Порядок хранения документов в организации – законодательное закрепление

Номенклатура – это совокупность бумаг, находящихся на предприятии, в которых указаны сроки и правила хранения документов в организации. Каждый руководитель должен понимать и знать данные правила, в противном случае органы вправе наложить дисциплинарные взыскания.

Нормативная база

Порядок организации работы предприятий регламентирован законодательством на федеральном уровне, а значит, обязателен для исполнения на территории всего государства. Рассматривая нормативную основу, нужно знать структуру следующих законов:

1. Трудовой Кодекс РФ, а именно – ст. 230, 230.1. Они регламентируют основы оформления документов, материалов для расследования несчастных случаев на производстве. В законе заложены основы делопроизводства организаций как работодателей.
2. ФЗ № 125-ФЗ, изданный еще 22 ноября 2004 года. Нормативный акт достаточно четко и подробно регламентирует принципы ведения делопроизводства в РФ, не только в компаниях, но и в органах государственной власти. Важное положение, устанавливаемое статьями акта, это продолжительность хранения сведений.
3. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558, который фиксирует Список форм и образцов. Здесь закреплены правила составления отдельных актов и формы, по которым они должны быть разработаны.
4. Решение Росархива, содержащее информацию о Правилах действия архивов. Несмотря на то, что документ является рекомендательным, то есть не обязателен для исполнения, в нем закреплены важные положения, касающиеся создания и поддержания архивов.

Интересно, что каждый из указанных нормативов закрепляет общие рекомендательные положения, которые конкретизируются локально – на уровне Устава предприятия. Руководителям и учредителям нужно понимать общие принципы построения работы, на основе которых будут строиться статьи Устава, внутренние правила и иные локальные акты.

Документы, хранящиеся в компании

Это может быть личная информация о сотрудниках и типовые бумаги, которые необходимо хранить постоянно:

• Личные биографические сведения
• Сведения об общественной деятельности
• Данные о творчестве
• Коллекции
• Фотографии
• Видеозаписи
• Документы о семейных связях сотрудников
• Штатное расписание
• Отчетные акты об экономической деятельности организации
• Сметы по доходам и расходам организации
• Распорядительная документация: приказы и распоряжения начальства
• Постановления и решения коллегиальных органов, единоличного органа
• Иное

На уровне Устава предприятия с учетом особенностей деятельности могут фиксироваться дополнительные виды и типы документов, подлежащих передаче в архив и хранению на постоянной основе.

Документы, не обязательные к хранению

На законодательном уровне не регламентирован перечень документации, не подлежащей передаче в архив. При решении такого вопроса следует исходить из обратного: если конкретный акт не входит в перечень бумаг, подлежащих хранению, его можно утилизировать. К числу таковых на практике относятся платежные поручения, чеки, реквизиты организации, выписки, переписки делового характера, коммерческие предложения, приглашения, поздравительные открытки.

Особое внимание нужно уделить сведениям временного хранения, то есть таким данным, которые через некоторое время могут стать неактуальными. Они также не передаются в архив.

Правила процедуры

Законодательство, указанное выше, регулирует правила учета и хранения бумаг, оно организуется по следующим принципам, которые должны неукоснительно соблюдаться:

1. Начало хранения – 1 января того года, который следует сразу за тем, когда бумаги были составлены/приняты.
2. Обработанная документация хранится только в хронологическом порядке.
3. Формы документов со строгой отчетностью запираются в сейфах, либо специализированных помещениях, ограничивающих доступ посторонних.
4. Кассовые ордера и отчеты комплектуются в соответствии с хронологией и переплетаются.
5. Счета-фактуры хранятся в специальных журналах.
6. За конкретным сейфом или помещением для хранения закрепляется ответственный сотрудник.
7. Объем бумаг делится на группы в зависимости от сроков хранения. Так, одни передаются в архив, другие утилизируются в предусмотренном Уставом порядке.
8. Перед сдачей дела в архив следует его проверить, подшить, оформить в хронологической последовательности, сформировать обложку.
9. На обложке дела указываются реквизиты, это номер, наименование предприятия, подразделения, заголовок и сроки хранения по правилам.
10. Из архива нужные сведения могут выдаваться или изыматься под запись ответственного сотрудника, после чего подлежат возвращению.

Нужно понимать, что указанные правила являются общими и не учитывают специфики некоторых производств. Ответственным делопроизводителям следует изучать Устав и локальные акты, касающиеся порядка хранения.

