Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд в случае утери?

Иногда по вине сотрудника или самого предприятия трудовая книжка портится либо теряется. Если есть необходимость, можно сделать ее дубликат. Для этого нужно будет приложить некоторые усилия и потратить время.

Общие сведения

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документа гражданина, который регистрирует его стаж, опыт работы, квалификацию. Последний раз дизайн трудовой книжки обновлялся в 2004 году. Всего в документе 44 страницы, он имеет специальную защиту, которая устраняет возможность подделать ее. Под ультрафиолетом надпись «Трудовая книжка» светится, на страницах есть водяной знак, а листы соединены между собой специальным швом.

Если работа у человека первая в его жизни, выдает и фиксирует данные о человеке работодатель после того, как сотрудник проработал в организации 5 дней. Если человек до этого уже работал, книжку он приносит свою, в которой сделаны записи из предыдущих организаций.

На протяжении всей работы документ хранится в отделе кадров компании, после увольнения выдается на руки сотруднику.

Если человек имеет не одну работу, то трудовая книжка оформляется на основном месте. Если имеется еще и работа по совместительству, то в трудовой книжке по желанию делается пометка (от основного работодателя).

Функции

Несколько лет назад стаж работы можно было посчитать только с помощью трудовой книжки, с ее помощью велся и расчет пенсии. Сейчас информация о работнике представлена в Фонде социального страхования и Пенсионном фонде. Не имея при себе трудовой книжки, любой желающий может получить информацию о стаже работы через Пенсионный фонд. Процедура бесплатная.

Ранее в трудовой книжке отмечался разряд по рабочим специальностям. Сейчас данная информация уже не отображается и узнать квалификацию работника можно только с его слов и проверив умения и навыки.

Стаж раньше имел значение при расчете выплат по больничному листу. Чем дольше человек беспрерывно работает, тем больший процент от зарплаты ему выплачивается во время болезни. На данный момент непрерывность стажа не учитывается. Также это не влияет на величину будущей пенсии.

Ведение трудовой книжки

Ведение трудовой книжки

Заполняет книжку сотрудник отдела кадров, используется для этого черная или фиолетовая паста. Все даты и числа выставляются арабскими знаками (например, 06.07.2010). Сокращения слов не допускаются.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• О сотруднике,
• О характере работы,
• Переводы,
• Прохождение военной службы,
• Повышение квалификации и прохождение курсов,
• О наградах и поощрениях,
• О работе по совместительству,
• Об увольнении.

Если сотрудник не отличился, а наоборот получил выговор, то это фиксируется только во внутренних документах компании.

Перед тем, как внести любую запись, работодатель предупреждает об этом сотрудника. В качестве подтверждения ознакомления сотрудник ставит подпись в личной карточке. Чтобы сделать запись, сначала издается приказ, все вместе не должно занимать время более недели. Исключение составляет приказ об увольнении, в книжке запись должна появиться в тот же день.

Если сотрудник потребует, он может получить копию или заверенную выписку из книжки. Основанием является письменное заявление сотрудника.

В случае изменения личных данных сотрудника (например, фамилии или образования), изменения вносит та компания, в которой в этот момент работает человек. Если в это время он был безработным – дописывает данные новый работодатель. Работник должен предъявить документ, подтверждающий изменения.

Прежние данные на титульной странице зачеркиваются и записываются новые. Документы, на каком основании это было сделано, указываются на внутренней обложке, работодатель ставит свою подпись и печать предприятия.

Дополнительное образование, повышение квалификации вносится без зачеркивания – заполняются свободные строки. Не исключено, что сотрудник компании при заполнении книжки может допустить ошибку. Тогда он должен самостоятельно исправить неточности. Внести изменения можно после официального запроса уполномоченного лица с предприятия, допустившего ошибку. Если неверно указаны сведения о работе, то эти записи признаются недействительными и вносятся новые. 

Если все страницы трудовой книжки заполнены, то подшивается вкладыш. На одной из страниц ставится штамп и вносится надпись «Выдан вкладыш».

Утеря

Трудовая книжка хранится в кабинете в защищенном месте. Работодатель несет ответственность за сохранность всех книжек. Сотрудники отдела кадров обязательно ведут учет движения относительно всех документов и вкладышей. Пока человек работает, книжка на руки ему не выдается. Исключением является запрос Пенсионного Фонда. В других случаях подойдет выписка.

Если сотруднику все-таки выдали книжку и он ее потерял, все равно ответственность несет предприятие.

В случает утери трудовой книжки сотрудником, ему могут выдать дубликат. Запрос делается на последнем месте работы, обрабатывается он не более 15 дней.

В дубликате указываются следующие данные:

• Суммарный стаж до поступления на работу на данное предприятие,
• Сведения о работе на данном предприятии,
• Награждения на данном месте работы.

