Бизнес-предложения о сотрудничестве – как правильно написать

Для полноценного функционирования любого предприятия или организации необходима коммуникация с потенциальными партнерами, поставщиками, клиентами. В качестве инструмента для создания этой коммуникации используются бизнес-предложения о сотрудничестве.

Общие сведения

Коммерческое предложение – активный маркетинговый инструмент, направленный на получение прямого отклика от адресатов. Запросы сотрудничества нужны для того, чтобы заинтересовать представителей другой компании или отдельных лиц в партнерстве. Бизнес-предложения также могут выполнять рекламную функцию. Но в этом случае речь идет о налаживании контакта с клиентами, а не партнерами.

Основные задачи упомянутых предложений:

• предоставление информации о сфере деятельности предприятия;
• описание преимуществ и выгоды взаимного партнерства;
• информирование о возможных нововведениях при успешном сотрудничестве;
• призыв к последующей коммуникации.

Бизнес-предложения также иногда называют офертой. Однако такое определение не является корректным. Оферта является юридическим термином и определяет предложение о сотрудничестве как четко структурированный договор с перечисленными условиями. Оферта не является маркетинговым инструментом и рассматривается только как юридически значимый процесс.

В зависимости от содержания и категории адресатов, запросы сотрудничества классифицируются на холодные и горячие. Несмотря на ряд сходств, эти два вида имеют принципиальные различия, что необходимо учитывать при разработке текста документа.

Холодные предложения

Холодными называются запросы, которые впервые отправляются новым адресатам. Получатель сообщения ничего не знает об отправителе либо имеет минимальную информацию. Поэтому задача холодного предложения заключается в том, чтобы заинтересовать адресата и сжато предоставить исчерпывающие сведения.

В большинстве случаев холодные письма расцениваются получателями как навязчивая реклама или спам. Из-за этого даже потенциально выгодные предложения остаются без внимания. Поэтому на эффективность коммерческой рассылки влияет то, насколько грамотно отобран список получателей. В него должны быть включены адресаты, потенциально заинтересованные в том, о чем идет речь в сообщении.

Важно! Объем холодного письма, как правило, не превышает 2 страницы. Получатель изначально не настроен на большой объем печатного текста и тем более откажется от прочтения, если объем значительно превышен.

Горячие предложения

Направляются адресатам, которые до этого получали одно либо несколько холодных писем. Целевая аудитория для горячих предложений включает получателей, которые ранее были информированы о возможности сотрудничества или уже находились в партнерских взаимоотношениях с отправителем.

Содержание горячих рассылок разрабатывается таким образом, чтобы укрепить у адресата положительное впечатление и принять запрос. Частота отклика на горячие рассылки выше, чем на холодные. Поэтому вероятность создания взаимовыгодной коммуникации значительно возрастает.

Этапы разработки предложения о сотрудничестве

Создание, отправка и последующая работа с получателем коммерческого запроса – сложный, многофакторный процесс. Он начинается задолго до непосредственного оформления письма и предусматривает выполнение нескольких предварительных этапов.

К ним относятся:

1. Определение целевой аудитории. Чтобы составить запрос сотрудничества, необходимо учитывать все особенности получателя. Если это потенциальный партнер, нужно брать во внимание специфику этого предприятия, его текущее положение на рынке предоставляемых товаров или услуг. Без четкого понимания того, кто будет получателем, составить полноценное предложение невозможно.
2. Анализ целевой аудитории. Определив, кто входит в перечень адресатов, нужно выяснить к какой категории они относятся. Содержание сообщений для холодных и горячих получателей отличается.
3. Изучение конкурентов. Данный этап необходим для того, чтобы определить позицию своего предприятия на рынке по отношению к аналогичным компаниям. Это позволит создавать более выгодные условия для потенциальных партнеров, увеличивая собственную конкурентоспособность.
4. Определение сильных сторон. В запросах сотрудничества обычно идет речь об общих преимуществах партнерства, а не о пользе конкретных товаров или услуг. Поэтому перед составлением текста для горячей или холодной рассылки нужно четко определить перечень ключевых достоинств предприятия, которые будут представлены потенциальному партнеру.

