Состав и формы бухотчетности, принципы заполнения и правила подачи

Бухгалтерская отчетность – набор документов, в которых строгим финансовым языком описано положение предприятия на определенный момент и итоги его работы за минувший период. Формы бухотчетности, как того требует закон, предназначены для подачи налоговым службам государства, и, кроме того – для сведения контрагентов.

Понятие бухгалтерской отчетности

Всякое предприятие в процессе своей производственной деятельности учитывает (т. е. записывает по определенной системе) все текущие операции. Сводная часть бухучета – и есть «бухгалтерская отчетность».

Отчетность используют в своей работе:

• налоговики – чтобы получить общее представление о работе предприятия и провести первичную проверку верности исчисления налогов и сборов
• коммерческие контрагенты – для принятия взвешенных решений о сотрудничестве с предприятием, проверки его платежеспособности и перспективности сотрудничества
• руководству самой организации – для планирования будущей деятельности с учетом достигнутых за истекший период результатов и понимания тенденций развития предприятия

Конкретные формы, периодичность и состав документов отчетности предписаны ФЗ «О бухучете» и подзаконными актами:

• № 5 – предприятиям, находящимся на УСНО
• № 1-2 – предприятиям, использующим ОСН

Отчетность составляется периодически и предоставляется юридическим лицом:

• в статистические органы, действующие там, где зарегистрировано предприятие (Росстат)
• в ИФНС, где стоит на учете компания

Отчетность юрлица – открытая для контрагентов информация. Она публикуется в сети Интернет органами Росстата. На ее основе органами статистики готовятся сводные отчеты, отражающие положение дел в отдельно взятом регионе или отрасли экономики, а также состояние экономики страны в целом.

Классификация форм на видео:

Состав отчетности

В передаваемый госорганам пакет бухотчетности всегда входят две формы:

• баланс
• отчет о финрезультатах

Предприятия, которые используют УСНО, а также малые предприятия, обязаны подавать только эти формы. Более крупные компании должны составлять еще три формы, которые представляют собой дополнение к двум первым. Они именуются:

• отчетом о движении капитала
• отчетом о движении денежных средств
• приложением к балансу

Существует еще один документ, стоящий в том же ряду – о целевом использовании средств. Он составляется только некоммерческими организациями (например, товариществами собственников жилья, творческими союзами и другими объединениями, источником существования которых являются взносы участников). Коммерческие компании такой отчет сдавать не должны.

Дополнительные виды отчетности готовят и представляют также:

• банки и прочие кредитные учреждения
• финансовые учреждения, не занимающиеся кредитной деятельностью (например, инвестфонды)
• негосударственные фонды пенсионного обеспечения
• страховые компании

Необходимость в предоставлении этими организациями дополнительных видов отчетности обусловлена тем, что в их деятельности решающую роль играет достаточность размера собственного капитала. Все они обременены большими и социально значимыми обязательствами, и неплатежеспособность (банкротство) такой компании негативно сказывается на большом количестве ее клиентов и вкладчиков.

Периодичность составления

Обычно документация сводится на основании данных первичного бухучета организации ежеквартально. До 2018 г. таково было требование закона, хотя итоги промежуточных результатов деятельности в налоговые органы не подавались.

Сейчас бухгалтер может обойтись ежегодной отчетностью. Требование сведения и раскрытия промежуточных балансов долгое время сохранялось для акционерных обществ и страховых компаний (ежеквартальная отчетность). Сейчас это требование тоже отменено. Крупные компании могут практиковать сведение документации ежемесячно нарастающим итогом (за один месяц, за квартал и т. д.), но закон делать это не обязывает.

Итак, периодическая и регулярная бухотчетность составляется один раз за год.

Непериодические отчетные документы, по требованию закона, должны составляться и подаваться в налоговую инспекцию при прекращении деятельности юрлица. В этой ситуации отчеты сдаются дважды: как промежуточный и итоговый ликвидационный баланс, по форме ничем не отличающийся от обычного.

Внесение исправлений

В любой документ могут вкрасться те или иные ошибки. Ошибки в бухучете – проблема довольно распространенная. Если они выявлены своевременно, то исправление их особых проблем не составляет.

Поскольку записи в бухгалтерских документах стирать и поправлять нельзя, для исправления используется метод сторно.

Сторнирующая запись – это запись, аннулирующая неправильную проводку, в размере, аналогичном неправильной проводке, но со знаком «минус». Только после сторнирования можно сделать правильную проводку, отразив ошибочно записанную ранее операцию в ее истинном размере.

