Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Тип документа, который мы называем служебной запиской (дальше по тексту – СЗ), существует для решения текущих производственных ситуаций. Причем, с помощью данного инструмента коммуникации решать такие вопросы можно оперативно и эффективно.

Итак, мы имеем дело с документом, который формой относится к внутреннему документообороту и не является официальной бумагой.

Формы и типология служебных записок

Зачем нужна служебная записка?

Нет конкретной специальной формы, которая служит образцом для составления СЗ. Здесь форма фактически произвольная. К тому же, сейчас для СЗ может использоваться не только бумажный носитель, но и электронные средства коммуникации.

Следует иметь ввиду, что все служебные записки делят на два типа. Это записки:

• докладные,
• объяснительные.

Докладные записки в свою очередь могут быть по характерным особенностям:

• инициативными,
• отчетными,
• информационными.

Что же касается адресата, то различают докладные служебные записки:

• внешние,
• внутренние.

Цель служебной записки связана с:

• запросом информации,
• выдачей инструкций,
• сопровождением другого сообщения (это т.н. сопроводительная записка),
• объявлением.

Требования к служебной записке

Служебная записка может быть как написана от руки, так и набрана на компьютере.

Помимо отсутствия специального бланка для составления СЗ, есть такое понятие, как общие требования к данному документу.

Перечень обязательных требований:

• обозначение адресата СЗ: ФИО адресата указывается в правом верхнем угле, там же – должность данного лица;
• ниже пишем наименование документа – Служебная записка – и его номер;
• дальше начинается изложение сути вопроса, который заставил составителя СЗ обратиться к иному специалисту. Речь может идти о проблеме или неординарной ситуации;
• ниже составитель документа, как правило, приводит свои пропозиции относительно решения вопроса. Нередко, присутствует указание на конкретные действия, которые автор СЗ ждет от адресата данного документа;
• далее автор СЗ оставляет запись своего ФИО и должности.

Это фактически наиболее простой алгоритм для написания служебной записки, возможны также другие, более усложненные варианты.

Написание служебной записки в электронном виде

Электронный документооборот имеет свои нюансы.

Естественно, что электронные средства связи упрощают составление и отправку СЗ. В этом присутствует несомненный плюс: скорость рассмотрения таких документов гораздо выше.

Написать СЗ в электронном виде очень просто, ведь здесь сохраняются все те же параметры, что и для обычной СЗ на бумаге. Принципиальных различий здесь не стоит искать.

Написание служебной записки

Итак, основная часть полностью та же. Здесь мы имеем в виду описание ситуации, предложения, которые составитель СЗ вносит на рассмотрение. Но на завершающем этапе начинаются различия.

По сути, оно только одно. В СЗ, которая создается на электронном носителе и будет, естественно, отправляться с помощью электронных средств, нет потребности в том, чтобы указывать адресата. Это не значит, что его совсем не стоит указывать. Просто, если вы используете электронную почту, что случается чаще всего, для указания адресата имеется отдельная строка – «Адрес».

Если речь идет об обмене документами, когда используется специально созданный для этого общий ресурс, то стоит заполнять строку «Тема», где также указывается адресат послания. Под общим ресурсом мы понимаем, к примеру, общий адрес электронной почты на отдел.

Некоторые особенности электронных СЗ

Те, кто пользуется электронной почтой, знают, что подпись вставляется в текст автоматически, если вы ее неоднократно использовали. Такая опция предоставляет возможность существенной экономии времени при написании служебной записки.

В тех случаях, когда ваша почта не предоставляет вам идентификации отправителя (это зачастую бывает при использовании общего ящика), то в конце письма в обязательном порядке придется указывать свою должность и ФИО.

Важно понимать сам процесс функционирования электронной почты. Если вы составляете и отправляете электронное письмо, то вам важно, чтобы его получили и прочитали. Для этого предвидена опция запрашивания уведомления о том, было ли прочтено ваше письмо (то есть, СЗ). Такое уведомление – стопроцентная гарантия того, что вы отправляли СЗ, адресат его получил и прочел. К тому же, уведомление свидетельствует о времени отправки и конкретном адресате письма.

Сегодняшний мир – это, прежде всего, скорость. Именно скорость и оперативность реагирования определяет успешность практически в каждой среде деятельности. Служебные записки – один из инструментов коммуникации, без которого нельзя создать оперативность решения тех проблем и вопросов, которые будут тормозить работу учреждений, организаций, предприятий.