Отпуск авансом при увольнении: кто и на какие компенсации может рассчитывать

Ежегодный оплачиваемый отпуск – право, которое появляется у любого, кто отработал на предприятии минимум шесть месяцев. Наша страна приняла международную конвенцию, согласно которой оплачиваемый отпуск может предоставляться с первого дня работы. Но далеко не все работодатели применяют данную систему, большинство предпочитает опираться на ТК РФ.

Статья 122 Трудового Законодательства так же дает право оформить отдых раньше шести месяцев непрерывной работы, если руководитель дает свое согласие. Необязательно, чтобы такой отдых оформлялся пропорционально по отработанному времени. Допустимо оформление в полном объеме, то есть авансовый отдых может быть равен 28 дням, как и обычный.

Оформляем очередной отпуск авансом

Трудовой Кодекс РФ регулирует любые отношения, которые возникают между работниками и руководителями. Согласно стандартным правилам, отпуск каждый год может получать любой работник после минимум шестимесячной отработки, непрерывной.

Отпуск

За последующие периоды отдых предоставляют в любой момент, который считается наиболее удобным. Порядок процедуры устанавливается в зависимости от того, в какой очередности предоставляется время отдыха в той или иной организации. Работник использует стандартные правила, чтобы рассчитать отпускные, основы указаны в 139 статье ТК РФ.

Расчетный период теперь равен 12 календарным месяцам, которые предшествуют отпуску. На протяжении каждых 30 дней в среднем рабочие дни имеют число, равное 29,6. 1 календарный год отсчитывается перед 1 числом месяца, когда оформляется отпуск.

Значит, становится возможным оформление отдыха авансом, а не по времени с фактической отработкой. Тогда функцию аванса в связи с предстоящим выполнением обязанностей передают части отпускных, которая была выплачена.

Имеет ли право руководитель удерживать долг за неотработанные отпуска?

Руководство решает вопрос

Увольнение означает, что в последний день сотруднику передают все суммы, положенные ему. Это касается и времени отпуска, который остался нереализованным.

Если появляется задолженность, то у руководителя будет право удержать:

1. Суммы, на которые согласился сам сотрудник.
2. Ту часть, что возможно удержать только на основании законодательных норм.

При оформлении увольнения в году получения отпуска, но неотработанном до конца работодатель может удержать суммы, которые не компенсированы трудом, но получены как аванс. Есть лишь некоторые допустимые исключения из этого правила.

Взыскание части суммы недопустимо, когда используются некоторые основания, указанные в ТК РФ.

Цель для любого удержания – погасить долг, возникший перед работодателем, поскольку суммы не были фактически отработаны. Их выдавали сотруднику при условии, что в будущем будут компенсированы. Но к увольнению одна из сторон нарушает данное условие. В результате чего одна сторона получает необоснованное обогащение, а вторая терпит убытки.

Как надо действовать?

Статья 138 ТК РФ содержит общие положения, которые запрещают проводить удержания из единственных средств для существования. Кроме того, говорится, что удержания по размеру не могут быть больше, чем 20% от заработка. Но ограничению подвергается только заработная плата. Оно не касается других выплат, которые к основной деятельности на работе никак не привязаны.

Многие специалисты считают, что подобные нормы не должны применяться, когда идет речь о неотработанных отпусках и удержания в связи с ними. Погашение долга возможно за счет любых средств. Кроме тех, которые невозможно использовать, согласно определенным законодательным нормам.

Для руководителя стоит указать три главных правила, на которые рекомендуется опираться:

Время отпуска

1. Право на 28 дней отдыха сотрудник получает, если трудится на предприятии целый год, в сумме или непрерывно. Если отдых оформляется досрочно, то часть отпускных считается авансом, который предполагает процедуру возврата, если увольнение происходит в году, отработанном не до конца.
2. Допустимо, когда сумма получается добровольно. Это легко решить даже при недостатке собственных средств работника. Работников нельзя принудительно заставлять вносить деньги в кассу предприятия. В том числе, путем задержки проведения окончательных расчетов. Такие действия могут быть признаны незаконными, и на руководство накладывается ответственность по материальным ценностям.
3. Если работник отказывается, то и сам руководитель может отказаться, либо организовать взыскание через судебные органы.

