Образец служебки на командировку – порядок составления служебного листа

Одна из прямых обязанностей работодателя заключается в ведении внутренней документации. Это касается и отчетных документов, касающихся рабочих поездок сотрудников. Изучив образец служебки на командировку, можно определить, как правильно заполнять этот документ.

Общие сведения

Служебная записка является внутренним документом организации. Главная функция заключается в подтверждении факта отправки и пребывания сотрудника в командировке. По сути, это отчетный документ, в котором указывают срок пребывания в рабочей поездке.

Правовое регулирование

Порядок направления сотрудников в командировки утвержден на законодательном уровне. Основной нормативный документ, раскрывающий правовые аспекты этой процедуры – Положение «Об особенностях направления сотрудников в командировки».

П. 7 указанного положения гласит о том, что если работник отправляется к месту командирования (или обратно) на служебном либо собственном транспорте, то фактический срок пребывания в рабочей поездке должен указываться в служебной записке. В дополнение к ней работник должен приложить другие документы, которые выполняют функцию подтверждения использования этого транспорта.

Когда нужна такая записка

Служебная записка – внутриорганизационный документ. Однако его оформление требуется не во всех случаях.

Потребность в записке определяется следующими факторами:

• Транспорт, на котором сотрудник отправляется в командировку
• Наличие документов, подтверждающих пребывание
• Срок поездки

Записка используется при начислении выплат в период пребывания в командировке. Бухгалтером производится расчет с учетом сведений, представленных в такой бумаге. Там указывается количество фактического пребывания. Это позволит правильно произвести расчеты, когда нет других документов, подтверждающих срок командировки.

Помимо этого записку могут использовать в качестве извещения. Если необходимо отправить в командировку одного либо нескольких сотрудников, то посредством служебной записки об этом сообщают руководству. На основании этого начальством издается соответствующий приказ.

Какие документы заменяет

Закон не запрещает применять служебку в качестве замены для других отчетных документов. Предъявлять такую бумагу можно вместо командировочного удостоверения. Также он заменяет командировочный отчет и служебное задание.

Кто должен составлять

В данном вопросе все зависит от целевого предназначения документа. На больших предприятиях с выраженной иерархической структурой записку используют для извещения руководства о необходимости направления сотрудников в командировку. В данном случае ее оформляет работник, являющийся непосредственным руководителем этих сотрудников.

Если записку составляют после возвращения вместо отчета, то эта обязанность возлагается на самого работника. Документ нужно сдать сразу после возвращения либо на следующий день.

Подпись и согласование

В обязательном порядке служебная записка на командировку должна быть заверена подписью руководителя. В ином случае документ может признаваться недействительным. Согласование документа при отправке сотрудника в рабочую поездку происходит в бухгалтерии. Все расходы, которые несет сотрудник, документируют для дальнейшего отражения в налоговой отчетности, а также для компенсации личных затрат.

Сопроводительная документация

Сама по себе служебная записка не может расцениваться как отчетный документ. В дополнение к нему необходимо приложить другие справки и бумаги, которые подтверждают следование сотрудника в точку командирования и длительность его пребывания там.

Эти функции выполняют:

• Маршрутные листы
• Чеки
• Квитанции
• Путевые схемы

Такие бумаги также необходимы для того, чтобы в случае непредвиденных расходов во время командировки сотрудник смог запросить у руководства компенсацию. При наличии подтверждающих документов наниматель не имеет права отказать в возмещении материального ущерба во время рабочей поездки.

Подтверждение даты

По закону, сотрудник, который уезжал в командировку, обязан после возвращения предъявить проездные документы или их дубликаты. Но во многих случаях работники выезжают в командировки на служебном либо личном транспорте. В этих случаях подтвердить дату поможет служебная записка с приложенными к ней документами.

О правилах оформления записок на видео:

Срок сдачи

Нормативные сроки сдачи служебки не предусмотрены. Согласно действующему Положению № 749, ее нужно составить и сдать руководству сразу же после возвращения.

Однако такое требование действует только в том случае, если записка нужна для отчетности. Если служебку составляют как извещение начальства, то ее нужно предъявить до отправки сотрудников в поездку.

Форма и структура

Унифицированной формы для составления служебки не существует. Поэтому ее можно составлять в свободной форме на альбомном листе. Форма отчета может утверждаться на предприятии и использоваться при каждой командировке.

Служебка состоит их нескольких структурных элементов:

• Шапка – содержит сведения о предприятии, руководителе, командированном сотруднике
• Тело – включает сведения о поездке, даты, понесенные расходы
• Список прилагаемых документов
• Дата, подпись сотрудника

Важно отметить, что содержание записки о командировке будет зависеть от того, в каких целях используют документ. В зависимости от функций, способ оформления служебки отличается.

