Электронные системы документооборота – виды и конкретное ПО

Электронные системы документооборота в наше время активно приходят на смену неповоротливому бумажному делопроизводству, способному загубить самое перспективное и передовое начинание.

Основные понятия

Описывая эту систему, необходимо уделить внимание базовым понятиям, которые ее характеризуют. Во-первых, это делопроизводство. Под ним понимают перечень мероприятий по организации документооборота на отдельно взятой фирме или предприятии, в целом, в государстве. Также термин используют, чтобы описать конторскую практику, подразумевающую формальный перечень правил для работы с бумагами.

Во-вторых, это непосредственно сам электронный документ. Его создают с помощью компьютерной обработки информации, хранят в файле соответствующего формата. Для подтверждения его подлинности традиционно используется электронная подпись.

В-третьих, необходимо разобраться с тем, что вообще такое документооборот. К этому понятию относят систему интерпретации, формирования, приема, передачи и архивации документов с последующим контролем над их выполнением, охраной от нелегитимного доступа.

Последнее базовое определение – электронный документооборот. Это перечень автоматизированных процессов по обращению с бумагами, существующими исключительно в электронном виде. Базовый термин в воплощении в жизнь концепции безбумажного делопроизводства.

Правовое регулирование

В России эта система в последнее время активно внедряется. В связи с этим соответствующие изменения вносятся в различные нормативные и правовые акты. В частности, Гражданский кодекс позволяет использовать электронные документы, заверенные ЭЦП. С их помощью разрешается заключать сделки, любые соглашения, если к формам документов не предъявляются особые требования.

В федеральном законе «Об информации», принятом в 1995 году, содержится статья, описывающая, какой юридической силой обладает документ, созданный с помощью автоматизированных технологий.

Само понятие ЭЦП закреплено в соответствующей статье Гражданского кодекса. Доказательная сила документа, заверенного с помощью электронной подписи, дополнительно подтверждается в разъяснении федерального арбитражного суда, вынесенном в 1994 году.

Стандарты в области СЭД

Для осуществления на практике СЭД требуется широкий перечень стандартов, которые относятся к IT-технологиям и управлению документами.

В частности, это:

• функциональные условия, предъявляемые к СЭД, приобретаемого за государственный счет
• форматы, обеспечивающие оперативное взаимодействие, дающие гарантии длительного хранения информации и важных бумаг
• общегосударственный стандарт, регулирующий требования к хранению метаданных
• обеспечение продолжительной целостности документов, сохраняющих юридическую значимость и доказательность

В России ведется работа над воплощением в жизнь этих стандартов, но, как отмечают эксперты, часто недостаточно активно.

Принципы действия СЭД

К базовым принципам электронного документооборота относят:

• разовая регистрация документа, дающая возможность идентифицировать его в любой системе
• одновременное осуществление нескольких операций, за счет чего сокращается время движения и исполнения документов
• бумаги находятся в постоянном движении, что помогает определить ответственного за их исполнение на каждом из этапов
• единая база, гарантирующая исключение дублирования документов на любой из стадий
• эффективно организованная система поиска, позволяющая отыскивать нужную бумагу даже обладая о ней минимальной информацией
• отлаженная отчетность по любым атрибутам документа, дающая возможность контролировать его продвижение

Это делает электронный документооборот намного эффективнее и качественнее бумажного.

История развития

Низкая эффективность бумажного документооборота была очевидна уже давно, но СЭД начала активно развиваться только в конце XX века. С этого момента переходить на электронный документооборот начали правительства многих стран и крупные компании. В 2000 году рост системы ЭД был зафиксирован на отметке в 89%. Это был период интенсивного развития интернет-технологий на планете.

Тогда же стала очевидной основная проблема внедрения этой системы. Это нежелание консервативно настроенной части общества к коренным изменениям, инертность их мышления.

Со временем проблемы удавалось решать, в том числе за счет роста количества компьютеров в компаниях. Именно бизнес первым стал переходить на принципиально новые модели управления и документооборота.

