Примеры организационно-распорядительных документов и порядок оформления

Организация трудового и производственного процессов в любой коммерческой компании предполагает наличие грамотной и выверенной исполнительно-распорядительной деятельности со стороны тех, кто осуществляет функцию руководства. Подписывая организационно-распорядительные документы, примеры и формуляры которых содержатся в справочнике делопроизводителя, директор предприятия должен четко осознавать степень важности, целесообразности и обоснованности вынесенных актов.

Состав документации

Система распорядительной документации представлена комплексом правовых актов, посредством которых директор компании реализует полномочия по организации и управлению рабочим процессом.

Императивные решения выступают юридическими фактами, определяющими специфику управленческо-правовых отношений в сфере труда.

Перечень распорядительной документации состоит из:

• решений;
• постановлений;
• распоряжений;
• приказов;
• указаний.

Указанные форматы императивных актов выносятся с целью их неукоснительного соблюдения конкретными должностными лицами, структурными подразделениями или рядовыми сотрудниками.

Ключевые функции

Организационно-распорядительная документация (ОРД), являясь важной составляющей делопроизводства на предприятии, способствует нормализации слаженной работы всех звеньев производственной структуры.

Таблица 1. Набор функций императивных решений.

Распоряжения и приказы способствуют оперативному решению задач, поставленных руководством организации, и достижению максимального результата в ее работе.

О правилах составления смотрите видео:

Что говорит практика

В сфере предпринимательства распространены такие форматы императивных решений, которые не требуют соблюдения принципа коллегиальности. Приказы, касающиеся внутренней оптимизации рабочего процесса в компании, издает исключительно гендиректор в рамках полномочий, зафиксированных в Уставе. Некоторые вопросы организационного характера (утверждение аудитора, открытие представительств, участие в ассоциациях/коммерческих альянсах и прочее) руководитель компании решать не вправе, поскольку они требуют одобрения со стороны исполнительного органа.

Акты государственных структур (постановления, распоряжения) для представителей бизнеса коммерческой выгоды не представляют. Но, отказывая, например, в продлении договора аренды помещения, администрация города может лишить коммерческую структуру недополученной прибыли.

Издание приказа

В системе государственного администрирования под приказом понимают нормативный акт, который издает руководитель органа власти в целях решения задач, относящихся к компетенции возглавляемой им структуры.

Также возникают случаи, когда императивное решение носит персонифицированный характер (обязательно для исполнения конкретными учреждениями или должностными лицами).

В предпринимательской среде приказ издается по инициативе гендиректора компании, чтобы урегулировать текущие вопросы коммерческой деятельности или улучшить работу структурных подразделений.

Подписывая указанный документ, руководитель предприятия одобряет:

• программы развития производства;
• планы ввода объектов в эксплуатацию;
• прайс-листы;
• штатные расписания;
• отчеты;
• локальные акты;
• должностные инструкции и прочее.

Дополнительно приказом утверждаются списки специальных комиссий (для уничтожения печати, списания материальных активов, проведения инвентаризации и прочее). Также директор посредством указанного формата создает рабочие группы, разрешает сотрудникам ставить подпись на документах, отказывает в дальнейшем производстве конкретной модели товара, назначает дату проведения мероприятий в рамках гражданской обороны.

Список вопросов, которые решаются в форме приказа, достаточно обширен. Он детализирован во внутренних актах предприятия и законах, регламентирующих деятельность юрлиц.

Когда издается распоряжение

Распоряжение – это некая вариация императива от единоличного/коллегиального органа госструктуры, который ориентирован на решение безотлагательных задач.

В 99% случаев такой акт ограничен во времени и носит персонифицированную форму (обязателен для узкого круга лиц).

В производственной среде подготовка распоряжения продиктована необходимостью решить узкопрофильные нюансы, которые определяют степень рентабельности предприятия и его способность удовлетворять спрос потребителей. Если, например, руководитель издал приказ, в котором одобрил план ремонта производственных площадей с детализацией сроков и этапов работ по модернизации, то в распоряжении фиксируется, какой конкретно цех необходимо подготовить к реконструкции.

Дополнительно указанный формат императива издается, когда необходимо:

• согласовать график отпусков;
• подготовить копии контрактов, ТТН, счетов-фактур, актов сверки и прочее;
• предоставить отчетную документацию.