Образец и правила заполнения

Законодательство не содержит четких требований в отношении того, как составлять записку. Поэтому ее оформляют в свободной форме с содержанием, которое соответствует целевому предназначению.

Чтобы правильно составить служебку, рекомендуется ознакомиться с готовыми примерами. Это позволит лучше понять структуру бумаги и оформить его без ошибок.

О направлении в командировку

Такая разновидность служебки нужна для последующего издания приказа о направлении сотрудников в рабочую поездку. Она может составляться промежуточным руководителем, начальником отдела или непосредственным нанимателем этих сотрудников.

В записке указываются:

• Наименование отдела, представители которого командируются
• ФИО руководителя (которому направляется записка)
• ФИО сотрудника, от имени которого составляется бумага

В теле записки описывают просьбу о направлении сотрудника в командировку. Обязательно нужно ввести отметку о том, что поездка осуществляется на служебном транспорте. Также включается запрос на выделение средств для покрытия расходов.

На командировочные расходы

Это разновидность отчета, который требуется для возмещения материального ущерба командированного сотрудника. Записка составляется самим работником.

Помимо обязательных пунктов, указывают:

• Цели поездки
• Даты отъезда и возвращения
• Сведения о транспортном средстве
• Перечень документов, подтверждающих расходы

Нижняя часть отчета заверяется подписью сотрудника. Документ сдают после возвращения вместе с подтверждающими квитанциями и чеками.

Об отмене командировки

Нередки случаи, когда поездки в связи с определенными обстоятельствами подлежат отмене. В этих ситуациях также могут использоваться служебные записки. Функция такой справки заключается в возврате средств, затраченных на подготовку к командировке и указание причин, по которым ее отменили.

Об отчете о командировке

При составлении такой записки действуют общие требования. Помимо обязательных реквизитов, включающих наименование отдела, ФИО руководителя и командированного сотрудника, документ дополняют другими сведениями.

Среди них:

• Используемый для поездки транспорт (с указанием марки и госномера)
• Даты отъезда, возвращения
• Условия проживания

Записка о командировке нередко дополняется приложениями. В них включают информацию о выполнении поставленных задач, перечень предоставляемых документов, сведения о непредвиденных расходах.

Такая информация поможет бухгалтерам правильно оформить отчетную документацию, и, при необходимости, возместить ущерб сотрудника.

Некоторые нюансы оформления

При составлении служебки важно учитывать ряд обстоятельств. В отдельных случаях оформление служебки имеет свои особенности.

Какие документы необходимы для командировки, смотрите на видео:

Отправка ИП в командировку

Индивидуальные предприниматели в правовой сфере рассматриваются как самозанятые граждане. Поэтому они не могут отправить в командировку самих себя. По этой причине прямой обязанности оформлять служебку или иные документы у них нет.

Однако за счет записки ИП могут уменьшить расходы, связанные с уплатой налогов. Налогооблагаемая база снижается, если во время рабочей поездки предприниматель понес расходы на проживание в гостинице либо на топливо. Такие затраты также нужно подтвердить чеками и квитанциями. Кроме этого, в записке предпринимателю потребуется указать причину, которая подтверждает, что поездка в командировку была необходимой.

Командировка директора

Постановление № 749 гласит о том, что директор также является наемным работником. Поэтому его отправка в командировку сопровождается оформлением необходимых документов. Это необходимо чтобы исключить спорные ситуации во время проверок контролирующими органами.

Заграничные поездки

При таких поездках оформление служебки обязательное, в отличие от командировочного листа. Расходы сотрудников указываются в валюте. В качестве доказательства пребывания за рубежом выступают отметки в загранпаспорте. При поездках в страны ближнего зарубежья для подтверждения используют проездные документы, путевые листы.

Служебный и личный автомобиль

Если сотрудник едет в рабочую поездку на собственном либо служебном транспорте, это должно быть отражено в записке. К нему обязательно нужно приложить путевой лист. С целью возмещения расходов записка дополняется квитанциями, талонами и чеками, указывающими на затраты, связанными с эксплуатацией ТС.

Поездка в выходные дни

Граждан могут отправлять в рабочие поездки в любой день, в том числе в выходной. В записке отражается длительность пребывания в поездке и даты отправки и возвращения. День недели, в который совершалась поездка, никак не влияет на способ оформления.

Служебная записка – многоцелевой внутренний документ, используемый при отправке в командировку. Документ составляется руководителем либо сотрудником, в зависимости от функций бумаги и сопутствующих обстоятельств. Общая форма служебки не утверждается нормативными документами, поэтому ее могут составлять в свободном виде. Обязательным условием является указание необходимых пунктов и соблюдение структуры документа.