Современная функциональность СЭД

Функциональность системы обусловлена следующими составляющими:

• безопасность
• версионность
• мгновенный поиск
• оперативное предоставление уведомлений
• наличие заданий для пользователей и маршрутизаторов
• связанность с электронной почтой
• использование современных баз данных и информационных хранилищ
• исчерпывающее распознавание информации за счет сканирования
• информационная поддержка

Все функции системы направлены на совершенствование и развитие организационных процессов любых субъектов, участвующих в работе в цифровом формате.

Классификация СЭД

Проводится по нескольким основаниям. Это функциональные возможности, место разработки, управление контентом, общая функциональность компонентов.

Обычно, СЭД классифицируется по месту разработки. Выделяются отечественные и иностранные системы. В основе следующие параметры:

1. Иностранные компании раньше российских начали внедрять ЭД. Сейчас у них качественное ПО, в котором предусмотрены многие вероятные ошибки. Российские системы до сих пор остаются несовершенными во многих моментах, так как создавались в короткие сроки.
2. При этом преимущество отечественного ПО заключается в учете местной специфики. Например, отдельных граф для отчества, параметров для точного почтового адреса. В результате место разработки системы связано с ее потребительскими свойствами.
3. Существуют системы, построенные на основе платформ Lotus и Domino. Их рассматривают как отдельную категорию. При их создании на основе иностранных механизмов использовались российские подходы к организации рабочего процесса. Считается, что это самая удачная разновидность.

Основные функциональные преимущества СЭД всегда подчеркиваются ее производителем. В результате системы делят на:

• формирующие электронные документы
• регистрационные
• автоматизирующие взаимодействие с архивными данными
• управляющие архивами
• добывающие сведения из архивных и прочих источников
• управляющие обработкой документов
• контролирующие работу устройств для хранения данных

Классы в данном контексте выделяются по разным признакам, часто пересекаются между собой. Одна система может иметь несколько конкурентных преимуществ.

Анализируя возможности управления контентом, системы делят на те, что предназначены для:

• управления бумагами и гарантии взаимосвязи между бизнес-процессами
• обработки документации
• контроля над архивными и актуальными записями
• поиска и анализа материалов
• управления контентом в интернете
• автоматизации бизнес-процессов
• формирования коллективного сотрудничества
• появления информационной составляющей на базе конкретной организации

У такой классификации высокая информативность, но также неизбежны пересечения.

Также системы классифицируют по общему функционалу и компонентам. Всего выделяют 17 категорий, внутри которых почти 90 видов. К основным категориям относят СЭД, отвечающие за:

• ввод данных
• распознавание
• регистрацию
• поиск
• индексацию
• лингвистический анализ
• обработку материалов
• прием и последующую передачу файлов

Дополнительно большинство систем осуществляет репликацию, хранение документов, гарантирует их защиту от взлома.

Основные преимущества

Из основных плюсов системы ЭД следует выделить:

1. Физическая экономия места, так как количество площадей, которые отводятся под хранение документации, сокращается в разы.
2. Экономия на копировании. Затраты на печать и обслуживание офисной техники удается минимизировать.
3. Экономия на курьерских услугах. Снижение транспортных расходов, так как не приходится тратиться на курьеров, отправляя документов между подразделениями.
4. Снижение трудовых затрат при обработке документов.
5. Сокращение количества документов, признаваемых окончательно утраченными.
6. Повышение скорости доставки бумаг.
7. Максимально прозрачная каталогизация.
8. Возможность осуществлять редактирование в любой момент.
9. Быстрый поиск.

Основные минусы

Помимо плюсов у СЭД есть и недостатки. Среди них выделяют:

1. Расходы на внедрение СЭД и обучение персонала.
2. Отсутствие возможности взаимодействовать в привычном режиме с компаниями и государственными структурами, где ЭД еще не внедрен.
3. Зависимость рабочего процесса от сторонних факторов, например, технических неполадок или отключения электричества.
4. Повышенные требования к технической квалификации персонала.

