Возврат поставщику: проводки и другие правила оформления в бухгалтерском учете и не только

Самим ГК РФ установлено право покупателей вернуть приобретенные вещи, если что-то не устраивает. Для проводок в таких ситуациях используют правило двойной записи.

О случаях возврата товара

Ситуации, когда товар можно вернуть поставщику, обозначены четко в Гражданском Законодательстве. Причин у такого решения может быть довольно много. Включая:

Возврат при наличии брака

• Расхождения между тем количеством, что указано в договоре, и фактическим параметром
• Упаковки нет вообще, либо нарушена целостность
• Что-то не соответствует номенклатуре, которая прописана в договоре
• Отсутствие полной комплектации
• Нарушения в оформлении документации, либо полное отсутствие необходимых бумаг
• Качество на низком уровне

Возврат можно осуществлять, даже если присутствует лишь одна из причин, указанных выше. Процедура осуществляется в том же налоговом периоде, что и отгрузка. Для поставщика бухгалтерские записи будут выглядеть так:

1. Возврат денег за товар в пользу покупателей обозначается как Дт 62 Кт 51.
2. Себестоимость возвращенного товара отражается с помощью так называемой сторнирующей записи, Дт 90.
3. Еще одной сторнирующей записью пользуются для отражения общей стоимости возвращенного товара. Обозначение выглядит как Дт 62 Кт 90.

Процедуру необходимо осуществить в следующем отчетном году после того, как был закрыт отчетный период:

• Дт 91 Кт 62. Это использование группы прочих расходов для отображения товара, который был отгружен и реализован в прошлом году.
• Обязательно отражение для восстановленной себестоимости отгруженного товара. Она пишется как Дт 41 Кт 91.
• Для продавцов важно вовремя принять к вычету налог на добавленную стоимость в связи с товаром, который был реализован раньше. Данное действие записывается следующим образом: Дт 68 Кт 91.
• Перед покупателем возникает определенный вид задолженности в связи с возвращенным товаром. Ее отображение: Дт 62 Кт 76.
• Наконец, сам факт того, что денежные средства были возвращены: Дт 76 Кт 51.

Главное сначала зафиксировать все проводки. Потом автоматизированное программное обеспечение поможет с составлением самих документов.

Как использовать программу 1С

В этом случае необходимо придерживаться несколько другого алгоритма действий:

Оформление возврата в программе

1. Сначала нам надо войти в меню по продажам. И выбрать пункт, посвященный возврату товара.
2. Затем специалист выбирает реализацию, которая требует сторнирования. Потребуется строка «Документ отгрузки». Формы заполняются в автоматическом режиме, после нажатия кнопки, отвечающей за заполнение. Если есть желание или необходимость, проводится ручная корректировка для количественной информации.
3. Потом следует проверить, насколько правильно все заполнено. Для этого пользуемся кнопкой «Результаты проведения документа».
4. На вкладке НДС создается отдельная счет-фактура.

Если товар не соответствует требованиям, заявленным поставщиком

Несоответствие качества

Например, товар не соответствует требованиям по причинам, которые прямо указаны в Гражданском Кодексе РФ. В таких ситуациях договоры легко признать недействительными. Это полностью исключает возможность дальнейшей реализации. Такой шаг становится законным основанием для того, чтобы у компании-заказчика не проводился учет тех или иных товаров.

Тогда достаточно внести записи на счет 002 до того, как операция или ее отсутствие принимаются к учету.

Но иногда недочеты выявляются только на стадии приемки товара. Либо во время разгрузки, непосредственной реализации. В счет-фактуру, которую представляется вместе с товаром, поставщик вносит изменения самостоятельно. Факт возврата суммы надо зафиксировать в книге покупок.

Благодаря таким записям поставщики сохраняют за собой возможность вернуть НДС на ту сумму средств, в которые обошлась возвращенная покупка.

41, 19 и 68 – цифры, которые чаще всего используются при совершении подобных операций. Для бухгалтерии первыми шагами должны стать корректировки операций по перерасчету оприходования. При этом отдельно выделяют исправительную проводку.