Важно! Подготовительный этап и последующая разработка предложения может длиться до нескольких недель или месяцев. Однако лучше потратить время на создание эффективного сообщения, чем рассылать бесполезные, плохо проработанные письма.

Структура и содержание

Запрос можно составлять в свободной форме. Однако существуют варианты структуры текста, чья эффективность многократно подтверждена на практике.

Таблица 1. Содержащиеся элементы документа.

Данная структура эффективна при составлении холодных и горячих предложений. Однако существует ряд отличий, связанных с содержанием и особенностями оформления.

О секретах составления расскажут на видео:

В зависимости от типа целевой аудитории, определяют размер письма. Для холодной рассылки рекомендуют составлять текст на 1-2 страницы, не более. Если же письмо направляется горячему адресату, объем может достигать 3-4 и более листов.

Важно! Если клиент заинтересован в сотрудничестве, ему могут направлять объемные письма с полным текстом предложения или экземпляром договора для ознакомления.

При разработке горячего предложения о сотрудничестве рекомендуется соблюдать принцип персонализации. Он предусматривает создание оригинального текста предложения для конкретного адресата с учетом индивидуальных особенностей. Соблюдение принципа персонализации предусматривает ввод обращения после заголовка или в сочетании с текстом оферта.

Коммерческое предложение не должно представлять собой сплошной текст о предприятии и его достижениях. Упор необходимо делать на потенциальную выгоду клиента от сотрудничества. Это обязательно нужно учитывать при составлении списка преимуществ.

При разработке предложения важно учитывать не только структуру и содержание, но и выдерживать определенный стиль. В этом помогут дизайнерские приемы, которые можно реализовать при написании в текстовом редакторе или используя функционал службы рассылки электронных писем.

Ключевые факторы дизайна предложения:

1. Читаемость. Текст должен легко восприниматься. Поэтому предложение лучше всего оформлять крупным печатным шрифтом без вычурных элементов, виньеток, засечек. Обязательно выдерживается межстрочный отступ, чтобы символы в сообщении не сливались между собой. Не стоит забывать и про отступы от левого, нижнего и верхнего края листа.
2. Структурированность. Текст не должен быть сплошным. Предложение должно состоять из небольших абзацев, лучше всего по 4-6 строк. Каждый абзац развивает одну конкретную мысль либо тезис.
3. Минимализм. Предложение о сотрудничестве является деловым документом, поэтому стиль оформления должен быть строгим. Следует отказаться от использования многоцветных графических элементов. Лучше всего, если применяется 1 или 2 шрифта и 2-3 цвета для оформления страницы.
4. Грамотная визуализация. В некоторых случаях удобнее использовать изображения, таблицы, схемы, графики, чтобы передать информацию читателю. Это поможет не только сделать предложение привлекательным, но и позволит сократить объем текстовой информации.

Важно! В предложения о сотрудничестве одинаково важно следить за качеством текста и дизайном. Даже качественный текст может оказаться неэффективным, если он отображен неподходящим шрифтом или цветом. При разработке необходимо уделять внимание мелким деталям, чтобы увеличить вероятность отклика со стороны получателя.

Образцы предложений

Самостоятельная разработка предложений может оказаться затруднительной. Помочь в создании эффективного материала для горячей или холодной рассылки могут готовые образцы и примеры оформления. Также существуют специальные сервисы, где можно создать индивидуальный макет предложения с учетом заданных параметров.

Сроки ответа

Коммерческое предложение может иметь срочный или бессрочный характер. В первом случае запрос на сотрудничество ограничен временными рамками. Он действует в указанный срок отправителем, поэтому если получатель заинтересован в предложении, ему необходимо направить ответ или связаться по указанным контактным данным. К бессрочным относятся запросы, в которых отсутствуют данные о продолжительности действия предложения сотрудничества.

Работа предприятия напрямую связана с поиском новых партнеров. Для этого используются холодные и горячие коммерческие предложения. При разработке запроса сотрудничества рекомендуется строго следовать структуре и учитывать ряд дополнительных факторов, чтобы увеличить вероятность отклика.