Что такое Z-отчет по кассе – виды и функции, процедура получения

Новые виды контрольно-кассовой техники работают в онлайн-режиме и отправляют документацию в налоговую службу автоматически. Если на предприятии установлено старое оборудование, в ФНС необходимо сдавать отчетность вручную. Рассмотрим, что такое Z-отчет по кассе, для чего он нужен и как правильно работать с такой документацией.

Общие сведения

Z-отчет также называется отчетом с гашением. Это документ, в котором отражается выручка, полученная за смену. Помимо суммы пробитых по кассе денежных средств, в нем отражается количество возвратов, предоставленных скидок, аннулированных чеков.

Визуально Z-отчет похож на обычную квитанцию. С ее помощью можно отследить состояние счетчиков на момент начала и конца смены. Чек снимает кассир собственноручно при окончании текущей смены. Отчет используется представителями налоговой службы для контроля финансовых операцией предпринимателей.

На заметку! Большинство видов ККТ оснащены таймером. В случае, если отчет о закрытии смены не снят в течение 24 часов, фискальный накопитель блокируется, из-за чего касса не может использоваться при последующем обслуживании клиентов до момента разблокировки.

Стоит отметить, что кассир обязан снимать Z-отчет даже в том случае, если аппарат не использовался во время последней смены. Квитанция хранится и передается в ФНС в том же порядке, что и отчетность о совершенных операциях.

Виды Z-отчетов

Существует несколько видов отчетов с гашением. К ним предъявляются разные требования, связанные с оформлением и сдачей в контролирующий орган.

Выделяют следующие виды Z-отчетов:

• Основной. Представляет собой главный отчетный документ, который снимается с кассы. При снятии такой квитанции на кассовом аппарате обнуляются счетчики. Данный отчет в обязательном порядке снимают после каждой смены.
• По отделам. В этом документе отображаются финансовые операции, проведенные за 1 смену в конкретном отделе. Все счетчики так же, как в случае с основным Z-отчетом, аннулируются. Такую квитанцию не обязательно снимать при каждой смене.
• По кассирам. Данная разновидность предусмотрена для сбора отчетных данных на каждого оператора кассового аппарата. Документ отображает сумму, которая была пробита тем либо иным кассиром в течение смены.
• Товарный. Отображает количество реализованной продукции (либо предоставленных услуг). Получить данный отчет можно только в случае, если в используемой модели ККТ запрограммирована база товаров.

Рассмотрев классификацию, стоит отметить, что существует чек коррекции. Это не самостоятельный вид, а документ, который применяется в случае, если в основном отчете допущена ошибка либо расчеты осуществляются без использования ККТ.

Чем отличаются Z-отчеты на разных моделях ККТ

Z-отчеты различаются в зависимости от того, какое кассовое оборудование используется на предприятии. Главное различие – список указанных в квитанции реквизитов. На разных кассовых машинах этот перечень варьируется.

Для всех видов ККТ обязательны следующие реквизиты:

• название документа;
• код и номер ФФД;
• название предприятия;
• ИНН пользователя и кассира;
• адрес, место, где проводятся операции;
• дата, время снятия отчета;
• номер кассовой машины;
• номер смены;
• количество чеков, внесенных средств, выплат, возвратов;
• остаток на момент начала и конца смены.

Перечисленные реквизиты утверждены приказом ФНС № ЕД-7-20/662 от 14.09.2020. Различия на разных моделях ККТ касаются исключительно дополнительных, необязательных реквизитов.

На ККМ «Меркурий» может указываться количество аннулированных чеков. Также в отчете, полученном с такого аппарата, могут указываться суммы, полученные при наличной и безналичной оплате, информация о надбавках, скидках.

На аппаратах «Орион» помимо обязательных реквизитов отображается номер закрытия и количество сведений, которые передаются оператору фискальных данных.

Несмотря на то, что отчеты разных кассовых машин имеют различия, визуально они практически не отличаются. Это объясняется тем, что основной список реквизитов неизменен для всех моделей.