Характеристика российского рынка СЭД

По итогам 2018 года рынок систем ЭД в России вырос на 12%, достигнув отметки в 52 млрд. рублей. Эксперты рассчитывают, что подобная динамика сохранится в ближайшие годы.

Отечественная отрасль прошла глобальный путь за последние 10 лет. Все начиналось с элементарной автоматизации делопроизводства в отдельных фирмах. Сейчас внедряется ECM, конкурентное на мировом рынке.

В последние годы это направление стало развиваться еще активнее на фоне тенденции к импортозамещению. Это заставило многие российские компании предлагать новые продукты и решения. Интерес к отечественным разработкам проявляют крупные заказчики, что должно гарантировать жизнеспособность отрасли.

Тенденцией отечественного рынка должно стать масштабирование инфраструктуры СЭД. Все больше коммерческих структур подключается к центральной системе управления контентом. Из-за того, что они пока не переходят на облачные решения, им требуется доработка IT-структур для подключения новых пользователей, роста нагрузки на СЭД.

Обзор современных систем

Сейчас в России используется достаточно много СЭД с разными отличительными особенностями.

О понятиях СЭД на видео:

ДЕЛО

В этой системе присутствует максимально обширный набор инструментов, необходимых для осуществления документооборота и управления делопроизводством. Среди основных функций программы:

• отслеживание поступающей корреспонденции
• автоматический перевод документов в электронный вид
• ответственное хранение
• быстрый поиск
• контроль над исполнением поручений
• формирование маршрутов, отвечающих бизнес-процессам

Компания, в зависимости от своих потребностей, может полностью перейти на электронный документооборот или компилировать его с бумажным делопроизводством.

Логика

Эта система была создана в 1996 году, изначально реализовывалась под названием БОСС-Референт. Один из официальных лидеров отечественного рынка ECM.

Логику используют органы власти разного уровня, коммерческие структуры и государственные предприятия.

Помимо автоматизации работы с документами помогает решить следующие задачи:

• эффективная работа с договорами
• повышение продуктивности при обработке заявок
• возможность коллективной работы
• качественный контроль над исполнением поручений

Считается основой для формирования комплексной информационной системы.

ЕВФРАТ

Разработка российской компании Cognitive Technologies. Позволяет комплексно автоматизировать делопроизводственные процессы, формировать электронные архивы, организовывать корпоративный документооборот.

Работа базируется на 11 модулях. Среди них настройка ЭЦП, доступ администратора и пользователя, автообработка событий и документов, много другое.

1С: Архив

Позволяет работать с документами любых типов, сопровождая каждый специальной регистрационной и учетной карточкой. Это помогает наладить качественный рабочий процесс.

При разработке учитываются традиции отечественного делопроизводства, рекомендованные инструкции и национальные стандарты качества.

DIRECTUM

ECM-система, позволяющая управлять не только производственными процессами и документооборотом, но и web-контентом. Есть функции ввода и преобразования бумаг, управление при совместной работе, гарантируется целостность и долговременное хранение.

Базовая версия рассчитана на использование в компаниях с численностью сотрудников до 200 человек. Имеется облачное решение.

OPTIMA-WorkFlow

Комплексная платформа для автоматизации организационных процессов управления документами. Среди ее преимуществ выделяют:

• открытую архитектуру
• функциональность и гибкость
• типовые решения
• формирование территориально-распределительных систем
• потоковое сканирование

Предназначена для автоматизации бизнес-процессов и документооборота в компаниях любого масштаба, работающих в самых разных отраслях.

EMC Documentum

Развитая платформа для управления неструктурированной информацией. Это могут быть не только документы, но и содержание сайтов, медиаданные.

Управление документооборотом осуществляется на протяжении всего времени существования бумаги. Дополнительно проводится комплексная организация бизнес процессов.

LanDocs

Разработка компании ЛАНИТ, позволяющая наладить взаимодействие с электронными документами, любыми операциями с ними.

