Что такое внутренняя опись личного дела, образец заполнения документа

Как правило, образец заполнения внутренней описи личного дела необходим в тех случаях, когда планируется архивация. Однако все документы группируются по определенному признаку (ведомственные описи, личный состав дел). Описи до недавнего времени было принято составлять на каждом предприятии, независимо от того, государственное или частное предприятие.

Для чего нужна опись

Опись помогает при оформлении сотрудника на должность зафиксировать все документы, предоставленные сотрудником. При поступлении новых бумаг информация корректируется в архиве. Любое действие фиксируется: возврат или изъятие документов.

В случае утери предоставленных документов ответственным лицом является кадровик, поэтому каждый сотрудник тщательно старается подходить к ведению архива, чтобы избежать штрафных санкций. Специалисты утверждают, что на практике существовали случаи судебного разбирательства в связи с утерей важных документов.

К каким личным делам составляется опись

Действующим законодательством не предполагается обязательное составление описи на предприятиях. Однако существует ряд условий, при которых данное правило становится обязательным для выполнения, что отображено в ряде нормативных актов:

1. Документация, передающаяся в архив организации для хранения на постоянной основе более 10 лет.
2. Если есть формулировка «личное дело». Нет четкого представления о том, какой пакет бумаг подлежит хранению.

Вышеперечисленные условия действительны для любого типа предприятия: государственного или муниципального учреждения. Невыполнение несет административную ответственность.

Кто отвечает за составление

Данная функция выполняется кадровиком, работающим на предприятии. В качестве альтернативы данные обязанности могут возлагаться на секретариат, либо руководство предприятия. Заниматься составлением описи может каждый сотрудник, главное, чтобы у него был достаточный опыт для заполнения формы без ошибок и последующих нареканий.

Особой актуальностью пользуется правило в связи с последними поправками в законодательной базе. Теперь каждый сотрудник для составления описи должен опираться на собственный опыт ведения дел.

Как составить документ

После изменений на государственном уровне не существует определенной, стандартной формы с использованием типового образца. Существует несколько вариантов ведения:

1. Составление в произвольном порядке описи при каждом изменении (что часто вызывает путаницу на предприятии).
2. Создание единого шаблона в организации для дальнейшего ведения дел (регистрируется на предприятии).

В листе должна быть зафиксирована следующая информация:

• полное наименование
• информационные данные о работнике, которые берутся для хранения
• перечень документов, подлежащих архивации
• все бумаги, находящиеся на хранении (указание о наличии копий)

В состав описи включаются документы, свидетельствующие о квалификации сотрудника, полученном образовании, почетные награды, копии приказов и распоряжений, фиксация ученой степени при наличии.

Для удобства рекомендуется отображать все данные в табличном виде. Если список документов пополняется, либо некоторые листы изымаются, любое передвижение должно отображаться в листе для описи. Отражается информация, кто использовал документы и для каких целей.

Оформление описи

Допускается составление в ручном формате. Разрешается рисовать таблицы посредством карандаша и обыкновенной ручки, либо использовать ПК. Не играет роли, на каком листе составляется документ: формате А4 или фирменном бланке организации. На практике достаточно одной копии, однако если сотрудник изъявит желание получить копию, руководство организации обязано ее предоставить.

В зависимости от длины перечня, документ может быть оформлен на нескольких страницах или одной. В первом случае каждая страница нумеруется. Важно принять во внимание, что в документе не допускается наличие ошибок, исправлений или неточностей. При указании ложной информации, на предприятие налагается дисциплинарное взыскание в виде административного штрафа.

Документация хранится в отдельной папке или приклеивается к титульной стороне личного дела. Ответственный сотрудник имеет право самостоятельно выбирать вариант хранения.

Образец описи

В первой части документа указывается полное название организации и ФИО работника, чьи документы подлежат хранению. Для удобства вся информация фиксируется в табличном виде и содержит следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Внутренний номер в документообороте или индекс.
3. Когда составлена опись и где.
4. Указание типа документа (оригинал или копия), название.
5. Количество листов.
6. Приложение, где указывается информация об изъятии или возврате документов, каковы причины и кем было осуществлено.

После таблицы в прописном варианте фиксируется сколько документов находится на хранении. Лист описи визируется ответственным сотрудником за его учет с указанием ФИО и расшифровкой подписи.

Ознакомиться с образцом заполнения документа можно ниже.

Если работник прекращает свою деятельность на предприятии, автоматически дальнейшее фиксирование данных останавливается. Поскольку бывший сотрудник не получает личное дело при увольнении, оно отправляется на хранение в архив предприятия.

Когда остаются незаполненные строки, кадровик обязан их перечеркнуть, чтобы избежать внесения незаконных дополнительных записей. Далее его включают в личное дело и отдают целым пакетом для сохранения.

Оформление листа с перечнем документов является обязательной процедурой не в каждом случае. Нормативная база предусматривает определенные условия (как правило для государственных служащих). Важно принять во внимание, что нет четко установленной формы ведения документа. Главное, чтобы он отображал необходимую информацию и только достоверные данные. В противном случае организация обязана оплатить штрафные санкции, которые также налагаются на ответственное должностное лицо.