Применение структуры бизнес-процесса, рекомендации по ее формированию

С течением времени бизнес-модель устаревает и становится убыточной. Поэтому владельцам бизнеса приходится постоянно анализировать структуру бизнес-процессов, что будет способствовать улучшению финансовых показателей компании.

Определение бизнес-процесса

Бизнес- процесс (БП) включает в себя комплекс мероприятий, проводимых хозяйствующим субъектом для изготовления некоторой продукции либо предоставления услуги. Анализируя деятельность каждого производственного участка, работающего для реализации одного БП, хозяйствующий субъект может определить и ликвидировать все преграды и недостатки, что улучшит показатели компании.

Для внедрения БП потребуется сформировать детализированные карты и выделить подпроцессы. Дерево БП составляет комплекс мероприятий для реализации в бизнесе, разработанный с соблюдением иерархии. В этом комплексе прослеживается взаимосвязь БП и их совокупности.

Модели БП подразделяются на следующие виды:

1. Общие, содержащие перечень мероприятий, исполняемых каждым подразделением хозяйствующего субъекта, целью которых является изготовление и продажа продукции.
2. Детализированные, состоящие из подробного описания и разъяснения каждой схемы БП.

Группы БП

Существуют следующие группы БП, описанные в таблице 1.

Отдельно выделяемый бизнес-процесс развития реализуется на стадии открытия компании 1 раз. БП развития реализуются в целях увеличения прибыли на протяжении продолжительного временного промежутка. Также направлением данной группы является развитие производственной деятельности хозсубъекта в будущем периоде. При этом работа компании, осуществляемая в данный период времени, не учитывается.

О понятиях и функциях на видео:

Систематизация БП может осуществляться по другим признакам. Она проводится в соответствии с направлениями работы и особенностями компании.

Для примера можно рассмотреть БП в производственно-торговой деятельности. Целями реализации основных БП выступают:

• совершенствование маркетинга
• создание проектов по производству и реализации продукции (услуги)
• изготовление конечной продукции
• разработка и реализация работ по сбыту, доставке, снабжению
• координация процессов обслуживания и продаж

БП поддерживающего характера содержат в себе следующие мероприятия:

• финансовая регуляция
• координация работы наемного персонала и подразделений компании
• разработка и реализация мероприятий по защите окружающей среды
• координация связей хозсубъекта
• создание проектов и реализация БП
• координация инфраструктурного направления

БП управления для этой сферы деятельности состоят из работ:

• по сбору сведений
• по планированию и координации производственной деятельности
• по анализу и контролю процессов управления

БП развития состоят из мероприятий по улучшению работы компании.

Описание БП

С помощью структуры бизнес-процесса руководитель определит значимость каждого работника и при необходимости внесет корректировки в производственную деятельность. На основе описания БП могут внедриться следующие изменения:

• совершенствование информационного обеспечения
• корректировки в управлении рисками
• проведение сертификации и прочее

Описание позволит руководителю детально разобраться в тонкостях работы подразделений, выявить излишки финансирования и прочее. Но у сотрудников отсутствует заинтересованность в полном раскрытии информации, процедура описания может быть затруднена.

Модели БП формируются с использованием схем, в табличном варианте, а также комбинаций текстовой и графической частей и прочее. Независимо от выбора способа формирования БП описание проводится по правилу «действие-функция». Ответственным за реализацию БП назначается конкретное уполномоченное лицо либо подразделение. В зависимости от области реализации модели выбирается детализация и наполненность описания.

При формировании модели используются понятия «входа» и «выхода». «Входом» выступают деньги и другие материальные ценности, а также информация. «Выходом» является конечный продукт (товары, услуги).

Целью реализации модели исполнителем должен являться «выход». При этом используемые для достижения цели мероприятия могут взаимодействовать на основе принципов взаимосвязей. В этом случае должна прослеживаться согласованность «входа» и конечного результата. Согласованность «входа» и «выхода» обуславливается мероприятиями, реализуемыми для достижения конечных целей при переходе с одного этапа на другой.

Правильное моделирование на видео:

Технологический процесс и бизнес-процесс

Различия в этих 2-х понятиях заключаются в следующем: результатом воплощения технологических процессов является продукт с конкретными характеристиками. В то время как предназначение реализации БП состоит в совершенствовании процессов производства, увеличении объемов выручки в долгосрочной перспективе.

По отношению к нарушениям во время реализации мероприятий выявляется следующее отличие: изготовление забракованной продукции в технологическом процессе возможно при нарушении методик его воплощения. Последствия реализации бизнес-процессов могут отличаться от запланированных в связи с применением определенных способов, установленных БП, осуществляемых без отклонения от плана.

