Можно ли брать кассовый аппарат в аренду – правовое регулирование

С 2017 года действует новый порядок применения контрольно-кассовых устройств, а с начала 2022 большинство предпринимателей обязаны перейти на новую фискальную технику. Покупка и установка такого оборудования связана с ощутимыми денежными затратами, однако есть альтернативный вариант – кассовый аппарат в аренду.

Законна ли аренда

В 2016 году в закон «О применении контрольно-кассовой техники» внесли множество поправок. Одно из главных нововведений – обязательная модернизация ККТ.

Покупка и переход на новую кассовую аппаратуру является довольно затратным. Поэтому многие предприниматели предполагают, что можно воспользоваться арендованной ККТ и таким образом исключить крупные расходы.

По закону предприниматели, а также юридические лица, должны применять ККТ при любых расчетах за товары, услуги либо выполненные работы. Однако четких требований в отношении того, допускается ли аренда ККТ нет.

Основной нормативный акт, регулирующий применение ККТ (54-ФЗ) не исключает возможность аренды оборудования. Таким образом, по закону, предприниматели могут купить или арендовать аппарат либо модернизировать ранее использованную кассу.

Главное условие – соответствие следующим требованиям:

1. Присутствие в реестре ККТ. Предпринимателям разрешено пользоваться только теми марками и моделями ККТ, которые перечислены в реестре ФНС. Его периодически обновляют, добавляя новые модели и удаляя старые. Единственный нюанс, который нужно учитывать – в реестр внесено техническое название устройства, а не коммерческое.
2. До 1 февраля 2022 все предприниматели обязаны установить оборудование с функцией передачи данных в ФНС посредством сети интернет. Устаревшую ККТ, которая не поддерживают эту функцию, покупать либо арендовать нельзя.
3. Наличие фискального накопителя. Несмотря на то, что все данные передаются напрямую в налоговую службу, в установленном кассовом аппарате должно присутствовать устройство, отвечающее за шифрование и хранение чеков. Такой накопитель арендовать нельзя. Можно пользоваться арендованным аппаратом, но накопитель придется купить в любом случае.

На заметку! Некоторые категории предпринимателей могут работать без КК. К ним относятся ИП, которые выплачивают профессиональный налог и освобождены от применения ККТ. Также льгота есть у ИП, которые используют только безналичные способы оплаты при расчетах с другими предпринимателями и организациями.

Таким образом, предприниматели, которые не хотят покупать дорогостоящий кассовый аппарат, имеют право взять его в аренду. Такой способ получения ККТ не противоречит действующим правовым нормам.

Как осуществляется аренда онлайн-кассы

В настоящий момент услугу аренды касс предоставляют многочисленные компании, в числе которых мобильные операторы, финансовые учреждения. Одной из первых такую возможность предпринимателям предложила компания Атол Онлайн. Позже услуга аренды появилась у МТС, Сбербанка, и других крупных банков.

Предпринимателю необходимо обратиться в одну из компаний и ознакомиться с условиями аренды. После составляется договор, в котором отражены главные условия использования ККТ, стоимость оказываемых услуг и другие важные для совершения сделки нюансы. ИП подключают к системе онлайн.

Как было отмечено выше, обязательным условием является наличие собственного фискального накопителя. Такое устройство предприниматель может приобрести самостоятельно либо заказать в компании, у которой арендует ККТ. Стоимость данного накопителя, в среднем, от 6 до 8 тыс. рублей.

Различия между облачными онлайн-кассами и стационарными аппаратами

В первую очередь стоит внести ясность и определить различия двух типов устройств. Это важно, так как специфика аренды во многом зависит от разновидности ККТ.

Можно выделить 2 основных типа:

1. Облачные кассы. Данная разновидность ККТ не является кассовым аппаратом в привычном смысле. Это облачный сервис, используемый для кассового учета. Все данные хранятся на удаленном сервере. Предприниматель подключается к облаку через интернет и может следить за всеми операциями, анализировать продажи, формировать чеки. По сути функцию ККТ заменяет компьютер.
2. Стационарные онлайн-кассы. Более привычный кассовый аппарат с возможностью передачи данных через кабельное интернет-подключение или GSM-сеть.

