Что может содержать образец заполнения инвентаризационной описи основных средств
Инвентаризация основных средств – это один из наиболее важных моментов в работе соответствующей комиссии. Нужно проверить фактическое наличие активов, документально все подтвердить. Но это не единственная обязанность. Важно проследить за состоянием каждого объекта, и за тем, чтобы оценка по ним была максимально объективной. Без опыта и профессиональных навыков справиться с задачей будет сложно.
Содержание:
Главные особенности
Название основного средства получила разновидность имущества, без которого деятельность компании невозможна, и включенного в баланс компании, наделенного сроком полезного использования, от 1 года и больше.
Практически ни одно предприятие не может представить своей деятельность без таких процедур, как инвентаризация.
Саму инвентаризацию относят к процедурам, во время которых периодически проверяется имущество, а потом документально подтверждают имеющуюся информацию, включая состояние и наличие, оценку характеристик.
Для чего проводится инвентаризация?
Перед тем, как сдавать документы по итогам целого года на предприятии должны сверить имеющиеся активы и обязательства с тем, что написано в бухгалтерских документах.
Это необходимо для того, чтобы отчет за год содержал только реальные факты. Что становится объектом для инвентаризации:
- Долги, по кредиторам и дебиторам.
- Источники финансирования.
- Обязательства фирмы.
- Активы предприятия.
Проверки проводятся на принудительной либо добровольной основе. Когда нужно проводить проверки:
- при составлении бухгалтерской отчетности
- перед предстоящей ликвидацией либо реорганизацией
- при появлении форс-мажорных обстоятельств
- при порче имущества либо хищении активов
- при передаче имущественных объектов по арендному договору либо после покупки или продажи
- при назначении другого лица, которое несет материальную ответственность
Инвентаризация позволяет решить несколько важных задач:
- Получение информации по реальной ситуации, сложившейся на производстве.
- Выявление, списание недостачи.
- Контроль сохранности запасов во избежание злоупотреблений со стороны ответственных лиц.
- Проверка правильности отображения фактов в документации.
- Определение состояния объектов и их оценки.
- Подтверждение того, что объекты и обязанности находятся в собственности законно. Для этого используются разные документы.
- Сопоставление текущего имущества с учетной информацией.
- Выявление фактического наличия объектов.
Оформление документами, этапы
Сначала надо определить, сколько всего объектов требуют проведения процедуры, и в какие сроки надо провести мероприятие. На этом же этапе создается специальная комиссия.
Решение оформляется одним либо несколькими приказами от имени руководителя предприятия. И именно директор делает все возможное для создания соответствующих условий, за исключением ситуаций, когда инвентаризация – обязательная процедура, проводимая принудительно.
В законодательстве нет единой формы, при помощи которой можно было бы оформить инвентаризацию. Потому на практике часто выбирают документ, утвержденный постановлением правительства №241 от 1989 года. Но на предприятии могут разработать собственный документ, который учитывает особенности тех или иных процессов, и фирменные бланки, в которых приводятся стандартные данные.
Описи создают по каждому отдельному объекту либо по группам. Такие правила действуют для любых активов, оборотных или необоротных.
Обязательным становится указание таких данных на объект как:
- срок полезного использования
- сумма износа
- первоначальная или переоцененная стоимость
- год выпуска
- заводской номер, если он есть
- изготовитель
- инвентаризационный номер
Если имеются драгоценные металлы, то сведения о них выносятся в отдельную группу. Главное – чтобы предприятие приняло к сведению правила, касающиеся их учета и хранения.
Когда драгоценные камни входят в оборудование и инструменты, их проверка проводится одновременно с самим основным объектом.
Отдельно составляется опись по средствам, которые были оформлены в аренду. Копии описей предоставляются владельцам таких объектов.
Обязательно наличие о том, когда основные средства снимаются с учета либо с непосредственной эксплуатации, и о времени, когда сама процедура началась и закончилась. В случае движения основных средств во время инвентаризации не обойтись без нумерации документов. Если комиссия обнаруживает объекты, которые ранее не упоминались, то вносятся соответствующие поправки.
Проведение инвентаризации: правила
Проведение инвентаризации не обязательно организовывать каждый год. Допускается ситуация, когда к ней прибегают лишь раз в три года. Приказ для утверждения комиссии по инвентаризации заполняется с использованием формы ИНВ—22.
Оптимальный вариант состава комиссии для этой процедуры – руководство компании, специалисты по основным средствам вместе с бухгалтерами. Мероприятие будет считаться состоявшимся только в том случае, если присутствуют все члены комиссии. Недопустимо проводить процедуру, когда присутствует кто-то один. В ИНВ-22 надо зарегистрировать не только состав комиссии, но и сроки, причины, объекты.
Актуальные документы по ОС члены комиссии должны получить до того, как процедура начнется. На документах делается пометка о том, что состояние объектов изучается до проведения мероприятия. Лица с материальной ответственностью должны отдельно подтвердить соответствие всех бумаг требованиям законодательства.
Комиссия проверяет не только бухгалтерские бумаги по ОС, но и такие документы как:
- По объектам природных ресурсов, которые находятся в собственности у компании.
- Регистры в сфере аналитического учета.
- Технические паспорта, другая подобная документация.
- Сведения, подтверждающие права собственности на здания.
Сама опись оформляется с применением формы ИНВ-1. В документе должны присутствовать данные, которые касаются:
- основных показателей объекта
- инвентарных номеров
- назначения
- названия ОС
Мощность и заводской номер по техпаспорту в обязательном порядке указываются для транспортных средств.
Как работают с групповым учетом?
Если используется множество однотипных объектов, то проще использовать специальные компьютерные программы, чтобы проводить так называемый групповой учет. По всей группе либо ее части можно оформить операции, представляющие собой:
- Перемещение в компании.
- Ввод в эксплуатацию.
- Поступление.
Но сама возможность группового учета доступна только при работе с однотипными объектами, имеющими общую стоимость до 40 тысяч рублей. Еще одно обязательное условие для применения данной системы – начисление амортизации в полном объеме, когда ОС вводится в эксплуатацию. Главное, чтобы стоимость всех объектов была одной и той же.
При поступлении разными партиями имущество приобретает различную стоимость. Потому у бухгалтеров и других подобных специалистов нет возможности проводить операцию в группе с движением ОС, у которых есть единая стоимость. Каждая отдельная партия требует отдельной же карточки учета.
Групповой учет недопустим при работе с объектами, которые меняют свою стоимость на протяжении эксплуатации. Особенно, если предполагается проведение модернизации и реконструкции, достройки.
Сличительная ведомость – разновидность документа, который необходим при обнаружении отклонений от информации, имеющейся в учете. Еще одна сличительная ведомость нужна для ОС, которые нашли отражение в учете, хотя сейчас компании не принадлежат.
Обычно такие проверки проводятся в несколько этапов и на определенную дату. Предполагается, что реальные данные сверяются с информацией, представленной в бухгалтерской отчетности.
У нас инвентаризационная опись заполняется ежегодно в обязательном порядке по отделам и на складе. И так же при увольнении сотрудника. который является материально ответственным за ценности.