Основные требования к помещению кассы в организации или на предприятии

Основные движения наличных и безналичных финансов производятся через кассу организации. Давайте узнаем, какие требования к помещению кассы предъявляют установленные нормативы.

Нормативная правовая регламентация

До 2014 года все юридические лица, а также зарегистрированные надлежащим образом частные предприниматели, были обязаны оборудовать кассовые помещения в соответствии с требованиями, изложенными в Порядке, утвержденном Письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 г. На сегодняшний день представленный акт носит рекомендательный характер, т.е. организации и предприниматели вправе оборудовать кассу на свое усмотрение с использованием ранее действующих требований. Однако указанное положение не освобождает дирекцию юридического лица от обеспечения сохранности наличных средств, хранящихся в кассе.

Ведение кассовых операций осуществляется на основании положений Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 года, которое обязует руководство юридических лиц и предпринимателей закрепить в нормативах локального действия максимальные размеры остатка денежных средств, количество наличных финансов, что допускается к хранению в помещении, порядок передачи денег в банковские учреждения и т.д.

Также к регуляции представленного вопроса применяются положения следующих нормативных правовых актов:

• ФЗ № 86 от 10 июля 2002 года (общие положения операций с денежной валютой)
• ФЗ № 209 от 24 июля 2007 года (понятия малого предпринимательства)
• ФЗ № 103 от 03 июня 2009 года (определение финансового агента)
• СНиП (в отношении обеспечения пожарной безопасности) и др.

Требования к помещению кассы

Вопросы организации и обеспечения безопасности транспортировки наличных финансов, их выдачи и сохранности возлагается на самих ИП или на руководство юридического лица. Нормативы классифицируют главные кассы предприятий (на ряду с отделениями почты и банка) как зоны, требующие укрепления максимального уровня. Такое укрепление включает:

• Установку средств механической защиты
• Наличие сигнализационного оборудования, подключенного к охранной службе

Помимо указанного, выдвигается перечень требований, без соблюдения которых достичь надлежащего уровня безопасности кассы невозможно. К ним относятся:

1. Защищенное расположение кассовой комнаты, территориальная отдаленность от других кабинетов, подсобных помещений и т.п. (в многоэтажном здании расположение – исключительно на промежуточном этаже, в двухэтажном – на втором, в одноэтажном – оборудование внутренними ставнями).
2. Высокая надежность стен, перекрытий и перегородок.
3. Оснащение двумя дверями с выходом в здание и на улицу с внутренними и внешними навесами соответственно.
4. Оборудование кассы прикрепленным к полу и стенам сейфом (материал изготовления – металл), предназначенным для хранения больших сумм наличных средств и ценных бумаг.
5. Наличие окошка, предназначенного для передачи денежных средств.
6. Огнетушитель (исправный с соблюдением требований к срокам годности).

Требования для перекрытий и стен

Все стены, перегородки и перекрытия кассы должны относиться к классу капитальных. Они могут быть построены из:

• кирпича или камня (минимальная толщина 50 см)
• бетонных камней (с двухслойной кладкой с минимальной толщиной 9 см)
• бетонных стенных блоков (минимальная толщина 20 см)
• железобетонных панелей (минимальная толщина 18 см)

Перегородки должны соответствовать основным стенам, при строительстве допускается использование кирпича (с минимальной толщиной 12 см), панелей гипсобетона (минимальная толщина 8 см), с прокладкой решеток из металла, диаметр которых не может быть менее 100 мм. Одна ячейка не может превышать размер 15 на 15 см.

Для стен и перегородок, которые не могут быть приведены к указанным требованиям (ненормативные), допускается укрепление внутренней стороны с использованием металлических решеток (арматурных), толщиной 1 см и размером одной ячейки 15 на 15 см (не более). Укрепление должно иметь надежную сварку (установленные на глубину 8 см анкеры (из стали) диаметром 1,2 см). Расстояние между точками сварки не может превышать 50 см.

Важно! Если техническое состояние помещения не позволяет прикрепить решетки с внутренней стороны, крепление может быть произведено снаружи.

Все перегородки (стены, полы), которые граничат с помещениями сторонних предприятий, подлежат укреплению, соответствующему ненормативным перекрытиям (см. выше), по всей площади.

