Объяснительная по результатам проверки – общие правила оформления

При нарушении трудового договора или совершении проступков сотруднику необходимо представить руководству письменный отчет. Для этого составляется объяснительная по результатам проверки, в которой описываются причины и обстоятельства нарушения.

Понятие объяснительной

Объяснительная – один из основных видов служебных записок. По названию нетрудно понять, что это документ, в котором автор представляет какие-либо пояснения.

В зависимости от содержания и функций выделяют следующие 2 вида записок:

1. Сопроводительная. Письменное приложение к основному документу, в котором поясняются отдельные пункты, понятия, специфические моменты.
2. Объяснительная. Записка, в которой описывают обстоятельства и причины определенных происшествий, чрезвычайных ситуаций, проступков, нарушений трудовой дисциплины или других событий.

По структуре и содержанию объяснительные записки очень похожи на докладные. Но есть и ряд отличий. Главное заключается в том, что докладные содержат выводы и предложения. Кроме того, этот вид документа может носить плановый характер и использоваться как отчет за определенный период.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Документ этого типа позволяет сотруднику предприятия объяснить обстоятельства совершенного проступка или причины выявленного нарушения. На основании такой объяснительной руководитель может принять решение о привлечении работника к мерам дисциплинарной или административной ответственности.

Помимо этого, объяснительная выполняет несколько дополнительных функций:

• помогает получить представление о степени виновности работника;
• позволяет устранить нарушения, противоречащие нормам трудового законодательства;
• может использоваться при проведении служебных расследований;
• используется как вспомогательный документ для отчета перед вышестоящими органами;
• защищает работодателя от неправомерных действий, в том числе уголовного характера.

На заметку! Обычно объяснительная по факту нарушений составляется сотрудником, который совершил проступок или нарушил трудовую дисциплину. Но в отдельных ситуациях этот документ выполняет обратную функцию и используется для оправдания действий работника.

Составление данного вида объяснительной является обязательной процедурой. В соответствии с ТК РФ (статья 193), работодатель вправе потребовать у сотрудника написать объяснительную записку. Оформлять документ необходимо до момента применения дисциплинарных мер.

Кто должен составлять

Исходя из определения, объяснительная содержит информацию об определенных событиях, действиях или нестандартных ситуациях. Главная функция документа – предоставление информации со стороны работника. Поэтому оформлять записку обязан именно сотрудник, который совершил проступок либо нарушил дисциплину.

Руководство также может затребовать объяснительную у других работников, которые были свидетелями происшествия либо участвовали в конфликтной ситуации. Чаще всего это необходимо в случаях, когда нужно определить степень виновности каждого работника.

Стоит отметить, что в большинстве случаев написание объяснительной в интересах самого сотрудника. Оформляя такой документ, работник приобретает возможность частично или полностью оправдаться перед руководством и исключить необходимость строгих дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством.

Помимо самого сотрудника, объяснительную могут запрашивать у руководителя отдела или структурного подразделения, в котором он работает. Обычно это делают в случаях, когда работник совершил неправомерные действия с признаками уголовного преступления или если нарушение повлекло за собой порчу имущества предприятия или нанесение ущерба здоровья третьих лиц.

В целом, записку могут затребовать у любого сотрудника, даже у тех, которые ни в чем не обвиняются. Решение о запросе оформления принимается дисциплинарной комиссией при проведении служебного расследования или лично руководителем.

Срок подачи

В соответствии с ТК РФ, наниматель должен направить работнику письменный запрос на оформление объяснительной по факту выявленных нарушений. Работодатель может сделать это и в устной форме, но тогда у него не будет фактических доказательств того, что служебная записка была затребована. Поэтому предпочтительно запрашивать объяснение у сотрудника именно в письменном виде.

Согласно ст. 193 ТК РФ, работник должен оформить объяснительную в течение двух рабочих дней. Если он этого не сделает, руководитель должен составить акт об отказе. В этом случае наниматель вправе применить дисциплинарное взыскание без предварительного объяснения со стороны работника.

На заметку! Сотрудник может отказаться писать объяснительную. В этом случае работодатель сразу же оформляет соответствующий акт. Отказ от оформления записки, как правило, ведет к тому, что работника привлекают к ответственности.

Если сотрудник не имеет возможность оформить объяснительную в установленный законом срок, он должен известить об этом нанимателя. В случае если причина уважительная, работодатель может перенести срок оформления.

При передаче записки руководитель обязан сделать соответствующую запись в журнал регистрации. Это обязательный этап делопроизводства, который используют для учета документации.

Если после проверки факт нарушения со стороны сотрудника подтвержден, руководством издается приказ о наказании. Мера ответственности варьируется в зависимости от характера проступка.

Среди наиболее распространенных:

• устное замечание;
• предупреждение;
• выговор;
• лишение премиальных выплат;
• увольнение;
• временное отстранение (для отдельных видов деятельности).