В качестве примера описания технологического процесса можно рассмотреть следующий вариант:

• дана деталь № 1
• ее надо соединить с деталью № 2
• обе детали обрабатываются для соответствия характеристикам № 3
• искомая деталь – результат ТП

Мероприятия для достижения результата понятны. Условия выбора того либо иного варианта действий отсутствуют.

Модель БП может быть следующего содержания:

1. Получение установочных сведений А.
2. При соответствии параметров условиям Б реализуются мероприятия В.
3. При соответствии параметров условиям Г реализуются мероприятия Д.
4. Конечный продукт перенаправляется на «выход».

Из представленного алгоритма видно, что конечный результат воплощения БП зависит от условий.

Краткий курс советов на видео:

Зачем моделировать БП

Моделирование БП представляет собой работу по формированию модели хозсубъекта, учитывающей состояние производственной, финансовой, хозяйственной деятельности. Описанию подлежат процессы, происходящие в компании, отделы, должности сотрудников и связи между ними.

Формирование моделей относится к главным методикам инжиниринга БП, их преобразование для постоянного совершенствования процессов, целью которых является улучшение показателей работы хозяйствующего субъекта. С помощью моделирования БП можно достичь следующих результатов:

1. Анализ деятельности. С помощью графиков, схем, инструментов БП руководитель сможет разобраться в тонкостях производственной и хозяйственной деятельности юрлица и определить слабости.
2. Наглядность БП. С помощью схематических и графических изображений БП руководству проще вникнуть в суть проблемы, понять принципы производственной деятельности и разобраться в предложениях по совершенствованию бизнеса. Уполномоченному лицу потребуется объяснить руководителю необходимость использования предложенных вариантов усовершенствования бизнеса. В свою очередь руководитель сможет обнаружить недостатки в модели БП. Это поможет внести необходимые корректировки еще на этапе планирования мероприятий. Бизнесмену не придется менять методики воплощения БП в процессе их реализации.

Для наглядности можно рассмотреть фирму, в которой имеется бухгалтерская служба, кадровый отдел, складские помещения, производственный отдел и прочее. Руководит фирмой бизнесмен, который в одиночку не способен уследить и разобраться во всех тонкостях работы подразделений.

Ответственный по БП поможет руководству понять сильные и слабые места бизнеса с помощью схематических изображений БП. Детализация деятельности наемного персонала организации с помощью графиков и схем поможет выявить недостатки и разработать правильные пути для усовершенствования работы. Для детализации потребуется разобраться в деятельности работников, начиная с входящих условий и заканчивая продукцией (услугами) на выходе. Каждый этап деятельности потребуется зафиксировать.

Далее собранные материалы систематизируются в графики и схемы. Для моделирования принято применять графические изображения процессов. Для личного использования составляется удобное описание. Но для пользователей рекомендуются графики, так как они легки для восприятия и могут охватить производственный цикл и рассмотреть процесс детально.

Про оптимизацию бизнес-процессов на видео:

Как реализуется моделирование БП

Для реализации моделирования могут применяться следующие методики:

1. Описание с использованием текста позволит провести детализацию работы и ее нюансов. Правила для такой методики описания не разрабатываются. Может использоваться любая отчетность. Среди минусов этой методики реализации выделяются: текстовая информация воспринимается поэтапно; большой объем текста труден для восприятия; сложности с анализом деятельности хозяйствующего субъекта.
2. Применение таблиц рекомендуется при необходимости описания последовательного моделирования. Подходит для использования в виде базы данных при последующем переходе к графической части.
3. Графические схемы. С помощью блок-схем эксперт регламентирует мероприятия БП: обозначает ответственного исполнителя, этапы воплощения процессов, их взаимосвязь, необходимые для этого официальные бумаги.

Методика описания процесса в виде потока объектов удобна для моделирования определенных задач. Также используется для описания участков организации, деятельность которых проводится с применением принципов «входа и выхода», позволяющих проследить взаимосвязи в процессе реализации мероприятий. В качестве входа и выхода используются официальные бумаги, информация, поставки комплектующих и прочее.

Технологии, используемые для описания

Описание БП проводится с использованием следующих технологий:

1. Чаще всего применяется программный продукт IDEF. С помощью Integration Definition For Function Modeling пользователь сможет провести моделирование функционала. Для поддержки рекомендуется использовать MS VISIO, BPWIN и другие продукты. Функционал данных сервисов позволит пользователям провести детализацию БП различных уровней, сгруппированных в одном либо нескольких блоках.
2. С помощью программного продукта eEPC (extended Event-Process Chain) пользователи смогут зафиксировать ситуацию в компании, последовательно обозначить в описании БП необходимые операции, задействованный персонал и требующиеся ресурсы.
3. Для моделирования БП применяется общедоступный язык моделирования UML. Он систематизирует информацию и используется для распознавания компьютерными программами. Программное обеспечение разрабатывается крупнейшими компаниями по развитию информационных технологий, такими как IBM.
4. Пользователи системы автоматизации SAPR/3 для описания БП могут воспользоваться инструментом ARIS, входящим в ее состав.