Укрепление окон и дверей

Дверь должна быть изготовлена из материалов, прочность которых считается достаточной для использования в качестве противодействия физическим силам человека и не подлежащей взлому простым инвентарем (например, ломом). Она должна соответствовать требованиям ГОСТ 6629-88, 24698-81, 24584-81, 14624-84:

1. Все двери должны иметь исправное состояние, без наличия щелей в закрытом и открытом положении, с толщиной не менее 4 см, оснащены минимум двумя замками (не врезными).
2. Наружная дверь укрепляется листовой сталью, оборудуется цепочным замком и глазком.
3. При необходимости дверь укрепляется дополнительными замками, предохранительными накладками, прочными навесами, торцевыми крюками.
4. Внутренняя дверь дублируется решеткой соответствующего размера или задвижными металлическими дверями с ушками под навесной замок. Решетчатая дверь обрамляется стальным профилем, ячейки между местами сварки решетки не превышают размер 15 на 15 см.

Окошко, предназначенное для совершения финансовых операций с клиентами (сотрудниками предприятия) должно иметь специально установленные размеры (20 на 30 см). В случае невозможности соблюдения указанного параметра, наружная сторона окна обрамляется специальной решеткой. Требования к двери, на которой расположено окошко, соответствуют условиям укрепления наружного входа в помещение кассы.

Все оконные проемы (и форточки) имеют надежно закрепленное остекление. Открывающиеся окна оснащаются исправными замками (запорами).

С внутренней стороны (или между рамами) оконные проемы укрепляются решетками, которые могут иметь декоративно-укрепительный характер.

При большом размере окна устанавливается двойная, раскрывающаяся решетка, которая соединяется при помощи навесного замка, продетого сквозь вваренные металлические ушки.

Для помещений, отнесенных к категории высшей степени укрепления, внутренняя часть окна оснащается железным щитом.

Важные правила о кассе на видео:

Конструкция дымоходов и шахт вентиляции

Вентиляционные отверстия большого диаметра, а также дымоходы могут стать средством проникновения в кассовое помещение, в связи с чем они подлежат дополнительному укреплению.

Для надежной защиты вентиляционные шахты и дымоходы с внутренней стороны оснащаются дополнительными решетками, закрепленными при помощи сварки или навесных замков.

Уровень защиты, необходимый для кассы

Кассовое помещение относится к объектам высшей степени защиты, обеспечение которой осуществляется при помощи установки дополнительных решеток, навесных (из закаленной стали), врезных, накладных замков, шпингалетов, крючков, замков повышенной секретности (с пятью и более штопорными штифтами), сувальдных замков (с 6 сувальдами). Замки должны устанавливаться в соответствии с установленными требованиями (использование предохранительных накладок, щитков и др.).

Материал изготовления и крепеж дверных петель

Крепление дверей осуществляется при помощи стальных петель установленного для определенных видов проемов размера и крепящихся с использованием шурупов или торцевых навесов. Сталь обеспечивает достаточный уровень надежности крепления.

Охранное оборудование и пожарная сигнализация

Помещение кассы должно оснащаться средствами сигнализации, подключенными при помощи вывода тревожной кнопки к службе охраны.

Пожарная безопасность организовывается в соответствии со СНиП и выражается в оборудовании специального уголка с инструментами противопожарной безопасности (огнетушитель, ведро, лопата и др.).

Как следует оборудовать помещение кассы

Последние изменения оборудования помещения кассы были произведены в 2015 году и состояли в установлении более простого порядка проведения кассовых операций для представителей малого бизнеса и ИП. Для предприятий требования сохранились на прежнем уровне и включают:

• Необходимость подготовки и оборудования рабочего места для кассира
• Назначение кассира, выполняющего свои трудовые обязательства на постоянном основании
• Соблюдение предусмотренной законодателем кассовой дисциплины
• Применение в работе специализированной кассовой техники
• Новшества в произведении кассовых операций

С 2015 года ИП и лица, владеющие малым бизнесом, освобождены от обязательства ведения кассовой книги, а также имеют право не устанавливать лимиты на размеры наличных финансовых ресурсов. Однако в качестве рекомендации ЦБ акцентирует внимание на соблюдении требований, установленных для предприятий и организаций в случае у ИП большого денежного оборота.