Как снять Z-отчет

Аппарат формируется квитанцию автоматически. Поэтому в итоговом отчете о завершении смены не должно быть никаких надписей от руки. На кассовом аппарате сотрудник также не вправе менять какую-либо информацию.

На заметку! Новые сотрудники перед работой с ККМ обязаны ознакомиться с руководством пользователя. В нем описаны основные операции с аппаратом, в том числе снятие Z-отчета.

Алгоритм действий варьируется в зависимости от модели ККТ. На большинстве аппаратов предусмотрен отдельный раздел меню, посвященный кассовым отчетам. Среди них есть опция «Закрыть смену», при выполнении которой будет напечатана квитанция, а все счетчики на аппарате будут обнулены.

После того, как отчет получен, его нужно зафиксировать в журнале кассира-оператора. Одновременно оформляется справка по форме КМ-6.

В журнале указывают:

• дату внесения документа;
• порядковый номер;
• суммы на момент начала и завершения смены;
• общие суммы продаж, скидок, возвратов, аннуляций.

Процедура сопровождается передачей выручки в наличной форме старшему кассиру, администратору либо другому уполномоченному сотруднику. Сам Z-отчет передают в бухгалтерский отдел для дальнейшей передачи в ФНС.

В случае, если на предприятии используется кассовое оборудование, работающее в онлайн-режиме, вносить данные в журнал и составлять справку КМ-6 не обязательно. Во время закрытия смены достаточно передать отчет в бухгалтерию вместе с вырученными средствами.

Отчеты о закрытии смены необходимо хранить в течение 5 лет. После истечения этого срока их можно утилизировать без каких-либо последствий.

Если Z-отчет не снят своевременно

Отчет о закрытии смены обязательно должен оформляться в тот же момент, когда она была закончена. По закону, квитанцию необходимо сформировать в течение 24 часов с момента начала смены, в идеале – в тот же самый день.

Также не исключены ситуации, при которых чек может быть утрачен. В этом случае предприятию грозят штрафные санкции со стороны налоговой службы. Утрата Z-отчета чаще всего происходит из-за того, что кассовое оборудование неисправное, закончилась лента либо в помещении отсутствует электропитание. Также случается, что чек теряют после передачи бухгалтерам либо он становится непригодным из-за того, что был испорчен.

На заметку! Если оператор забыл оформить Z-отчет один раз, ему достаточно оформить объяснительную записку. В ней он должен указать причину, по которой чек не был снят своевременно. Решение о дисциплинарных взысканиях в этом случае принимает руководитель.

При потере отчета порядок действий следующий:

1. Составление акта об утрате Z-отчета. Его подписывают кассир, старший руководитель либо администратор, а также бухгалтер.
2. Оформление объяснительной. Кассир предоставляет записку, в которой описывает причины и обстоятельства утраты Z-отчета. Также указываются данные о том, почему чек не зафиксирован в журнале.
3. Вызов специалиста по обслуживанию ККМ. Представитель техслужбы получает фискальный чек, который подтверждает выручку за смену. Этот документ заменяет Z-отчет.
4. Оформление в журнале кассира. Полученный специалистом чек регистрируют в журнале вместо Z-отчета.

При утрате документа строгой отчетности кассирам грозит выговор либо устное предупреждение. Увольнение за однократное нарушение не предусмотрено.

Пошаговое снятие отчета на видео:

Что грозит предпринимателям

Если ФНС выявит нарушения при проверке Z-отчетности, это может расцениваться как отказ от предоставления уполномоченным органам запрашиваемых сведений. За подобное противоправное действие грозит штраф от 300 до 500 руб. (должностным лицам) или от 3000 до 5000 руб. (юридическим лицам). Также возможно взыскание в размере от 1 до 2 тыс. рублей за неповиновение органам надзора.

Z-отчет – квитанция, в которой отображается информация о финансовых операциях, реализованных за 1 смену. В чеке указывается размер выручки, сумма возвратов, скидок, аннулированных операций. Эти сведения необходимы для контроля предприятий, которые еще не перешли на ККТ, работающую в онлайн-режиме. Порядок снятия и регистрации Z-отчетов утвержден на законодательном уровне и является обязательным для соблюдения.