В некоторых источниках рассматривается еще одна форма наказания – штраф. На самом деле такое действие по отношению к сотруднику является неправомерным. В перечне дисциплинарных мер, описанных в ТК РФ (ст. 192) такой вариант наказания не предусмотрен. Некоторые работодатели намеренно принимают положение о штрафах на предприятии, однако такое действие не является законным и расценивается как нарушение трудовых прав сотрудников.

Разберем все нюансы на видео:

Увольнение считается наиболее строгой мерой наказания. Без предварительных процедур сотрудника могут уволить, только если он грубо нарушил трудовые обязанности. В соответствии со ст. 81 ТК РФ, увольнение также может последовать в случаях, если квалификация работника не соответствует занимаемой должности, совершении хищений имущества предприятия или непринятия мер при урегулировании конфликта интересов. Полный перечень представлен в пункте 6 указанной статьи.

Основания для составления

Полный список ситуаций, при которых необходимо оформлять объяснительную записку, в нормативных актах не описан. Однако достоверно известен тот факт, что этот документ требуется при совершении дисциплинарных проступков. Причем под дисциплинарным проступком понимают не только грубые нарушения или преступления, но и ненадлежащее или несвоевременное выполнение трудовых обязанностей, описанных в договоре и других локальных нормативных актах.

К числу распространенных нарушений, при которых запрашивают документ, относятся:

• опоздания без уважительной причины;
• прогулы (как однократные, так и многоразовые);
• уход с рабочего места раньше срока, предусмотренного установленным графиком;
• несоответствие пунктам должностной инструкции;
• появление на рабочем месте в состоянии опьянения.

Помимо перечисленных моментов, объяснительные могут запрашиваться и в других случаях. Несмотря на то, что список не является исчерпывающим, можно привести наиболее распространенные ситуации.

Среди них:

• чрезвычайные происшествия на предприятии;
• конфликтные ситуации между сотрудниками;
• происшествия, при которых нанесен ущерб имуществу предприятия;
• ситуации, при которых работник получил травму;
• нарушения коммерческой, служебной тайны или передача конфиденциальных данных;
• грубые нарушения этических норм.

Объяснительная записка может также запрашиваться в случае, если работник предоставил нанимателю заведомо ложные сведения или документы, содержание которых не соответствует действительности.

Готовую записку сотрудник должен передать руководителю лично. Альтернативный вариант – передача документа в комиссию, которая занимается служебным расследованием.

Как правильно оформлять

Объяснительная записка относится к категории внутренних документов предприятия. Несмотря на это, оформлять ее необходимо в соответствии с требованиями, установленными стандартом ГОСТ Р 7.0.97.

На заметку! При несоблюдении требований стандартизации официальной документации оформленная записка может расцениваться как такая, что не имеет юридической силы.

Содержание может варьироваться в зависимости от целого ряда факторов. Однако предусмотрен ряд обязательных реквизитов, которые нужно указывать в записке, чтобы она приобрела юридическую значимость.

В их число входят:

• название структурного подразделения;
• наименование документа;
• дата написания и номер для регистрации в журнале;
• должность и ФИО руководителя или должностного лица-получателя;
• тема и текстовая часть;
• должность и ФИО автора.

Документ следует заверить подписью. Если в записке описывается конкретное происшествие, необходимо указать точную дату или время. Текстовую часть нужно описывать кратко, исключая несущественные детали.

Автор имеет право включить в документ собственные выводы и пожелания. В качестве вывода он может излагать мнение о собственной невиновности или, напротив, в зависимости от информации, представленной в записке. В ситуациях, когда виновность неоспорима, работник может заверить руководителя в том, что подобные нарушения не повторятся. Обычно это позволяет смягчить дисциплинарное взыскание.

На заметку! Составитель вправе оправдывать неправомерные действия, ссылаясь на несоответствие условий труда общим требованиям. В таких ситуациях может последовать дополнительная проверка, и если аргументы будут подтверждены, сотрудник будет полностью оправдан.

Если на предприятии утвержден собственный бланк для внутренней документации – записку можно писать на нем. Однако включение реквизитов остается обязательным. В некоторых случаях записку пишут от руки. Но лучше всего составлять ее в печатном виде, соблюдая основные требования к оформлению официальной документации.

Образец документа

При составлении объяснительной могут возникнуть трудности. Чтобы исключить ошибки лучше всего ознакомиться с оформлением на конкретных примерах. Для этого достаточно загрузить образец записки для разных ситуаций.

Примеры объяснительных:

Предложенные примеры оформлены в соответствии с ключевыми принципами делопроизводства. Поэтому их можно использовать как образец при составлении документов для других случаев.

Объяснительная по факту нарушений – внутренний документ, который составляется сотрудником при нарушениях, проступках, а также в других ситуациях, когда необходимо письменно документировать обстоятельства произошедших событий. Работники оформляют записку в соответствии с целым рядом правил и подают в течение двух дней с момента получения запроса со стороны руководства. Сотрудник может отказаться от написания объяснительной, но в этом он может подвергнуть дисциплинарным взысканиям.