Образец приказа о направлении в командировку – как издать распоряжение

Командировкой называются поездки, осуществляемые сотрудниками в служебных целях, для выполнения трудовых обязанностей в другой местности. Отправка сопровождается оформлением документов. Рекомендуется рассмотреть образец приказа о направлении в командировку и пример служебного задания, чтобы исключить ошибки при оформлении.

Общие сведения

Право нанимателя отправлять своих подчиненных в командировки закреплено на законодательном уровне. В ст. 166 ТК идет речь о том, наниматель может временно отправить работника реализовать трудовую функцию в другой населенный пункт. Так как эта поездка является служебной, она реализуется и документально подтверждается в установленном порядке.

Нормативное регулирование

Служебным поездкам посвящена 24-ая глава ТК. Статьями этой главы определяется, что служебная поездка оплачивается, а вынужденные расходы компенсируются.

Порядок отправки утвержден ПП РФ № 749. Указанный нормативный акт содержит положение, определяющее порядок отправки в командировки.

В нем также говорится о том, что направить сотрудника в служебную поездку можно только при издании соответствующего локального приказа. В нем отражаются основные сведения о поездке. Локальное распоряжение оформляют только в отношении тех сотрудников, трудовая деятельность которых не носит разъездной характер. Если деятельность работника сопровождается регулярными поездками, оформлять распоряжение руководству не требуется.

О правилах оформления смотрите видео:

Способ оформления

Определен общий порядок отправки в командировки. Представленный процесс состоит из нескольких этапов.

Работодатель должен:

• Издать распоряжение;
• Занести сроки поездки в табель учета рабочего времени;
• Составить авансовую отчетность;
• Предоставить путевой лист (сотруднику, который едет на личном или служебном транспорте).

Наниматель также обязан составить и направить сотруднику уведомление. В отдельных случаях работник вправе отказаться от выезда. В этой ситуации им оформляется письменный отказ.

Основания для приказа

Распоряжение должно издаваться на основании определенного документа, в котором подробно описаны сроки, цели и поставленные перед работником задания служебного отъезда. Данную функцию могут выполнять несколько документов. Наиболее распространенный вариант – служебное задание. Его составляют с использованием унифицированной формы. Аналогичные сведения могут заноситься в служебную записку. На основании этих документов происходит последующее издание приказа.

Как издают распоряжение

Отправка сотрудника осуществляется путем издания приказа. Он отражает основные сведения о поездке и самом работнике. Бланк заверяется подписью руководителя, после чего он вступает в силу. Для составления распоряжения применяется унифицированный бланк Т-9.

Кто должен составлять

Ответственность по оформлению приказа возлагается на сотрудника кадрового отдела или бухгалтера. Процедура проводится при поступлении распоряжения от руководства. На небольших предприятиях с незначительной численностью штата составлять приказ может сам руководитель.

Видео о документах для командировки:

Способ заполнения Т-9

Использование унифицированного бланка – оптимальный вариант, упрощающий издание приказа. Достаточно внести в бланк необходимые сведения.

Бланк состоит из 3-ех частей. В первой указываются сведения о предприятии и документе.

Вписывают:

• Организационно-правовой статус;
• Наименование предприятия;
• Код ОКПО;
• Дата заполнения;
• Номер приказа.

Основная информация о командировке отражается во второй части документа.

Крайне важно правильно рассчитать срок поездки и указать даты.

Во вторую часть вписывают:

• ФИО направляемого сотрудника;
• Должность;
• Подразделение, в котором он работает;
• Место командирования;
• Срок;
• Даты отправки и возвращения.

Третья часть содержит информацию касательно целей поездки. Они бывают двух видов: общие и узконаправленные. Указав перечень поставленных перед работником задач, в распоряжение вписывается способ оплаты текущих расходов. Отправка может происходить за счет средств, предоставляемых сотруднику авансом или за его счет с последующей компенсацией после возвращения.

После этого вписывают номера документов, на основании которых издается приказ. Ниже ставятся подписи руководителя и работника, а также дата издания.

