Шаблон коммерческого предложения в Word: как правильно преподнести услуги

Каждая компания, предоставляющая услуги в любой сфере деятельности, предлагает клиентам коммерческое предложение. Это популярный рабочий инструмент взаимодействия с нынешними и будущими партнерами, который активно используется в малом и крупном бизнесе. Коммерческое предложение — один из вариантов продающего текста, но такой инструмент создается по особым правилам, так как его целью является побуждение к действию.

Особенности коммерческого предложения

Коммерческое предложение может иметь разные формы, но его целью всегда является побуждения клиента совершить определенные действия, что в дальнейшем приведет к росту конверсий для компаний.

Но считается, что такой документ не должен быть слишком объемным, оптимально, если его длина составит 2-3 страницы. Этот параметр индивидуален, в зависимости от специфики отрасли и сложности предоставляемых услуг, длина КП (коммерческого предложения) может достигать 15-20 страниц.

Коммерческое предложение

Если вы впервые занялись составлением такого документа, потребуется шаблон коммерческого предложения в Word или другой программе. Но мы не рекомендуем пользоваться готовыми шаблонами, так как специфика бизнеса определяет состав КП. Перед началом работы следует задать себе такие вопросы:

1. Для кого составляется коммерческое предложение. Кто является целевой аудиторией вашего бизнеса? Это главный вопрос, определяющий формат подачи информации.
2. Какое действие должна совершить целевая аудитория? Например, позвонить вам, оставить свои координаты, совершить конверсию.
3. Ваше предложение нацелено на широкую аудиторию, или предназначено конкретной организации, группе людей?

Обязательные составляющие коммерческого предложения

Теперь поговорим о содержании документа, в хорошем коммерческом предложении обязательно должны присутствовать такие пункты:

1. Главная страница с краткой информацией о компании. На ней шапка с данными: адрес, полное название компании, логотип.
2. Обязательно указывайте адресата — лицо, для которого предназначено письмо.
3. Название, пояснение к названию и дата.
4. Возможности и условия оплаты.
5. Описание каждого товара или услуги на отдельной странице, обязательна также нумерация страниц.
6. Изображение или фотографии товаров с описанием функционала и их особенностей.
7. Условия и сроки доставки (если есть).
8. Печать организации.
9. ФИО и контакты руководителя, ответственного за связь с клиентами.

Все эти пункты должны быть отражены в вашем коммерческом предложении, чтобы клиент сразу мог найти необходимую информацию и определить степень доверия к компании.

Виды коммерческих предложений

Все типы КП можно разделить на 3 основных вида:

1. Персонифицированное (горячее). Это предложение, которое создается (или адаптируется из готового варианта) для конкретного получателя. Главное отличие такого документа — в нем обязательно присутствует личное обращение к получателю. Такое предложение клиент получает только после предварительного запроса или договоренности, то есть вероятность изучения КП очень велика. Нужно рассказать о преимуществах сотрудничества, ценах на услуги, выделить оффер и ответить на все возможные вопросы клиента заранее.
   
   

   Предложение по интернету

2. Неперсонифицированное (холодное предложение). Такой документ не имеет обращения к кому-то конкретному, информация обезличена и предназначена сразу для большого количества клиентов. Такое предложение рассылается как спам потенциальным клиентам, которые вовсе не были к нему готовы. Соответственно, отклик тоже может быть небольшим. Чтобы увеличить вероятность дальнейшего сотрудничества с получателем, в КП нужно прописать оффер и придумать привлекательный заголовок.
3. Стандартизированное предложение. Это «горячее» предложение, но оно выведено в отдельный документ, так как имеет жесткую структуру. Это КП составляется по четкому плану, где указываются «сухие» факты: цифры, опыт, технологии в работе и так далее. Обычно такие КП высылаются участниками тендеров и конкурсов, и заполнены они должны быть по определенному шаблону, который хочет увидеть получатель. В такой ситуации, чтобы победить в конкурсном отборе, не используя маркетинговые приемы, можно предложить небольшую скидку.

Обязательно присылайте коммерческое предложение вместе с сопроводительным письмом. В письме нужно кратко описать, что представляет собой отправленный документ, а также к нему можно прикрепить дополнительные документы. Например, прайс на услуги.

Стандартная структура предложения

Шаблон коммерческого предложения Word включает в себя:

• Заголовок, желательно использовать графическое изображение. Это может быть логотип компании, чтобы клиент мог запомнить и в будущем узнать вашу компанию. Заголовок должен привлекать внимание и вызывать желание ознакомиться с документом полностью.
  
  

  Правила составления

• Подзаголовок, который описывает товар или услугу. Он должен быть емким и кратким, но тоже должен вызывать интерес, обосновывая мысль, прописанную в заголовке.
• Короткое рекламное вступление для того, чтобы заинтересовать клиента.
• Описание самой услуги или товара. Емко и без воды нужно описать свои услуги так, чтобы их захотелось купить. Используйте цифры и факты, конкретные данные вызывают доверие.
• Преимущества сотрудничества, выгоды. Это скорее рекламная часть, нужно выгодно преподнести оффер, чтобы утвердить желание клиента сделать покупку.
• Контактные данные.

Перед составлением КП нужно ознакомиться с шаблонами, но не нужно их полностью копировать. Нужно опираться на советы и образцы, но любой документ должен иметь личные, индивидуальные черты, которые выделяют его из остальных.

Правильное коммерческое предложение должно быть конкретным, четким и емким. Информацию следует преподносить таким образом, чтобы показать все выгоды от сотрудничества и убедить клиента совершить заказ у вас. Характер предложения не может быть слишком рекламным, но самое главное — в нем не должно быть смысловых, грамматических и лексических ошибок.

Кстати, «холодное» предложение не должно быть длинным, оптимальный размер — 1 страница А4.

Процесс составления КП

Составлять коммерческое предложение нужно на фирменном бланке компании, так как он является мощным усилителем КП.

Начинаем с приветствия, оно уместно и в «горячем», и в «холодном» варианте. Затем прописываем заголовок. В неперсональном предложении это самая важная часть, так как только броский и привлекательный заголовок сможет заставить получателя прочесть письмо. Интригуйте, используйте «боли клиента», используйте имена знаменитостей, давайте гарантии, задавайте вопросы и даже пугайте — в привлечении клиентов все средства хороши.

Для персональных предложений такие ухищрения в заголовке не нужны, достаточно, чтобы этот элемент отражал содержание документа.

После конкретного описания своих услуг нужно использовать мощный оффер. Вы должны не просто предоставить перечень услуг, а показать конкретную выгоду от их использования. Скажите конкретно, чем ваши услуги или товары помогут клиенту, от каких проблем и «болей» смогут его избавить. Например, можно сказать, что вы предоставляете качественное оборудование для металлургического комбината, а можно сказать, что ваше оборудование поможет снизить трудозатраты на производство минимум на 50%. Второй вариант более привлекателен для клиента.

Не нужно стесняться использовать маркетинговые приемы, можно добавить в КП отзывы от реальных клиентов, рассказать о партнерах, которые уже оценили уровень ваших услуг, а также предоставить скидки или предложить «уникальные» выгодные условия. Кстати, при использовании последнего метода, обязательно ограничивайте время его действия. Это усиливает эффект.