Как рассчитать суточные в командировке 2016 года, чтобы все остались довольны

В РФ введена налоговая и зарплатная система, которая многими признается довольно сложной. С первого раза без специальных знаний разобраться в них практически невозможно. Необходимо знать, откуда взять информацию, чтобы у работодателей не возникало проблем.

О понятии суточных и их размерах

В трудовом праве понятие суточных используется для обозначения денег, которые выплачиваются за время нахождения в командировке, либо в случае перевода с одного рабочего места на другое.

О суточных в командировках 2016 года

Местная командировка

Суточные создаются для того, чтобы компенсировать затраты сотрудников, пока они находятся вне дома по причине командировки.

Выплачиваются средства за каждый день, на протяжении которого сотрудник находится в отъезде. Отсчитывается дата отправления на любом виде транспорта:

• самолет
• автобус
• поезд

Выплаты продолжаются до тех пор, пока сотрудник не возвращается домой. Учитывать надо и время, которое придется потратить на то, чтобы добраться до аэропорта или вокзала.

Выплата суточных производится, даже если время командировки совпадает с выходными. Или были остановки в пути, оформлялся больничный.

Суточные можно не выплачивать лишь в том случае, если во время командировки сотрудник находился на территории РФ. И если сама командировка занимает всего один день. Это противоречит самой цели подобных выплат. Однодневные командировки оплачиваются наполовину лишь, когда они проводятся за границей.

Каждая частная организация сама определяет, в каком размере она выплачивает суточные.

Подробнее про размеры и нормы

Существуют ли нормы суточных

Для военных с госслужащими нормы суточных остались теми же.

Что касается работников других предприятий, то нормы для них устанавливаются локальными правовыми актами. Или в коллективном договоре. Максимум или минимум для таких выплат на законодательном уровне не установлены.

В законодательстве есть лишь некоторые указания. Там сказано, что налогами не облагаются суточные, имеющие размер до 700 рублей в РФ, и до 2500 рублей для командировок за пределами страны. Если суточные превышают данные суммы, то налог с сотрудника взимается. Другие ограничения по выплате суточных отсутствуют.

Командировки и выплаты суточных в 2016 году

Расчет суточных также производится на основании локальных нормативных актов, утвержденных в той или иной организации. Выплаты могут быть разными в зависимости от нескольких факторов:

• должность
• продолжительность командировки
• населенный пункт, куда отправляют сотрудника

Обычно опираются на средний размер затрат, которые связаны с путешествием для сотрудника. Для оплаты суточных придерживаются следующего порядка.

Нюансы бизнес поездок

1. Сначала определяют дату отправления. И общее количество дней, на протяжении которых сотрудник находится в командировке.
2. Часть командировочных могут выдаваться в виде аванса. Работодатели выдают иногда и все суммы целиком. При заграничных командировках деньги переводятся в валюту той страны, куда отправляется сотрудник. Главное, чтобы их хватило на обмен.
3. Работник отчитывается перед бухгалтерией не позднее, чем через три дня после своего возвращения. Он прикладывает все документы, подтверждающие расходы.
4. Сумма расходов составляется бухгалтерами. После этого они определяют, сколько всего денег должен получить сотрудник.

Страховыми взносами выплаченные суточные не облагаются. При расчете отпускных их также не учитывают.

О прочих расходах для налогоплательщиков

Для налогоплательщиков любые расходы, связанные с командировками, относятся к группе прочих. Они привязываются к реализации и производству. Главное требование – соответствие критериям, описанным в статье 252 НК РФ:

• наличие документального подтверждения
• обоснованность
• связь с получением дохода

О суточных в командировках и НДФЛ

Обычно суточные выплачиваются сверх указанных лимитов, которые не облагаются НДФЛ. Ранее говорилось, что датой фактической выдачи средств сотруднику надо считать время, когда оформлены расходы в виде сверхлимитных суточных.

