Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Несмотря на то, что многие работники, ответственные за контроль посещаемости и выработки надлежащего времени стараются заполнять табель выхода на работу, образец не предполагает обязательного соблюдения или ведения. Действующее законодательство разрешает соблюдать произвольную форму или разработать специальный бланк.

Что такое табель учета рабочего времени, назначение

Документ, отражающий выработку рабочего времени называют табелем учета. Он составляется предприятием для каждого сотрудника в отдельности, с кем официально заключен договор. Бланк относится к категории формализованных и должен формироваться к концу каждого месяца. Организация имеет право самостоятельно создать формат бланка. Главное, чтобы в нем были зафиксированы необходимые данные.

Табель составляется в следующих целях:

1. Соблюдение и контроль рабочей выработки каждым сотрудником на основании утвержденного законодательством РФ регламента.
2. Учет сведений о рабочем времени по каждому гражданину, работающему в организации, для правильного расчета заработной платы и положенных премий.
3. Составление статистики о соблюдении дисциплинарных правил на предприятии.

При возникновении спорных моментов между сотрудником и руководством табель станет неопровержимым доказательством правильности расчетов по зарплате или надбавок. В случае необходимости, он может быть востребован в процессе судебного разбирательства.

Может ли фирма работать без табеля

Организация обязана вести табель, где учитывается отработка рабочего времени каждого сотрудника. Это первичный учет, на основании которого должно происходить начисление положенной оплаты труда.

Видео об автоматизированной программе учета времени:

Учет рабочего времени сотрудника

На основании действующего законодательства было разработано несколько видов учета отработанного времени:

• Поденный
• Суммированный
• Еженедельный

Для ознакомления со спецификой каждого отчета, рекомендуется обратиться к таблице 1.

Каждое предприятие имеет свою специфику работу. На ее основании выбирается один из выше предложенных вариантов ведения отчетности.

Порядок ведения

Для правильного оформления документа у кадровика должна быть достоверная информация о появлении сотрудника на рабочем месте. Если он не появляется на работе, то документально подтверждается уважительная причина.

На предприятиях с большой численностью штата контролировать каждого сотрудника в индивидуальном порядке невозможно, поэтому используются следующие варианты:

1. На основании информации, предоставленной начальниками структурных подразделений об отсутствии/присутствии сотрудника на работе.
2. Ввод системы электронного вида, самостоятельно фиксирующей приход и уход сотрудника с точностью до минуты. Данные о регистрации передаются кадровикам для фиксации через определенный период времени.
3. Получение данных для отображения в табеле из внутренних отчетностей. Среди них выделяют заявления, приказы, больничные листы, справки.

В документе должно присутствовать наименование используемой системы учета во избежание спорных ситуаций. Также обеспечивается своевременная передачи информации и приказов (назначение, увольнение, поступление на должность).

Если сотрудник выходит на работу в неположенное время, например, сверхурочного, оформляется соответствующее заявление для включения в табель дополнительного времени. На основании документа начисляется дополнительная плата в повышенном эквиваленте.

Отображение табеля редко осуществляется с применением Т-12. Как правило, для данного процесса используется форма Т-13.

Правомерно ли применять электронные системы контроля

Чтобы использовать Т-13, допустимо использовать современную систему и вести контроль в электронном формате. На масштабных производственных предприятиях целесообразно использование специального ПО, например, 1С, автоматически контролирующего учет в табличном виде.

Видео урок составления табеля в Exel:

Рабочий процесс помогает вести учет в реальном времени, что облегчает выполнение поставленной задачи кадровикам. Ежедневно подписанные приказы руководителями вносятся в учет программы.

В конце календарного месяца информация распечатывается и передается для проверки высшим инстанциям на подпись.

Как часто и кто заполняет табель

На практике заполнение табеля является ответственным мероприятием для кадровиков или специалистов из сторонней организации, работающей по найму, если на предприятии отсутствует ответственный сотрудник.

Иногда в многочисленных организациях вводится дополнительная штатная единица – табельщик, в обязанности которого входит контроль и заполнение документа.

Если компания не насчитывает крупный штат, то издается специальный приказ о возложении ответственности на определенного работника. Он, в свою очередь, должен следить и создавать приказы соответствующего вида для поддержания порядка в структуре организации и правильного учета времени.

В качестве альтернативы ответственность может быть возложена на руководителя подразделения. Он ведет контроль и подписывает документ. Периодичность ведения документа зависит от вышеперечисленных видов табеля.

Бланк и образец заполнения

Существует разработанная рекомендованная форма заполнения, с которой можно ознакомиться ниже (оформление по форме Т-13):

или унифицированной Т-12:

Заполненный образец формы Т-13 Вы можете скачать ниже:

Как заполняется табель по форме Т-13

Когда сдавать в архив документацию, каждое предприятие решает самостоятельно, основываясь на внутреннем регламенте работы. Для правильного заполнения электронный или стандартной формы Т-13, важно учитывать несколько дневных категорий:

1. Обозначение Я характерно в качестве отметки рабочего дня (явка сотрудника на предприятие).
2. Символ В означает выходной день, установленный внутренним распорядком компании.
3. ОТ обозначается положенный законодательством отпуск. Проставляется каждый полагающийся день.
4. РП характерно для ситуации, если работник выходит на работу в неположенный день.
5. Если сотрудник отправляется в командировку, обозначается буква К.
6. Иногда руководство принимает решение направить гражданина на обучение для совершенствования навыков, фиксируют обозначение ПК.
7. В случае, когда сотрудник продолжает получать высшее образование, он может претендовать на отпуск для сдачи экзаменационных или сессионных испытаний. В табеле фиксируется буква У.
8. Для оплаты временной нетрудоспособности, на время болезни гражданина используется символ Б.
9. Если временная нетрудоспособность не подлежит оплате, фиксируется Т.