В каждом конкретном случае руководитель должен обосновывать свое решение. Именно это позволит защитить себя, если возникнут дополнительные вопросы у проверяющих органов.

О вопросах налогообложения

Этот вопрос вызывает больше всего сложностей в бухгалтерской работе. Особенно, когда речь идет о пересчетах налогов с одной разновидности на другую. Начнем рассматривать вопрос более подробно.

При НДФЛ объект для налогообложения – это доход, полученный плательщиком, в любых разновидностях.

Согласно Налоговому Законодательству, налоговая база – это название характеристики для налогообложения, со стоимостным или физическим содержанием. Когда определяется эта база, то учитываются все источники, из которых поступают денежные средства. База по сборам не уменьшается из-за удержаний, даже если они назначены по решению суда.

Тонкости налогов

Отрицательный ответ будет дан на вопрос о том, необходимо ли пересчитывать доходную часть за тот же период, что и отпускные, полученные в виде аванса. При получении трудового вознаграждения считается, что доход реально получен в последний день месяца, на протяжении которого происходят начисления дохода. Когда были определены отпускные, организация уже провела все необходимые операции с налогом.

Получается, в любой ситуации НДФЛ уже удерживается с сотрудника заранее, при использовании нарастающего итога.

Приведет ли удержание к закономерному итогу в виде уменьшения базы ЕСН? Для предприятий в данном случае в качестве базы выступают выплаты и любые другие перечисления, связанные с соглашением трудового типа. Описанию действующих исключений из правила посвящена статья 238 НК РФ. Отдельного разговора из всех пунктов заслуживают компенсации по отпускам, оставшимся нереализованными.

Специалисты высказывают два взгляда. Согласно одному, удержания способствуют уменьшению. Второй строго противоположен первому. Многие склоняются именно к первому варианту. В этой группе принято считать, что выплатой в пользу сотрудников нельзя считать часть отпускных, удерживаемых работодателями.

Если на полученные ранее деньги уже определен ЕСН, его рекомендуют пересчитать. То же касается пенсионных взносов. Первоначально ЕСН платится на всю сумму, положенную работнику.

Что делать с ЕСН?

Если надо произвести корректировку, то это делается так:

• Сначала надо понять разницу между налоговой суммой, рассчитанной по базе, с использованием итога и нарастания в периоде отчетности до того, как произошло увольнение. И суммой ежемесячных платежей по авансу, уже перечисленных.
• Появление положительной разницы приводит к необходимости перевести в срок соответствующую налоговую сумму.
• Если же она отрицательная, то платежи в текущий момент зачитываются на будущее.

Именно к данной версии склоняется большая часть экспертов.

О запретах на удержание отпускных

Когда руководитель удерживает отпускные, он должен учитывать ограничения, введенные статьей 138 ТК РФ. Согласно первой части, 20% от заработной платы – максимум общего размера. Действие правила продолжается, даже если у самого сотрудника нет возражений против факта удержания денег.

Сумма задолженности может быть погашена добровольно, если размер переплаты отпускных при окончательном расчете превышает максимально допустимую сумму. Наличные можно вносить через кассу предприятия, допускаются и переводы на банковские счета.

Если же работник подобных шагов не предпринимает, то сумма может быть востребована только в порядке судебных разбирательств. Но судебная практика по этому направлению сложилась весьма противоречивая.

Точно известно, что удержания недопустимы, если при увольнении указана одна из следующих причин:

Уход в армию

1. Смерть работодателя-ИП.
2. Наступление форс-мажора, чьи признаки соответствуют российскому законодательству.
3. Признание сотрудника нетрудоспособным на основании медицинских показаний.
4. Призыв на воинскую службу. Это касается и альтернативного варианта.
5. Восстановление на должности того, кто ранее занимал данную должность. Обычно это происходит после оформления соответствующего судебного решения.
6. Отказ от перевода.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание, как говорилось, производится в том же периоде, когда платятся сами отпускные. На весь процесс должно уйти не очень много времени. А этапы можно описать следующим образом:

• Начинается все с калькуляции по избыточной сумме, которая была выплачена в счет отпускных
• Издание приказа, подтверждающего завершение всех расчетов
• Ознакомление с приказом сотрудника, под личную подпись
• Сама процедура удержания

Важно соблюдать правила, связанные с очередностью. На первом этапе из заработной платы убираем НДФЛ. После этого переходят к задолженности, определенной на основании исполнительной документации. Только после этого высчитывается остальная часть долга. Обычно за данную функцию отвечает бухгалтерия.

