Положение о командировке – структура и содержание

Трудовые отношения между сотрудником и руководством регулируются локальными нормативными актами. К их числу относится положение о командировке – документ, который определяет порядок направления работников в служебные поездки.

Для чего предназначено положение

Понятие командировки рассматривается в ст. 166 ТК РФ. В этом нормативном акте она определяется как служебная поездка на указанный нанимателем срок для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы.

Положение о командировке не является обязательным документом. Однако использование этого локального акта во многих случаях считается целесообразным, особенно если деятельность организации сопровождается регулярной отправкой сотрудников на служебные выезды.

Утвержденное на предприятии положение позволяет документально закрепить виды, характер и цель командировок, обозначить сопутствующие расходы, исключить риск налоговых нарушений.

Для сотрудника положение о командировке выполняет функцию своеобразного гаранта. Документ поможет в возмещении понесенных расходов или подтвердит сроки поездки при отражении в трудовой книге.

Когда положение не применяется

Локальный акт разрабатывается и утверждается на предприятии на усмотрение руководства. Он не носит обязательный характер и его отсутствие не расценивается как нарушение.

Важно! Не все виды поездок называются командировкой. Поэтому и соответствующее положение действует не для всех рабочих выездов.

Основные признаки командировки:

• работник отправляется на выезд в другой населенный пункт;
• сотруднику предоставляется служебное задание и другие сопроводительные документы;
• работник получает аванс или денежную компенсацию за понесенные расходы;
• отправка происходит на основе письменного распоряжения руководства.

Если сотрудник отправляется в служебную поездку в пределах населенного пункта, к примеру, в другой филиал или структурное подразделения – это не является командировкой. Также ею нельзя считать разъездной режим труда, при котором сотрудник не имеет постоянного места работы, а регулярно перемещается.

Поездки, осуществляемые в личных целях, также не могут расцениваться как командировка. Поэтому руководство не обязано возмещать сопутствующие расходы или предоставлять льготы, предусмотренные Трудовым кодексом.

Возможен ли отказ от поездки

Вопрос о принудительном направлении в командировку актуален и часто становится причиной спорных ситуаций. Согласно действующему законодательству, руководитель имеет право направить работника в служебную поездку, даже в случае если эта функция не прописана в трудовом договоре.

Важно! Отказ от командировки – прямое нарушение, которое влечет за собой дисциплинарную ответственность. Руководитель имеет право сделать выговор или уволить сотрудника с соответствующей записью в трудовой книге.

Трудовой кодекс предусматривает ряд исключений. Некоторые категории работников нельзя принудительно направить в командировку.

К ним относятся:

• беременные женщины;
• лица, не достигшие совершеннолетия;
• работники, занятые на основе учебного договора;
• инвалиды и люди с медицинскими противопоказаниями;
• родители-одиночки с несовершеннолетними детьми (или официальные опекуны).

Сотрудники, которые относятся к этим категориям, могут отправляться в командировку только с их письменного согласия. Отказ от служебной поездки со стороны таких работников является правомерным.

Особенности разработки положения

Порядок направления сотрудников в командировочные поездки отражен в постановлении Правительства РФ №749, который действует с октября 2008 года. В 2015 и 2018 в документ внесены поправки, которые позволили упростить процедуру оформления локального нормативного акта. В частности, необходимость оформления положений о командировках была отменена.

Кто разрабатывает

Положение о командировках, как правило, оформляется в кадровом отделе. В дальнейшем оно утверждается руководством организации. В некоторых случаях к оформлению документа привлекают юриста и при необходимости вносят поправки. Это необходимо для того, чтобы утвержденный в положении порядок направления в служебные поездки строго соответствовал нормам ТК и другим нормативным документам.

Требования к оформлению

На законодательном уровне требования к оформлению положения о командировках не закреплены. Поэтому на предприятии можно утвердить собственную форму документа или использовать образец.

Важно! Законом разрешено разрабатывать форму положения самостоятельно, необходимо учитывать ряд требований, которые предъявляются к организационно-распорядительной документации. Положение должно соответствовать национальному стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Структура и содержание документа

Положение о командировках содержит типичные разделы. Однако в зависимости от специфики деятельности предприятия или организации, в документ включают дополнительные пункты, при условии, что они не идут вразрез с требованиями трудового законодательства РФ.

В первом разделе локального акта прописываются общие положения. В нем указывают перечень основных понятий, используемых в документе. В особенности включается понятие командировки, их основные виды, перечисляются должности и сотрудники, на которых распространяется действие локального акта.

