Бланк обходного листа при увольнении – порядок оформления и регламент ведения

Установленный законодательством порядок требует заполнения бланка обходного листа при увольнении. Процедура проводится вне зависимости от должности сотрудника. Подробнее об этом далее.

Обходной бланк — что это

Этот документ представлен в виде бланка, который фактически является контрольным подтверждением. Если рассматривать его в рамках увольнения, то он будет подтверждать отсутствие задолженностей у сотрудника по отношению к компании. Также позволит проконтролировать сдачу всего рабочего инвентаря и документов. В редких случаях может вестись учет объектов, составляющих коммерческую тайну.

Основное применение

Использование в организациях обходного бланка обусловлено упрощением учета документов и инвентаря компании. В числе таковых могут быть документы, коды доступа и иные сведения, что представляют интерес для конкурентов. При увольнении человека этот бланк позволяет подтвердить факт отсутствия у него на руках важных для компании бумаг или объектов.

Это также позволяет убедиться в сохранности выданного или используемого сотрудниками инвентаря. В особых случаях, если будут выявлены ошибки или нарушения, он может стать основанием для подачи иска в суд.

Нормативное регулирование применения в организациях бланка

Использование работодателем обходного листа полностью законно, несмотря на тот факт, что документ никак не защищен законодательством. Этот документ является второстепенным средством успокоения. Поэтому, безусловно, обходной лист законен, но ни в коей мере не обязателен.

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Ни Трудовой, ни Гражданский кодексы никак не регулируют положение данного бланка, а значит, сотрудник в полном праве отказать в заполнении документа — вне зависимости от причины. Воздействие со стороны компании любыми из возможных методов также законодательно запрещено.

Если происходит давление, об этом нужно сообщить в надзорные органы или суд.

Видео о необходимости документа:

Утверждение документа — чья подпись необходима

Учитывая, что в документ включены все связанные с материально-техническим и финансовым обеспечением компании отделы — подписание бланка проводится руководством этих отделений. В основном в перечень входят отделы: бухгалтерии, кадров, материального обеспечения и т.д.

Как оформить бланк — установленный порядок

Итак, оформление производится следующим образом:

1. Обращение в отдел кадров — здесь нужно получить лист.
2. Сдать все предметы, что принадлежат фирме и не могут находиться у субъекта после увольнения.
3. Получить подпись каждого руководителя отдела, что указан в бланке.
4. Направить бланк и заявление на увольнение руководству компании — оно должно подписать их.

Если все прошло успешно, то от сотрудника требуется только получение причитающейся ему заработной платы и иных выплат.

Отказ сотрудника — что делать и допустимо ли это

Существуют также спорные ситуации, в число которых входит нежелание сотрудником подписывать документ. Конкретно эта ситуация неудобна по двум причинам, описанным в таблице 1.

Так или иначе, отсутствие желания подписания документа никак не повлияет на процесс увольнения — сотруднику позволят уйти.

Полезное видео для сотрудников:

В обходном листе обнаружены нарушения — что делать

В том случае, если была обнаружена недостача, есть три исхода:

• взыскание стоимости всех материальных объектов, что не были найдены
• написание объяснительной и замечания в трудовую книжку
• судебный иск: работодатель подает на сотрудника иск, обвиняя его в краже

Однако в случае, если стоимость недостающих предметов не столь высока, работодатель может простить потерю. Обосновано это тем, что разбирательство займет больше ресурсов, чем можно было бы получить.

Правила написания

Законодательство не предусматривает конкретно шаблона — организациям предоставляют возможность составить собственный шаблон и закрепить его в уставе фирмы, исходя из делового обычая.

Важно: компании могут закреплять конкретный шаблон обходного листа во внутреннем уставе. В этом случае его использование становится обязательным.

Однако свободная форма не означает возможность отсутствия ряда пунктов. Так, в качестве обязательных определено:

• полное имя фирмы
• дата ее основания
• статус работника: должность и имя
• перечень отделов, которыми должен быть подписан лист

Все прочие изменения в структуре и содержании индивидуальны.

Содержание бланка — список отделов

Прежде чем уволиться, сотрудник должен обойти конкретные подразделения организации. Список таковых составляется в соответствии с тем, где лицо работало. Однако существует обязательный:

• бухгалтерия
• отдел кадров и управления
• подразделение по материальному обеспечению
• основной отдел труда — там, где лицо работало

Как и вся структура, перечень обязательных подразделений сформирован деловым обычаем.

Бланк листа

Рассмотрим образец документа ниже.

Распространенные ошибки

В качестве популярных ошибок отметим:

1. Отказ от выплат. Это неправомерно, так как вне зависимости от наличия или отсутствия обходного листа работодатель должен осуществить все полагающиеся выплаты.
2. Надзор. Организовать контроль со стороны отдела кадров за заполнением листа нельзя ввиду того, что юридическая сила этого документа нулевая. Он не может служить в качестве доказательства вины.
3. Ответственность. Привлечь к ответственности (дисциплинарной) за несдачу листа нельзя. Если это происходит, то исключительно незаконно.

Если избежать их не удалось, то никакой проблемы нет — замена бланка будет произведена в течение 10 минут. Однако при наличии подписей придется уведомить об этом отделы, что займет больше времени.

Законно ли не выдавать трудовую книжку из-за отсутствия обходного

Отдел кадров не может удержать у себя трудовую книжку сотрудника. Подобные действия являются нарушением закона: ст. 234 ТК РФ. Производится незаконное лишение права работать, а значит можно подать в суд. Именно поэтому удержание трудовой неправомерно.

Хранение: установленный порядок, сроки и место

Конкретных указаний по срокам на хранение бланка не установлено, однако в соответствии с корпоративными обычаями он может составлять от 1 до 3 лет.

При этом преимущественно производится хранение в течение трех лет со дня увольнения. Хранение листа один год осуществляется исключительно в случаях, когда производится увольнение гражданского, чья основная работа проходила на военных объектах.

Последствия увольнения без обходного

Основное последствие, которое может последовать после такого увольнения, — старт внутреннего расследования в компании. Комиссия проверит все о деятельности сотрудника и выяснит, есть ли убытки. Если они есть, компания подает иск в суд. Тем не менее, проведение расследования необязательно. Возможность его старта обусловлена судебной практикой.

Однако не всегда увольнение без обходного преимущество для сотрудника и недостаток для работодателя. Если обходной лист заполнен, когда как само увольнение было принудительным, это сыграет работодателю на руку в суде. Он сможет привести бланк в качестве доказательства добровольности поступка сотрудника, ведь им были пройдены все комиссии, и никаких претензий выдвинуто также не было.

Знание даже таких столь небольших нюансов, как обходной лист, позволяет сделать жизнь проще. Порой, нарушение установленного порядка подписания и сдачи документа становится причиной для привлечения к ответственности. Владея информацией из статьи, этого можно избежать.