Явочная численность работников это способ определения и цели

Для определения статистических и экономических показателей работы предприятия постоянно ведется учет численного состава сотрудников. Существует несколько вариантов учета численности и способов ее вычисления.

Виды численности

На каждом предприятии, учреждении или организации ведется учет работающих по разным критериям. Существуют общепринятые показатели численности:

• общая
• списочная
• среднесписочная
• явочная

Несмотря на то, что в каждом случае речь идет об одном и том же предприятии, различные показатели могут существенно отличаться.

В общую численность включаются сотрудники, работающие на постоянной, временной и иной основе. Здесь же учитываются совместители.

Численность работников

Списочная численность включает количество постоянных и временных сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием.

Явочная численность – наиболее показательная характеристика, которая учитывает число лиц, фактически приступивших к работе. В отличие от списочного состава здесь не учитываются сотрудники, по каким-либо причинам отсутствующие на рабочем месте. Исключаются лица, находящиеся:

• в отпуске, в том числе декретном, учебном, очередном и так далее
• на больничном
• в командировке
• на выполнении обязанностей государственного значения
• в прогулах

Кроме фактического показателя используется нормативная явочная численность, которая показывает необходимость в обязательном количестве персонала на объектах, где предусмотрен непрерывный цикл работы.

Для чего необходим учет явочной численности

В статистической отчетности чаще используются показатели списочной численности работников, но фактическое количество сотрудников в соответствии с числом рабочих мест определить по явочной численности. Обычно явочный состав меньше списочного, так как часть персонала находится в отпуске или на больничном. С другой стороны, в списочный состав не входят лица, работающие по совместительству или договорам на разовое выполнение работ, тогда как в определении явочной численности они учитываются.

Число лиц, явившихся на работу, можно определять по табелю учета рабочего времени. Все отсутствующие лица отмечаются специальными буквенными обозначениями, например, «б» – больничный, «к» – командировка, «о» – отпуск. На временных сотрудников составляются отдельные табеля, по которым также производится учет их явочной численности и отработанного времени.

Данный показатель необходим для:

Явочная численность

• учета рабочего времени, который по факту приходится на каждого сотрудника
• подсчета общего количества отработанных часов в течение определенного времени (дня, месяца)
• расчета заработной платы по каждому сотруднику, подразделению или выполненному виду работ
• контроля соблюдения рабочего режима
• определения потерь рабочего времени по различным причинам
• составления отчетов по труду для органов статистики

Экономисты используют показатели явочной численности при расчетах:

• эффективности использования кадров
• вычисления и обоснования фонда оплаты труда

Сравнение показателя явочной и списочной численности позволяет корректировать методы кадровой работы с целью минимизации потерь рабочего времени и экономии расходов на оплату труда.

Методы вычисления явочной численности

Кроме фактического подсчета количества отработанных часов и вычисления явочного числа сотрудников, часто необходимо вычислить нормативные показатели, обеспечивающие бесперебойную работу производства.

Такие нормативы необходимы:

• на предприятиях железной дороги
• в добывающей промышленности
• энергетической промышленности и так далее

Явочный состав

Задача экономистов – вычислять необходимый явочный состав, особенно при изменении режима работы, открытии новых объектов, внедрении более совершенного оборудования, автоматизации производственных процессов и других событиях, которые влекут изменение режима работы и необходимого числа обслуживающего персонала или квалифицированных рабочих.

Существует несколько различных способов вычисления количества явочного персонала, как по отношению к количеству рабочих мест, так и в соотношении со списочной численностью.

При известном количестве рабочих мест (Р) и норм времени работы на каждом из них (Пр) явочная численность определяется следующим способом:

Я = (Р * Пр) / Нр,

т.е. число рабочих мест умножается на время работы на каждом из них и делится на количество часов работы сотрудника.

Например: существует 5 отопительных котлов, нуждающихся в круглосуточном обслуживании. Рабочий день одного сотрудника составляет 8 часов. В результате вычислений (5 * 24) / 8 = 15, т.е. для обслуживания оборудования ежедневная численность сотрудников должна составлять 15 человек.

Расчетная или фактическая явочная численность (Я) служит основанием для определения списочной численности (С) с учетом общего количества рабочих дней (Т) и средних показателей неявки на работу (Д):

С = (Я * Т) / Д

Для производств непрерывного цикла расчет производится в рабочих часах, а не в днях.