Образец для скачивания

Чтобы правильно составить распоряжение, рекомендуется загрузить готовый бланк Т-9:

Допускается возможность использования на предприятиях собственных форм приказов. Это возможно при соблюдении двух условий. Во-первых, форма приказа должна быть утверждена как локальный нормативный акт. Во-вторых, в ней должны содержаться сведения, аналогичные тем, что указываются в бланке Т-9.

Для чего Т-10а

При помощи этого бланка оформляют служебные задания. С 2015 года такой необходимость данного документа исключена, то есть он не является обязательным. Потребность в служебном задании определяется работодателем. При этом учитывается целевое предназначение данного локального акта.

Т-10а выполняет 2 функции. Она используется как документ, на основании которого служащего отправляют в рабочую поездку. Поэтому первая часть бланка содержит сведения про поездку и поставленные задачи. Вторая функция бланка – отчетная. Напротив каждого задания предусмотрены поля, где сотрудником по возвращению из поездки пишется краткий отчет о выполнении.

Необходима ли печать

Проставлять печать предприятия на приказе не требуется. Такая разновидность распоряжений относится к категории внутренних документов. Для подтверждения ее подлинности достаточно подписи руководства.

Порядок регистрации

С 2015-ого года обязательная регистрация в журнале была отменена. Поэтому решение о ведении такого учета принимается руководством в соответствии с личными интересами.

Почему рекомендуется регистрировать в журнале:

• Для подтверждения понесенных расходов при подсчетах и уплате взносов в ФНС;
• Для эффективных расчетов с подчиненными;
• С целью объяснения причин, из-за которых работников не было на постоянном месте;
• Для налаживания взаимодействия между отдельными филиалами.

Унифицированная форма журнала не разработана. Ее составляют и утверждают на предприятии. В журнал заносят порядковый номер, информацию о командируемом лице, номер распоряжения.

Сопутствующие документы

Одновременно с распоряжением в журнале могут регистрировать дополнительные документы.

Среди них:

• Служебные записки;
• Командировочные удостоверения;
• Отчеты о выполнении поставленных задач;
• Служебные задания.

При этом требуется соблюдать правила хранения, а также учитывать сроки, на протяжении которых нужно держать документацию в архиве.

Правила хранения

Согласно пунктам 668 и 669 приказа Минкультуры РФ № 558, приказы, а также сопутствующие документы, связанные с командировками, должны храниться в течение 5-ти лет.

Если поездки носят долгосрочный характер либо сотрудник отправляется с рабочим визитом в другую страну – срок увеличивается до 10 лет. Командировочные удостоверения граждан, занятых в северных регионах РФ, хранят 75 лет. Приказы должны храниться в архиве предприятия.

Подтверждение расходов

Чтобы подтвердить понесенные затраты, работнику необходимо предъявить после возвращения соответствующие бумаги.

Для подтверждения используют:

• Счета, чеки об уплате за арендованное жилье;
• Проездные билеты;
• Квитанции станций техобслуживания, заправок (при поездке на персональной машине);
• Другие платежные бумаги, которые подтверждают понесенные при командировке затраты.

На основании данных документов осуществляется дальнейший расчет с сотрудником. По закону, ему обязаны компенсировать все затраты.

Последствия направления без приказа

Отправка в командировку осуществляется только на основании распоряжения. В ином случае это противоправное действие, нарушающее трудовые права сотрудника. Без приказа невозможно подтвердить содержание служебной поездки, а также понесенные расходы. Отправка без приказа является основанием для наложения штрафа и применения других мер наказания.

Для кого распоряжение не составляют

В оформлении не нуждаются работодатели, чьи сотрудники работают большую часть времени в разъездном режиме. При таком характере работы потребность составлять локальный акт отсутствует. Работники, находящиеся на одном рабочем месте большую часть времени, могут отправляться в служебную поездку только при издании распоряжения.

Направление директора

Если с рабочим визитом должен уехать руководитель, то способ документального оформления остается аналогичным. Издается приказ о собственном направлении в поездку по форме Т-9. Одновременно с этим директору нужно издать распоряжение, посредством которого его обязанности временно передаются другому сотруднику.

По закону руководство можно отправлять подчиненных в командировки только при оформлении соответствующего приказа. Он составляется с использованием бланка Т-9 либо другой формы, утвержденной на предприятии. Процедура издания распоряжения осуществляется на основании задания либо записки.