Если у работодателя не имеется полных сведений о предыдущих местах работы, достаточно внести имеющуюся информацию из предоставленных ранее документов.

Сотрудник должен будет оплатить работодателю стоимость бланка новой трудовой книжки.

Может оказаться, что предыдущее место работы перестало существовать. Причин может быть множество: ликвидация предприятия, банкротство, слияние с другой компанией и т.д. Действия человека следующие:

1. Обратиться ко всем другим бывшим работодателям для подтверждения стажа,
2. Обратиться в Государственный архив города,
3. Обратиться в Пенсионный фонд для подтверждения стажа,
4. Обратиться в суд.

Не всегда необходимо восстанавливать трудовую книжку. Так как на размер пенсии и начисление стажа ее наличие влиять не будет.

Заполнение дубликата

Дубликат трудовой книжки или вкладыша выдается не только при их утере. Основания для выдачи дубликата:

• Утеря сотрудником или предприятием,
• Порча (сгорела, испачкалась, порвалась),
• Если приказ об увольнении или переводе аннулировали,
• Возобновление сотрудника на рабочее место после доказательства невиновности,
• Уважительная причина утери (чрезвычайные ситуации на производстве или в регионе).

На первой странице чистой трудовой книжки делает пометка «Дубликат»

Законным основанием для записей будут следующие документы:

• Приказы о приеме на работу,
• Выписки о зачислении зарплаты,
• Заключенные договора или справки с предыдущих работ,
• Выписки из муниципального или районного архива,
• Решение суда о начисленном трудовом стаже.

Все документы должны быть оформлены и заверены надлежащим способом с печатями и подписями.

Работодатель должен помогать сотруднику собрать все необходимые документы. Но проблема может возникнуть при необходимости работодателю доказать, что запрашиваемые данные нужны ему не для личных целей, а для помощи сотруднику в восстановлении документов.

Обращение в Пенсионный фонд

Работодатель оплачивает за каждого своего сотрудника страховые взносы, поэтому имеет право знать данные о его стаже. Данные заполняются в форму СЗВ-К.

Существует один метод восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд. Уполномоченное лицо на предприятии посылает запрос в Пенсионный фонд после заявления сотрудника о необходимости получить дубликат. В ответ приходят данные о трудовом стаже. Данный способ является самым надежным, так как каждый работодатель обязан посылать отчетность о трудовых договорах государству.

Данные предоставляются абсолютно бесплатно. Составляются они на основании персонифицированного учета, который предоставляется в Пенсионный фонд в обозначенное время. После подачи заявки ответ приходит в течение 10 дней.

Восстановление по ксерокопии

На первый взгляд может показаться, что имея ксерокопию трудовой книжки, можно полностью переписать эти данные в дубликат. Но копия не будет иметь вес и ничем не поможет, если не будет заверенной.

Копия может потребоваться по различным причинам, например, для получения кредита. Сотрудник должен обратиться в отдел кадров предприятия и написать заявление на имя начальника кадровой службы. Если компания не щепетильна в моментах бюрократии, можно устно выразить свою просьбу. На выполнение заявки полагается три рабочих дня.

Должностное лицо, которое выдает копию, на каждой странице пишет «Копия верна», расписывается и ставит мокрую печать. Обязательно указывается фамилия сотрудника, который заверяет копию, дата. В конце делается запись, что человек работает в компании до настоящего момента. Вышеперечисленные операции уполномочены производить директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров.

Восстановление трудовой книжки

В редких случаях используется другой вариант заверения. Печать и подпись ставятся только на последней странице, остальные же сшиваются нитью, которые выводится на последнюю страницу и фиксируется бланком. На бланке указывается количество страниц и ставится штамп.

Если сотрудник ранее обращался для получения копии трудовой книжки и оформил ее должным образом, то при потере этого документа будет достаточно для получения дубликата. Незаверенная копия будет считаться недействительной.

Юридическую силу будет иметь копия, которую заверил нотариус. Обратиться можно и к государственному, и к частному нотариусу. Об этом человек должен позаботиться также заблаговременно. Нотариус заверяет каждую страницу копии на основании оригинала.

Если не сохранилась копия какой-либо из страниц, тогда придется обращаться к бывшему работодателю, который, в свою очередь, делает запрос в ПФ.

Остальные методы (например, обращение в архив) уместны, если словесные данные сотрудника отличаются от данных, которые предоставляет Пенсионный фонд или если возраст сотрудника более 30 лет и стаж непосредственно влияет на размер пенсии.

Если в Пенсионном фонде нет данных о сотруднике, возможно, он работал неофициально и работодатель не делал страховые взносы.