Особенности составления акта приема-передачи материальных ценностей в коммерческой и производственной деятельности

Акт приема-передачи позволяет сохранить товарно-материальные ценности, а в случае их утраты или повреждения – компенсировать ущерб. Составить этот документ совсем не сложно.

Что собой представляет акт приема-передачи материальных ценностей

При приеме и передаче товарных ценностей составляется документ, подтверждающий, что одна сторона приняла, а другая передала товарно-материальные ценности (ТМЦ).

Такими ценностями может быть следующее:

Товар на складе

• приобретенная или изготовленная продукция
• сырье и расходные материалы
• полуфабрикаты собственного изготовления

ТМЦ могут находиться на определенном этапе производства, сберегаться на складе или предлагаться на продажу в торговом зале. Для обеспечения их сохранности назначается должностное лицо, которое несет материальную ответственность. Таким лицом может быть:

• заведующий складом
• начальник производственного объекта
• кладовщик
• экспедитор
• кассир
• продавец
• другое лицо, работа которого непосредственно связана с товарными ценностями

С момента подписания документа данное лицо отвечает за доверенные ему ТМЦ.

Правильно подписанный акт гарантирует соблюдение интересов сторон. Если возникает проблема с вышеуказанными ценностями и спорный вопрос решить мирным путем не удается, то стороны обращаются в суд. Данный документ является основанием для разрешения спора в судебном порядке. Он доказывает фактическое получение и передачу ценностей и дает их точное описание, не оставляя лазеек для виновной стороны.

Как правильно составить данный документ

Основанием составления акта является двухсторонний договор, в котором материальная ответственность возлагается на определенное должностное лицо. Для подготовки текста акта необходимы следующие документы:

Что учитывается при составлении документа

• документ, в котором указана сфера деятельности организации
• смета на ценности
• документ подтверждающий стоимость товаров, товарные чеки
• оригиналы или копии технической документации на ТМЦ

Для учета используется специальная форма МХ-1, но допускается некоторое изменение этой формы. Она берется за основу, в которую вносится следующая информация:

• название хранителя и поклажедателя
• их юридические адреса, телефоны, факсы
• ОКПО, ОКУД
• регистрационный номер акта
• место оформления
• список передаваемых на хранение ТМЦ: количество, номер, серия, если таковые имеются
• стоимость
• полная характеристика товара
• условия хранения
• отдельным пунктом прописывается возмещение ущерба при утрате или порче ценного имущества
• указываются дефекты, если таковые имеются
• сроки хранения
• дата, подписи, Ф. И. О. должностных лиц, печати

Опись ценного товара должна быть как можно более подробной. Если приведенная в акте информация не соответствует действительности или не был указан какой-либо важный факт, то придется составить новый акт с точными данными.

Следует составить подробную опись

В таком случае, если будет нанесен ущерб ценному товару, сторона, которая передала имущество другой стороне, может потребовать возмещения убытков согласно оговоренному в документе.

Если ценные товары передаются одним ответственным лицом другому на уровне производственных отделов одного предприятия, то руководитель данного предприятия составляет приказ на проведение инвентаризации ценного имущества, доверенного определенному должностному лицу. Комиссия, состоящая из 3-4 человек, проводит инвентаризацию только той части ценных товаров, за которую отвечает данное лицо. По результатам работы комиссии подготавливается документ о приеме и передаче товарных ценностей тому лицу, которое будет отвечать за полученный ценный товар.

Сфера применения акта

Данный акт применяется в следующих сферах деятельности: производство, торговля, услуги. Любое перемещение материальных ценностей требует документального подтверждения. Этот документ необходим, если ценный товар нужно:

• принять
• хранить в течение определенного времени
• выдать
• переработать
• перевезти
• реализовать

Акт также составляется, когда сменяется материально-ответственное лицо в связи с его выходом в отпуск, увольнением или его переводом на другую должность, и при поступлении ценного товара в торговые точки, на производственные участки и склады.

Правильно составленный акт приема-передачи ценных товаров возлагает ответственность за них на конкретного человека, обеспечивает сохранность товаров и компенсацию ущерба в случае повреждения или утраты товаров.