Простить долг

У руководителя есть право на то, чтобы просто забыть о существующем долге. Обычно основание для подобного вывода – маленькая сумма. Например, если задолженность измеряется в копейках. В случае наличия других причин руководитель должен привести веские основания для своего решения.

Если со стороны самого руководства взыскательных мер не поступило, то долг висит на сотруднике до тех пор, пока не закончится срок исковой давности. Согласно общим правилам, он составляет не меньше трех лет. Его отсчет можно вести со дня получения информации относительно нарушенных прав. Но допустимо использовать непосредственный день увольнения. Используются и следующие сутки после принятия решения судом о том, что взыскание отменяется.

Налоги и страховые взносы: правила учета

Конкретные действия зависят от того, как ведет себя руководитель по отношению к дебиторской задолженности. Ситуация может развиваться по следующему сценарию:

1. Погашение в последний день работы полностью.
2. Отказ в возврате долга со стороны работодателя.
3. Задолженность прощена, и не учитывалась при окончательном расчете.
4. Окончание срока по давности подачи иска.

Ситуация с погашением

В периоде представлений не нужно ничего исправлять. Корректировка проводится в период, когда организуется само увольнение.

• Налог на прибыль. Возвращенная сумма учитывается как часть внереализационных доходов. Ведь ранее они уже были учтены при формировании базы.
• НДФЛ. Когда заработная плата выдавалась, НДФЛ уже был учтен со стороны руководства.

При совпадающем периоде увольнения и удержания у руководителя есть право произвести зачет НДФЛ, удержанного свыше существующих норм.

Оплата налогов

При исчислении используют итог, сопровождаемый нарастанием. Налоговая сумма – это разница между НДФЛ, который начисляется и платится с момента начала периода отчетности. Если допущена ошибка, то НДФЛ может быть уменьшен в зависимости от расчетов, проведенных ранее.

Доходы, полученные налогоплательщиком, предполагают совершение действий, состоящих в расчете и выплате. В случае налогового агента как источника, и зачета сумм, которые рассматривались ранее. Правило не обходится без исключений, но они не включают ситуации с авансовыми расчетами.

Процедура возврата проводится, если сотрудник увольняется за другой налоговый период.

В качестве ошибки не воспримут ситуацию, когда с работника удержаны выплаты за текущий период отчетности, но они излишне удержаны за предыдущие отрезки во времени. Ведь в каждом периоде сумма определялась отдельно, как сложение всех факторов, действующих именно на данный момент. Потому и вносить изменения в документы по прошлым периодам не надо.

Подведем итог:

• Характерно уменьшение базы для страховых отчислений по суммам отпускных, которые были удержаны или возвращены, а также связаны с зарплатой.
• Но это решение будет ошибочным при исчислении базового уровня для показателей в связи с прошлым периодом отчетности, за который и проводилась выплата аванса.

Но работодателю придется скорректировать следующие формы, если окончательный расчет привел к образованию отрицательной суммы по доначислениям:

1. СЗВ-6-2.
2. СЗВ-6-1.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Если долг не может быть взыскан

По невозможности взыскания суммы ее нельзя учитывать во время определения базовой части прибыльного налога, которая облагается сборами. Ведь данная процедура не будет соответствовать требованиям по экономической обоснованности затрат.

Не надо корректировать НДФЛ, данные по страховым взносам. Их начисление в месяц выплаты не будет считаться правомерным.

При прощении долга

• 

  Правила расчета

  
  Налог на прибыль. Расходы не учитываются, если идет речь о налогооблагаемой базе. Но обоснованным шагом будет считаться отнесение к расходам отпускных, которые выплачивались в момент оформления отпуска. В таком случае нет необходимости проводить перерасчеты по прошлым периодам.
• Проведен учет налога в полном объеме. Когда долг прощают, у работника не возникает дополнительного дохода, который можно облагать НДФЛ.
• Взносы страхового типа. Данная ситуация так же не предполагает их корректировок.

