Как оформлять увольнение сотрудника в связи со смертью: несколько советов и рекомендаций

Смерть сотрудников, особенно на крупных предприятиях, где работает огромное количество людей, совсем не редкость. Конечно, такие случаи не могут быть приятными ни родственникам погибшего, ни руководителям компании, в которой он работал. Но даже тогда все формальности должны быть соблюдены и увольнение бывшего работника (даже по причине смерти) должно быть грамотно составлено.

Увольнение в связи со смертью

Такие случаи могут вызвать непонимание со стороны родственников погибшего, ведь нужно будет заполнять много документов, забирать справки и прочее. Также по закону бывшему сотруднику должна быть возвращена трудовая книжка. То же самое касается и погибшего человека. Да, ему она уже не нужна, но пригодится его наследникам для оформления возврата части накопленной пенсии.

Такую ситуацию предусматривает Трудовой Кодекс Российской Федерации. Статья 83 говорит о независящих от работодателя и сотрудника обстоятельствах разрыва трудового договора. Среди причин, которые там упоминаются, можно увидеть и расторжение соглашения из-за смерти.

Что должен сделать работодатель?

Увольнение сотрудника в связи со смертью должно быть оформлено в соответствии с законом. Но в результате того, что мертвый работник уже не может пройти всех процедур, предвиденных законодательством, в этом процессе есть свои особенности.

Руководители компании должны сделать следующие шаги:

Порядок действий работодателя

• руководитель того подразделения, где работал сотрудник, должен обратиться к высшему руководству с докладной запиской, у которой будет указано о его смерти
• в записке должны быть указаны личные данные бывшего работника, его табельный номер и прочее
• в тексте должна быть упомянута причина увольнения – смерть и прилагаться соответствующий документ, который будет подтверждать данный факт
• бумага должна быть пронумерована
• нужно проставить дату и подпись директора компании
• следующим пунктом будет составление приказа об увольнении
• эти данные должны быть занесены в трудовую книжку работника
• сотрудники бухгалтерии должны рассчитать все нужные выплаты
• денежные средства и трудовая книжка передается в руки наследников или ближайших родственников

Запись в трудовой книжке должна говорить о причине увольнения – смерти. Также там должна быть ссылка на соответствующую статью из Трудового кодекса.

Особенности написания приказа на увольнение мертвого сотрудника

Если увольнение работника происходит по причине его смерти, приказ составляется таким образом:

Порядок увольнения

• составляется только после получения документов, подтверждающих смерть работника
• должны быть вписаны все данные о компании
• дата и номер документа
• в тексте в качестве причины указывается кончина человека
• также упоминаются личные данные сотрудника, его табельный номер, наименование должности
• строчка «Ознакомление» может быть оставлена пустой, так как сотрудник уже не может ознакомиться с документом
• далее бумага заверяется директором компании – проставляется подпись и печать

Увольнение мертвого сотрудника должно происходить по всем правилам и требованиям действующего законодательства. В ином случае его наследники не смогут получить все выплаты и компенсации.

Выплаты, которые нужно сделать при увольнении мертвого сотрудника

После увольнения работника ему выплачиваются компенсационные средства. В ситуации со смертью сотрудника выплаты производятся родственникам погибшего. Это могут быть:

• родители умершего
• совершеннолетние дети
• супруги
• опекуны

К выплатам можно отнести:

Выплаты родственникам

• зарплата за отработанное время
• средства за неиспользованный отпуск
• если работник какое-то время не работал, еще нужно будет выплатить пособие по нетрудоспособности
• если какое-то имущество сотрудника было использовано в целях предприятия, то выплачивается компенсация за него
• премии, которые были начислены

Компенсация за дни неиспользованного отпуска проводится в соответствии со статьей 24 Закона об отпусках. Вот этапы ее начисления:

• определение расчетного периода (12 месяцев до дня увольнения)
• суммировать всю заработную плату за этот период
• посчитать количество рабочих дней за этот период
• выяснить сумму средней зарплаты
• умножить сумму средней зарплаты на количество дней неиспользованного отпуска

Применение трудового законодательства в случае увольнения погибшего сотрудника – одна из самых сложных процедур. Важно также отметить, что правильной формулировкой будет не прерывание, а прекращение действия трудового договора.