Анализ БП

Для анализа БП от заинтересованных лиц потребуется систематизация и детальное изучение собранных материалов о производственной деятельности хозяйствующего субъекта.

Выделяются методики анализа БП, объединяемые в 2 группы:

1. Количественный анализ БП.
2. SWOT-анализ БП (качественный).

Количественный анализ заключается в проведении опроса заинтересованных лиц. К ним можно отнести наемный персонал фирмы и тех руководителей отделов, деятельность которых вызывает большее количество вопросов и проблем. Данная методика анализа также называется ВПБ-анализом.

Главный принцип качественного анализа – это фиксация деятельности и показателей сильных подразделений и сотрудников либо тех, кто пока преуспевает в производстве, но может потерять позиции.

В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда руководитель компании подобрал для работы исполнительных сотрудников. Продукция фирмы пользуется спросом у потребителей, что способствует понижению издержек и выполнению заказов в установленные сроки. Общая картина указывает на то, что фирма процветает. Но детальный анализ может показать обратное. Потребители продукции (услуг) высказывают недовольства скоростью доставки (предоставления), некоторые функции повторяются. Такие недостатки могут привести к ухудшению качественных характеристик и уменьшению количества потребителей.

Для проведения анализа надо опросить некоторых сотрудников и руководителей подразделений, причастных к производственным процессам. Результаты опроса потребуется занести в таблицу и определить одинаковые ответы. Такая методика анализа используется при низких показателях эффективности труда.

Алгоритм действий при моделировании

От эксперта потребуются следующие действия для описания БП:

1. Определить цели для описания, подобрать модели и подготовиться к моделированию. Потребуется учесть все производственные и хозяйственные процессы.
2. Описаны должны быть все процессы, взаимосвязанные с БП на «входе» и «выходе» и применяемые производственные средства.
3. Моделирование функций каждого отдела и сотрудника, задействованного в реализации БП.
4. Моделирование направлений и составляющих БП. Они зависят от целей реализации БП. При необходимости перераспределения финансов описанию подвергаются потоки денежных средств и процессы с их использованием. Если надо усовершенствовать информационную деятельность, то при формировании модели БП учитывается документация и информационные потоки.
5. Выбор методики построения модели в зависимости от удобства восприятия и цели воплощения БП.
6. Определить порядок реализации этапов БП в рамках хозяйствующего субъекта. Установить поочередность выполнения функций, параметров для их исполнения и показателей, подтверждающих использование выбранной последовательности.

Правильный выбор методики управления поможет уменьшить временные, финансовые и другие затраты на проведение преобразований в рамках хозяйствующего субъекта.

Как построить схему БП

Схематическое изображение БП необходимо для скорейшего восприятия составляющих и способов реализации процессов. Для моделирования схемы требуется разобраться в целях реализации модели БП и методики их создания.

1 – задайте границы

Начало и завершение БП сопровождается некоторыми явлениями. Поэтому изначально рекомендуется определить их, задавая при этом рамки моделирования.

2 – нарисуйте основные блоки процесса

Далее блоки (операции, подпроцессы) располагаются в порядке их воплощения в рамках субъекта хозяйственной деятельности. Не стоит перегружать блоки излишними материалами. Информация должна быть понятна и доступна различным пользователям.

3 – добавьте развилки и события

На данном этапе проводится некоторая детализация процессов, внедряемых в рамках хозяйствующего субъекта. К главным блокам добавляются основные и второстепенные события. Следует зафиксировать процессы для воплощения.

4 – обозначьте роли участников

В составе БП могут не обозначаться конкретные должности и ФИО наемного персонала. Для обозначения обязательств эксперт использует слово «роль». В соответствии с условиями БП одна роль исполняется несколькими лицами. Также на 1 работника может возлагаться несколько ролей. Если есть необходимость, то на данном этапе добавляются процессы.

5 – разместите документы

При составлении схемы модели БП в качестве документации используются любые свидетельства:

• доклады
• СМС-сообщения
• электронные письма
• презентации и прочее

Используются материалы информационного характера на разных носителях. Официальная заверка документации подписями и печатями не потребуется.