Чтобы отобразить полный рабочий день, на протяжении которого сотрудник выполнял свои обязательства, в категории «Я» должно отображаться количество рабочих часов каждый день. Фиксация данных осуществляется в каждую половину календарного месяца в зависимости от периода, в который оплачивается труд гражданина. К концу месяца показатели складываются для обозначения общего показателя.

Для подсчета зарплаты в соответствии с Т-13 есть отдельные графы, подлежащие заполнению с кодировкой. Если используются автоматические электронные ПО, то вручную проставлять коды нет необходимости.

Важно принять во внимание, вся информация отображается в соответствии с состоянием табеля на последний рабочий календарный день.

Основные коды для заполнения

Кроме буквенных обозначений используется цифровая кодировка, представленная в таблице 2.

Существуют и другие обозначения в зависимости от того, какую статью необходимо отразить в табеле. При использовании электронной программы, цифровая кодировка заполняется в автоматическом режиме.

Как заполнить табель, когда сотрудник не появляется на работе

Перед заполнением табеля необходимо напечатать акт, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Его составление предполагает наличие нескольких лиц, способных подтвердить данный факт и выступить в качестве свидетелей. В документе они должны указать личные данные.

Важно принять во внимание, что минимальное количество свидетелей – 3 человека.

Руководитель сотрудника составляет записку об отсутствии работника, вместе с актом передает документы вышестоящему руководству для дальнейшего решения сложившейся ситуации. В случае отсутствия информации о причине неявки сотрудника на работе в положенное время, в документ проставляется обозначение НН. Далее кодировка изменяется: в случае открытого больничного Б, если прогул – ПР.

Если праздничные дни выпали на время отпуска

На основании действующего законодательства, если праздники попадают на отпускное время, они не засчитываются в табель и данные о них не включаются. Если работник уходит в положенный отпуск, то на месте выходных дней фиксируется обозначение ОТ или цифровая кодировка 09, для дополнительного отпуска ОД или 10.

Важно! Официальные государственные праздники не включаются. В табеле делается пометка В или цифровая кодировка 26.

Если сотрудник заболел во время отпуска

Если в случае болезни работник при нахождении отпуска оформил официальный больничный, достаточно на предприятие предоставить документ с медицинского учреждения.

Ответственный сотрудник обязан продлить в табеле законный отпуск на количество дней, указанное в документе.

Изначально в документе должна стоять аббревиатура ОТ или кодировка 09. После получения официального подтверждения о болезни, в табеле должна быть поправка на кодировку Б или 19.

Командировка выпала на выходные

На основании письменного утверждения Минтрудом, в табеле обязательно отмечаются командировки. В качестве обязательного обозначения используется К, либо 06. Достаточно аббревиатуры, часы вписывать нет необходимости.

Если в выходной день сотрудник находится в командировке, обязательно отмечается РВ или цифровое обозначение 03. Часы проставляются только в той ситуации, когда руководство дает конкретное задание для сотрудника и отводит количество часов для выполнения поставленной задачи.

Как внести изменения

Случаются ситуации, когда документ уже заполнен и распечатан, но требуется внести корректировку по указанным данным. Нет необходимости формировать новый документ, поскольку его можно корректировать. Достаточно зачеркнуть необходимое значение и рядом вписать новое. Но рядом с полями должны присутствовать следующие данные:

1. Ссылка на скорректированный документ с обязательным указанием номера и даты. Необязательно вписывать название бумаги в полном объеме, допускается указать сокращенные данные.
2. Поставить повторные визы ответственных лиц за составление документа.
3. Рядом должна присутствовать расшифровка.
4. Должность ответственного лица, формирующего документ и руководителя предприятия.

Как правило, скорректированный табель принимается в течение 6 месяца с момента закрытия основного документа. Далее бухгалтерия может провести перерасчет.

Ответственность за ошибки

Если в организацию приходит проверка, то в первую очередь идет поиск следующих ошибок и неточностей:

1. Информация, указанная в табеле, не соответствует информации, которая фиксируется в бухгалтерской отчетности при расчете заработной платы.
2. Данные, зафиксированные в расчетной документации, разнятся с размером рассчитываемой зарплаты.
3. Отсутствие учета переработанного времени, неверно использованная кодировка.
4. Неверно отображается расчет размера пособия в соответствии с листом временной недееспособности.

При выявлении вышеперечисленных нарушений налоговый орган может применить штрафные санкции к предприятию в виде административного наказания в размере 5 000 рублей. Если табель полностью будет отсутствовать у организации, руководитель компании может понести наказание в размере 50 000 рублей на основании статьи 5.27 Административного Кодекса.

Табель учета отработанного сотрудником времени является обязательным мероприятием. Однако установленного формата, которого строго нужно придерживаться не существует. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать схему ее ведения.