Для чего нужен и как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу

Сотрудник на должности операциониста должен знать, как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу. Порядок регистрации и возможные штрафы также должны быть в области ведения работника.

Дневник кассира-операциониста

Этот журнал представляет собой составленный по форме КМ-4 регистр. В нем закреплена вся информация о выручке фирмы: сдача, выдача и контрольные показатели и т.д. Отметить нужно и то, что он должен быть составлен для каждой ККМ.

Виды журналов для работы с кассой

Помимо рассматриваемого журнала, вместе с кассой также необходим ряд других документов. В их число входит:

• ордер — первичные кассовые документы
• кассовая книга — закрепляет информацию о выдаче и поступлении наличных денег
• расчетные ведомости — необходимы при выплате заработной платы
• отчетные справки —показания ККМ и информацию о ежедневной выручке
• дополнительные документы: авансовый отчет, накладные, удостоверения и т.д.

Необходимость регистрации каждого из них определяется законодательством.

Основная цель журнала и место его хранения

Журнал изначально обеспечен требованиями руководства фирмы, а только после законодательством. Он необходим для внутреннего учета финансов организации: приход, расход и т.д., однако не является обязательным с 2017 года.

Хранится документ у руководителя/главбуха, однако конкретное место каждый из них волен выбирать самостоятельно. Главное — возможность быстрого доступа к журналу.

Кто отвечает за ведение ЖКО

Ведением журнала занимается сотрудник, имеющий на это полномочия и будучи назначенным на должность ответственного. Зачастую в этой роли выступает кассир, если внутренний регламент фирмы допускает его к работе с ЖКО. Однако ответственность несет также главбух, администратор и последующий руководящий состав.

Место и метод оформления журнала

Регистрация журнала производится в ФНС, так как основное его назначение — фиксация денежных средств, проходящих через кассу. Регистрация должна быть произведена одновременно с постановкой на учет самого ККМ. Модель аппарата должна соответствовать разрешенному перечню Госреестра.

Видео инструкция по заполнению журнала:

Важно также помнить, что при наличии нескольких ККМ — журнал должен быть зарегистрирован на каждый из них.

Перечень документов, используемых при регистрации

При регистрации журнала в ФНС необходимо предоставить следующий перечень документов:

• заполненное заявление на постановку учета ККМ
• подтверждение регистрации ИП или организации
• оригинальный договор аренды площади для торговли
• паспорт кассового аппарата
• копию договора с центром ТО кассовой техники

В случае необходимости предоставления дополнительных бумаг налоговая должна отправить собственнику уведомление.

Нормы ведения ЖКО

К правилам ведения можно отнести следующие аспекты:

• обязательная прошивка: это устанавливают нормы ведения КМ-4, необходимо либо прошить весь журнал, либо только листы
• на контрольном листе обязательна подпись владельца фирмы и печать
• должен быть пронумерован каждый лист
• обязательное наличие пометки на последнем листе, которая уведомляет о числе пронумерованных листов
• заполнение листов производится черными или темно-синими чернилами
• каждая запись заверяется ответственным лицом

Соблюдение этих правил обязательно. В случае если кассир их нарушил — он должен сообщить об этом руководству.

Способ оформления документа при возврате

Возврат должен быть занесен в 15 графу. Так, когда их было несколько — необходимо указывать общую сумму, а не каждый возврат обособленно. Использование чеков также необязательно, однако нужно заполнить форму КМ-3.

Отражение эквайринга

Отражение эквайринга в журнале при безналичном расчете производится посредством переноса сведений из Z-отчета, а также заполнением КМ-6. Стоит также указать, что кассовый ордер при оплате картой не составляется.

В 12 графе также требуется заполнить количество карт, использованных при оплате, а в графе 13 — общую сумму, которую получило предприятие за день при оплате картой.

Нужно ли заполнить документ при отсутствии пробитых на кассе товаров

В случае если касса не была открыта — заполнять ничего не требуется.

Если же кассу открывали, но так ничего и не пробили, то необходимо заполнить журнал в соответствии с требованиями: данные в начале и конце дня будут совпадать. Помнить стоит также о Z и иных отчетах.

Допускается ли несколько отчетов за сутки

В день можно делать столько отчетов, сколько у сотрудника смен. Таким образом, если в день три смены — значит три отчета. Главное соблюдать порядок: каждый Z-отчет должен быть оформлен в соответствующей строке. В журнале будет несколько записей с нумерацией смен под одной датой.

