Внесение изменений в график отпусков. Что нужно знать начинающим предпринимателям

Каждая организация, независимо от рабочего направления и формы собственности, обязана утверждать график отпусков в строго определенные сроки. Эта процедура должна выполняться за первые две недели января каждого года. Однако период действия соответствующей документации можно назвать весьма продолжительным. Именно по этой причине нередко возникает необходимость корректировки графика отпусков. Полезная информация на эту тему представляется вниманию всем желающим.

Недостоверность информации в графике

Составление графика отрусков

В коммерческие организации постоянно поступают на работу новые сотрудники или увольняются старые. Возникает ли при этом необходимость корректировать уже составленный график отпусков? Как правильно организовать работу предприятия, чтобы не возникало никаких претензий или замечаний у трудовых инспекторов в ходе проверок?

Как было сказано ранее, график отпусков будет утверждаться на следующий календарный год не позже, чем за две недели до завершения предыдущего. Однако, процессы, развивающиеся в компании, никогда не останавливаются на одном месте. При этом в Трудовом кодексе не существует конкретных указаний по этому вопросу. Также не разработана единая форма для составления графиков. Следует отметить, что именно для бухгалтеров этот факт является весьма актуальным и создает множество неудобств в процессе работы.

Стандартный график всегда должен содержать только актуальные данные относительно времени выхода каждого работника в отпуск. Если график оформлен неправильно, трудовые инспекторы в ходе проверки могут расценить этот факт как нарушение действующих положений трудового законодательства.

Нередко владельцам предприятий выписываются штрафные санкции в соответствии со ст. 5,27 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа, грозящий такой организации может соответствовать 30 000 – 50 000 руб.

Также трудовые инспекторы уполномочены приостанавливать работу организации на период до 90 суток. Сотрудники, ответственные за соблюдение всех положений трудового законодательства, могут получить штраф, размер которого составит от 1000 до 5000 руб.

Следует учитывать, что на деле проверяющие сотрудники Роструда редко накладывают штраф на организацию. В большинстве случаев учредителю предоставляется возможность исправить выявленное нарушение и выдается соответствующее предписание. В случае невыполнения полученного предписания штрафные санкции гарантированно обеспечены. Осталось разобраться, как корректируется график отпусков.

Правила корректировки

Рассмотрим последовательность действий, выполняемых в процессе корректировки графика отпусков:

Внесение исправлений

• Для возможности внесения коррективов в действующий утвержденный график отпусков учредителю обязательно необходимо подписать соответствующее распоряжение. Если сотрудник выражает желание перенести отпуск, необходимо получить согласие на перенесение. Соответствующее заявление оформляется на имя учредителя предприятия в произвольной форме. Приблизительное его содержание выглядит так: «Я (Ф.И.О. сотрудника), даю свое согласие на перенесение регулярного оплачиваемого отпуска с 20 июня 2010 на 10 августа 2010 года».
• Перенос отпускного периода может осуществлять учредитель организации. Только в таком случае ему придется получить письменное согласие работника с переносом и определением причины, и способа использования положенных отпускных в будущем. Также необходимо возместить неиспользованную часть отпуска в виде материальной компенсации.
• После этого на основании вышеуказанной документации учредитель может приступать к составлению соответствующего распоряжения. Содержание распоряжения может выглядеть так: «Приказываю осуществить замену Ф.И.О. сотрудника часть регулярного оплачиваемого отпуска, соответствующую 10 календарным дням за период с 01.02.2015 по 30.01.2016». Также в распоряжении следует указывать основание для перенесения. Это может быть служебная записка, составленное сотрудником заявление или что-нибудь другое.
• Кроме руководителя такое распоряжение может подписывать работник, чей отпуск предстоит перенести. Факт подписания соответствует выражению согласия с распоряжением и вступление документа в силу.
• Нередко график отпусков корректируется в связи со вступлением в должность нового работника. Каждый руководитель организации должен оформлять подобные приказы, указывая достоверную причину корректировки.
• При любых изменениях графика в форме № Т-7 вводятся определенные данные об изменении. Для этого используются графы 7, 8, 9. Также коррективы необходимо вносить в персональную карту каждого сотрудника.

Правила корректировки графика отпусков не представляют собой ничего сложного.

Возможные варианты корректировки

На самом деле существует всего два способа корректировки графика:

Корректировка отпуска

1. Полная корректировка графика и повторное утверждение с учетом данных по новым работникам и тем, кто больше не в штате.
2. Разработка специальных дополнений к графику. Для этого применяется специальная унифицированная форма № Т-7.

Первый метод имеет небольшое, но очевидное преимущество. Данные по отпускам всех работников собраны в едином реестре. Это способствует упрощению поиска необходимой информации. Однако подобный метод имеет свои недостатки. Не каждый трудовой инспектор может одобрить в процессе проверки наличие нескольких графиков отпусков для работников.

В законодательстве указывается возможность использования одного графика, составляемого каждый год.

Корректировка посредством создания дополнений избавит учредителя от возможных проблем с трудовиками. Сама процедура ничем не отличается от утверждения нового графика. В любом случае потребуется согласие руководителей подразделений и подпись директора.

В соответствии с положениями ТК РФ, каждый наемный работник имеет право на получение регулярного отпуска. График обычно составляется один раз в год сотрудниками кадрового отдела или ответственным должностным лицом. В графике указывается очередность возможного выхода работников в положенный отпуск. Нередко возникают ситуации, когда в график необходимо внести некоторые коррективы по причине увольнения старых или вступления в должность новых сотрудников. Возможны другие причины корректировки отпусков, которые должен указывать учредитель в процессе оформления соответствующего распоряжения.