Основные нюансы работы кассы

Касса представляет собой структурный элемент юридического лица, через который осуществляется основная финансовая деятельность, где задействованы наличные деньги. Все кассовые операции производятся на основании положений законодателя, а также актов локального характера.

Основные функции представленного подразделения состоят в следующем:

• Выплата наличных средств, произведение приема платежей
• Организация документального сопровождения представленных выше операций
• Ответственность за сбережение финансов, переданных в кассу на хранение и документации, которая в соответствии с законодательством должна сопутствовать производимым операциям
• Назначение ответственного материального лица, выполняющего трудовую функцию кассира на основании заключенного трудового договора
• Использование в ходе реализации возложенных на подразделение функций специальной кассовой вычислительной техники (например, ККТ)

Важно! Организация работы кассы состоит в обеспечении руководством предприятия надлежащего помещения, соответствующего предусмотренным нормативам, а также разработки и принятия регулирующей локальной документации.

ККТ: особенности назначения

Контрольно-кассовая техника применяется в большинстве случаев выдачи и приема кассой организации (предприятия) наличных (безналичных) денежных средств. Основное назначение ККТ состоит в документальной фиксации направлений денежных потоков для дальнейшей отчетности перед руководством, органами налоговой службы и иными заинтересованными лицами (например, сотрудниками полиции, прокуратуры, аудиторы и др.).

Представленная техника позволяет предпринимателю (руководителю организации) осуществлять контроль над размером оборотных средств, прогнозировать изменения общего баланса.

Основное назначение кассового чека

Основной разновидностью отчетной документации, составленной при помощи ККТ, является кассовый чек (ФЗ № 53 от 22 мая 2003 года). Представленный акт – основной элемент фискализации финансовых операций предприятия, который содержит предусмотренный законодателем перечень реквизитов, позволяющих идентифицировать назначение платежа, его размер, источник, направление поступления и др.

Иная кассовая первичная документация

Кассовый чек – основной документ первичной отчетности. В соответствии с положениями, единственным актом, которым он может быть заменен, является бланк строгой отчетности.

По своей природе БСО имеет множество сходств с КЧ, поскольку он:

• Создается при помощи ККТ
• В обязательном порядке должен содержать перечень идентифицирующих реквизитов, идентичных чеку

Важно! Действующее законодательство обязывает предприятия по требованию клиента направлять электронные БСО или чеки на электронный адрес или по смс.

К иным первичным документам относят:

• Чеки с корректировкой (издаются при допущении в основном документе ошибки)
• Чеки по возврату (сопровождают операции возврата товара и т.п.)
• Кассовые книги (ведутся для учета выданных БСО или иной заменяющей чеки документации)
• Кассовые ордера

Выдача указанных выше документов, а также фиксация этой выдачи осуществляются в соответствии с требованиями закона и нормами актов предприятия локального действия.

Важно! Законодатель не выдвигает четких требований к кассовым книгам, т.е. предприниматели вправе самостоятельно разработать представленный документ или могут использовать ранее обязательную унифицированную форму.

Упраздненная кассовая документация

На сегодняшний день все юридические лица переходят на использование касс формата онлайн, позволяющих моментально передавать информацию об изданных документах в налоговую службу, реестры и др. До внедрения представленного новшества, финансовые операции предприятий сопровождались созданием следующих документов:

• Журнал фиксации обращений к специалистам по обслуживанию техники
• Журнал, используемый кассиром по проведению финансовых операций
• Акты об изменении показаний счетчиков ККТ при ее сдаче в ремонт и акт о переводе таких показаний
• Журнал для регистрации ККМ, которые не связаны с работой оператора по проведению кассовых операций
• Справка-отчет
• Проверочный акт о размере наличных средств кассы
• Сведения о вырученных средствах, а также о счетчиках ККМ
• Акт фиксации передачи (возврата) денежных средств клиенту

Применение онлайн-кассы позволяет избежать бумажного дублирования представленного перечня документации благодаря автоматической передачи указанной информации в ФНС.

Лимитирование наличного остатка кассы

На сегодняшний день законодатель наделяет руководство юридических лиц правом самостоятельного установления лимита остатка кассы путем закрепления соответствующего положения в локальных актах организации.

Под таким лимитом следует понимать максимально допустимое количество денежных средств, выраженных в наличной форме и находящихся на хранении в помещении кассы. Практическое назначение лимита – сдача превышающих его размер финансовых средств (без наличия объективных причин) в кредитно-финансовую организацию.

