Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля: почему этот документ обязателен

Путевые листы – это документы, которые гарантируют не только исправность транспортного средства. Они также нужны в качестве обоснования дополнительных расходов на материалы и оборудование для обслуживания. На протяжении пяти лет путевые листы хранятся у любых организаций, которые работают в сфере транспортных услуг. Особое внимание рекомендуется уделять процессу заполнения. Если в документе выявляются ошибки, у налоговых и проверяющих органов возникают вопросы.

Корректное заполнение лицевой стороны

Каждая смена в большинстве случаев требует оформления отдельного путевого листа, но в законах описываются ситуации, когда срок документов может быть большим. Например, при отправлении водителей в командировку.

Если в управлении авто участвуют несколько человек, то на каждого путевой лист оформляется отдельно.

Водитель и машина, сама организация – вот какая информация должна содержаться именно на лицевой стороне. Прежде, чем отправляться в путешествие, на документе должны проставить следующие отметки:

1. С серией, номером, которые присвоены самой лицензионной карточке.
2. Удостоверение по номеру и классу, ФИО водителя. Табельный номер указывается, когда речь идет о служащих на государственных предприятиях.
3. Из технической документации переписываются: гаражный и регистрационный номер, марка авто.
4. Из журнала по выдаче путевых листов надо переписать серию, номер и дату выдачи документов.
5. В верхнем углу, с левой стороны ставится печать либо штамп.

После того, как вся информация известна, документ надо передать механику, который работает на предприятии. Он организует осмотр, и только после него ставит свою собственную отметку, которая подтверждает, что автомобиль находится в технически исправном состоянии.

За заполнение раздела с «движением горючего» также отвечают механики. Для используемого топлива вводят не только код, но и количество, выданное в начале пути. Не обойтись без ссылки на остаток после окончания смены. Отдельно вносятся сведения с показаний спидометра.

Подтверждение того, что машина принята в исправном состоянии – подпись от водителя. Он этим показывает, что полностью согласен с внесенными в документ цифрами.

При возвращении автомобиля после смены требуется фиксация показаний спидометра и использованного топлива в остатке. Нормальный расход считается в зависимости от показателей пробега транспорта. В одной из граф пишут о разнице между фактическими и нормативными цифрами.

Как работать с оборотной стороной?

Оборотная сторона нужна для того, чтобы давать более подробную информацию о работе на протяжении всей смены. За заполнение данной стороны отвечают только сами водители. Требуется привести информацию о пунктах назначения и отправления, посещенных за рабочую смену. Отдельно фиксируется километраж, время отбытия и приезда в каждую конкретную точку.

Есть итоговая строка. В ней водитель сообщает о том, сколько всего времени он провел в дороге, и какое количество километров было пройдено. Расчет заработной платы проводится именно на основании данных, приведенных на оборотной стороне. Бухгалтер должен поставить здесь свою подпись вместе с расшифровкой.

Ошибки и нюансы заполнения

Если появились ошибки, считается, что документа нет вообще. Значит, на руководство либо самого водителя возлагаются штрафные санкции.

Максимальный размер возможного штрафа – десять процентов от всех операций, завершенных по данному листу. Нарушители не получают компенсаций в связи с расходом ГСМ. Денежные средства в связи с выполненной работой вообще не выплачиваются.

Произвольные формы для путевых листов можно использовать, если перевозки не являются основной сферой деятельности для компании. Главное – наличие всех реквизитов, о которых уже написано выше. Обязательное требование – доверенность, дающая само право управлять транспортным средством.

Несколько документов выписываются на один и тот же автомобиль, если он эксплуатируется на протяжении нескольких смен. В путевом листе для первого водителя фиксируют время выезда. Время заезда – у того, кто сел за руль последним. Показания приборов снимаются в любой ситуации.

Почему путевые листы нужно брать в дорогу?

Путевые листы нужны не только для того, чтобы можно было эффективнее организовать налоговый и бухгалтерский учет. Сотрудники дорожной инспекции также могут проявить интерес к подобным документам:

Проверка на дороге

• Правила дорожного движения говорит о том, что хранение путевых листов обязательно для любых водителей, которые работают на транспортные организации. Их показывают инспектору, если у того есть соответствующее требование.
• Но вводят специальную оговорку. Она посвящена тому, что сами листы необходимы лишь иногда. Чаще всего документ просят показать, если видят, что нет доверенности.
• Если доверенности нет, то даже путевой лист не освобождает от минимального наказания в виде штрафа с суммой до 500 рублей.

О медицинских осмотрах для водителей

Наличие штампа о медосмотре также относится к обязательным требованиям. Это свидетельствует о том, что водитель не находится в состоянии опьянения, ни наркотического, ни алкогольного. И подтверждает, что он в принципе готов к выполнению своих обязанностей.

Заключение медика

Требования к медицинским осмотрам до рейсов и после их окончания стали более жесткими еще в 2015 году:

• Теперь это обязательно не только для наемных водителей, но и для индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют услуги самостоятельно.
• За оплату процедуры отвечает руководитель.
• Если наемных работников нет, то можно воспользоваться услугами медицинской организации, имеющей официальную лицензию.

Путевой лист могут признать недействительным, если штамп о медосмотре отсутствует. В таком случае водитель отстраняется от управления транспортным средством.

Заполнение информации о топливе

Основная информация об используемом топливе переносится на правую сторону листа. Надо писать не только о расходах по норме, но и фактической растрате. О том, сколько было в начале пути, и сколько осталось к его завершению.

