Шлюз отправки ФСС – описание и правила использования сервиса

Застрахованные лица обязаны регулярно передавать отчетность в Фонд Социального Страхования. Удобнее всегда сделать это через шлюз отправки ФСС – онлайн-сервис для удаленной подачи документов.

Общие сведения

Шлюз отправки ФСС – точка приема отчетов, которая разработана фондом как сервис для передачи данных для страхователей. Услуга предоставляется бесплатно, но для использования сервиса потребуется электронно-цифровая подпись.

Ранее отчеты ФСС сдавались исключительно в бумажном виде. В настоящий момент данная возможность сохраняется только для организаций и предприятий, численность сотрудников которых не превысила 25 человек за последний год.

Основные функции

Главная цель внедрения электронной системы подачи и выдачи документов – автоматизация и повышение эффективности работы ФСС. Посредством сервиса каждый страхователь, имеющий право пользования ЭЦП, может подавать бланк без личного посещения фонда.

Шлюз ФСС введен в качестве одного из механизма прямых выплат страхователям. В конце 2015 года вступило в силу постановление Правительства РФ, согласно которому пособия застрахованным гражданам выплачивает Фонд, в то время как страхователь обязан передать документацию по застрахованным. В 2020 году сервис действует на территории 69 регионов РФ.

Законодательная база

Существует большое количество нормативных актов, связанных с процедурой подачи документов в ФСС. К их числу относятся общие акты, из деятельности фонда соцстрахования, а также документы, связанные с использованием ЭЦП.

Основу законодательной базы составляют:

• О страховых взносах в пенсионный фонд и ФСС;
• О внедрении защищенного обмена электронных документов с применением ЭЦП;
• О внесении изменений в технологию обмена документами в электронной форме;
• Об утверждении формы расчета страховых взносов на обязательное соцстрахование.

Частично деятельность ФСС регламентируется Трудовым кодексом РФ. К примеру, в соответствии со ст. 212, в обязанности каждого работодателя входит обеспечение обязательного соцстрахования сотрудников от несчастных случаев либо профессиональных болезней.

Ст. 184 ТК гарантирует получение компенсации при несчастных случаях. Также, в соответствии с пунктами кодекса, каждый работник вправе рассчитывать на материальные компенсации, пособия, однократные выплаты в связи с беременностью и родами и другие формы финансовой поддержки. Отчисления осуществляют за счет взносов, переданных в ФСС.

Описание сервиса

Шлюз отправки отчетной документации доступен на официальном сайте. Предварительно необходимо пройти процедуру регистрации. Пользователям, которые ранее регистрировались на сайте, достаточно совершить авторизацию.

Сервис передачи электронных отчетов доступен по ссылке http://docs.fss.ru/. Здесь пользователь имеет возможность отправить документ либо просмотреть сведения об отчетности, переданной ранее.

В разделе «нормативные документы» можно ознакомиться с перечнем регионов, участвующих в программе «прямые выплаты». В этом же разделе представлены категории страхователей, которым доступен сервис. Помимо этого, здесь можно ознакомиться с полным перечнем нормативных актов, связанных с процедурой сдачи отчетности в ФСС с одновременным применением ЭЦП.

Алгоритм передачи данных

Отправить отчетность через шлюз ФСС несложно. Однако при выполнении этой операции следует соблюдать несколько правил, чтобы исключить потенциально возможные ошибки.

Процедура передачи состоит из нескольких этапов:

1. Бухгалтер предприятия составляет расчет по форме 4-фсс.
2. Готовый документ переводят в формат xml.
3. Отчетность подписывают при помощи ЭЦП.
4. Документ шифруют при помощи специальной программы, которую также можно загрузить на сайте ФСС.

Оформленный и закодированный документ загружают через шлюз. При отсутствии ошибок, под полем загрузки появится текстовое сообщение о том, что загрузка выполнена успешно. После этого, сведения об отправленном отчете появятся в разделе «сведения о переданных документах».

При необходимости, на сайте сервиса представлена подробная проиллюстрированная инструкция. С ее помощью можно совершить передачу отчета с минимальным риском погрешностей.

Прием и обработка документов

Датой приема отчета является дата, когда документ был отправлен на шлюз. После успешного приема подписи формируется квитанция. Она фиксируется в протоколе обработки файлов. При необходимости, эту квитанцию можно загрузить. Она представлена в разделе «сведения о переданных документах».

Обработка отчетности занимает до 24 часов. В случае если при заполнении формы допущены ошибки, квитанция может прийти позже. Причем документ потребуется переделать. Это говорит о том, что лучше всего отправлять бланки посредством шлюза ФСС минимум за 2-3 дня до истечения отчетного периода.

В случае если после отправки документа обнаружена ошибка, пользователь сервиса имеет возможность передать исправленную версию. В этом случае первый экземпляр будет автоматически признан недействительным.

Как электронно сдавать отчетность в ФСС, смотрите на видео:

Электронный реестр больничных

Изначально сервис использовался для передачи расчета по форме 4-фсс. В настоящий момент посредством шлюза можно отправлять реестры различных сведений.

К ним относятся реестры со сведениями о:

• пособиях по нетрудоспособности;
• выплатах по уходу за ребенком;
• пособиях при рождении ребенка;
• оплачиваемых отпусках по уходу за детьми-инвалидами.

Общий алгоритм передачи реестров не отличается от отправки других видов отчетности. Реестр составляют в любой программе, предназначенной для оформления этого вида документа. После этого его удостоверяют при помощи ЭЦП уполномоченного сотрудника и шифруют. Готовый документ передают через шлюз на сайте ФСС.

В случае успешного прохождения проверки документ с зашифрованным реестром станет доступен региональным представителям страхового фонда для последующей обработки и начисления положенных страхователям выплат.

Возможные ошибки

При передаче отчетности посредством шлюза возможны различные проблемы. В подавляющем числе случаев они вызваны допущенными ошибками. На сайте ФСС можно ознакомиться со всеми ошибками приема отчетности. Каждая из них имеет персональный код.

В число наиболее распространенных ошибок входят:

• системе не удалось расшифровать документ;
• ошибка при проверке цифровой подписи;
• ЭЦП введена неправильно либо отсутствует;
• в документах отсутствует регистрационный номер страхователя;
• неверно указан код подразделения ФСС для конкретного региона;
• документ не зашифрован;
• документ просрочен;
• указанный в отчете ИНН не зарегистрирован в ЕГРЮЛ.

Всего существует более 30 возможных ошибок при передаче данных через шлюз. В отдельных случаях погрешности возможны из-за внутренних неполадок сервиса. В этих случаях рекомендуется обращаться в техническую поддержку.

При наличии таких ошибок отчетный документ не будет принят. Потребуется исправить возможные ошибки за короткий промежуток времени, чтобы подать откорректированный бланк в срок.

Шлюз ФСС – удобный сервис, позволяющий отправлять отчетность в электронной форме. Данная услуга доступна всем предприятиям, количество сотрудников которых превышает 25 человек. Отправляемый документ удостоверяется электронной подписью. Проверка отчета осуществляется в течение 24 часов, после чего пользователю предоставляют квитанции на оплату.