Как оплачиваются командировочные дни? Особенности и правила

Когда сотрудники отправляются в другую местность для выполнения определённого задания, руководитель вступает с ними в особый вид трудовых отношений. При этом работы разъездного характера и командировки – разные вещи.

О нормативной базе

Налоговый кодекс РФ

Командировки регламентируются целым набором нормативных документов, среди которых:

• Инструкции Минфина вместе с Постановлениями Правительства
• Налоговый Кодекс
• Трудовой Кодекс

В каждом из этих документов разъясняются те или иные вопросы относительно командировок.

Из чего состоят выплаты?

Самая важная статья, имеющая отношение к компенсациям в данном случае – группа расходов, необходимая для выполнения сотрудником поручений:

• На то, чтобы проехать к командировочному месту
• В связи с оформлением аренды по жилым помещениям
• Суточного характера
• Любая другая группа расходов, если она заранее согласована с руководством предприятия

Рассчитывать в зависимости от оклада или среднего заработка?

Как именно оплачиваются расходы в этой ситуации? Средняя заработная плата обязательно сохраняется за сотрудниками, отправляющимися в командировку.

Алгоритм, по которому производятся расчёты компенсаций, отражается не только в нормативных законодательных актах, но и во внутренней документации предприятия.

По данным правилам есть лишь исключение в виде времени, отработанного в выходные и праздники. Здесь расчёт идёт с опорой на повышенный оклад.

О доплате к командировочным

За счет чего производят доплаты

Многие руководители выплачивают дополнительные суммы тем, кто отправляется в командировку.

Особенности перечисления таких доплат должны быть отражены в установленных для предприятия Положениях о командировках. Это особенно важно для ситуаций, когда оплата «по окладу» выше, чем средний заработок.

В местных локальных актах также прописываются все суммы, которые выплачиваются сверх необходимого минимума.

Есть много вопросов, которые должны присутствовать в локальных Положениях о командировках:

1. Дополнительные нормативы, если их принятие не ухудшит положение командировочных сотрудников по сравнению с действующими нормативами.
2. Информация с правилами поведения индивидуально для тех, кто отправляется в командировки.
3. Необходимые документы, которые предоставляются после командировки.
4. Алгоритм взаимодействия между сотрудником и его руководителями.
5. Величина положенных выплат, порядок их перечисления.

Трудовой и коллективный договор могут содержать дополнительные положения, касающиеся командировок.

Общая схема оплаты командировочных

Работодатель издаёт приказ или распоряжение, если работника необходимо отправить в командировку. Для этого используются бланки по форме Т-9, либо Т-9а.

В 2016 году было отменено обязательство заполнять следующие документы:

• Журнал учёта командировок
• Командировочные отчёты
• Служебные задания
• Командировочные удостоверения

Но сотрудник в любом случае должен представлять бумаги, подтверждающие его проживание в оплачиваемом жилье. Для решения этой задачи подойдут договор аренды вместе с распиской о получении денежных средств в счёт этого договора, кассовые чеки со счетами за использование гостиничных номеров, документы по оплате проезда до обозначенного места.

Когда сотрудник возвращается к постоянному месту работы, он должен заполнить служебную записку. Форма документа – свободная. В документе надо написать, сколько фактически времени человек находился в командировке, и подтвердить применение:

Командировка

• Переданного на основе доверенности транспортного средства
• Автомобиля в личном владении
• Транспорта в собственности организации

Обязательным остаётся заполнение авансового отчёта, с приложением всех подтверждающих бумаг. Среди них чеки товарного и кассового типа с дополнительными расходами, документы на расход ГСМ, путевые листы вместе с квитанциями на жильё, транспортные билеты.

Количество дней в командировке – единственный ограничитель при расчёте суточных выплат.

Экономическая служба на предприятии проводит проверку авансового отчёта. Если всё в порядке, руководитель утверждает документ.

