Образец заполнения формы 6 НДФЛ – структура и содержание документа

Предприниматели и юридические лица обязаны сдавать отчет о доходах физических лиц каждый квартал. Образец заполнения формы 6 НДФЛ поможет избежать ошибки и связанные с ними штрафные санкции со стороны ФНС.

Общие сведения

6 НДФЛ – декларация, в которой отражаются налоги на доход физлиц. При помощи этого документа предприниматели информируют налоговую службу о выплатах наемным работникам, а также о размере начисленного и удержанного подоходного налога.

Отчет содержит сведения не отдельным сотрудникам, а по всему предприятию в целом. Документ используется для общего налогового контроля и является своеобразным подтверждением того, что предприниматель удерживает и уплачивает налоги в указанные сроки.

Декларацию обязаны подавать юридические лица и предприниматели. Также 6-НДФЛ сдают граждане, которые выполняют функцию работодателя и считаются налоговыми агентами.

В эту категорию входят:

• лица, которые сдают недвижимость либо транспортное средства в аренду;
• нанимают лиц по договору подряда независимо от срока и характера работ;
• получают финансовую помощь со стороны государства.

На заметку! Согласно статье 230 Налогового Кодекса РФ, предприниматели могут подавать отчет в бумажном виде, если в компании задействовано не более 10 наемных работников. Если их больше, отчетность сдают в электронном формате.

Помимо лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность, обязанность сдавать документ возлагается на нотариусов, адвокатов, в особенности тех, которые учредили адвокатские кабинеты, некоторых категорий государственных служащих.

Когда нужно сдать отчетность

При подаче 6-НДФЛ необходимо следить не только за правильностью заполнения. Не менее важный фактор – соблюдение сроков. Порядок оформления этого бланка общий для всех налоговых агентов. Заполненный отчет необходимо подать в письменном либо электронном виде не позже, чем в последний день того месяца, который идет за отчетным периодом.

Рассматривая сроки подачи 6-НДФЛ, нужно отметить один нюанс. Помимо стандартного отчетного периода, который длится квартал, некоторым предпринимателям нужно отчитываться перед ФНС за полугодие или каждые 9 месяцев. В этом случае действуют аналогичные сроки подачи – до конца следующего месяца.

Другой способ исчисления действует при подаче годовых отчетов. Их можно сдавать до 1 марта грядущего года. Иногда срок расчета выпадает на выходной либо праздничный день. В таком случае отправить бланк можно в ближайший рабочий день.

Бухгалтерский отдел предприятия обязан удерживать НДФЛ непосредственно в день выплаты доходов физлицам. Перечисление в бюджет реализуется не позднее следующего дня. Стандартный размер налога составляет 13%, но для отдельных категорий действует увеличенная ставка – 15%. В отношении некоторых доходов размер НДФЛ достигает 35%.

Что будет если сдать несвоевременно

Несоблюдение сроков является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Исходя из статьи 126 НК РФ, за каждый месяц просрочки нарушителю придется выплатить штраф – 1000 руб. В отношении должностных лиц применяются дополнительные санкции. Сумма взыскания – до 500 руб.

Если нарушение носит регулярный характер, ФНС может применить радикальные методы воздействия. Один из них – блокировка банковских счетов фирмы. Аналогичное наказание грозит предпринимателям, которые не сдают справку вообще.

Помимо ответственности за несвоевременную подачу документов, компанию и ее руководителей могут привлечь за выявленные в отчетности ошибки. Бухгалтер предприятия обязан обнаруживать и корректировать данные самостоятельно. В противном случае ошибка может стоить 500 рублей штрафа. В случае, если грубые нарушения в отчетной документации обнаруживаются систематически, предпринимателя могут лишить статуса ИП или ЮЛ. На практике это встречается очень редко.

Как заполнять форму

Бланк 6-НДФЛ состоит из титульного листа, 2 разделов и приложений, перечень которых варьируется в зависимости от особенностей предприятия, количества работников и других факторов. Необходимо отметить, что количество страниц отчета не ограничивается. Оно зависит только от объема данных, которые вносятся в документ.

Для каждого показателя отчета предусмотрено 1 соответствующее поле. Очевидно, что использовать другие при заполнении одного параметра нельзя. Иногда при заполнении может оказаться, что для определенной ячейки суммовых показателей нет. Тогда в поле проставляют цифру ноль и ставят прочерки.

При оформлении 6-НДФЛ в бумажном виде нельзя использовать разноцветные ручки. Используют только черные либо фиолетовые чернила. Использовать корректирующие средства или печатать бланк с двух сторон на одном листе запрещено.

В случае, если налоговый агент, по каким-либо причинам, не выплачивал физлицам доход, НДФЛ не удерживается. В этом случае в бюджет ничего не перечисляется. ФНС не обязывает сдавать пустой бланк. Однако если предприниматель сдал нулевой отчет, в налоговой обязаны принять его.

Это общие правила оформления бланка, которые действуют для большинства видов отчетной документации. Теперь же рассмотрим способ оформления 6-НДФЛ с учетом типовой структуры данной формы.

Титульная страница

Лицевая часть бланка содержит информацию о налоговом агенте. Титульная страница содержит ряд обязательных реквизитов.

Указывают:

• ИНН и КПП предприятия;
• номер корректировки;
• код налогового периода;
• код отчетного периода;
• код налоговой инспекции, в которую сдают отчет.

На заметку! Юридические лица обязаны сдавать бланк по адресу нахождения компании или ее подразделения. ИП же могут указывать место жительства либо место осуществления предпринимательской деятельности.

