Как получить электронный ключ, общий порядок оформления ЭЦП

Цифровая подпись – эффективное средство, позволяющее подтвердить достоверность документа. Использование ЭЦП – обязательное условие при подаче налоговой отчетности в электронном виде. Рассмотрим, как получить электронный ключ к цифровой подписи и использовать его при подтверждении подлинности документов.

Общие сведения

Электронная подпись – средство подтверждения авторства цифрового документа. ЭП представляет собой комбинацию символов, криптографическая обработка которых позволяет подтвердить подлинность электронного файла. В техническом смысле такая подпись отличается от обычной, но выполняет идентичную функцию.

Ключ электронной подписи (КЭП) представляет собой комбинацию символов, которая используется при генерации и проверке подлинности. При получении сертификата в удостоверяющем центре предоставляется пара ключей, а именно:

1. Закрытый. Используется владельцем для генерации ЭЦП. Это секретная комбинация, которую нельзя разглашать посторонним. Обычно хранится на безопасных съемных носителях или в защищенном файле на ПК.
2. Открытый. Комбинация символов, используемая для проверки подлинности ЭЦП. Данный ключ передается получателю документа. Такая комбинация не является секретной, так как с ее помощью нельзя взломать или подделать ЭП.

ЭП – удобный способ подтверждения авторства при условиях, когда необходимо быстро отправить либо получить документ. Это средство обеспечивает безопасный обмен цифровой информацией. В настоящий момент ЭП является универсальной альтернативой обычной подписи.

Электронная подпись потребуется при:

• отправке корреспонденции в ПФР, ФНС;
• оформлении государственных услуг;
• регистрации онлайн-кассы;
• проведении банковских операций;
• оформлении заявки на получение патента;
• участии в программе торгов или государственных закупок;
• подаче документов в суд;
• обороте документов с клиентами, поставщиками либо партнерскими организациями.

Сама по себе подпись является только реквизитом документа. Она не имеет юридической силы, если у ее владельца нет сертификата электронного ключа. Этот документ заверяет принадлежность ЭП заявленному собственнику.

Классификация подписи

Стоит учесть, что существует несколько видов ЭП. Наиболее распространенный вариант – простая ЭЦП. Это распространенные способы аутентификации, применяющиеся при посещении онлайн-сервисов, выполнении банковских операции, при совершении закупок. Простая подпись также может использоваться при ведении внутрикорпоративной электронной документации или для подтверждения подлинности в защищенных информационных системах.

Еще одна форма ЭП – неквалифицированная. При использовании этой технологии предусмотрены программы шифрования с применением закрытого ключа. Он отвечает за генерацию подписи при работе с каждым отдельным документом. Такая подпись позволяет подтвердить подлинность заверенного автором документа и убедиться в том, что он не был изменен после отправки. Дешифровка осуществляется с использованием открытого ключа, который передается адресату для проверки подлинности переданного документа.

На заметку! Неквалифицированные ЭП используют как во внутреннем, так и внешнем документообороте при условии, что между сторонами ЭДО была предварительно заключена взаимная договоренность. В ином случае неквалифицированная ЭП не считается юридически значимой.

Наиболее регламентированным на государственном уровне видом электронной подписи является квалифицированная. Она также называется усиленной. По аналогии с неквалифицированной, такая ЭП формируется с использованием безопасных алгоритмов шифрования и дешифровкой на основе открытого ключа.

Есть и несколько отличий:

• для работы с усиленной подписью применяют специальное ПО, сертифицированное ФСБ;
• при оформлении квалифицированной ЭП требуется дополнительный сертификат;
• усиленную ЭП выдают только центры с соответствующим уровнем аккредитации.

Такую подпись используют при сдаче отчетной документации в органы госконтроля. Также усиленная ЭП потребуется для работы с государственными информационными системами, площадками закупок либо электронных торгах.

Срок действия ключа

Независимо от вида и способа оформления, сертификат ключа ЭП действует 12 месяцев. После истечения этого срока подпись признается недействительной. Поэтому при активном ведении электронного документооборота необходимо ежегодно обновлять сертификат.

В случае, если срок действия ЭП истек, повторный выпуск становится невозможным. Ее придется оформлять заново, обратившись для этого в удостоверяющий центр.

В отдельных ситуациях может потребоваться внеплановая замена КЭП. Такая процедура допускается, если носитель с закрытым цифровым ключом был утерян либо поврежден. Кроме этого, внеплановую замену проводят при изменении реквизитов предприятия.

О правилах получения ключа и ЭЦП подробнее на видео:

ЭП для юридических лиц

Юридические лиц могут использовать цифровую подпись для любой формы электронного документооборота. Законом не запрещается оформлять ЭП для предприятия. В этом случае подпись выполняет функцию официальной печати и имеет равносильную юридическую значимость. Пользователем такой подписи является руководитель предприятия либо другое уполномоченное лицо, наделенное правом подписи документов. Он же отвечает за сохранность носителя с закрытым ключом.

