Как используется программа для электронной подписи

Множество задач современного бизнеса невозможно решить, если не установить специальную программу для электронной подписи (ЭЦП). Только после этого можно направлять отчетность в ФНС, участвовать в тендерах и аукционах, подписывать некоторые документы, имеющие юридическое значение. Существует несколько программных продуктов отечественной разработки, при помощи которых можно подписывать документы в форматах word и pdf.

Когда необходима электронная подпись

Подпись может потребоваться и компании и гражданину. ЭЦП является электронным вариантом собственноручно выполненной подписи обычного физического лица или руководителя компании, при помощи криптографических средств, по определенному алгоритму преобразованной в электронный вид.

Для компании ЭЦП нужна в следующих ситуациях:

• направления отчетности в ФНС и внебюджетные фонды
• участия в тендерах и аукционах
• при оказании определенных услуг, например, оценки стоимости земельного участка, для подписания отчета об оценке

Гражданину ЭЦП может потребоваться, например, при участии в торгах по банкротству или при пользовании госуслугами на специализированном портале, отравляя заявление на получение услуг и отслеживая ход их рассмотрения.

Государственные чиновники подписывают ряд документов, имеющих юридическое значение, например, связанных с правоотношениями в сфере землепользования, только усиленной электронной подписью.

Типы ЭЦП

Регулирующий сферу применения ЭЦП закон № 63-ФЗ в ст. 5 установил два вида ЭЦП:

1. Простая.
2. Усиленная: неквалифицированная и квалифицированная.

Простой вариант подтверждает только то, что какой-либо документ был подписан человеком, личность которого можно достоверно идентифицировать. Подпись создается при помощи кодов и паролей. В качестве примера можно привести пару логин-пароль, необходимую для входа в личный кабинет, или код на скретч-карте.

Усиленная неквалифицированная генерируется сложнее, для этого необходим криптографический алгоритм. Она не только подтвердит авторство документа, но и позволит определить, были ли внесены в него изменения уже после того, как была оставлена ЭЦП.

Квалифицированная создается при помощи специальных программных средств, возможность их использования в этих целях должна быть определена в установленном законом порядке, а ключ к ней содержится в отдельном сертификате.

Как самостоятельно использовать ЭЦП

Усиленная неквалифицированная ЭЦП, использование которой не сопровождается выдачей сертификатов по форме, установленной ФСБ России, может быть сгенерирована самостоятельно, на офисном или домашнем компьютере. Она может быть использована для переписки, организации документооборота внутри небольшой компании, для обмена документами в рамках договорных отношений, если условиями конкретного договора предусмотрена возможность подписания первичной документации именно таким неквалифицированным видом ЭЦП.

Для создания ее потребуется установить на свой компьютер программу «КриптоАРМ». Она создаст ЭЦП высокой степени защищенности, и может быть использована в течение года Потом потребуется ее генерировать заново. Такой тип подписи не подойдет для участия в торгах по банкротству.

Что необходимо для подписания документа ЭП

Если ЭЦП сгенерирована в удостоверяющем центре, сертифицированном ФСБ, и ее планируется использовать для получения госуслуг или участия в торгах, потребуется установка и использование специализированной программы – криптопровайдера. Ее можно приобрести в удостоверяющем центре.

Программа позволяет:

• подписать документ
• приостановить действие ЭЦП
• проверить действительность ЭЦП
• дополнительно зашифровать или расшифровать подпись

Для работоспособности криптопровайдера потребуется дополнительно установить библиотеки Cadescom и Capicom, а также корневой и личный сертификаты.

Установка плагинов для Office

Стандартный пакет Майкрософт, имеющийся практически на каждом домашнем и офисном компьютере, не всегда будет эффективно взаимодействовать с ЭЦП. Потребуется дополнить его специальными расширениями – плагинами. Для этих целей чаще всего используется «КриптоПро Office Signature». Он не только создаст ЭЦП в соответствие с требованиями ГОСТ для Word или Excel, но и проверит подлинность подписи, которая стоит на документе, полученном от контрагента.

Подписание документов Word

Инструментарий Word содержит все необходимое для подписания создаваемых документов при помощи ЭЦП. После генерации подписи и создания документа нужно выполнить следующие действия:

• установить курсор в место расположения подписи
• зайти в меню «Вставка», выбрать раздел «Текст», там выбрать пиктограмму подписи
• выбрать, какой тип подписи устанавливается – создаваемая средствами Майкрософт или генерируемую программными средствами сторонних поставщиков
• ввести параметры подписи. Это можно сделать в окне «Настройка», куда, если подпись создается только средствами Майкрософт, вводится имя и должность лица, прописываются его полномочия

Подписание документов PDF

В бизнес-коммуникациях чаще используются документы, создаваемые в формате PDF. Подписать документы ЭЦП в таком текстовом редакторе можно следующим образом:

• установить сертификаты
• установить «Криптопро PDF». Эта программа является плагином, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat
• воспользоваться тем же механизм, что и при подписании документов в Word, выбрав в меню поочередно вкладки «Подписание» – «Работа с сертификатами» – «Требуемый тип подписи».

Видео о различных способах использования ЭП:

Установка специальных программ

Помимо «КриптоАРМ», имеющей также и бесплатную версию, используются следующие программы:

• Крипто-ПРО PDF, для работы с Adobe Reader и Adobe Acrobat
• КриптоПро Office Signature, для работы со средствами Майкрософт
• КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, нужен для создания и проверки подлинности ЭЦП на страницах различных сайтов

Сравнение программ для создания ЭЦП

По мнению экспертов, каждый их типов программ необходимо использовать для своих целей (таблица 1).

Выбор зависит от потребностей пользователя и его готовности оплачивать стоимость программного обеспечения.

Использование онлайн-сервисов

ЭЦП создается и при помощи онлайн-сервисов. Они предлагаются некоторыми площадками, проводящими электронные торги. Для пользования сервисами необходимо:

• установить на свой компьютер сертификат ЭЦП
• зайти на страницу онлайн-подписи
• загрузить необходимый документ (договор, соглашение, заявку на участие в торгах)
• выбрать требуемый сертификат (некоторые электронные площадки предъявляют свои требования к ЭЦП)
• нажать на кнопку «подписать»

Подготовленный документ в формате .sig сохранится в перечне загрузок.

Пошаговая инструкция подписания документов ЭП

Таким образом, для создания документов, подписанных ЭЦП на собственном компьютере, придется совершить следующие шаги:

• сгенерировать ЭЦП
• установить необходимое программное обеспечение и библиотеки к нему
• установить сертификаты
• создать документ в одном из текстовых редакторов
• подписать его, воспользовавшись инструментарием редакторов

Простота использования и создания ЭЦП делает эту опцию усиления защиты своих документов доступной для обычного пользователя. Большинство требуемых для подписания плагинов доступны для скачивания в бесплатной версии.