Распоряжение детализирует нюансы исполнения приказов и постановлений, исходящих сверху.

Подготовка указания

Указание относится к категории правовых актов, издаваемых структурами государственного администрирования, в которых прописаны методические рекомендации. Они касаются вопросов применения на практике инструкций, постановлений и приказов, адресованных вышестоящими инстанциями ранее.

В предпринимательской среде указанный формат императива распространен в редких случаях. Но если коммерческая структура намеревается использовать его на практике, то в инструкции по делопроизводству должны содержаться четкие отличия указания от распоряжения, постановления и приказа.

При составлении документа методической направленности альтернативой слову «ПРИКАЗЫВАЮ» являются слова «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Использование решения

Решение – это акт волеизъявления коллегиального органа, в качестве которого зачастую выступает общее собрание участников/акционеров или совета директоров.

Указанный формат императива актуален в случаях, когда необходимо урегулировать нюансы производственного характера. Но в деловой практике решение как составляющая ОРД используется в том случае, если соответствующее положение закреплено в инструкции по делопроизводству.

Текст документа структурно включает констатирующую и распорядительную части. После указания органа, принявшего императивный акт, следует слово «РЕШИЛ», которое пишется на отдельной строке.

Постановление

Постановление следует рассматривать как итоговую часть заседания коллегиального органа. Такая вариация императива является неотъемлемой частью протокола. В распорядительной части документа фигурируют слова – «ПОСТАНОВЛЯЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Каждый его пункт содержит конкретные действия, которые необходимо совершить, сроки и перечень лиц, которые ответственны за исполнение принятого решения.

Особенности подготовки и оформления

Перечень требований, которым должна соответствовать ОРД, определен в ГОСТ Р 6.30-2003. Их соблюдение обязательно как для госструктур, так и коммерческих предприятий (независимо от специфики их деятельности и порядка организации делопроизводства).

Большая часть бумаг распорядительного характера составляется по стандартной схеме. Формуляры, предусмотренные для приказов, указаний и распоряжений, во многом идентичны друг другу.

Но существуют общие признаки, которые отличают императивные акты от прочих документов, практикуемых в делопроизводстве. Рассмотрим их подробнее.

Право подписи

Согласно положениям Устава, прерогатива утверждения ОРД принадлежит гендиректору. Но в локальном акте, регулирующем деятельность предприятия, могут содержаться пункты, позволяющие ставить подпись на бумагах распорядительного характера главам структурных подразделений или отдельным должностным лицам. Тогда такие императивы будут юридически обоснованы и обязательны для исполнения. На практике преференция подписывать ОРД делегируется конкретному лицу на основании приказа руководителя предприятия.

Если решение принимала коллегиальная структура компании, то протокол визируется председательствующим и секретарем собрания.

Структура

Каждый формат императивного решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Первая содержит информацию о том, в связи с чем (по какой причине) издается документ. В качестве обоснования может фигурировать императив, который был принят ранее и в констатирующей части необходимо указывать его полное название, номер и дату принятия. В преамбуле используют слова – «Во исполнение» или «В целях».

Распорядительная часть фиксирует тот объем предписаний, который необходимо выполнить.

После слов «ПРИКАЗЫВАЮ» или «ПОСТАНОВЛЯЮ» в документ могут включаться дополнительные пункты, детализирующие, кто и в какие сроки будет осуществлять поставленную задачу.

Принцип идентичности

Коммерческие предприятия вправе совместно работать над проектами распоряжений, если им необходимо решить общие задачи (завоевание рынка сбыта, обновление промышленного оборудования и прочее). Требования к оформлению таких документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. В процессе составления совместных приказов или распоряжений фиксируются полные наименования учреждений, представители которых ставили подписи на императиве. Текст документа пишется от 1-го лица множественного числа: «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Каждая из сторон получает оригинал императива, оформленного на паритетных началах.

Срок действия

Бумаги распорядительного характера вступают в силу с момента их подписания, а решения, указанные в них, должны быть исполнены до определенной даты. В предпринимательской практике известны случаи, когда в качестве императивных актов фигурировали разовые поручения.