Когда истекает срок давности

Затраты на оплату отпуска первоначально принимаются на учет как часть в расходах по оплате труда. Потому руководители не имеют право повторно проводить операцию с денежными средствами. Отсюда вытекает невозможность принятия к учету самой задолженности, если давность по искам уже закончилась. Можно провести лишь списание, за счет чистой прибыли предприятия.

Дополнительные правила. Обращение в суд

Через суд

Официальная позиция суда по подобным вопросам описывается так. В законодательстве нет оснований для обращения к судебным инстанциям, чтобы они взыскали суммы в связи с днями отпуска без отработки. Исключение – ситуации, когда была допущена счетная ошибка, или когда сами контролирующие органы признали, что причиной превышения норм стало именно поведение сотрудника, связанное с нарушением действующих правил.

Взысканию не подлежит как сама заработная плата, так и другие платежи, у которых схожее назначение. Это положение обязательно учитывается судами, которые имеют лишь общую юрисдикцию. Свою позицию трудно будет доказать, даже если сам сотрудник письменно согласился выплатить компенсацию, но обязательство свое так и не выполнил.

Оформление и выпуск приказа

Без него невозможно потребовать сумму за время отдыха, фактическая отработка по которому отсутствует. Отметка о согласии работника при этом не относится к обязательным требованиям. Если средств не хватает для возврата, то излишек предлагается вернуть напрямую, через кассу предприятия. При отказе от сотрудничества можно обращаться в судебные инстанции.

К содержанию документа в таком случае предъявляется ряд требований. Их соблюдение позволит провести процедуру без нарушения законодательства:

• В теле документа нужно четко и ясно объяснить, почему именно возникла необходимость в удержании
• Как уже говорилось, отметка о согласии не требуется. Потому как спрашивать у самого работника ничего не нужно
• Обязательно указание точной суммы к удержанию
• Для расчета используют стандартные схемы, по которым определяется и сумма отпускных

Кроме того, есть и реквизиты обязательные для любых документов подобного рода:

Составление приказа

1. Дата подписания.
2. Наименование и должность, ФИО ответственного лица.
3. Приведение ссылок к статьям в действующем законе.
4. Причина удержания и величина. Допустимо использование кратких описаний ситуации.
5. Наименование.
6. Адрес, по которому составлялся документ, вместе с датой.
7. Порядковый номер.
8. Наименование организации в полной форме.

Когда увольняют в связи с сокращением

Если главная причина увольнения – ликвидация либо реорганизация предприятия, то компенсации в полном размере выплачиваются всем работникам, которые проработали более пяти с половиной месяцев. Перерасчет и удержание проводятся с учетом данного факта.

Основной документ для решения данного вопроса был принят более 70 лет назад, но его положения во многом до настоящего времени сохраняют актуальность. Это касается положений, которые не противоречат действующей версии законодательства.

Чтобы работник был в курсе того, что происходит с его финансами, второй стороне отдают специальный расчетный листок, где указана подробная информация. В документе пишут о разновидности операции и точной сумме.

В настоящее время само удержание излишне выплаченных компенсаций возможно только в отдельных ситуациях, описанных в законодательстве. Перед проведением процедуры необходимо подробно ознакомиться с существующими нормативами. Тогда меньше вероятность того, что будут допущены ошибки либо возникнут другие конфликтные ситуации.

Лучший вариант – когда стороны соглашаются мирно о возмещении сумм. Например, когда работник добровольно возвращает все в кассу. Но на принуждение в таких ситуациях ни у кого права нет. Если работник не дает согласие, то руководитель может простить долг либо обратиться в суд с требованием о его погашении. Но не все соглашаются на это, поскольку процедура всегда связана с дополнительными тратами.

Суд может принять решение, согласно которому удержание составляет больше 50 или даже 70% от общей суммы по зарплате. Подобные ситуации описываются в законодательных нормах, и не будут считаться удержанием по избыточным суммам в отпускных. При этом надо помнить, что подобные действия относятся к правам работодателя, но не к его непосредственным обязанностям.