О сроках бухгалтерских бумаг смотрите видео:

Сроки сохранности

В зависимости от степени важности документов, какую историческую, практическую ценности они имеют, формируются сроки хранения. Более важный и значимый документ подлежит сохранению продолжительный период времени, нежели менее важный. Все бумаги в зависимости от сроков условно делятся на три группы:

• Временное хранение
• Долговременное
• Постоянная сохранность

Конкретную продолжительность можно увидеть в Приказе Минкультуры № 558, там указаны не только группы документов, но и сроки их нахождения в архивном хранилище.

Постоянный период

В данную группу входят наиболее важные сведения организации, они находятся в архиве ровно столько же, сколько существует само предприятие. Конечно, каждый учредитель формирует свой пакет документов, передающихся на постоянное хранение, однако если обобщить практику, можно выделить следующие виды бумаг:

• Учредительные/регистрационные бумаги
• Протоколы совещаний генерального директора
• Положение или Устав предприятия
• Реестр акционеров
• Штатное расписание
• Годовые отчеты или планы
• Балансы и сведения бухгалтерского учета
• Положения структурных подразделений
• Отчеты по выплате налогов

При ликвидации фирмы собирается особая комиссия, в ее состав входят эксперты и специалисты. Они анализируют и оценивают каждый документ в отдельности, после чего выносят решение: передавать его на государственное хранение или уничтожать. Если документов, комплектующих государственный архив нет, организация своими силами может все оценить, передать на хранение только дела сотрудников, остальное утилизировать.

Длительное хранение

По-другому называется долговременное хранение, когда речь идет о передаче в архив на 10 и более лет. Конкретная продолжительность существования сведений регламентируется законом, локальными актами или решением руководства. На практике к числу таковых относятся следующие:

• Распорядительные документы
• Акты с описанием несчастных случаев, происшедших с сотрудниками на производстве
• Личные дела работников
• Протоколы заседаний
• Ведомости, акты с тарификацией
• Списки действующих работников, а также ушедших на пенсию. Отдельно формируется группа ушедших по старости, отдельно на льготные пенсии
• Договоры и контракты
• Табели сотрудников, работающих на опасных и вредных предприятиях
• Штатные расписания и иные сведения
• Личные дела граждан, в которых содержится информация об увольнении или переводе человека

По общему правилу, сроки хранения составляют 75 лет, однако есть некоторые исключения, они устанавливаются в каждом индивидуальном случае.

Ограниченный срок

Это соответственно самый минимальный срок хранения документов, продолжительность которого не может быть более 10 лет. Здесь находятся наименее важные акты, либо те, что содержат переменчивую информацию, которая быстро устаревает и становится неактуальной.

Таблица 1. Сведениям с ограниченным сроком.

Каждый из приведенных выше документов иллюстрирует совокупность сведений, динамично меняющихся на производстве. Поэтому такая информация не хранится долго, она достаточно быстро утилизируется без передачи в архив.

Как правильно хранить приказы, смотрите на видео:

В чем хранить

Для хранения документов используются специальные лотки, в которых по хронологическому порядку размещается вся совокупность бумаг. Кроме того, весь объем документации условно делится на группы.

Например, счета-фактуры в одном лотке, трудовые договора в другом и так далее.

Все чаще работодатели переводят бумаги в цифровые носители, особенно актуально это для банков и иных кредитных организаций. Они хранят сведения на CD-дисках, что заметно экономит время и место.

Когда речь идет о самостоятельных делах, например, у юристов есть клиенты, которых они ведут и по ним формируют отдельные папки-сшивки. Там располагаются бумаги об одном человеке и его деле, но по сущности своей они могут быть совершенно разными.

Подготовка к хранению документов

Вся процедура хранения состоит из двух больших этапов:

1. Нахождение непосредственно в организации – кабинете бухгалтера, делопроизводителя.
2. Перевод сведений в архив.