Дополнительные суточные за вычетом налога могли оплачиваться еще до того, как работник отправляется в командировку. Но потом появилось уточнение.

Согласно этому уточнению, НДФЛ со сверхнормативных суточных удерживают только после того, как был официально оформлен авансовый отчет сотрудника. То есть, после того, как он вернется из командировки. Налог удерживается из зарплаты, которая перечисляется в ближайшее время. Сами суточные выдаются полностью, из них ничего не удерживается.

При работе с иностранной валютой

После пересечения границы

Иностранная валюта должна быть пересчитана на рубли, согласно действующему курсу, установленному Центральным Банком. Но с валютными суточными часто возникают запутанные ситуации.

НДФЛ с разницы удерживается, если на дату утверждения отчета сумма суточных в пересчете больше 2500 рублей. Но иногда лимит превышается лишь на дату выдачи суточных. Но зато они укладываются в него, когда утверждается авансовый отчет. Из-за этого НДФЛ недоплачивают, либо переплачивают.

Но на практике неважно, в какой момент фактически были выданы деньги. Списываются они в любом случае на дату, когда утверждается авансовый отчет. Именно в этот момент становится ясно, сколько составляют расходы. На этот момент и определяются с лимитом. А также решают, возникает лишний доход или нет.

В загранкомандировках работники могут посещать сразу несколько мест. Раньше выдавалось специальное удостоверение, в котором ставились отметки, когда пересекалась территория каждого города. Сейчас подобные требования отсутствуют. Можно просто попросить работника записать, в каких именно городах он побывал.

Без точных сведений о поездке сумма суточных не может быть правильно рассчитана. Ведь на одной части пути деньги выдаются в рублях, а на другой – в виде валюты. Когда работник пересекает границу, то и суточные выплачиваются по нормам, установленным на территории новой страны.

Как доказать, что цель поездки только деловая

Документальное подтверждение

Практически каждый год вносятся изменения в список документов, которыми подтверждается деловой характер поездок. Теперь отпала необходимость в:

• отчете о выполнении служебного задания
• самом служебном задании
• командировочном удостоверении

У организаций есть право самостоятельно утверждать документы, которые определяют деловой характер поездок. Например, цели сотрудника прописываются в приказе по форме №Т-9. Не запрещается заниматься формированием собственных бланков, соответствующих внутреннему распорядку.

По результатам поездки допустимо требовать от сотрудников предоставления письменного отчета. Главное – заранее ознакомить сотрудников с соответствующим актом.

Документы с датами проезда предоставляются для доказательства времени, которое сотрудник находился в поездке. Служебная записка понадобится тем, кто пользуется служебным же транспортом.

Отмена командировок и форс-мажоры

Сотрудник может получить деньги за билеты, которые не были использованы, если запланированная поездка отменяется. Возвращаются и суммы, потраченные на оформление визы. Возврату не подлежит только государственная пошлина.

Что касается авиабилетов, то руководство вернет только частичную их стоимость. Особенно, если выбираются довольно дешевые тарифы.

Компания обеспечивает суточными тех сотрудников, которые не могут вернуться домой вовремя из-за форс-мажорных обстоятельств. Руководство оплачивает также проживание. В командировочном документе ставится штамп, отмечающий реальную дату выезда. Справка из аэропорта может стать дополнительным доказательством, если сам командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации.

Гостиницы часто не предоставляют клиентам бумаг, подтверждающих проживание в полной мере. Они ограничиваются лишь рукописными квитанциями, либо приходными кассовыми ордерами.

У руководства гостиницы нет обязанности составлять бланк строгой отчетности для каждого из посетителей. Есть лишь специальная гостиничная форма документа №3-Г. ККМ не нужна учреждению, если используется именно данная форма. Бухгалтерия должна принимать любые документы в качестве подтверждения самого факта проживания.

Рекомендуется заранее узнать о том, какие именно формы отчетности действуют в том или ином учреждении. Использование компьютерных программ и интернета в значительной мере упрощает учет.