На заметку! Наличие фискального накопителя является обязательным независимо от того, какой тип оборудования используется. В случае с облачными кассами, устройство находится у поставщика услуги и предоставляется владельцу по запросу.

Облачные кассы имеют целый ряд преимуществ перед обычными:

• невысокая стоимость аренды;
• возможность настройки «под ключ»;
• постоянная техническая поддержка;
• автоматизированный процесс подготовки и отправки отчетности в ФНС;
• отсутствие поломок.

Несмотря на то, что облачные кассы становятся все более популярными и востребованными, спектр их применения пока не очень широкий. Их можно использовать только на предприятиях, на которых используются безналичные формы расчета.

Например:

• интернет-магазины;
• клининговые компании;
• службы доставки;
• консалтинговые онлайн-центры;
• вендинговые аппараты.

То есть для обычной розничной торговли такая кассовая техника не подходит. Ее нельзя использовать на любых предприятиях, где предоставляются товары или услуги, которые оплачиваются наличными. В этих случаях допускается использование стационарных онлайн-касс.

Можно ли оформить краткосрочную аренду

Стандартный срок аренды – 1 месяц. Некоторые компании предлагают различные тарифные планы для работы с кассовым оборудованием. В данном вопросе важное значение имеет не сколько срок аренды, сколько количество транзакций, которое способен обрабатывать фискальный накопитель.

К примеру, одна облачная касса обрабатывает не более 6 тыс. чеков за сутки. При этом накопитель рассчитан на 250 тыс. чеков. Таким образом нецелесообразно арендовать кассу на короткий промежуток времени из-за дополнительных расходов на накопитель.

От чего зависит цена

Стоимость аренды варьируется в зависимости от нескольких факторов. Прежде всего – тип устройства. Стоимость стационарных онлайн-касс, как правило, немного ниже, чем облачного сервиса. Это объясняется тем, что оператор самостоятельно выполняет все необходимые процедуры, в то время как в облачной кассе данный процесс практически полностью автоматизирован.

В случае, если речь идет о стационарных аппаратах, немаловажное значение имеет производитель и модель устройства. Также на окончательную стоимость аренды влияет цена фискального накопителя и тип предприятия, в котором он задействован.

Минимальная стоимость онлайн-кассы без накопителя – около 900 рублей. Касса «под ключ» обойдется, в среднем, в 2500-2800 рублей ежемесячно. Дополнительное обслуживание и вспомогательные функции обойдутся еще в 1500-2000 рублей, но их использование не является обязательным.

Еще один нюанс – для работы с онлайн или облачно кассой потребуется ЭЦП. Оформление цифровой подписи также связано с определенными расходами.

О секретах выгодной аренды кассы смотрите видео:

Покупку или аренда – что выгоднее

Аренда ККТ позволяет снизить расходы, связанные с выполнением требований, изложенных в 54-ФЗ. Подключение временной кассы намного дешевле, чем покупка и установка нового оборудования.

Такой вариант подойдет если:

• оплата и другие операции происходят, преимущественно, через безналичный расчет;
• нет желания самостоятельно заниматься техническим обслуживанием аппарата;
• есть возможность выплачивать ежемесячную аренду;
• если не планируется длительное существование предприятия.

Покупка и установка собственной ККТ связана с существенными расходами. Однако этот вариант исключает необходимость ежемесячной оплаты. Стоимость аппаратуры окупается, в среднем, за 1.5-2 года.

Чтобы определить оптимальный вариант, необходимо учитывать специфику предприятия. Например владельцам крупных магазинов или заведений общественного питания лучше позаботиться о покупке нового оборудования. В свою очередь небольшие ИП и фирмы вполне могут обойтись арендованным аппаратом.

Аренда кассы – лучшая альтернатива покупке нового ККТ. Установка временного кассового аппарата не противоречит действующим правовым нормам. Предприниматели могут арендовать стационарную кассу или подключить облачный сервис. Независимо от выбранного способа потребуется ЭЦП и фискальный накопитель.