Объяснительная записка это право, а не обязанность работающего гражданина перед руководством

Как показывает практика, написать объяснительную записку в большинстве случаев является инициативой непосредственного начальника. Также данный документ могут потребовать работники отдела охраны труда и сотрудники правоохранительных органов. Статья 199 и 408 Трудового кодекса нашего государства регламентирует написание объяснительного документа, как пояснение работника за нарушение правил труда и дисциплины.

Какими бывают объяснительные записки?

Кто пишет объяснительные

В статье 27 Конституции Российской Федерации сказано, что написание объяснительного документа не является обязанностью работающего человека. Это право каждого гражданина дать пояснения своим действиям в конкретном случае и объяснить, какие существуют причины совершенного нарушения.

Такой документ разделяется на два вида в таком порядке:

• бумага оправдательного характера, где человек излагает причины недостойного поведения или нарушения
• объяснительный документ, где работник описывает действия своих коллег, раскрывает обстоятельства и причины конкретного независимого от него случая

Второй вид объяснительной записки наиболее часто используется в производственных отношениях. Через ее оформление рассматриваются такие вопросы:

• наличие факта нахождения на работе в нетрезвом состоянии
• приход на работу позже установленного распорядком времени
• отсутствие на рабочем месте определенное количество времени, а также прогул
• несоблюдение правил охраны труда
• совершение аморальных действий и нарушение дисциплины
• факты хищения имущества
• недобросовестное исполнение обязанностей, определенных должностной инструкцией

Исходя из выше изложенного, объяснительная записка – это ненормативный документ, дающий полное описание каким-либо действиям и происшествиям. Также объясняет условия и причины их появления.

Правила составления объяснительной записки

Известно, что объяснительная записка не имеет стандартной формы оформления. Но, несмотря на это, существуют общепринятые правила ее написания. Таковыми являются:

Составляем документ правильно

• форму написания нужно вести от первого лица, строго соблюдая временной порядок событий
• информация должна излагаться точно и кратко, без искажения фактов
• хронология действий излагается на строгом деловом языке, без ненормативных слов
• в конце документа должна быть проставлена дата и подпись

Не стоит забывать о правилах оформления шапки. Важно помнить, что она пишется в правом верхнем углу листа. В ней указывается, кому направляется бумага и от имени кого она составлена. Например, если такую бумагу пишут родители студента, то они должны строго указать свое имя и дальше излагать хронологию событий с объяснениями. В случае необходимости к написанному документу прикрепляются подтвердительные бумаги, например, такие как выписка из истории болезни ребенка.

То есть, здесь важно понимать, что данный документ во всех случаях оформляется одинаково. Главное здесь четко знать на чье имя его направлять. Далее написанный документ направляется тому руководителю, на чье имя он адресован.

Тот, в свою очередь, обязан детально ознакомиться с ним и письменно указать действия по отношению главного фигуранта событий. Если принято решение, например, наказать работника с записью в личное дело, то объяснительная записка в качестве задокументированного доказательства прилагается к тому же личному делу.

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Обычно на каждом предприятии, хозяйственном объекте или учебном заведении существуют образцы написания объяснительного документа. Это делается с целью установления общей нормы оформления пояснения.

Бывает, что некоторые организации создают стандартный бланк написания объяснений. Пример образца имеет такой вид:

• в верхнем правом углу пишется имя начальника
• внизу под данными руководителя указывается информация об адресате (должность, фамилия, отчество)
• по центру документа, ниже под шапкой указывается наименование документа (в нашем случае – объяснительная записка)
• далее идет изложение хода событий, например, приведших к опозданию на работу
• в самом конце в левом углу ставится дата, а правей подпись автора документа

Образцы и примеры объяснительной записки

Пояснительную часть по факту опоздания на работу можно излагать таким образом:

Пример записки

«01.09.2016 г. я опоздал на работу, в связи с прорывом трубы водоснабжения у меня дома. Вызвав аварийную бригаду в 7.00, я вынужден был до их приезда принять меры, чтобы утечка воды не нанесла ущерб собственному имуществу и квартирам соседей, проживающих этажом ниже. По неведомым мне причинам ремонтная бригада прибыла в 9.00, то есть через 2 часа после моего уведомления. Ремонт трубы производился до 10.00 часов. В период указанного времени я не мог покинуть свою квартиру, так как больше некому было следить за устранением аварии. О возможном опоздании я по телефону сообщил своему непосредственному руководителю, начальнику отдела. К своему объяснению, в качестве доказательства, прилагаю справку об аварии и проведении ремонтных работ».

Важно помнить, что если рассматривать пример написания объяснительного документа, например, в учебном заведении, то он ничем не будет отличаться от указанного выше варианта. Его можно смело применять во всех сферах трудовой деятельности.

Далее руководитель дает ход такому документу наложением резолюции. Она может иметь, как положительную, так и отрицательную для нарушителя сторону.