Касательно первого этапа, никаких определенных и четких требований закон не устанавливает. На уровне предприятия могут выдвигаться отдельные условия. Вместе с этим, при подготовке к передаче дела в архив следует поработать. Весь объем разрозненных бумаг нужно привести в порядок и структурировать по хронологии. При этом необходимо совершить следующие действия:

1. Собрать документы и объединить их в папку. Примечательно, что одна сшивка не может содержать более 250 страниц, если это так – следует делать несколько томов.
2. Собранные бумаги необходимо сшить или переплести. Это делается как вручную, так и на специализированных машинах типографии, кому как удобно. При передаче дела в архив, оно не должно распасться, что важно, поэтому происходит сшивка.
3. Пронумеровать страницы. Не имеет значения место нумерации, чаще всего это нижний правый угол иногда числа ставят в верхней стороне.
4. Сформировать опись – это таблица, где указывается порядковый номер документа, название и количество страниц, которое он занимает.
5. Подготовить лист-заверитель, в нем фиксируется количество страниц дела, указывается соответствие нумерации и ставится подпись.
6. Сделать обложку, чаще всего она формируется из картона. На ней указываются реквизиты дела и сроки хранения. Как правило, обложки приобретаются в магазине канцелярии.

Место хранения

Достаточно актуальный вопрос, когда речь идет о первом этапе хранения, где это делать и куда складывать документы, чтобы не было нарушений? Как правило, для этого используются стеллажи, полки, на которые не попадают грязь, солнечные лучи и иные внешние источники опасности для бумаги.

В некоторых случаях допускается хранение дел в рабочем столе того сотрудника, который ими занимается, то есть исполнителя. Он будет нести ту же ответственность, что и руководитель подразделения за сохранность. Когда речь идет о документах повышенной важности, нужно устанавливать сейф или металлический шкаф, не допускающий проникновение третьих лиц.

Архив – это специализированное помещение, в нем хранятся бумаги с неопределенным либо продолжительным сроком хранения.

Законом предусмотрены требования к обустройству архивов, должны быть не только стеллажи, но и несгораемые шкафы, защищающие бумагу от горения и воздействия высоких температур.

Оснащение хранилища и экспертиза пригодности

Правила работы архивов п. 4.2 указывает, что хранилище должно быть размещено в отдельном специально построенном или приспособленном для этого помещении. Этот факт предусматривается при проектировании и строительстве сооружений. Если специализированного помещения нет, для этой цели выделяется отдельный кабинет в административном здании.

Размещение документов и оценка пригодности помещений устанавливается на основе экспертизы. Эксперты проверяют огнестойкость, долговечность и прочность установок, конструкций. Важное значение отводится отопительным и вентиляционным системам. Такого рода исследование организуется представителями пожарных, архивных, санитарных и иных профильных служб. Они прекращают деятельность ветхих, неотапливаемых архивов, занятых службами питания, производства опасных, химических или агрессивных веществ.

Архивное и текущее хранение

Ранее уже указывалось, что хранение делится на две ступени. Это текущее – когда документы расположены в кабинете сотрудника-исполнителя, бухгалтера или делопроизводителя. Когда речь идет о сведениях, не подлежащих хранению более 10 лет, они не направляются далее в архив, существование заканчивается на текущем хранении. Когда истекает срок давности, они утилизируются. Если же речь идет о документах с постоянным или продолжительным сроком, после текущего наступает архивное.

Архивное содержание бумаг – нахождение их в специализированном, обустроенном помещении – архиве, о чем достаточно подробно было рассказано выше.

Договор с архивом

Когда предприятие ликвидируется, все документы в хранилище оцениваются. Часть из того, что осталось, передается в государственный архив, а остальное утилизируется. Если речь идет о негосударственных организациях, необходимо формирование и заключение договора с подразделением Федеральной архивной службы РФ. Это нужно, если некоторые сведения имеют значение для государства и общества, представляют ценность. В случае, если предприятие заблаговременно не заключило соглашение, сотрудники вправе отказать в приеме бумаг.

Учет затрат на хранение

Существует два вида учета затрат, это бухгалтерский и налоговый. С каждым из них в отдельности нужно знакомиться и понимать сущность ( см. таблицу 2).

Это важные статьи расходов, которые руководители или учредители организаций часто игнорируют, в результате чего копятся большие задолженности. Они, равно как и другие, могут взыскиваться в судебном порядке.

Видео о том, как хранятся отчеты:

Хранение в электронном формате

Хранение сведений в электронном варианте происходит по тем же общим правилам, что установлены для бумажных форматов. Сроки и порядок остаются идентичными. Однако есть несколько правил, которые обязательны для исполнения в отношении электронных документов:

1. В организации должно находиться не менее 2 экземпляров каждого документа в электронной форме. При этом желательно, чтобы они находились на различных физических устройствах.
2. Компания должна иметь техническое обеспечение, позволяющее прочесть документы электронного формата.
3. Организация должна обеспечить надлежащий уровень контроля и защиты электронных документов.