Поскольку на предприятии обычно сочетаются различные рабочие графики, то подсчет явочной численности и потребности в персонале производится отдельно по группам. Например, сначала число основных рабочих, работающих по сменам круглосуточно, затем вспомогательных сотрудников, работающих в две смены или через день, и административного персонала с 8-часовым рабочим и пятидневной неделей.

Если система работы строится для выполнения определения определенного объема (О) с учетом норм выработки (Н) и количества рабочего времени одного сотрудника, то нормативная явочная численность (Я) определяется по формуле:

Я = О /(Н * Б)

Например: в течение месяца необходимо выпустить 3000 единиц продукции, за смену один сотрудник производит 10 единиц, в месяце 20 рабочих дней. В таком случае 3000 / (10 * 20) = 15 человек.

В этом случае явочная численность подсчитывается отдельно по каждой профессии, ввиду выпускаемой продукции. Более сложные расчеты получаются, если речь идет об отдельных операциях, из которых состоит выпуск продукции, сотрудниках с различной квалификацией и, соответственно, выработкой. Единожды произведенный расчет действует до изменения условий производства. В качестве проверки рекомендуется ежегодно производить расчеты заново, чтобы не упустить произошедших изменений в кадровом составе и технологии производства.

Расчет явочной численности вспомогательных рабочих производится с учетом:

Трудоемкость

• норм выработки, как у основных рабочих
• трудоемкости работы
• норм обслуживания на одного сотрудника, например, количество станков на сотрудника ремонтной службы или количество квадратных метров территории на уборщицу
• нормативам численности, например, количество сотрудников охраны на одну смену

Существует такой показатель как коэффициент перевода явочного состава в списочную численность. Он определяется как отношение между ними.

С = Я * Ксп

На участках работы с обычным графиком работы для вычисления используются табельный и плановый фонды времени. На непрерывных производственных процессах берутся календарный и плановый фонды.

Обратным способом производится перевод списочного состава в явочную численность. Данный коэффициент необходим для расчета необходимого списочного состава, чтобы обеспечить замещение лиц, временно отсутствующих на работе. На его основе определяется необходимость в приеме новых сотрудников или сокращении штатов, превышающих потребности производства.

Все произведенные расчеты предоставляются руководителю предприятия в качестве рекомендаций. Работодатель принимает окончательное решение с учетом стабильного обеспечения рабочего процесса и экономного расходования фонда заработной платы.

Помимо явочной численности учитывается также явочный фонд рабочего времени с учетом неявок.

Превышение списочного состава над явочным экономически оправдано, так как благодаря этому гарантируется возможность подмены временно отсутствующих сотрудников. С учетом этого разрабатываются графики отпусков и выходов на работу, составляются схемы взаимозаменяемости и другие варианты распределения рабочей силы. Возможности взаимных замен оговариваются в должностных инструкциях каждого сотрудника.

Определенные сложности возникают при учете лиц, находящихся в командировке. С одной стороны они отсутствуют на работе, им требуется замена на рабочем месте, т.е. командированные сотрудники не могут учитываться в явочном составе. С другой стороны день, проведенный в командировке, приравнивается к проведенному на работе и оплачивается как рабочий. Таким образом, для расчета заработной платы откомандированные работники входят в количество явочной численности.

Особенности расчетов явочной численности

Различают способы исчисления явочного состава по факту и по нормативным показателям.

Учетом явочной численности занимаются:

Расчет численности

• сотрудники служб по работе с кадрами
• лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени
• бухгалтера, начисляющие заработную плату
• экономисты по труду или лица, ответственные за составление статистической отчетности

Сроки учета явочного состава:

• ежедневный учет
• ежемесячный контроль
• сроки, необходимые для подачи отчетности
• ежегодные расчеты
• по мере необходимости в связи с изменениями производственного процесса

Подсчеты производятся двумя путями:

• исходя из общего списочного состава для определения потерь рабочего времени
• начиная с учета потребностей производства для вычисления необходимого количества сотрудников по каждому участку работу

Общая явочная численность необходима только для статистики. Подробный учет ведется отдельно по каждой специальности, цеху или выполняемой работе.