Как составить приказ: отпуск за свой счет, образец, требования

У каждого работника появляется право уйти в отпуск. Для этого достаточно отработать в компании минимум полгода. Отпуск за свой счет одобряется вне зависимости от количества отработанного в компании времени. Право реализуется с помощью оформления документа в одной из доступных всем форм: № Т-6 или № Т-6а. Но у этих документов есть свои особенности оформления.

Информация общего характера

При уходе сотрудников в отпуск в делопроизводстве используются специальные разновидности приказов. Документы обладают унифицированным видом, который установлен Постановлением Госкомстата №1 от 2004 года.

Приказ о предоставлении сотруднику отпуска относится к документам, которые требуется выпускать на любом предприятии. Именно он потом становится основой для бухгалтерии, рассчитывающей компенсации за дни отпуска. Также по данным из приказа ставят отметки в лицевом счете работников и личных карточках серии Т-2.

Отпуск без сохранения

Документ оформляется заблаговременно. Это должно произойти минимум за две недели до того, как начинается время отдыха. Срок устанавливается заблаговременно, чтобы и сами сотрудники как можно раньше узнавали о возможном изменении своего графика. Рекомендуется послать сотруднику отдельное уведомление о том, что ему назначен отпуск. Расчет проводится за три дня до того, как начинается отдых.

Содержание самого приказа унифицировано. Но предприятия не лишены права вносить свои изменения, связанные с той или иной конкретной деятельностью. Главное – не нарушать законодательные требования, а также общую логику.

Если используется обычная форма Т-6, значит, документ готовится на одного человека. Буква А после основного названия указывает на то, что отпуск оформляется для группы сотрудников.

Заполнение и оформление

Обычно за составление документа отвечает такая специализированная структура, как отдел кадров. Отвечают за вопрос либо лица с соответствующими полномочиями, либо другие сотрудники. Разрабатывая приказ, надо опираться не только на график отпусков за год по предприятию, но и на заявление сотрудника, если оно поступило в соответствующей форме.

Оформление отпуска

К обязательным для унифицированных форм реквизитам относят:

• дата, когда отпуск начинается и заканчивается
• длительность отдыха, измеряется календарными днями
• период, с одного числа по другое
• разновидность
• должность, занимаемая сотрудником
• информация о структурном подразделении
• номер по табелю, присвоенный сотруднику
• ФИО работника

Еще один реквизит, имеющий значение – номер регистрации. Он проставляется напротив наименования документа. Что касается регистрации, то ее порядок и особенности зависят от того, какие правила установлены в той или иной конкретной организации. Руководитель обязательно ставит свою подпись на документе. С бланком знакомят сотрудника, после чего он расписывается сам.

Не нужно использовать оттиск печати, чтобы приказ стал юридически значимым. Печать нужна только как средство для подтверждения подписи того или иного уполномоченного лица. И то только в тех ситуациях, когда приказы отправляют сторонним организациям. В других случаях использование этого инструмента нецелесообразно.

Нюансы оформления:

• Первый момент. Отпуск должен называться так же, как и в законодательстве. Либо оно соответствует нормативным актам, установленным на самом предприятии. Например, если предусмотрено введение целевого дополнительного отпуска.
• Период работы важен только, когда оформляются так называемые ежегодные отпуска. Другие виды отдыха указания подобной информации не требуют.

Заявление не становится обязательным приложением при оформлении отпусков согласно общему графику. Но сотрудник все равно должен расписываться в уведомлении максимум за две недели до того, как начинается отдых.

Виды отпусков за свой счет

Отпуск отцу по рождению ребенка

Положения ТК подтверждают, что никаких ограничений по количеству отпускных ни у кого нет, если не превышаются установленные нормы. Работник при этом должен оставить заявление, даже если он будет отсутствовать только один день. На основании такого заявления руководитель оформляет приказ. Для этого применяется форма Т-6.

В случае оформления административных отпусков за свой счет оплата не требуется, когда речь идет о:

• смерти близкого человека
• родах
• бракосочетании

Этих оснований достаточно для выделения максимум пяти дней отдыха. Если времени нужно больше, все вопросы согласовываются с руководителем.

Если есть рабочий стаж от шести месяцев и больше, работник имеет право на получение отпуска за свой счет при появлении семейных обстоятельств. Если же кто-то не проработал и шести месяцев, то оформление такого отдыха не представляется возможным.

