять руководство. На больших предприятиях, где есть возможность создать соответствующие условия, обычно организовывают собственный архив. На мелких же предприятиях и ИП, где такая возможность отсутствует, книжку передают на содержание в федеральный архив.

Общий порядок хранения

Как уже было отмечено, ответственность за хранение документов строгой отчетности лежит на руководстве предприятия. Однако в этом правиле есть исключение. С 2020 года постепенно вводятся электронные трудовые книги. Каждый имеет возможность перейти на новую форму документации. При этом старый, бумажный экземпляр передается работнику, и вся ответственность за хранение возлагается на него.

Невостребованные трудовые книжки хранятся отдельно от действующих. До момента передачи в архив их нужно содержать в несгораемом сейфе.

На заметку! Длительное хранение формуляров на предприятии сопровождается оформлением сопутствующей отчетной документацией. Эту функцию выполняет либо кадровик, либо руководитель предприятия. Необходимо регулярно подавать отчет о наличии невостребованных трудовых книг и список тех, которые были получены за прошедший отчетный период.

Руководство предприятия вправе определять место, в котором будет храниться документация. Но условия содержания должны строго соответствовать нормами противопожарной безопасности, а также не идти в разрез с правилами, описанными в ФЗ №125 «Об архивном деле».

Если на предприятии отсутствует архив

Организация архива не всегда осуществима, из-за чего возможности для длительного хранения документов отсутствуют. Причин достаточно много, но чаще всего это связано с отсутствием необходимости. На маленьких предприятиях с минимальным количеством сотрудников потребность в архиве отсутствует. Это же касается и компаний, план деятельности которых не рассчитан на длительный период времени, а порядок приема и увольнения сотрудников отличается от общепринятого.

Среди других причин:

• отсутствие помещения, соответствующего установленным стандартам;
• незначительный объем документации из-за небольшого числа сотрудников;
• запланированная ликвидация или реорганизация предприятия;
• отсутствие сотрудника, обладающего необходимой квалификацией для ведения архива;
• переход на электронную версию документа.

Во всех этих случаях невостребованные трудовые книги не могут храниться у работодателя. Они передаются соответствующим государственным учреждениям.

Как происходит передача

Ответственность за передачу документов строгой отчетности возлагается на комиссию. Ее формируют при ликвидации предприятия. В обязанности этой комиссии входит упорядочение и перенос документов в соответствующие архивы.

При передаче необходимо соблюдать общие правила хранения любых архивных документов, описанных в ФЗ №125. Формуляры должны располагаться в алфавитном порядке. Для передачи используются папки, в которой каждый документ должен иметь собственный номер.

При необходимости к документу прилагают лист-заверитель. Как правило, это делают при передаче оригинальных трудовых книг. При оформлении указывается общее количество передающихся книг.

В большинстве городов РФ существуют архивные учреждения для хранения разнообразной документации. Поэтому для поиска архива лучше всего обратиться в городскую администрацию. Стоит учитывать и тот факт, что расположение архивов может меняться. Поэтому если требуется внесение изменений, изъятие или замена экземпляров, потребуется предварительно узнать о месте расположения учреждения.

О правилах составления запросов в архив смотрите видео:

Архив ликвидированных организаций

Многие сталкиваются с проблемой, когда необходимо подтвердить трудовой стаж, но возможности для этого отсутствуют из-за того что предприятие, в котором работал сотрудник, больше не существует. В данном случае необходимо в первую очередь обратиться в городской архив.

Предварительно рекомендуется получить информацию о полном наименовании и юридическом адресе организации. Используя эти данные, можно узнать в какой именно архив были помещены трудовые книги после ликвидации или реорганизации.

На заметку! Трудовые книги не обязательно передаются в муниципальный архив. Существуют также ведомственные и федеральные организации, выполняющие аналогичные функции.

Зная название и юридический адрес, можно сделать запрос в каждый архив. С большой вероятностью это поможет отыскать утраченный формуляр.

Нередки случаи, когда предприятие ликвидируют, но архивные документы продолжают храниться на его территории. Это указывает на то, что процедура ликвидации реализована с нарушениями. По закону, окончить этот процесс можно только при условии, что все документы переданы в ведомственное, муниципальное либо федеральное архивное учреждение.

Порядок восстановления трудовой через архив

Трудовая книга является основным подтверждением наработанного стажа. Данные из этого документа вносятся в пенсионный фонд и в дальнейшем выступают законным основанием для получения материальных начислений и других льгот.

Восстановление потребуется если трудовая книга:

• утеряна работодателем или работником;
• изношена либо повреждена;
• оформлена с нарушениями.

Процедура восстановления предусматривает получение дубликата – нового экземпляра книги, который содержит полную информацию о наработанном стаже. Это можно сделать несколькими способами, но чаще всего с проблемой сталкиваются именно при восстановлении через архивные организации. Этот способ считается наиболее продолжительным по времени и сложным. Главная трудность заключается в том, что процесс ликвидации может быть нарушен, и руководство предприятия не передало отчетную документацию на хранение в архив.

Получить заполненный дубликат трудовой книги через архивную организацию нельзя. Там попросту не предоставляются подобные услуги. Однако в архиве гражданин сможет получить справку об общем трудовом стаже, свидетельство о том, что он работал в определенном предприятии или выписку о размере средней заработной платы. Именно такие сведения чаще всего требуются в пенсионном фонде.

Для получения необходимого документа в архив направляют письменное заявление. Унифицированной формы заявки не предусмотрено, поэтому его можно составить в свободной форме. Срок рассмотрения варьируется в зависимости от специфики организации. В отдельных учреждениях получить ответ на запрос можно только через 4-6 недель.

Необязательно посещать организацию лично. В настоящий момент есть несколько способов, позволяющих направить запрос дистанционно.

Наиболее удобный и быстрый – отправка заявки на сайте Федерального архивного агентства. На главной странице достаточно перейти в раздел «Обращения граждан» и появившемся списке выбрать «Подтверждения трудового стажа, заработной платы». В появившемся окне нужно будет указать свои ФИО, дату рождения и контактные данные. Ниже понадобится внести информацию о предприятии.

Помимо этого, направить запрос можно через МФЦ, в разделе «Мои документы». Заполнив информационные поля и направив запрос, пользователь получит извещение о том, когда ему нужно посетить офис для получения необходимой справки или выписки из трудовой книжки.

Ранее похожий способ был доступен в онлайн-сервисе Госуслуги. В настоящий момент такой метод восстановления не действует.

Законом предусмотрен особый порядок хранения трудовых книжек. Работодатель обязан передать документ сотруднику непосредственно в день увольнения, но если этого не происходит, на нем лежит ответственность за последующее хранение. Передача трудовой книжки в архив осуществляется спустя два года, если она не была востребована работником или доверенным лицом. При необходимости гражданин может направить запрос на получение данных для восстановления документа или оформления справок о трудовом стаже или заработной плате.