Исправления в учете производятся:

• в записях счета – если ошибка не повлияла на общие финансовые итоги деятельности предприятия
• в записях счета, по которому была допущена ошибка, и в корреспонденции со счетом, отражающем финансовые результаты предприятия (счет 84) – если ошибка повлияла на общий финрезультат периода

Исправления датируются тем днем, когда были выявлены и исправлены, если ошибка обнаружена до конца отчетного года. Если же ошибку нашли уже в следующем году, но до момента сведения и сдачи годовой отчетности исправление датируют последним рабочим днем года, за который сводится отчетность.

Но может сложиться ситуация, когда годовая отчетность уже сведена и подписана – и уже после этого обнаружилась ошибка. Тогда действовать следует так:

1. Если ошибка сделана в последнем отчетном году – внести исправления в бухучет под 31 декабря того года, по которому готовится отчетность. Затем нужно составить на основании исправленного учета новый вариант и подать верный отчет в госорганы и учредителям или акционерам компании, если срок подачи еще не вышел. Следует также описать причины пересмотра в пояснительной записке, составленной в обычном порядке (если юрлицо находится на ОСН и должно составлять записку в любом случае) или специально из-за ошибки (для организаций на УСНО).
2. Если ошибка относится к одному из более ранних годов или к последнему, но выявлена уже после истечения срока подачи отчетов в госорганы – записи об исправлениях вносятся или текущей датой (и пойдут уже в отчетность следующих периодов), или путем пересчета цифр прошедших лет. В этом случае возникнет расхождение между документацией текущего и предшествующего года или нескольких лет. Причины расхождения нужно будет описать в пояснительной записке.

Правила правки ошибок в бухучете досконально прописаны в ПБУ 22/2010.

Сроки представления

Бухотчетность за год высылается в ИФНС и Росстат до 31 марта того года, который наступил за отчетным (т. е. в течение 1-го квартала года). Если последний день марта оказался выходным – допустима сдача в ближайший трудовой день, следующий за ним.

Для юридических лиц, от которых требуется предоставление госорганам ежеквартального варианта (например, страховых компаний), срок подачи составляет 1 месяц со дня завершения отчетного квартала.

С будущего года, при сохранении ранее установленных сроков сдачи, документы будут подаваться только в налоговую и только в электронном формате (для малого бизнеса, в порядке исключения, пока оставлена и возможность подачи в бумажном виде).

Ответственность за нарушение законодательства в отчетах

Нарушения и пропуск сроков или неправильный состав документов наказываются в административном порядке, согласно КоАП РФ.

Взыскание накладывается на виновное должностное лицо – бухгалтера или главного бухгалтера. В мелких организациях, где директор исполняет по совместительству обязанности главбуха – на директора. Вместе с тем, поскольку закон «О бухучете» возлагает ответственность непосредственно на руководителя организации – в ряде случаев ответственным может быть признан директор. В частности, директор отвечает за своевременное назначение главбуха в случае увольнения ранее занимавшего эту должность сотрудника, а также за сохранение отчетности в архиве предприятия – в течение не менее 5 лет.

Административная ответственность налагается только за грубые нарушения. Она влечет штраф в размере 2 000-3 000 руб.

Грубыми нарушениями КоАП РФ считает:

• занижение суммы налогов/сборов при бухгалтерском начислении на 10% и больше
• искажение размера любой статьи отчетности на 10% и больше

Если рассматривать вопрос шире, то нарушения законодательства при составлении и подаче отчетов являются одним из главных признаков широкого спектра экономических преступлений, которые могут повлечь за собой уголовную ответственность. Таким преступлениям посвящены ст. 199-ые УК РФ. Они представляют собой:

• уклонение от уплаты налогов/сборов (с юрлица)
• неисполнение обязанностей налогового агента (под эту статью подходят все случаи выплаты «серой» зарплаты)
• сокрытие денег и имущества (обычно – в ситуации банкротства или исполнительного производства)

Эти преступления наказываются:

• штрафами до 300 000 руб.
• лишением свободы до 3 лет, а в особо крупном размере – до 6 лет
• запретом на ряд видов деятельности и занятие ответственных должностей – до 3 лет

Ст. 199 УК РФ содержит уточнение: уголовное преследование не применяется к лицам, впервые совершившим подобные экономические преступления, при условии возмещения неуплаченных сумм с прибавлением начисленных к ним пеней и штрафов.

Формы бухотчетности

Теперь рассмотрим содержание и практическое назначение основных видов бухотчетности, которые обязаны готовить предприятия разного размера.

Бухгалтерский баланс (форма № 1)

Баланс – основной вид бухотчетности любого юрлица.

