Что такое знание делопроизводства и организация документооборота

Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.

Понятие делопроизводства

Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.

От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Законодательная база

На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:

• Конституция РФ;
• ФЗ РФ №125 от 22.10.2004г.;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• Приказ Минкультуры от 31.03.2015г. №526;
• Приказ Минкультуры от 25.08.2010г. №558;
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1.

Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.

Для чего необходимо

Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.

Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:

• организация документооборота, обеспечивающая контроль доведения материалов до исполнителя и сроки окончания выполнения поручений;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренней документации;
• организация архивации, позволяющая систематизировать документацию и формировать из нее дела;
• ведение номенклатуры дел;
• формирование кодировки на основе заголовка дела для систематизации и определения сроков хранения.

Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.

Основы делопроизводства

Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:

• прописывается каждый этап перемещения документации;
• перечень должностей, обладающих полномочиями на подпись официальной документации;
• образцы оформления документов, бланки, формуляры и прочее.

Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.

Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.

Организация документооборота

Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:

1. Создание проекта.
2. Процедура согласования.
3. Подписание руководством.
4. Далее проставляется дата и нумерация.
5. На следующем этапе документация регистрируется и направляется исполнителю.
6. Контроль над выполнением.
7. Затем материалы оформляются для хранения.
8. После истечения срока хранения они передаются в архив либо уничтожаются.

Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.

Виды делопроизводства

Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):

• общее;
• специальное;
• секретное.

Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.

Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.

Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.

Кадровое делопроизводство

Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.

Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.

Организация кадрового делопроизводства на видео:

Судебное делопроизводство

Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.

Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.

Организация делопроизводства

Независимо от направления деятельности компании и вида делопроизводства, существует схема его организации. Она включает в себя этапы и цели, свойственные всем типам хозяйствующих субъектов.

Входящий поток документов

Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:

• регистрация и нумерация входящей корреспонденции в день поступления в компанию;
• отправка документации в соответствии с графиком документооборота исполнителю либо подразделению, отвечающему за решение поставленной задачи;
• далее сотрудники регистрируют документацию и принимают в работу;
• получение отчета об исполнении, отправке ответа, предпринятых действиях в соответствии с требованиями документа;
• отправка входящей документации в архив.

Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.

Исходящий поток

Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.

Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:

• сотрудник формирует проект, проверяет, дорабатывает его;
• в сроки, установленные правилами документооборота, проект согласовывается в подразделениях;
• на завершающем этапе документу присваивается номер исходящего, и он отправляется адресату.

Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.

Внутренний поток

В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей компании.

Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.

Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.