В настоящий момент наличие ЭП является обязательным условием для сдачи отчетности в ФНС. Поэтому в большинстве случаев цифровую подпись оформляют именно для налоговой.

Способы получения ЭП онлайн

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут оформить сертификат ключа электронной подписи онлайн. Для этого необходимо обратиться в один из сертифицированных центров. Вариант получения зависит от разновидности подписи. Для оформления простой ЭП не требуется дополнительная сертификация. Сертификат можно заказать в различных онлайн-сервисах или на сайте Госуслуги.

Для получения необходимо предъявить:

• любой документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• ИНН;
• свидетельство о регистрации (для ИП);
• документ, подтверждающий регистрацию в реестр юридических лиц (для ЮЛ);
• справка о постановке на учет в налоговом органе.

Большинство удостоверяющих центров предоставляют ключ электронной подписи на платной основе. Стоимость варьируется в зависимости от вида подписи, носителя, на котором он записан.

Получить сертификат КЭП можно через МФЦ. Необходимо направить заявку в комплекте с описанными документами. Срок получения – до 2 недель.

Функцию удостоверяющего центра могут выполнять крупные финансовые организации. К примеру, клиенты Сбербанка могут использовать электронную подпись, запросив к ней дополнительный сертификат. Для получения достаточно отправить заявку, оплатить услугу банка и позже забрать комплект ключей в офисе.

ЭЦП для налоговой

Один из быстрых способов оформления сертификата КЭП – через ФНС. Для этого необходимо иметь личный кабинет налогоплательщика. При переходе на сайт можно увидеть рекомендацию получить ЭП через сайт. После заполнения короткой анкеты пользователю достаточно указать место для хранения сертификата ЭЦП. Обработка заявки, как правило, занимает не больше суток.

На выбор предоставляют 3 вариант хранения ЭП:

1. На сайте ФНС. Самый безопасный способ. Пользователь получает доступ к ключу, который необходимо ввести для подтверждения достоверности электронного документа. Сама подпись хранится на сервере налоговой службы, где обеспечивается максимальная безопасность от взлома.
2. На ПК или носителе. При получении через ФНС пользователь может получить файл с ключами для записи на съемный носитель либо хранения на компьютере. Вариант довольно удобный, но менее безопасный.
3. Регистрация существующей ЭП. Если у пользователя уже есть подпись, полученная в удостоверяющем центре, ее можно зарегистрировать для ведения документооборота с налоговой службой.

После рассмотрения заявки, пользователь получит сообщение в личном кабинете о том, что сертификат выпущен. С помощью предоставленного ключа можно подписывать отчетность для налоговой в течение одного года с момента выпуска.

На заметку! На сайте ФНС также можно выполнить замену ключа, если старый был утерян либо поврежден. Для этого потребуется отозвать действующий сертификат, а затем отправить заявку на генерацию новой подписи.

Получение через удостоверяющий центр ФНС

Помимо личного кабинета на сайте, юридические лица и ИП могут обратиться в сертифицированный удостоверяющий центр ФНС. Также эта возможность доступна нотариусам. Получение ЭП физическим лицам через центр ФНС не предусмотрено.

Для получения необходимо записаться на прием в территориальный удостоверяющий центр. Их перечень вместе с контактными данными доступен на сайте налоговой. При себе необходимо иметь СНИЛС и документ для удостоверения личности. Также потребуется внешний USB-накопитель, на который будет записан сертификат и ключ подписи. Необходимо учесть, что в качестве носителя нельзя использовать обычный USB-диск. Это должен быть специальный накопитель, соответствующий требованиям ФСТЭК или ФСБ.

Для использования ЭП потребуется установить на компьютер вспомогательное программное обеспечение для шифрования документов и проверки ключей безопасности. Использовать несколько СКЗИ на одном компьютере запрещено.

ЭП для отчетности

При подписании отчетных документов в ФНС, ПФР или ФСС, допускается использование только квалифицированной ЭП. После получения цифровой подписи, ее можно использовать при сдаче практически любых видов отчетности.

Чаще всего ЭП используют при сдаче:

• налоговых деклараций;
• бухгалтерских отчетов;
• справок о внесении страховых взносов в ПФР или ФСС;
• статистических отчетов в Росстат или идентичные государственные органы.

При подаче документов допускается возможность срочного получения электронной подписи. Выпуск сертификата при таком варианте оформления занимает 3-4 часа, однако такая услуга предоставляется на платной основе. К тому же для работы с электронной документацией потребуется вспомогательное ПО, которое также можно установить только после предварительной оплаты.

С 2021 получение ЭП является обязательным условием для ведения электронного документооборота с налоговой службой и другими государственными органами. Получить ЭП можно в одном из многочисленных удостоверяющих центров, а также на сайте ФНС, через портал Госуслуги или в МФЦ. Неквалифицированный ключ могут оформлять организации без сертификации. Однако если нужна усиленная подпись, необходимо обратиться в уполномоченный орган, сертифицированный ФСБ и ФСТЭК.