Определение даты увольнения

Каким числом делать приказ и запись в трудовой

Реквизиты приказа об увольнении погибшего сотрудника ничем не отличаются от обычных. Но есть особенности в их заполнении.

Дата приказа об увольнении может не совпадать с датой смерти. В большинстве случаев сотрудники отдела кадров делают приказ после поступления к ним свидетельства о смерти. Также составление приказа может быть отложено в тех случаях, когда перед смертью сотрудник долго болел и не выходил на связь с работодателем, а его родственники вовремя не принесли документа, который подтверждает смерть.

Но датой, которую нужно проставить на документе о прекращении трудового договора, будет точная дата смерти. Это не зависит от датирования приказа об увольнении, работал он того дня или нет.

Если нужно обозначить день увольнения, то выбирают последний день, когда сотрудник был на работе. В случаях, если сотрудник умер в выходной день, датой прекращения договора все равно будет день смерти. В ином случае можно будет считать, что трудовой договор был прекращен еще до увольнения работника.

Подтверждающие документы

Для подтверждения факта кончины требуется свидетельство о смерти, которые выдает ЗАГС. Медицинское свидетельство в этом случае не подойдет.

В большинстве случаев свидетельство о смерти в трудовую компанию предоставляют именно родственники погребенного. Но нередки случаи, когда у работника просто не было никаких родственников, или они живут очень далеко, или что-то препятствует им принести его.

Тогда сотрудники компании должны сами обратиться в соответствующие органы для получения данного документа.

Регистрация смерти проводится в том ЗАГСЕ, где проживал умерший, или по месту его захоронения, или по месту прописки. Если руководству компании не известен этот адрес, то нужно обратиться во все возможные органы для получения подтверждения смерти.

В таких случаях приказ можно создавать и при получении от соответствующих органов точной даты смерти.

Заявление или уведомление

Если в случае обычного увольнения сотрудник должен написать заявление на увольнение, а руководство компании должно уведомить работника об увольнении заранее, то в случае увольнения сотрудника в связи со смертью, это невозможно. Работник просто физически не может писать никакого заявления, а работодатель не может его уведомить.

В графе «Уведомление» в приказе на увольнение не проставляется никаких данных. Такая процедура утверждена действующим законодательством.

Приказ или распоряжение

Следуя правилам делопроизводства, любое прекращение трудового соглашения лучше выполнять в форме приказа. Распоряжение в этом случае не подходит. Законодательство приказывает писать датой увольнения дату последнего рабочего дня сотрудника.

Дата смерти должна быть проставлена в соответствии со свидетельством, которое подтверждает факт кончины.

Трудовая книжка

После оформления приказа об увольнении и расторжении трудового договора сотрудники отдела кадров должны надлежащим образом сделать запись в трудовой книжке. В обычной ситуации перед этим увольняемый сотрудник должен был бы поставить свою подпись в личной карте, книге движения трудовых книжек и во вкладыше к ней. Но, так как это сделать невозможно, кадровик просто должен в личной карточке сделать запись, что родственники покойника получили трудовую книжку под расписку.

Трудовая книжка может быть выдана только ближайшим родственникам. Предпочтение отдается членам семьи. Руководители организации могут, как отдать ее в руки, так и отправить почтой по просьбе родственников.

Действия с трудовой книжкой

В тех случаях, когда бывший работник проживал один, то его трудовая книжка должна быть передана ближайшим родственникам в независимости от места их проживания.

Если у умершего работника кроме мужа или жены еще есть совершеннолетние дети, которые однако, не проживали с ними вместе, книжку передают именно супругу/супруге. Это происходит из-за того, что члены супружеской пары по закону считаются семьей в независимости от того жили они вместе или нет. Взрослые же дети, которые живут отдельно, такими не считаются.

Если же у умершего сотрудника есть несовершеннолетние дети от первого брака, то книжка передается именно им, поскольку она нужна для получения денежной помощи от государства.

Увольнение сотрудника в связи со смертью предусматривает выплату всех тех средств, которые выплачиваются и в обычных случаях. Деньги выплачиваются ближайшим родственникам.

Зачисление средств на счета наследников должно быть произведено до истечения четырех месяцев со дня смерти работника. Также родственникам сотрудника может быть выдана денежная помощь на организацию похорон.