Что касается нормативного расхода, то его определяют, исходя из Методических рекомендаций со стороны правительства. Если по конкретной марке данные отсутствуют, то можно найти автомобиль, обладающий примерно схожими характеристиками, и вписать данные, которые указаны для этого аналога. Пробег умножаем на норму расхода, результат делим на 100.

Как путевые листы заполняются на линиях?

Для решения данного вопроса предусмотрена определенная последовательность действий:

Заполнение путевого листа

1. Начинается заполнение с проставления часов и минут. Первая необходимая нам графа – «Время прибытия». Нужно ставить то время, когда путевой лист был предъявлен клиенту или заказчику.
2. В графе «Заказчик» клиент должен ставить свою личную подпись. Тем самым, он подтверждает, что все реквизиты в документе заполнены верно.
3. Далее идет графа 21. Она носит название «По прибытии». Есть графа 22, которая называется «По убытии». Эти графы необходимы, чтобы проставлять значения, снятые со спидометров.
4. «Особые заметки» – место, где заказчики могут оставить свои личные замечания в случае необходимости.

Когда ТС возвращается в гараж

Этот этап становится завершающим в любом путешествии, он требует соблюдения общего порядка, установленного законодательством:

Машины в гараже

• Раздел «Работа водителя и автомобиля», вторая графа, заполняются механиками предприятия. Они сообщают о том, когда транспортное средство точно вернулось в гараж. Речь идет не только о часах с минутами, но и о месяце, годе. Не стоит упускать из виду графу 4 – «Показания спидометра». В графе 10 отображается «Остаток при возвращении». В конце механик расписывается, подтверждая, что все заполнено правильно.
• На этом же этапе подключается и так называемый механик по ГСМ. Он должен принять от водителя талоны на оплату топлива, и заполнить 11 графу «Сдано», после чего ставит подпись.
• Обе стороны расписываются, одна в графе «Сдал», а другая – там, где написано «Принял».
• Остается только отдать путевой лист диспетчеру.

Несколько советов по разработке собственных форм документа

Такой вариант доступен только тем, кто не специализируется на выполнении перевозок, пассажирских и грузовых. Допускается создание любых форм документа, если они не противоречат действующим нормам законодательства.

Главное – наличие шапки и дат заполнения вместе с личной информацией каждого из участников процесса.

Маленький парк авто

Иногда проблематично вписывать все адреса пунктов назначения и пребывания. Тогда допустимо использование следующих решений:

1. Можно написать просто маршрут №1, №2 и так далее. Актуальный вариант для компаний, в которых водители регулярно посещают одни и те же места. Потом эти обозначения просто вписываются в путевые листы. Тогда приложением служит приказ или любой другой документ, где эти обозначения расшифровываются.
2. Или можно давать ссылки заявок по тем или иным маршрутам. Прикладывая сами документы, где расшифровывается адрес.

Учет путевых листов в специальных журналах

Постановление Госкомстата России утверждает типовую форму для ведения таких журналов – №8. Эта форма выдается на любых предприятиях, у которых на балансе хранятся транспортные средства, и где оформляются сами путевые листы. Благодаря этой форме легче хранить все документы, которые используются при выполнении той или иной работы. Можно зафиксировать дату, когда сведения были официально приняты бухгалтером.

Журнал учета

Для хранения и заполнения можно использовать ручные либо электронные приспособления, в зависимости от того, насколько автоматизирована работа. Журнал должен содержать сведения по каждому выданному листу, вне зависимости от типа документации. Нумерацию рекомендуется использовать сквозную.

В физическом плане журнал состоит из двух компонентов, включающих обложку с табличной частью. Период хранения и заполнения, наименование организации в полном виде ставятся на обложку.

В табличной части должны присутствовать следующие колонки:

1. Примечание.
2. Подпись бухгалтера вместе с датой приема информации.
3. Подпись диспетчера. И указание времени, когда он принял все оформленные документы от водителя.
4. Гаражный номер самой машины.
5. Личная подпись водителя.
6. Табельный номер водителей.
7. Дата, когда путевой лист был выдан.
8. Номерное обозначение документа.

Оформление доверенности на управление автомобилей многим поможет забыть о ежедневной необходимости заполнять путевые листы. Не имеет значения, кто именно заполняет этот документ – индивидуальный предприниматель или же юридическое лицо.

Сама доверенность состоит из нескольких частей:

• Информация о том, кто владеет транспортным средством
• Данные по самому доверенному лицу
• Сведения об автомобиле
• Срок и место выдачи, подпись юридического лица

Остается только главный вопрос о том, как учитывать расход топлива. В принципе, любые затраты могут быть отнесены к этой группе, если они связаны с основной деятельностью, направленной на получение прибыли. Нужно только доказать, что деятельность именно на это и направлена, даже если автомобиль заправляют, например, поздно ночью или вечером.

Если организация использует свой транспорт в нерабочее время, то любые затраты можно учесть в составе расходов. Правда для этого потребуется предъявить документы, которые доказывали бы, что работника можно привлекать к обязанностям в тот или иной конкретный момент. Например, это может быть трудовое соглашение, коллективное или индивидуальное.

Данные из путевых листов также можно применять для составления актов по контрольным замерам топлива. Хранение, правильное заполнение документа интересно не только для руководства, но и для самого водителя.