Для этого используется программная платформа, основанная на корпоративной системе управления контентом. Функциональность сочетается с максимальной открытостью, что приводит к появлению системы с работающей нормативной базой.

CompanyMedia

Считается новаторской системой, отслеживающей главные тренды в этой отрасли. Отличается персонализацией, импортонезависимостью, многофункциональностью web-интерфейсов, удобными приложениями для Android и iOS.

Система обеспечивает горизонтальное взаимодействие при обмене информацией.

Lotus Domino.Doc

Обеспечивает большое количество функций для управления документами. Система прошла неоднократную проверку на устойчивость и безопасность.

Пользователей привлекает простотой при установке, расширяемостью и максимальной открытостью.

Как выбрать СЭД

При выборе системы важно понимать, на что необходимо обратить внимание, какие факторы могут оказать решающее значение.

О выборе программы на видео:

Изучаем списки функциональных возможностей

Здесь необходимо разобраться в деталях, понять, имеет ли система функции, важные для конкретной компании.

Исследование рекомендуется начать с изучения разделов «Решаемые задачи», «Описание решения», «Возможности». В каждом описании следует обращать внимание на то, насколько детально расписан отдельный процесс. Если приведены общие формулировки или сделан акцент на технологиях и архитектуре, СЭД может не отвечать запросам.

Ищем релевантные примеры использования

Отыскав нужные функции, необходимо понять, как они реализованы. Потребуется окунуться в специальный раздел с конкретным модулем, проанализировать дополнительные материалы. Часто помогают презентации, наглядно демонстрирующие, как решается та или иная проблема.

Рассматриваем скриншоты

Качественный скриншот часто становится лучшей характеристикой системы. К тому же он является доказательством, что все заявленные функции действительно реализуются.

Смотрим видеоролики

На этом этапе нужно анализировать только системы, прошедшие предварительный отбор. Видеоролик позволяет получить наглядную иллюстрацию того, как работает СЭД.

При просмотре полезно поставить себя на место пользователя, оценивая свои впечатления и пожелания.

Демо-версия

Это финальная стадия выбора. Систему необходимо испытать в условиях реальной работы. Все программы предоставляют бесплатный пробный период, а вот демо-версию значительно реже.

Дело в том, что при работе с демо сразу становятся видны все недостатки. Те, кто готов это делать, сразу получают несколько бонусных очков.

Сколько стоит СЭД

Последний фактор, которому следует уделить внимание, это стоимость. Важно, чтобы сразу было понятно, как формируется цена.

Важно сразу оценить, во сколько обойдется внедрение, приобретение лицензии, другие услуги.

Внедрение системы

Под этим определением понимают процесс применения участниками документооборота функций системы в ежедневном режиме при работе с ЭД.

Важно сразу сместить акцент на использование электронных документов, что станет залогом формирования единой информационной среды. Как правило, не обойтись без обучения пользователей, чтобы они привыкли работать в программе, освоили ее.

Правила внедрения на видео:

Эффект от внедрения

Результатом внедрения становится формирование действенных средств управления и контроля над всеми производственными процессами, происходящими в компании.

Самое важное последствие – создание единого информационного хранилища, в котором концентрируются все документы. Это приводит к накоплению корпоративных знаний.

Отказ от бумажного документооборота происходит на фоне внедрения современных технологий, например, удаленного согласования договоров.

Проблемы и риски внедрения

Следует учитывать, что устанавливать необходимо весь комплекс ПО целиком, что требует достаточно больших затрат. Конечная стоимость складывается из цены системы ЭД и базовой платформы, на которой она работает.