Если есть потребность в добавлении вспомогательной информации, сведений о переходной продукции (полуфабрикатов, заготовок) из одного блока в другой, то отображаются они на данном этапе.

6 – добавьте используемые программы и базы данных

Для полного раскрытия информации следует отобразить программные продукты, используемые для формирования модели БП.

7 – расположите инструменты/материалы

Если реализация модели БП потребует применения разных инструментов (материалов), то необходимо будет их отображение. Параметры фиксируются на схематическом изображении модели. Для подробного описания используются комментарии и разделы, предусмотренные схемой.

Для легкого восприятия рекомендуется оформление схемы с использованием материалов и инструментов. На схеме потребуется обозначить перечень материалов, их количество и способ применения. Комплекс мероприятий для реализации модели БП не указывается.

8 – определите показатели эффективности

На этом этапе разработчику модели БП следует определить и обозначить на схеме показатели эффективности. Их достижение будет свидетельствовать о внедрении модели БП.

9 – свяжите схему с другими процессами

Совокупность БП является составной частью большой системы. На схеме должна прослеживаться взаимосвязь всех процессов, входящих в состав модели. С помощью взаимосвязей прослеживается обмен между процессами. Исполнителю потребуется отобразить на схеме связь текущего процесса с другими процессами и объекты, обмен которыми необходим для достижения конечного результата.

10 – проверьте полученную модель

На завершающем этапе рекомендуется проверить схему. Для этого контролируется наличие следующих признаков:

• явления, начинающие и завершающие БП
• взаимосвязь главного и второстепенных процессов и объекты обмена между ними
• перечень необходимых мероприятий и последовательность их реализации
• наличие лиц, уполномоченных за этапы реализации БП в рамках хозяйствующего субъекта
• перечень документации, необходимый для реализации мероприятий по БП и появляющийся на его этапах
• операции, для которых необходима документация
• перечень материалов, программных продуктов, инструментария, необходимого для реализации мероприятий по БП с указанием этих процедур
• значения показателей эффективности и место их фиксации

При изучении схемы моделирования БП не должно возникать трудностей. Ее должны понимать заинтересованные лица и сторонние граждане.

Какими качествами должна обладать готовая схема

Правильно оформленная схема, отвечающая вышеприведенным рекомендациям, будет проста по строению, пониманию процессов и предоставит пользователям необходимый объем информации. Схематическое изображение БП должно давать представление о методике ее воплощения у хозяйствующего субъекта.

Руководство хозяйствующего субъекта увеличит прибыльность и достигнет целей при условии своевременной реализации необходимых БП. Для заинтересованных лиц схема является планом действий, реализация которого поможет добиться успехов в бизнесе. Бизнесмены должны уделять внимание моделированию БП еще на этапе создания юрлица.

Результат построения схемы

В результате изучения схемы БП пользователь должен получить следующую информацию:

• явления, на которых стартует и завершается БП
• сведения о взаимосвязях главного и второстепенных процессов
• перечень мероприятий, подлежащих выполнению и их последовательность
• необходимые для достижения конечного результата материалы, инструментарий, программные продукты
• значение показателей эффективности, достижение которых поможет добиться успехов в бизнесе

Если наглядные материалы будут понятны пользователю, то правильное выполнение рекомендаций поможет достичь желаемого результата.

Распространенные мифы и заблуждения

Многие пытаются самостоятельно создать схему модели БП с помощью диаграмм и графиков без детального изучения деятельности хозяйствующего субъекта. Такое поведение ошибочно.

Рекомендуется воспользоваться уже разработанными методиками составления схемы. В ней имеются необходимые показатели и мероприятия. С помощью разработанных систем пользователь сможет соблюсти необходимую методологию и не выйти за рамки ограничений. Этого не позволит функционал используемой технологии.

Некоторые руководители путаются в понятиях бизнес-процессов и бизнес-процессов IT-систем. В составе IT-систем встречаются бизнес-процессы. Но сопоставлять их с БП, используемыми для совершенствования работы хозяйствующего субъекта, не стоит. В составе IT-систем бизнес-процессы представляют собой вид отчетности либо группу функций.

Конечным результатом реализации БП может быть только прибыль. Большинство БП на такой результат и нацелено. Но если реализация схемы БП осуществляется для совершенствования процедуры доставки и отгрузки продукции, то однозначно сказать, что это будет способствовать увеличению прибыли нельзя. Целью воплощения схемы БП в компании является достижение результативности при неизменных затратах.

Следовательно, при составлении схемы БП рекомендуется использовать унифицированные системы. Грамотное оформление поможет пользователю без затруднений понять тонкости воплощения процессов в жизнь в рамках фирмы и разобраться в слабых ее местах.