Содержание и пример приказа по основной деятельности: оформление и хранение
В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства. При этом приказы относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером. На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.
Содержание:
Что это за документы?
Это часть укрупненной группы документально оформленных приказов, оформляемых внутри хозяйственного предприятия. Приказы имеют общую группировку:
Составление приказов
- ПАД (на деятельность административно-хозяйственного плана).
- ПЛС (по личному составу)
- ПОД – обозначение основной деятельности.
Это общепринятая для современного делопроизводства градация, но многим бывает сложно провести границу между разными направлениями работы в той или иной компании. Потому нужно привести хотя бы краткую характеристику по каждой из существующих групп. Тогда будет легче принять решение о том, какие бумаги и когда используются:
- ПЛС – это приказы, которые прямо привязаны к личному составу. Обычно в документах данной группы сообщают о приеме или увольнении, перемещении сотрудников, отпусках и стимулирующих выплатах, дисциплинарных взысканиях, командировках.
- ПАД – это административные решения, которые связаны с решением вопросов об эксплуатации имущества, обеспечении транспортом, связи внутри и так далее.
- ПОД – так обозначаются другие документы, не имеющие отношения к первым двум разновидностям.
Какие именно приказы относятся к основной деятельности?
Последняя группа, обозначаемая как ПОД, может быть самой обширной и непредсказуемой. Она иногда затрагивает буквально все аспекты деятельности того или иного предприятия. Можно выделить группы, ставшие основными:
- информационные
- обеспечительного характера
- финансовые
- для составления отчетов
- при осуществлении надзора
- организационного содержания
- нормативные
- структурные
Можно привести лишь общие примеры, на что именно опираться при классификации документов:
Приказы финансовой деятельности
- Принятие регламента, который связан с проведением конкурса на замещение вакантных должностей, постановкой на воинский учет, с комплексом мероприятий по гражданской обороне, охраны труда и так далее.
- Установление режима работы организации, порядок его изменения.
- Определение политики в научно-технической сфере.
- Организация политики в направлении финансов.
- Описание контроля за текущей деятельностью.
- Утверждение планов по дальнейшему развитию.
- Создание органов консультативного, методического и экспертного, научного, контрольного, совещательного характера.
- Организация новых филиалов и представительств, либо упразднение уже существующих структур.
- Определение штатного расписания, внесение изменений в него.
- Введение и утверждение, а также изменение локальной документации.
- Определение структурных составляющих.
Специалисты структурных подразделений обычно отвечают за составление проектов приказов. Ведь сам руководитель не может следить буквально за всем, что происходит на предприятии. Служба делопроизводства должна следить за тем, чтобы все было оформлено правильно.
Перед тем, как любой приказ принимают, его официально согласовывают с вышестоящими должностными лицами либо руководителями в структурных подразделениях. Если в этом процессе вносятся изменения, то согласование проводится еще раз, с нуля. В этом нет необходимости, только если корректировки незначительны.
Важные реквизиты
Большинство приказов оформляются по единым, унифицированным требованиям. Потому на обычном фирменном бланке их писать не рекомендуется. Следующие реквизиты стали обязательными для всех:
Подписание
- подпись руководителя
- основная часть
- заголовок
- название города и адрес, по которому документ был издан
- номер регистрации. Обязательно упоминание специального кода для обозначения основной деятельности
- дата составления
- название разновидности самого документа
- наименование организации. Реквизиты при этом не требуются, они не нужны ни в одном внутреннем документе
Заголовок не просто относится к обязательным реквизитам документа, он в кратком виде отражает содержание. Главное при формулировке – быть максимально четкими. Нужно точно написать, о чем будет дальнейший текст. Именно заголовок должен найти отражение в учетной записи внутри специального журнала.
Далее идет основная часть с двумя отрывками: констатирующим и распорядительным.
Констатируем факты
Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:
Приказы
- При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
- Допустимо наличие ссылок на предыдущие распоряжения, если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
- Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.
Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.
Часть с самим распоряжением
Первый элемент распорядительной части – слово «приказываю». Главное – написать его вразрядку, неважно, прописными или строчными буквами. После этого переходят к самой сути распоряжений.
Если приказ сложный, то часть с распоряжением может включать сразу несколько пунктов. В каждом из них описываются конкретные задания для выполнения. Есть принципы, на основе которых выделяются главные пункты:
Виды приказов
- Задача дается одна, но она разделяется на несколько распоряжений.
- Приказ выполняется поэтапно. Например, сначала собирается комиссия из нескольких должностных лиц, а потом ее направляют на объект, чтобы выполнять конкретные функции.
- У каждого задания могут быть свои промежуточные сроки выполнения.
Если отдельный пункт связан с конкретным исполнителем – прописывается должность и фамилия, а также инициалы. Но в качестве исполнителей иногда выступают целые подразделения. Тогда допустимо ограничиваться только их наименованием.
В каждом пункте – одно задание, с конкретным сроком выполнения. Важна ясность и четкость поставленных целей.
О регистрации и хранении документа
Приказ вступает в силу сразу после того, как он подписан. Если только в самом документе не написано о других условиях. Но необходимо выполнить еще несколько действий, вне зависимости от того, как проходит оформление:
Регистрация приказов
- Регистрация. Для этого в специальный журнал вносят номер вместе с датой, названием и кратким содержанием документа. Обязательно наличия сведений о том, куда передан документ, и о том, кто его подписывал. За регистрацию отвечают секретари либо другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
- Ознакомление с содержанием приказа исполнителей, которые отдельно указаны в тексте. При необходимости ставится их подпись.
- Хранение. Обычно ставится указание «постоянно».
Главное – чтобы на предприятии назначили человека, ответственного за хранение документации, расположение ее внутри архива. Журналы – это специальные книги, которые ведутся до тех пор, пока не будут заполнены полностью. После заполнения документы просто подшиваются, а затем помещаются в архив.
Сколько действуют приказы?
Каждый конкретный акт требует определения точного срока действия. Только в этом случае возможна правильная организация самого хранения документации. Приказы по основной деятельности действуют с момента подписания, либо с даты, указанной в самом приказе. Есть всего два случая, когда действие документа может быть прекращено:
- Отмена другим распоряжением
- Истечение срока, указанного в самом приказе
Согласно сложившейся для делопроизводства традиции, раз в 3-5 лет проверяют актуальность приказов. Считается, что этого времени хватает для того, чтобы изменились основные показатели предприятия.
К данному вопросу рекомендуется привлечь юридический отдел, если организация достаточно большая.
О нумерации и некоторых особенностях
Приказы часто делятся на подгруппы в зависимости от тематики. Но такое решение далеко не всегда признается удобным, ведь регистрационные номера присваиваются документам в зависимости от порядка, в котором они поступают на учет. Буквенные индексы к порядковым номерам не добавляются, но возможен и такой вариант, если внутренняя организация это позволяет.
На должностное лицо могут накладывать дисциплинарную ответственность, если нарушаются правила либо сроки хранения. Главное – чтобы в должностных инструкциях было четко прописано, какой сотрудник за хранение какой документации отвечает.
Регистрационные номера обычно выглядят как простые порядковые числа. Их необязательно дополнять какими-либо другими индексами. Обычно индексы, если они используются, отделяются от основного номера с помощью дефиса или косой черты.
Совместным приказам каждый автор может присвоить свой конкретный номер. Дата регистрации в таком случае совпадает. Если требуется ознакомление, то чем раньше его проведут – тем лучше. Лучше использовать оригинальный экземпляр, если вопрос касается всего нескольких человек.