Проблемы и риски схожи с внедрением других информационных систем. Все это может привести к следующим отрицательным моментам:

• высокий бюджет
• нарушение сроков
• изначально достичь поставленных целей не удается
• вероятным остается полный срыв процедуры внедрения

Существуют специфические риски, связанные с тем, что за короткий срок не удается перевести на новый принцип работы всех сотрудников. Дополнительные особенности внедрения СЭД обусловлены:

• консервативностью работников, которые не желают ничего менять
• недостаточной компьютерной грамотностью
• отсутствием техрегламентов
• нехваткой необходимого оборудования

Чтобы решить эти проблемы, руководство должно демонстрировать переход на новый принцип работы на личном примере, формулировать четкие директивы. Внедрение должно происходить поэтапно.

Достоверность и законность

Для определения достоверности ЭД используется электронная цифровая подпись. Это способ обезопасить важную бумагу от подделки. Она позволяет точно идентифицировать владельца подписи.

Механизм следующий. Формируется удостоверяющий центр, который генерирует сертификаты ключей с помощью специализированного ПО. Ключом становится уникальная последовательность символов. Она состоит из закрытой части, известной только владельцу. С ее помощью он и может подписать любой ЭД. Открытый ключ доступен любому пользователю. Он помогает определить, кто подписал документ.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным

Это возможно. Практически ни одна организация не обходится без переходного периода, а некоторые так и продолжают пользоваться двумя системами параллельно. Ведь не все партнеры и госструктуры используют ЭДО, к тому же на самом предприятии может оставаться много важных архивных бумаг.

Принципиальным отличием между бумажным и электронным документом становится их хранение. Если ЭД сразу попадает в систему, то бумажный следует отсканировать, а затем загрузить для дальнейшей работы.

В результате внутри компании весь документооборот все равно должен вестись в электронном виде.

Чем СЭД отличается от ECM

ECM – международное понятие, обозначающее способы управления цифровым контентом. Эта система применяется для управления, сбора, хранения и последующего предоставления информации.

В отличие от СЭД, которая отвечает преимущественно за управление ЭД, ECM обладает более разнообразными настройками маршрутов движения бумаг и регулировки бизнес-процессов. К тому же ECM выполняет функцию защищенного электронного хранилища, в котором все находится в структурированном виде, решает большее количество принципиальных задач.

Ответственность за нарушения

При нарушениях хранения электронных документов предусмотрена административная ответственность.

В зависимости от особенностей и тяжести проступка должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 30 000 рублей, а юридические лица – от 30 000 до 300 000 рублей.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Для легальности перехода издается приказ, в котором отмечается:

• дата запуска работы системы
• вступление в силу сопутствующих инструкций и регламентов
• перечень лиц, отвечающих за обучение и подготовку работников
• сроки инструктажей
• иные особенности

После его издания с приказом знакомятся все сотрудники.

Как обеспечить защиту персональных данных

Эта проблема напрямую связана с защищенностью СЭД. ПО обязательно должно быть сертифицировано.

Эта обязанность ложится на разработчика, которому следует обратиться в ФСТЭК.

Регламентирование получения и использования ЭП

Эти параметры регулируются федеральным законом «Об электронной подписи», принятым в 2011 году. Для получения ЭЦП юридическими лицами требуется:

• паспорт
• личное присутствие
• учредительные документы предприятия
• подтверждение внесения в ЕГРЮЛ
• свидетельство о постановке на учет в ФНС

Ключ и сертификат записываются на флешку.

Разграничение кадровых документов

Эти документы делятся на те, что изначально создаются на бумаге или формируются в электронном виде. При переходе на ЭД существует дополнительная сложность, связанная с тем, что многие кадровые документы должны быть оформлены только в бумажном виде и заверены личными подписями заинтересованных сторон.

С некоторыми бумагами сотрудники обязаны ознакомиться под расписку. Поэтому вводится данное разграничение.

Организация резервного копирования и хранения

Эта работа позволяет нивелировать вероятные негативные последствия при возникновении форс-мажорных обстоятельств, чтобы важный документ не был безвозвратно утерян.

Внедрение электронной системы документооборота сейчас активно ведется на территории всей страны. В России эта отрасль активно развивается, все больше госструктур и предприятий переходят на СЭД. Это существенно повышает продуктивность и эффективность работы.