После этого сторнируют пришедшую сумму НДС. Для самой счет-фактуры обязательна регистрация в книге продаж. Главное, чтобы она осуществлялась на момент налогового периода, в котором прошел возврат.

Если возвращают качественный товар

Например, такие ситуации возникают, если отсутствует спрос на партию. Или когда срок годности истекает до того, как пройдет реализация в полном объеме. В таких ситуациях товар возвращают поставщику только после того, как двум сторонам удалось договориться друг с другом. Возможность аннулирования договора исключена полностью.

Партия проводится как приобретение, имеющее надлежащее качество. Поставки прекращаются на основании статьи 408 в ГК РФ.

Возврат в автоматическом режиме переносится на покупки, для которых осуществляется обратная реализация.

Что нужно для документального оформления самого факта возврата

Составление акта на возврат

В договоре на покупку или продажу товара можно заранее прописать, как регулируются операции, связанные с возвратом. И какими документами надо оформлять данное действие. Например, можно написать, что основанием для возврата становится только претензия, направленная другой стороне любым доступным способом. Договор можно использовать для решения любых вопросов, связанных с начислением неустоек, расходами по возврату и так далее.

Покупатель со своей стороны должен оформить при возврате следующие документы:

• претензия
• акт о том, что были обнаружены недостатки

Для оформления используется письменная форма, свободная. Ранее Госкомстат утвердил стандартные документы, которыми также можно воспользоваться. Это касается, в частности, специальных форм ТОРГ2 и ТОРГ3.

В случае применения произвольной формы указываются обязательные реквизиты, чей полный перечень содержится в законодательстве.

Что касается самого акта, то его должны подписать представители каждой из сторон. Можно составить документ в одностороннем порядке. Но, только в том случае, если сам поставщик соглашается. Либо отсутствует долгое время. На основании данного акта потом предъявляются претензии с исками. На претензии свою подпись ставят покупатели.

Что касается продавцов, то для них становится обязательным оформление:

• счет-фактуры с исправлениями, которая передается покупателю
• корректировочной счет-фактуры, выставляемой покупателю
• принятия на учет товара, который уже был оформлен

О дополнительных правилах

Корректировочные счет-фактуры становятся обязательными, когда возвращают товар. Такие счета выдаются, если меняется стоимость:

• имущественных прав, которые были переданы
• отгруженных товаров. Или услуг, работ, которые так уже переданы

Накладная на отгрузку оформляется со стороны покупателя.

Действия для продавцов в розничной торговле

Необходимо выполнить несколько действий, если возврат товара осуществляется в тот же день. То есть, до того, как по кассе снимают Z-отчет:

1. У клиента забирают кассовый чек. На нем должен поставить свою подпись заведующий.
2. Далее составляют акт по возврату денег. Для его оформления используется форма КМ-3.
3. Выписывается накладная на возвращенный товар.
4. Возвращается необходимая денежная сумма.

Для составления накладной можно пользоваться формой ТОРГ13. В операционную кассу предъявляют чек с подписью от заведующего. После этого покупатель может рассчитывать на получение своих денег.

Этот же чек необходимо приложить к акту о выявленных недостатках. После чего документ отдается сотрудникам бухгалтерии. Графа 15 журнала кассира-операциониста используется для отображения сумм, выплаченных покупателям по возвращенным товарам. Сумма выручки за данный день как раз уменьшается на соответствующую сумму.

Несколько другой список документов оформляется, если возврат идет не в тот же день, что и покупка:

1. Покупатель должен составить заявление, к которому прикладываются чеки, товарный или кассовый.
2. На возвращенный товар выписывают накладную, в количестве двух экземпляров. Один используют в качестве приложения к товарному отчету. А второй передают покупателю. Именно на основании данного документа выдают сумму, потраченную на приобретение товара.
3. Покупателю выдаются деньги. После чего приступают к оформлению приходно-расходного ордера.
4. Вносятся соответствующие исправления в бухгалтерский учет.

Процедура возврата товара в случае наличия претензий и других причин регламентируется в любом договоре, который заключают между собой продавец и покупатель.