Подопечные могут уйти на внеочередные каникулы по инициативе работодателей. Например, когда компания оказалась в сложном производственном положении. Обычно в таких ситуациях работа просто отсутствует. Но такой отдых оформляется только с письменного согласия сотрудника. Если же инициатором выступает только руководитель, то он дополнительно выплачивает отпускные.

Иногда временные каникулы нужны для того, чтобы закончить сдачу экзаменов. В этом случае нужно не только заявление, но и документ из учебного учреждения. Если все доказательства имеются, то у руководства нет права отказать.

Изменение и хранение приказов

После утверждения со стороны руководителя приказы обычно изменениям не подлежат. Правки разрешается вносить только до того, как документ приобретает юридическую силу, но не после официального оформления и издания. Если необходимость возникла, и без этого не обойтись, то единственный вариант – отмена одного приказа, чтобы потом заменить его другим.

Общая структура приказа, как уже говорилось, может изменяться в зависимости от потребностей того или иного предприятия. Главное – недопустимость внесения изменений в бумаги, которые были уже выпущены, подтверждены руководителем. Это правило распространяется на каждое предприятие.

Хранение документов

За хранение документов на предприятии отвечают структурные подразделения, которые занимаются ведением кадров. На предприятиях обычно хранят не только сами текущие приказы на отдых. Некоторые руководители организуют специальные архивы. В них поступают вообще все документы из структурных подразделений.

С момента поступления в деловой оборот любой приказ на отпуск хранится 50 лет, не более. Об этом говорится в приказе Министерства культуры РФ. Такие указания отдельно устанавливают время, на протяжении которого хранятся архивные документы.

Регистрация приказа в организации

Регистрация нужна для того, чтобы подтвердить факт создания документа, либо введения его в деловой оборот. При выполнении этой процедуры бумаге обязательно присваивается определенный номер, и вносятся основные сведения, касающиеся содержания. Только после регистрации любые документы, в том числе приказы, приобретают юридическую силу.

Нет четкой регламентации для регистрации приказов, связанных с личным составом на предприятии. Отмечается лишь, что должна присутствовать нумерация в зависимости от дат внесения тех или иных сведений.

Особенности самого отдыха без сохранения компенсации

Главная особенность в том, что для таких отпусков невозможен перенос. Неважно, на следующий год или просто на другую дату. Страховой стаж сотрудника прерывается, когда он уходит на перерыв в таком случае. Это касается того времени, что учитывается для назначения пенсии в связи с пожилым возрастом. Ведь пока идет отпуск без сохранения заработной платы, руководитель не перечисляет средства в государственный бюджет. Если каникулы превысили 14 календарных дней за год, то превышающее время не относится к стажу для ежегодного отпуска.

При выпадении отпуска на праздничные дни автоматического продления не происходит.

Если объединены несколько видов отпусков, то в приказе отражается каждый из них. К примеру, если к очередному отпуску добавляется дополнительный, надо указать:

• рабочий год
• обе разновидности
• дни, в общем количестве

Продление, перенос, отзыв из отдыха

Продление возможно лишь в следующих нескольких ситуациях:

1. Сотрудник временно потерял трудоспособность, но только если это подтверждается больничным листом.
2. Исполнение гособязанностей во время отпуска, предоставляемого каждый год. Если закон предусматривает соответствующее освобождение от работы.
3. Другие основания, предусмотренные общими либо локальными нормативными актами.

В таких ситуациях отпуска предоставляются в автоматическом режиме, и не требуют никаких дополнительных действий.

Переносы тоже возможны, но для этого обе стороны должны достигнуть определенного компромисса. Если согласия добиться удалось, соответствующая информация сначала вносится в график, и только затем в соответствующие приказы.

Если кто-то работает по совместительству, то ему отпуск предоставляют в то же время, что и на основной работе. Это надо учитывать и когда оформляются приказы. При этом сам работник может не уведомлять руководителей отдельно о том, когда он отдыхает на основном месте. И работодатели потом должны согласиться, даже если сначала вторая сторона пишет одно время, а потом просит о другом. Это одна из гарантий, упомянутых в Гражданском Кодексе.

Форма Т-6 для совместителей заполняется в обеих организациях, то же самое касается приказов. Но их тексты не должны содержать упоминаний относительно самого факта совместительства.

Итак, форма приказа на отпуск за свой счет не отличается от любого другого отпуска. Есть лишь некоторые различия в уточнениях.