Учитывая тот факт, что в ОРД могут включаться пункты о лицах, ответственных за исполнение принятых решений, важно указывать конкретные сроки, в течение которых они должны быть ознакомлены с приказом. Но на практике возможны различные казусы. Если, например, приказ о создании комиссии по списанию материальных запасов рассчитан на длительный срок действия, то процедура ознакомления с ним новых сотрудников не всегда четко регламентирована. Формально, они принимают участие в работе комиссии, не зная содержание императивного документа, который был принят задолго до их приема на работу.

Чтобы минимизировать подобные риски на каждом предприятии должен осуществляться учет всех бумаг распорядительного характера и новички-подчиненные обязаны прочитать приказ, даже если он был принят несколько лет назад.

Любое распоряжение можно отменить или скорректировать его содержание, издав другой акт, обязательный для исполнения. Чтобы аннулировать или внести изменения в документ, оформляется соответствующий приказ. Во вновь принятом документе должно быть зафиксировано, с какой даты корректируется старый императив или он утрачивает силу.

Порядок работы с документами

Специфика работы с ОРД определяется с учетом субъекта, к компетенции которого относится принятие того или иного решения. Если оно выносится единолично (гендиректор, глава подразделения), то набор подготовительных действий минимален. Руководитель, считающий необходимым издать обязательный для исполнения императив, дает поручение секретарю подготовить его проект. На следующем этапе содержание приказа переносится на бумагу, а затем подписывается гендиректором.

В определенных случаях проект документа предварительно согласуется с профильными подразделениями компании, после чего утверждается ее руководителем.

Когда возникает необходимость принять постановление в коллегиальном порядке, то порядок действий следующий:

• вопрос включается в повестку дня и обсуждается на заседании совета директоров или высшего органа управления;
• оформляется протокол, который подписывается председательствующим и секретарем собрания;
• принятое решение доводится до сведения трудового коллектива.

На единоличных началах принимаются распоряжения, приказы и распоряжения, на коллегиальных – постановления и решения.

Хранение распорядительных документов

ОРД подлежит обязательному учету, поэтому все форматы императивных решений распределяются по отдельным папкам. Каждый документ должен быть дифференцирован в зависимости от срока хранения. Приказы по личному составу не должны находиться в том же месте, что и распоряжения, касающиеся управленческо-хозяйственной деятельности компании. На каждом предприятии должна быть сформирована номенклатура дел.

Лимит времени для хранения императивов определен в Перечне 2010. Указанный акт обязателен для исполнения всеми организациями, независимо от специфики их деятельности. В Перечне 2010 зафиксированы следующие сроки хранения ОДР:

• приказы, касающиеся основной деятельности – постоянно (п. «а» ст.19);
• приказы, касающиеся вопросов административно-хозяйственной части – 5 л. (п. «в» ст.19);
• решения – постоянно (пп. «б», «в», «г», «д» ст.18);
• постановления – постоянно (пп. «б», «в», «г», «д» ст.18).

Период хранения указаний законодательно не определен, поэтому вопрос разрешается в индивидуальном порядке путем формирования экспертной комиссии.

В случае процедуры банкротства или ликвидации коммерческой структуры перечень ОРД может быть передан в архив. Но при условии, что компания заключала договор с учреждением. Если письменного соглашения с архивом нет, то предприятие может только передать на хранение приказы, касающиеся личного состава. Остальные виды императивов адресуются одному из учредителей юрлица. Распорядительные документы после ликвидации компании должны храниться не менее 3 лет, а самостоятельно аннулировать их можно лишь в том случае, если они не представляют ценности.

Примеры документов

Каждое решение императивного характера должно соответствовать норме закона. Его подготовка осуществляется сотрудниками профильных подразделений, которые в рамках компетенции могут рассматривать вопрос на экспертном уровне. Экономикой компании занимаются специалисты ПЭО, финансовые аспекты находятся в ведении бухгалтерии, а проекты приказов по личному составу ведет кадровая служба. Единоличные указания и распоряжения исходят от руководителя компании.

Императивные акты проходят согласование со стороны внутренних подразделений. Процесс одобрения начинается с нижестоящих структур с постепенным переходом к вышестоящим, чтобы начальство смогло проанализировать мнение подчиненных.

Данные, зафиксированные в приказах и распоряжениях, одна из главных составляющих производственной деятельности. Ее качество зависит от своевременности и оперативности принятия императивных решений. Успешное развитие компании невозможно без четкой систематизации ОРД и своевременного ознакомления подчиненных с актами администрирования, принятыми сверху.