В следующем разделе описывается порядок направления на служебные выезды. Здесь же указываются документы, на основании которых происходит отправка работников в командировки.

В особенности указывают:

1. Целевое назначение поездки.
2. Ожидаемый результат.
3. Способ перемещения к месту командирования.
4. Способ проживания.
5. Порядок возмещения расходов.

После этого следует еще несколько обязательных разделов, отражающих особенности выездной деятельности сотрудника. Содержание пунктов этих разделов определяется индивидуально с учетом специфики предприятия, целей командировки и других факторов.

Определение сроков

Это обязательный пункт положения, без которого документ не имеет юридической силы. Длительность поездки определяет руководитель исходя из объема работы, специфики поручения и поставленных перед сотрудником задач.

Важно! Срок исчисляется со дня отправки сотрудника в другой населенный пункт независимо от того, какой вид транспорта используется. Продолжительность командировки включает не только время фактической работы на другом месте, но и время, затраченное на дорогу.

Фактический срок пребывания определяют по возвращении на основе проездных документов. Если выезд осуществляется на служебном транспортном средстве, сотруднику должны предоставить путевой лист.

Лимит суточных

Обязательный пункт положения – командировочные расходы. Наниматель компенсирует затраченные сотрудником материальные средства.

Компенсации подлежат расходы на:

• перемещение до места командирования;
• проживание;
• питание;
• обслуживание служебного транспортного средства.

В положении могут быть прописаны другие виды расходов. Также может быть определен размер суточных выплат, который зависит от региона командирования. Размер суточных определяется индивидуально и утверждается соответствующим приказом руководства.

Также в локальном нормативном акте прописываются случаи, при которых командированному сотруднику положена материальная компенсация. К ним относятся случаи, при которых работник понес личные финансовые затраты из-за непредвиденных обстоятельств.

Какие нормативные акты обязана разработать любая организация, смотрите на видео:

Командировки в выходные

Нередко происходит так, что сотрудник отправляется в служебную поездку или возвращается из нее в выходной день. В этом случае предусматривается 2 варианта решений, которые необходимо указать при разработке положения.

Оплата командировочных в выходной день:

• Вариант 1. Сотруднику начисляется двойная оплата, как и при работе на постоянном месте в выходной день. Весь объем трудового времени заносится в трудовую книгу и учитывается при расчете стажа.
• Вариант 2. Сотруднику начисляется средняя суточная ЗП. Вернувшись из командировки, он имеет право взять по 1 дню отдыха за каждый отработанный выходной. ЗП за эти дни не начисляются.

При желании, руководитель имеет право начислять сотруднику премиальные или предоставлять дополнительные выходные по собственному усмотрению.

Отчет о результатах

После окончания командировки сотруднику необходимо составить отчетный документ. Он составляется в течение 3 рабочих дней с момента возвращения. Отчет можно составлять в свободной форме либо использовать унифицированную форму. Обычно составляют 2 экземпляра, чтобы передать руководству и бухгалтерский отдел.

Отчет содержит:

• информацию о сроках поездки;
• основания (название и номер распоряжения начальства);
• перечень задач, поставленных перед командируемым работником;
• результаты служебной поездки.

Вместе с отчетом необходимо представить документы, подтверждающие расходы. К ним относятся билеты, проездные, чеки и квитанции. Командировочное удостоверение также подлежит возврату.

Как утвердить положение

Локальный нормативный акт вступает в силу после издания соответствующего распоряжения руководства. В приказе указывается ФИО и должность уполномоченного лица, которое утверждает положение. Также вписывают цель локального акта и основные задачи. В распоряжение обязательно вписывается дата и ставится подпись руководителя.

Внесение изменений

В отдельных случаях положение о командировках подвергается редактированию. Это происходит при изменении общего порядка отправки в служебные поездки. Также эта процедура требуется при реорганизации предприятия.

Изменения вносятся в несколько этапов:

1. Разрабатывается новый экземпляр положения с введенными изменениями.
2. Документ направляется в бухгалтерию и к юристу на согласование.
3. Проверенный и отредактированный экземпляр утверждается на основании приказа.
4. Сотрудники, на которых распространяется положение, знакомятся с изменениями.

При утверждении отредактированного положения в приказе необходимо подробно перечислить внесенные изменения. Сотрудники, после ознакомления с обновленной версией документа, должны расписаться в журнале.

Положение о командировке отражает порядок, сроки и порядок расчетов с сотрудником при отправке в рабочие поездки в другой город. При составлении этого нормативного акта необходимо учитывать ряд требований и соблюдать общепринятую структуру. Положение утверждается руководством путем издания соответствующего распоряжения.