Он показывает финансовое положение юридического лица на моменты начала и окончания года (или другого отрезка времени, к которому этот документ относится). Баланс состоит из двух частей:

1. Активы предприятия – все материальные, нематериальные средства и «живые» деньги, которыми располагает предприятие.
2. Пассивы предприятия – все источники, с применением которых образовались эти активы: взносы учредителей в уставный и дополнительный капитал, кредиты, иные одолженные средства и т. п. В пассивы входит как собственный, так и заемный капитал (долговые обязательства всех видов).

Важнейший принцип составления баланса – активы в нем должны быть равны пассивам.

Технически такое равенство достигается за счет стр. 84 баланса, где отражается полученная, но еще не распределенная прибыль. Поскольку эти деньги в будущем должны быть либо выведены со счетов в распоряжение владельцев предприятия, либо превратиться в капитал – они всегда записываются в пассивы.

Предприятия на общей и упрощенной системе налогообложения составляют и подают балансы по несколько различающимся формам: от компаний, применяющих упрощенку, требуется заполнять не так много строк баланса, хотя принципы формирования итоговых строк остаются неизменными.

Что и когда следует сдавать, смотрите на видео:

Форма № 2

Эта форма позволяет представить финансовые результаты компании. Для оценки работы предприятия она почти так же важна, как баланс.

Если форма № 1 отражает срез положения компании на две точно указанные даты (начало/конец периода), то отчет № 2 – доходы и расходы за весь описанный в нем и предыдущий годы.

Все цифры в форме № 2 указываются без НДС. Приходы и траты указываются, исходя из времени возникновения обязательств, а не реального прибавления или убавления средств на счетах и кассе.

Т. е., допустим, отгруженный, но еще не оплаченный покупателем товар будет учтен в сумме доходов, и то же самое касается еще не оплаченных обязательств по расходам – они все равно будут учтены, как понесенный расход.

Форма № 2 делится на три основных блока:

1. Результаты основной деятельности – доходы, основные группы затрат, а также разница между приходами и тратами по главному направлению работы предприятия.
2. Дополнительные доходы и затраты – например, проценты и пени от должников юрлица, дивиденды с акций, которыми владеет предприятие, проценты и тело кредитов, уплаченные предприятием, и т. д.
3. Итоговая часть, где указывается общая сумма доходов за вычетом налога на прибыль.

Последний, дополнительный, блок отчета включает:

• информацию о переоценке внеоборотных активов (на фактическую прибыль такая переоценка повлиять не может, но она увеличивает или уменьшает величину баланса предприятия, а потому должна быть учтена)
• прочие дополнительные доходы, которые могут включать увеличение уставного капитала за счет взносов владельцев предприятия, доходы от изменения курсов валют и т. п.
• у акционерных обществ – данные о прибыли/убытке в пересчете на одну акцию

Форму № 2 подают все предприятия вне зависимости от формы налогообложения, но предприятия на УСНО имеют право применять более простую форму этого документа (без детализации большинства строк).

Форма № 3

Это отчет об изменениях капитала – документ вспомогательный, если сравнивать его значимость с формами №№ 1-2. Предприятия на «упрощенке» сдавать его не обязаны.

Назначение отчета – дать представление о том, откуда взялись средства, за счет которых уменьшилась или увеличилась величина (валюта) баланса предприятия.

Документ разделен на три части:

1. Движение капитала за отраженный в документе период. Столбцы раздела отражают виды капитала предприятия, а строки раздела – причины изменения величины каждого вида капитала. В итоговом столбце дается общий результат перемен.
2. Коррективы из-за перемен в учетной политике и в связи с ранее допущенными ошибками. Эта часть отражает чисто бухгалтерские изменения, не связанные с реальным движением денежных средств.
3. Размер чистых активов предприятия в начале и в конце отраженного в отчете периода. Чистыми активами называется балансовая стоимость имущества предприятия за вычетом его обязательств.

На практике в большинстве случаев отчет содержит минимум информации. Большинство его строк остаются незаполненными.

Форма № 4

Предприятия на «упрощенке» его не сдают.

Отчет о движении денежных средств – весьма информативный документ. Он отражает расчетно-кассовую деятельность юридического лица за истекший период не по возникновению обязательств, а по фактическому перемещению денег по счетам и кассе.

По расхождениям между формами № 2 и 4 нередко можно выявить реальные проблемы в деятельности предприятия: например, неплатежи контрагентов, грозящие перейти в проблемную задолженность, или фактическую невыплату начисленной заработной платы сотрудникам из-за тяжелого положения компании.