Несмотря на то, что электронный формат приобретает популярность, законодатель до сих пор не отразил все новшества в нормативных актах. В связи с этим, руководители организаций зачастую действуют по своим соображениям и хранят документы не совсем верно.

Если сроки хранения в организации истекли

В том случае, когда сроки хранения документов на предприятии истекают, происходит процесс утилизации либо передачи в архив. Ранее уже указывалось, что в архив передается только информация о личности сотрудников и их дела, а также особо значимые сведения, все остальное утилизируется. Как правило, процесс утилизации происходит с помощью приспособленного для этого оборудования – шредера.

Типичные ошибки при хранении

Рассматривая практику, наиболее распространенной ошибкой при хранении документов является несоблюдение сроков, которые установлены в перечне Министерства культуры. Руководители предприятий часто халатно относятся к этому вопросу, в связи с чем документы передаются в архив позже положенного срока, с нарушениями по оформлению. Все это, в конечном счете, затрудняет поиск информации при необходимости.

Обратите внимание! Организации не имеют право уменьшать сроки хранения документов, которые установлены Перечнем. Увеличивать их можно только в случае аргументирования и обоснования особенностями производства.

Вторая распространенная ошибка – дела, которые подшиты и готовы к сдаче на постоянное хранение, могут выдаваться сотрудникам или изыматься сторонними лицами. Это категорически запрещается законом.

Административная ответственность

Ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает ответственность за нарушение установленных правил хранения, формирования, учета и применения архивных документов.

Согласно указанной статье, уполномоченные органы могут наложить на гражданина штраф в размере от 100 до 300 рублей, на должностных лиц от 300 до 500 руб.

Иных видов административных наказаний и вариантов привлечения к ответственности не предусмотрено современным законодательством. Однако, в случае нарушения налогового учета затрат и невыплаты налогов может наступить соответствующая финансовая ответственность.

Судебная практика

Практика показывает, что нарушения допускаются у организаций любых форм собственности, совершенно разнообразных направлений деятельности. Наиболее распространенные ошибки были установлены ранее, они остаются актуальными и по сей день. На практике достаточно часто нарушение правил хранения влечет серьезные последствия или сопрягается со смежными нарушениями, в результате чего размеры штрафов увеличиваются до сотен тысяч рублей.

Судебная практика показывает, что нарушения чаще всего выявляются в процессе выездных плановых проверок, в некоторых случаях – при неисполнении запросов. Указанные виды проверок могут организовывать как вышестоящие Архивы, так и налоговые службы, Пенсионный Фонд РФ либо сама компания в форме аудита.

Особенности хранения бухгалтерских документов

Требования НК РФ предусматривают обязательное хранение документов бухгалтерского и налогового учета в течение 4 лет с момента их формирования или приема в организации.

Это делается для того, чтобы обеспечить прозрачность механизма начисления налогов и сборов. Особе внимание необходимо уделить Списку типовых архивных документов, о котором ранее уже говорилось. В нем обозначены правила и сроки хранения бухгалтерских документов в том числе.

Законодательно указано, что регистры, счета, ведомости и иные документы финансовой отчетности должны особенно тщательно храниться главным бухгалтером в течение сроков, установленных Перечнем. Общий порядок и особенности хранения идентичны указанному ранее.

Налоговые декларации и бумаги

Для того чтобы было просто отслеживать сроки хранения определенных документов, в том числе деклараций, в интернете можно найти таблицу с необходимыми данными. Она поможет каждому бухгалтеру не запутаться и не пропустить сроки. В противном случае может наступить налоговая ответственность с наложением штрафов крупных размеров. Кроме того, НК РФ регламентирует, что налоговые декларации допускается сдавать в электронном формате.

Как подшивать документы, смотрите на видео:

Порядок хранения документов в организации отличается своими особенностями и сроками, поэтому каждому уполномоченному сотруднику или учредителю предприятия следует знать все нюансы и принципы построения работы. В статье каждый смог увидеть не только нормативное регулирование вопроса, но и особенности хранения, сроки в отдельных случаях, порядок действий при ликвидации организации и многое другое. Не стоит забывать, что законодатель сформировал общие принципы, однако сами организации на локальном уровне устанавливают свои требования.