После этого переходят к перерасчёту средств, выданных ранее. По отчёту выводят конечный итог:

• Сотрудник получает сумму, израсходованную сверх полученной ранее
• Сотрудникам в кассе возвращают оставшиеся денежные суммы

О выплатах и основаниях для них

Приказ о командировке обязательно содержит данные по:

• Источнику, откуда поступило финансирование
• Способам передвижения
• Общему сроку, за который требуется выполнить задачу
• Дате прибытия на место
• Месту, где проводится командировка
• Заданию от производства, его главной цели
• Индивидуальной информации самого сотрудника
• Номеру регистрации вместе с датой документа
• Уставным реквизитам организации

Начисление авансовой суммы по предстоящей поездке – обязанность отдела бухгалтерии и его сотрудников. При перечислении денежной суммы с соответствующим размером опираются на расходно-кассовые ордера.

Основание для получения дополнительных выплат – перерасчёт сумм, которые были выделены ранее.

О конкретных днях, их оплате

Авансовый отчет

Время по оплате суточных рассчитывают, опираясь на документы вместе с авансовым отчётом. В счёте гостиницы легко найти информацию по датам приезда и отъезда, периоду проживания. Такую же функцию выполняют проездные документы.

Оплата суточных происходит по отдельным дням командировки. Это значит, что в расчёт берутся только дни, фактически проведённые в месте пребывания.

Что касается оплаты на среднем уровне, то она считается по графику времени работы. Заполняет такой график только принимающая сторона.

Рассчитываем средний заработок

В данном случае действия выполняются в последовательности, определённой нормативными актами:

• Итоговая величина по заработной плате рассчитывается по предыдущим 12 месяцам, предшествующим командировке.
• Если есть отчисления, не входящие в заработную плату – их исключают из формулы. Это касается больничных листов, отпусков.
• По последним 12 месяцам определяют дни, которые были отработаны фактически. За исключением неявок на рабочее место.
• Заработная плата средней величины – результат деления показателя итогового заработка за один год на дни, отработанные за тот же период времени.

О суточных. Учёт рабочего времени

Когда сотрудник прибывает в место командировки, он подчиняется правилам внутреннего распорядка, действующим у принимающей стороны.

Когда сотрудник возвращается, он сдаёт табель учёта рабочего времени. Документ заполняется по месту командировки.

При этом учитывается индивидуальный график работы, составленный для сотрудника на основном месте.

Фиксированные суммы перечисляются таким сотрудникам за каждый день. Это одна из обязательных гарантий.

Для расчёта в итог по количеству дней включают следующую информацию:

1. Каждый день, пока сотрудник находился на рабочем месте. Не исключая выходные и праздники.
2. Все дни, которые работник был в месте прибытия.

Законодательство устанавливает минимально необходимый размер суточных выплат – он равен 700 рублям. При заграничных командировках выплаты увеличиваются до 2500 рублей.

Руководство на предприятии может выплатить суточные выше, чем установлено по нормам. Главное – чтобы размеры доплат были закреплены в локальных актах. По использованным суточным командировочные сотрудники не отчитываются.

Расходы. Как правильно возмещать?

Командировочные расходы

Денежная компенсация предполагается только расходам в разумных пределах, при наличии документального подтверждения. Кроме того, возмещение выплачивается и на расходы, заранее не расписанные. В таком случае важно подтвердить возникшую в них необходимость.

Кассовые листы и чеки АЗС предъявляются в ситуации с использованием личного транспорта. Если в путешествиях командировочный сотрудник пользовался другими средствами передвижения, предъявляются соответствующие билеты.

Отдельная статья на оплату питания в перечнях расходов отсутствует. Подобные расходы относятся к группе так называемых «суточных».

Нет установленных нормативов и в отношении жилья, которое снимается во время командировки. Но есть одно условие, важное для данной группы расходов – экономическая выгода. Даже страховой сбор может быть принят к оплате. Хотя его нет в списке обязательных расходов, но это вложение учитывается при расчёте налоговых сборов. Что касается возмещения стоимости багажа – то это вопрос чисто индивидуального характера.

Каждый случай рассматривается индивидуально, с учётом производственной необходимости, экономической выгоды решения.