При проведении расчетов по определению лимита специалисты руководствуются показаниями размеров входящих или исходящих средств в течение установленного расчетного периода с учетом инкассации.

Меры ответственности за допущенные нарушения

Основным государственным органом, осуществляющим контроль над соблюдением надлежащего режима проведения кассовых операций, является ФНС. Она уполномочена проводить плановые и внеплановые проверки субъектов предпринимательской деятельности, направлять запросы, сверять документацию, а при выявлении нарушений – применять штрафные санкции административного и уголовного характера.

Важно! При несоблюдении предприятием (ИП) норм законодательства по проведению кассовых операций к ответственности могут быть привлечены виновные сотрудники субъекта предпринимательства и его должностные лица.

Об особенностях кассовых операций на видео:

Дисциплина, необходимая для кассового органа

Кассовая дисциплина включает в себя комплекс мер, направленных на обеспечение соблюдения норм законодательства и локальной документации, регулирующих проведение всех кассовых операций фирмы.

Такая дисциплина включает:

• Своевременное и корректное использование документации по учету выручки
• Соблюдение норм актов локального действия, регулирующих вопросы работы кассы
• Соблюдение установленных расчетных и остаточных лимитов
• Реализация норм законодательства при проведении учета кассовой выручки
• Использование ККТ исключительно в исправном состоянии
• Обеспечение идентичности показателей (одного направления) в различной отчетной документации
• Соблюдение законодательных норм при издании ККТ чеков или альтернативной документации

Нарушения установленной на предприятии кассовой дисциплины является основанием для привлечения виновного лица к ответственности.

Учет кассовых операций: бухгалтерский аспект

На бухгалтерию юридического лица возлагается обязательство по произведению учета всех операций кассы, который включает:

• Использование регистров учета, корректность внесенных в них данных
• Ведение первичной документации
• Точное отражение цифровых показателей в бухгалтерской отчетности
• Внесение в отчетную документацию данных только о реальной (фактически осуществляемой) хозяйственной деятельности
• Применение счетов регистров учета
• Ведение отчетов на основании показателей, внесенных в учетные регистры

Чтобы налоговая служба имела повод привлечь виновное лицо к ответственности, нарушение требований ведения бухучета операций кассы должно признаваться существенным (грубым).

Проведение кассовой ревизии

С целью проведения контроля над соблюдением законности хозяйственной деятельности предприятия, а также нормативности осуществления кассовых операций, в кассе субъекта предпринимательства проводится ревизия.

Представленные проверки могут проводиться:

• Руководством компании или специалистами-аудиторами
• Уполномоченными сотрудниками налоговой службы
• Должностными лицами Минфина

Законодатель устанавливает возможность проведения добровольных ревизий (на усмотрение и по желанию дирекции предприятия), а также предусматривает случаи, в которых осуществление такой проверки обязательно:

• При фиксации в организации правонарушений в области движения финансовых потоков (например, кражи)
• При подготовке ежегодного отчета
• При расторжении трудового договора с кассиром или при назначении иного работника на временное исполнение обязанностей кассира

Ревизия в обязательном порядке должна сопровождаться составлением документации (приказ о проведении с установленными сроками, акты хода проверки, заключения и др.), предусмотренной на уровне законодателя, а также с соблюдением нормативными правовыми актами процедурой:

• Подготовительный этап
• Пересчет финансовых средств, находящихся в кассе в наличной форме
• Анализ объективности превышения установленных лимитов наличности (при их обнаружении)
• Проведение контрольных мероприятий по соблюдению мер, направленных на сохранность ценностей, хранящихся в кассе
• Проверка соответствия работы кассы установленным требованиям кассовой дисциплины
• Выявление нецелевого использования финансовых ресурсов
• Составление отчетной документации на основании проведенной проверки

Важно! По окончанию ревизии издается акт, при составлении которого в обязательном порядке должна использоваться установленная законодателем форма ИНВ-15.

Для обеспечения надлежащего уровня защиты кассового помещения предприниматели и руководители юридических лиц обязаны выполнить установленные законодателем требования к организации работы и проведению кассовых операций. Совокупность таких условий представляет собой кассовую дисциплину, несоблюдение которой является основанием для привлечения виновных лиц к санкциям административного и уголовного характера.