Как рассчитывается среднесписочная численность работников: правила и формулы

Для любого предприятия среднесписочную численность определяют в целом, по одному календарному году. Неважно, появилась компания только что или уже работает на рынке.

Описание стандартной формулы и не только

Чтобы правильно провести расчет, начинают с определения численности по среднему результату на протяжении месяца. Сама формула выглядит следующим образом:

Берем количество тех, кто занят в производстве в каждый отдельный месяц. Складываем их вместе, результат делим на 12.

За месяц формула выглядит схожим образом, только показатели определяются по другим временным отрезкам:

Берем сотрудников, занятых в производстве на протяжении каждого календарного дня. И делим на число календарных дней, составляющих один месяц.

Численность работников

Главное – принимать в расчет дни, оказавшиеся праздничными и выходными. Принято считать, что сотрудников в такие дни столько же, сколько и до наступления праздников. Отдельный учет надо производить по тем, кто лечится или отдыхает, отправился в отпуск, в командировочную поездку.

Для определения требуемого числа за квартал складывается количество рабочих на протяжении каждого месяца, составившего квартал. Потом результат разделяют на три.

Пример расчетов

Например, в январе сотрудников было столько:

• С 1 по 15 число – 17 человек;;
• С 16 января четыре человека уволилось
• 20 числа появился один новый сотрудник.

Формула подсчета выглядит так:

(17 * 5) + ( 13 * 4) + (14 * 12) / 31 = 15.3

Округляем так, чтобы получилось ровно полтора десятка. Поквартальную численность определяем, подсчитав результаты и за другие месяцы. Например, для февраля численность равна 18, а для марта – 12.

Получаем среднее значение по кварталу:

• 15+18+21/3=18

Формула значительно упрощается при наличии только одного директора, и отсутствии так называемых наемных работников. Стоит отметить, что за одного полного целого работника можно принимать двух, работающих по неполной ставке. В более сложных ситуациях расчет проводят не по дням, а в виде человеко-часов.

Правила по округлению результатов

Иногда итоговая сумма после расчетов содержит дробное число. Никто не станет подавать сведения о том, что, например, работает полтора человека. Потому полученные результаты просто округляются. Принципы те же, что и в обычной школьной математике:

1. Целое число увеличивают на единицу, если за запятой стоит цифра, равная пяти или большая. Округление предполагает, что все обозначения после запятой убираются.
2. Если же за запятой следует четверка или меньшее значение, то предыдущий знак остается неизменным.

Кого нельзя учитывать при расчетах?

Из расчета требует исключить такие группы, как:

• Работники, подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу до истечения срока предупреждения. Или покинувшие свое место без извещения администрации.
  

  Обязательный учет

• Те, кто направлен на программы повышения квалификации, с отрывом от производства. И кто получает стипендию за счет своего руководства.
• Направленные для выполнения своих обязанностей в другие страны.
• Партнеры и сотрудники, которые трудились на основании Гражданско-Правовых соглашений.
• Организовавшие обучение либо отпуска, без возможности сохранить заработную плату. Или те, кто поступал в высшие учебные заведения. И оформлял отпуск без сохранения зарплаты, чтобы сдать вступительные экзамены.
• Женщины в отпуске из-за ухода за детьми либо беременности. Или взявшие дополнительные дни для отгула.
• Те, с кем заключили ученический договор, чтобы пройти профессиональное обучение. Если в этот период выплачивалась и специальная стипендия.
• Совместители внешнего типа.

Учредитель и предприниматель: нужно ли брать в расчет?

Собственник становится частью среднесписочной численности только при официальном оформлении на себя трудового договора, в связи с чем получает заработную плату. Надо исключить из расчетов руководство, которое получает одни дивиденды, а не стандартную заработную плату.

Главный сотрудник – директор

На практике есть определенные ситуации, получившие распространение. Функция директора передается собственнику, которого назначает общее собрание с учредителями. При этом трудовой договор не оформляется. Четкие инструкции относительно таких ситуаций просто отсутствуют. Директора обычно считают за единицу, несмотря на отсутствие официального договора.

Но эксперты говорят, что нельзя учитывать руководителя, которым стал единственный учредитель предприятия. Ведь невозможно самому себе выдавать заработную плату, самого себя назначать для исполнения обязанностей. В таких ситуациях руководители не состоят в персонале предприятия.

Индивидуальные предприниматели к среднесписочной численности отношения также не имеют.

Что делать, если отчетный период отработан не полностью?

ИП и организации часто сталкиваются с ситуацией, когда деятельность начинается либо прекращается в середине года. Это означает, что в отчетном периоде отсутствует отработка в полном объеме. Но алгоритм расчета сохраняет стандартные правила и в данном случае.

Первый шаг – сложение показателей по каждому месяцу, составляющему период. Результат делят на число, равное месяцам в этом временном отрезке. Главное – делить на количество месяцев по календарю, а не на то, которое фактически отработано.

Как быть при нулевой численности?

После всех расчетов случается так, что округленный результат равен нулю. Это может случиться и у ИП, и у предприятия. Но можно ли написать ноль в отчетной документации, которая передается налоговым органам?

Четкого ответа на этот вопрос нет ни в одном действующем нормативном акте. Сами налоговики рекомендуют нули заменять единицами. Это объясняется тем, что инспектора должны закрывать карточки, если стоит цифра 0. Из-за этого возникают сложности, когда предприниматель составляет отчетность, обращается в налоговую службу. Использовать нули не рекомендуют и в ФСС. Особенно, если присутствовали хотя бы минимальные начисления по заработной плате.

Подача сведений о среднесписочной численности сотрудников – обязанность каждого руководителя и предпринимателя. Для подачи информации обращаются к налоговой службе по месту, где заявитель регистрировался. Начиная с 2007 года, оформление соответствующих данных стало обязательным для всех предпринимателей, даже если в штате не числится ни одного сотрудника вообще.