Отсутствие Z-отчета — что делать

Если при закрытии смены кассиром не был сделан Z-отчет, это не страшно: снять отчет можно в любое время — на следующее утро или через неделю. Ключевым фактором является правильность проставления даты при занесении отчета в ЖКО. В случае нарушения на кассира могут наложить санкции.

Порядок действий при снятии лишних отчетов

При наличии лишних отчетов — их необходимо только внести в журнал. Таким образом, в документе будет находиться сразу несколько отчетов за одну дату.

Как восстановить потерянный Z-отчет

Существует два способа восстановления отчета:

1. По фискальной памяти. Для этого необходимо получить пароль от инспектора, в противном случае касса может быть заблокирована. Предоставленные сведения охватят лишь суммарную выручку, а не единичные значения.
2. С помощью ЭКЛЗ. Получить информацию можно только при изъятии блока, который должен меняться каждый год. Однако это позволит получить подробную информацию о каждой покупке.

Однако прежде, чем делать это — необходимо уведомить руководство.

Как производить корректировки в ЖКО

В том случае, если были внесены ошибочные сведения, кассир всегда может их исправить. Однако это также должно происходить в соответствии с нормативной процедурой:

• все неверные сведения зачеркиваются, а рядом с ними проставляются верные
• исправления должны быть заверены кассиром и иметь его подпись
• в случае ошибки на несколько страниц — их перечеркивают крест-накрест

Если исправления сделаны в соответствии с правилами — санкции за указание неверных данных не последует. В противном же случае возможно увольнение или штраф.

ЖКО и кассовая книга — основные отличия

Разница между этими журналами следующая: кассовая книга затрагивает все операции, которые производятся с кассой — выдача, сдача в банк и пр. В журнале же кассира, наоборот, отражается только учет выручки и оборот наличности в рабочий день.

Основное применение этих журналов разное и один не взаимозаменяем другим.

Отсутствие ЖКО — санкции

Несмотря на то, что с 2017 года ведение журнала не является обязательным, его отсутствие все равно может привести к штрафу. При налоговых проверках эксперты проверяют все аспекты ведения финансов, и отсутствие журнала может затруднить этот процесс: таким образом, при наличии плохой бухгалтерии будут найдены упущения, избежать которые можно было при ведении журнала.

Выписать штраф налоговая служба также может при неправильном ведении журнала и несоблюдении нормативных норм — отсутствие электронной подписи, как пример. В случае если руководство предприятия несогласно с решением налоговых служб — оно может подать в суд.

Как производится прошивка и нумерация документа

Прошивка производится короткой веревкой и приклеиванием ее к последней странице посредством небольшого кусочка бумаги — на нем должно быть написано точное количество листов в бумаге. Нумерация производится либо в верхнем, либо нижнем правом углу.

В случае использования электронной версии журнала стоит также отметить, что для нее обязательно применение электронной подписи. Само заполнение должно производиться ежедневно, как и с физической копией.

Сроки и нормы хранения журнала

Журнал должен находиться обязательно на территории, где расположен привязанный к нему кассовый аппарат. Общий срок хранения составляет более пяти лет: сначала он используется в течение срока всей эксплуатации, а затем — пять лет после его смены и окончания отчетного года.

Уничтожение журнала производится в присутствии соответствующей комиссии, которая формируется по требованиям законодательства. Помимо этого, индивидуальный предприниматель или организация должна составить соответствующий акт о том, что журнал был уничтожен.

Как отразить замену ЭКЛЗ или ремонта кассы в документе

Теперь что касается замены в кассе ЭКЛЗ или ремонта. Налоговый регламент требует, чтобы при смене ЭКЛЗ был снят 1.11 руб., а также Z-отчет. Последний должен быть внесен в журнал кассира, физическая копия остается в ФНС.

В случае ремонта ККМ процедура сохраняется, добавляется лишь обязательное заполнение контрольного счетчика.

Пример заполнения

Теперь рассмотрим пример заполнения журнала:

Порядок данных может быть изменен только в том случае, если законодательно изменятся стандарты.

Покупка ЖКО

Приобрести ЖКО можно в любом книжном или канцелярском магазине в разделе для бухгалтеров. Оптимальная цена для него на 2019 год составляет порядка 150-200 рублей.

Теперь, когда процедура и нюансы заполнения журнала подробно рассмотрены, процедура должна стать стандартной. Кассир-операционист не должен отклоняться от установленного законодательством порядка, а также полностью ориентироваться в видах и содержании журнала.