Чтобы определить, какая организация подает отчет, в бланке предусмотрено отдельное поле. В нем указывают код, который отражает местонахождение учета.

Еще один обязательный реквизит – код ОКТМО. Вписывают код МО, на котором расположена компания либо ее филиал.

На титульной странице может указываться информация о том, кто подписывает расчет. Речь идет о руководителе предприятия либо уполномоченном представителе.

Подробнее о заполнении формы смотрите видео:

Раздел 1

Эта часть бланка содержит данные об обязательствах налогового агента. Ее нужно заполнять информацией только за последние 3 месяца текущего периода. Перед заполнением рекомендуется сгруппировать данные с учетом сроков, в которые нужно погасить налоговую задолженность.

Если говорить проще, в первом разделе отражают информацию о сроках и суммах удержанных налогов за трехмесячный период.

Основные поля в этом разделе:

• ИНН, КПП – вписывают те же данные, что ранее указывались на титульной странице;
• номер страницы – 002;
• 010 – поле, в котором указывают код бюджетной классификации;
• 020 – совокупная сумма налога с физлиц за квартал;
• 021 – крайний срок уплаты налога;
• 022 – сумма, которую нужно уплатить в указанный выше срок.

В бланке 6-НДФЛ содержится множество полей с кодировками 021 и 022. Количество заполненных строк будет зависеть от числа налогооблагаемых доходов. Облагается не только заработная плата, но и другие формы выплат: больничные, выходные пособия, компенсации, премиальные. Итоговая сумма, которую указывают в поле 020 должна соответствовать сумме всех значений, указанных в 022.

На заметку! Не исключены случаи, когда налог с физических лиц удержан излишне. В этом случае в поле 030 указывают сумму возврата, а в 031 – дату, когда НДФЛ был возвращен.

Раздел 2

Второй раздел содержит обобщенные сведения о начисленных и удержанных налогах на доходы с начала отчетного периода. В каждой отдельной строке нужно указать сумму НДФЛ для сотрудников, трудоустроенных на основании трудового договора, ГПД или договора на выполнение работ.

Заполняются следующие поля:

• ИНН, КПП – те же, что прописаны на титульном листе;
• код страницы – порядковый номер;
• ставка (строка 100) – необходимо указать ставку для соответствующей категории ФЛ;
• строка 105 – бюджетная классификация налога (зависит от размеров общего дохода);
• 110 – совокупность всех доходов, начисленных ФЛ;
• 111 – доходы по дивидендам;
• 112, 113 – доходы по трудовым договорам и договорам ГПХ;
• 120 – количество лиц, которыми был получен доход;
• 130 размер вычетов, в случае их применения;
• 140 – исчисленный НДФЛ;
• 141 – НДФЛ, исчисленный с дивидендов;
• 150 – совокупность авансовых платежей;
• 160 – совокупность удержанных налогов с начала года;
• 170 – налог, который не удержан налоговым агентом;
• 180 – размер налогов, который были удержаны излишне;
• 190 – сумма возвращенных НДФЛ.

Второй раздел может состоять из нескольких листов, что напрямую зависит от количества сотрудников. Также стоит учитывать, что для иностранных работников порядок исчисления налога отличается. С ним можно ознакомиться на официальном сайте ФНС.

Что учесть при заполнении: основные нововведения

С 2021 года действует ряд нововведений в отношении налоговой отчетности. Изменения коснулись и формы 6 НДФЛ.

Главное нововведение вступило в силу 4 апреля 2021 года. На основании Приказа ФНС налоговым агентам больше не нужно отдельно подавать справку по форме 2-НДФЛ. Теперь эта справка является приложением 6-НДФЛ. Ее сдают при подаче годового отчета. При заполнении промежуточного бланка этого делать не нужно.

Порядок оформления бланка также изменился. В первом разделе указываются сведения за последний квартал. В свою очередь, второй раздел заполняют данными нарастающим итогом с начала года.

Еще одно ощутимое отличие новой формы заключается в том, что в ней не нужно отображать дату получения дохода и удержания налога. Также исключено поле, в котором ранее указывали совокупный размер доходов, полученных в эти даты.

С 2021 года руководство предприятий, число сотрудников которых превышает 10 человек, обязаны сдавать электронную отчетность. Бумажный бланк можно направлять в ФНС только мелким фирмам.

Сроки сдачи годового отчета за 2021 год практически не поменялись. Бланк необходимо заполнить и направить в ФНС в бумажной или электронной форме не позже, чем 1 марта 2022. В связи с праздниками или выходными перенос не предусмотрен.

Образец заполнения

При оформлении налоговой отчетности достаточно высокая вероятность ошибок. В случае, если погрешность была обнаружена, это может спровоцировать нежелательное внимание со стороны налоговой службы и других контролирующих органов. Это еще раз подчеркивает необходимость грамотного и ответственного подхода к заполнению отчетной документации.

Заполнение бланка 6-НДФЛ имеет целый ряд нюансов. Образец заполнения можно загрузить ниже. Он поможет разобраться в нюансах оформления и снизить вероятность распространенных ошибок.

Справка по форме 6-НДФЛ содержит информацию о доходах физических лиц и размерах удержанных с них налогов. С 2021 года используется обновленный бланк отчета, однако общий порядок оформления практически не изменился. Документ подают в бумажном виде либо в электронной форме, что зависит от числа трудоустроенных на предприятие сотрудников. Несвоевременная подача отчета расценивается как административное нарушение, а потому наказывается штрафами.