Таблица 1. Разделы отчета по форме № 4.

В конце отчета указывается сальдо от проведенных операций, а также остаток денег и их эквивалентов у компании в начале и в конце периода отчетности.

Видео рекомендации по составлению отчета:

Форма № 5

Приложение к бухгалтерскому балансу не сдается малыми предприятиями на «упрощенке», а также некоммерческими организациями.

По сути, форма № 5 представляет собой расшифровку отдельных строк баланса и отчета о финрезультатах: состава нематериальных и материальных активов по категориям и с указанием стоимости в начале и в конце периода, видах финансовых вложений, затратах на производство, полученной государственной поддержки, движении кредиторской и дебиторской задолженности.

Форма № 5 несет достаточно ценной информации для органов статистики и анализа отдельных аспектов деятельности предприятий. В частности, она позволяет составить представление об инвестиционной активности экономических субъектов – вложениях в основные средства и НИОКР.

Форма № 6

Собственно, формой № 6 такой вид отчетности был до 2011 г. – в настоящее время конкретного номера закон и приказ Минфина этому документу не присваивают.

Отчет о целевом использовании средств не сдается коммерческими организациями. Его должны предоставлять только общественные и другие некоммерческие структуры, финансирование которых происходит за счет взносов участников и других третьих лиц.

Структура отчета следующая:

1. На первом листе отражается размер и источники полученных средств (вступительные, членские взносы, добровольные пожертвования и т. п.), а также направления их использования (целевые мероприятия, управленческие расходы, покупка основных средств и прочие расходы). Все данные приводятся за отчетный период и за период, предшествующий отчетному.
2. На втором листе может приводиться расшифровка отдельных статей целевого расходования полученных средств.

Для НКО этот отчет один из основных. Он подается в составе отчетности вместо формы № 5.

Пояснительная записка к бухотчетности

Пояснительная записка – такая же неотъемлемая и предписанная законом ее часть, как и указанные выше формы.

Предприятиями на «упрощенке», бюджетными и некоммерческими организациями пояснительная записка не составляется (за исключением отдельных внештатных ситуаций – например, если производилось исправление бухгалтерии и данные нового баланса противоречат данным предыдущего, пояснительная записка потребуется, чтобы обосновать произведенные исправления).

Пояснительная записка обычно содержит:

• установочные данные об организации
• сведения о методах, применявшихся при составлении отчетности (обычно это декларативная фраза о следовании установленным законодательством правилам)
• сведения о количестве работающих, изменении уставного капитала, сфере деятельности компании
• краткие сведения об общем экономическом положении предприятия по сравнению с предыдущими годами (рост/стабильное положение/сложности – с основными цифрами)
• сведения о расходах
• пояснение о причинах расхождений между бухгалтерской и налоговой отчетностью – в случае, если такие противоречия имеются в отчетном периоде
• сведения об общем финансовом результате по основной деятельности и дополнительных доходах и расходах
• сведения об учетной политике (порядке начисления амортизации, периодичности инвентаризаций, составе отдельных сложных строк баланса и отчета о финрезультатах и т. п.)

Пояснительная записка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.

Как правильно заполнять формы

При заполнении форм следует исходить из принципов аккуратности и достоверности: любые помарки и исправления в таких документах не допускаются, а ошибки и искажения чреваты проблемами с законом и налоговой проверкой.

Поскольку сейчас, в подавляющем большинстве случаев, отчетность подается в электронном виде – пользоваться следует теми формами, которые размещены на сайте www.nalog.ru.

При заполнении важно:

• правильно заполнить заголовочную часть каждой формы, указав название и реквизиты своей организации
• проверять соответствие отчетности за текущий период данным отчетности за прошлый период
• обеспечить полное соответствие отчетности данным первичного бухучета компании
• следовать требованиям законов и подзаконных актов

В принципе, с использованием современных бухгалтерских продуктов (таких, как «1С: Бухгалтерия» и ее аналоги) и электронных форм задача правильного заполнения и подачи документации заметно облегчилась, хотя и остается весьма ответственным делом.

Бухгалтерская отчетность – один из важнейших элементов документооборота любого предприятия.

Качественно составленная и вовремя поданная, она не только сводит к минимуму риски налоговых проверок и взысканий, но и служит визитной карточкой бизнеса: поскольку относится к сфере открытой информации о предприятии, на основании ее анализа зачастую принимают решение о сотрудничестве контрагенты и другие деловые партнеры.

Умение безупречно сводить отчеты – один из ключевых навыков бухгалтера, а умение читать и анализировать ее – совершенно необходимая компетенция для любого руководителя и предпринимателя.