Перечень расходов при УСН – особенности снижения налоговых выплат

Даже УСН для ИП требует определенных знаний и умения правильно учитывать доходную и расходную части бюджета, а также рассчитывать сумму налоговых платежей. Поэтому, прежде чем приступить к сведению баланса, стоит более внимательно изучить перечень расходов при УСН. В частности, необходимо разобраться с тем, какие виды расходов можно отнять при расчетах налога, а какие не подлежат вычитанию. Также важно знать о том, как правильно подтвердить тот или иной расход, и что делать в ситуации, когда расходная часть превышает доходную составляющую.

Список расходов по УСН

Налоговым законодательством установлено, что предприниматели, работающие по УСН типа «доход-расход», оплачивают единый налог с суммы, образующейся после вычета расходов из того дохода, что получен за отчетный период.

При этом вычитать можно далеко не все расходы. Перечень разрешенных к вычету расходов строго ограничен и утвержден на законодательном уровне. Состоит это список из затрат:

1. На покупку, постройку, достройку, увеличение (расширение площадей) или изготовление основных средств. К последним относятся объекты, изначальная стоимость которых не менее 10 тыс. руб. Также в данный пункт разрешено включать финансовые средства, израсходованные на улучшение, техническое перевооружение или реконструкцию ОС.
2. На закупку или создание нематериальных активов. К последним относятся научно-исследовательские разработки, патенты на новые приборы или методы работы, лицензии, дающие право на использование результатов интеллектуальной деятельности других людей или компаний и т.д.
3. На восстановительные (ремонтные) работы собственных и арендованных ОС.
4. На оплату за использование взятых в аренду средств и выплаты по лизинговым договорам.
5. На закупку материалов и сырья и другие материальные расходы, востребованные при осуществлении предприятием своей основной деятельности.
6. На зарплату и выплату различных пособий сотрудникам, оплачиваемых работодателем (за исключением дополнительных выплат поощрительного характера).
7. На оформление договоров обязательного страхования.
8. На НДС, который предприятие/организация оплачивало при приобретении работ и услуг других компаний.
9. На проценты, начисленные и выплаченные банкам или другим финансово-кредитным организациям за использование займов.
10. На оплату банковских комиссий, взимаемых банком при совершении валютных или других финансовых операций.
11. На обеспечение сохранности имущества и противопожарной безопасности. Сюда могут входить как услуги охранных предприятий, так и приобретение необходимых приборов.
12. На таможенные сборы за ввозимый товар, которые согласно действующим законам не подлежат возврату.
13. На содержание служебных транспортных средств (согласно нормам, утвержденным законом) или на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.
14. На командировочные выплаты, в которые входит оплата дороги до места командировки и обратно, оформление разрешительных документов, оплата жилья и питания (без учета дополнительных расходов, осуществляемых работником по собственной инициативе, например, посещения баров, ресторанов, спа-салонов и т.д.).
15. На госпошлины и нотариальные сборы за оформление и заверение подлинности документов, необходимых для законной и полноценной работы ИП.
16. На услуги бухгалтеров, аудиторов и юристов.
17. На раскрытие итогов финансовой деятельности за отчетный период (публикацию основных пунктов баланса в СМИ), если это предусмотрено законодательством.
18. На оплату услуг связи (телефон, почта, телеграф и т.д.) и закупку канцтоваров.
19. На рекламу, а также покупку и обслуживание контрольно-кассовых аппаратов.

Также вычитать из доходной части можно налоговые платежи, произведенные согласно закону (кроме ЕН, который оплачивается по УСН и НДС, уплаченного в бюджет).

Нормативные акты

Основным документом, регулирующим порядок работы по «упрощенке» и регламентирующим список расходов, на сумму которых уменьшается налогооблагаемая база, является Налоговый кодекс РФ. В частности, его ст. 346.16.

Также при работе с «упрощенкой» следует руководствоваться письмами Минфина РФ:

• № 03-11-11
• № 03-11-06/2
• № 03-11-04/2 и рядом других

Все они дают разъяснения и помогают определить необходимость (или ее отсутствие) включения тех или иных расходов в налогооблагаемую базу и упростит задачу бухгалтера, ведущего учет.

Расходы, которые нельзя учесть при УСН

Законодательство четко определяет и те виды затрат, которые нельзя учитывать при определении суммы для расчета единого налогового платежа по упрощенной системе. Среди них расходы:

1. На подключение к действующим электросетям или закупку и монтаж дополнительных энергетических мощностей.
2. На покупку муниципальной земли, на которой находится здание организации.
3. На оформление лицензии, дающей право на использование собственного бренда, товарных знаков и логотипов компании.
4. На премиальные выплаты сотрудникам компании.
5. На компенсации, выплачиваемые сотрудникам при получении последними дополнительного образования (суточные расходы и оплата проживания по месту обучения).
6. На любую консультацию от специалиста, связанного с деятельностью компании.
7. На оформление разрешительных бумаг, требующихся для законных и беспрепятственных перевозок товаров по территории другого государства.
8. На подготовку документов для участия в тендерных и аукционных торгах.
9. На мероприятия по благоустройству, выполняемые на прилегающей территории самостоятельно или с привлечением специалистов из других компаний.
10. На оплату договоров аутсорсинга и поиски персонала через компании, для которых эта деятельность является ведущей (в качестве примера можно привести публикацию объявлений о свободных вакансиях в печатных СМИ).
11. На консультации, семинары, конференции, услуги сторонних организаций по поиску покупателей и каналов сбыта производимой продукции.
12. На оформление страховки имущества, переданного в залог, и арендную плату за пользование муниципальными помещениями.

Также к данной категории расходов относятся:

1. Стоимость ОС, включенных в уставный фонд организации.
2. Остаточная стоимость ОС, полученных при реорганизации предприятия. Это может быть слияние двух организаций, либо, наоборот, выделение части компании в отдельную независимую структуру.
3. Цена за ценные бумаги, которые внес учредитель в уставной капитал фирмы.
4. Цена на акции, которые были куплены фирмой и являются долгосрочными вложениями.
5. Покупка доли или акций в других компаниях.
6. Убытки от хищений и других противоправных действий (при условии, что виновные не определены).
7. Оплата вступительных взносов в различные некоммерческие организации и их фонды.
8. Средства, выплаченные финансово-кредитным организациям за право взыскания задолженностей с других компаний.
9. Затраты на установку и использование рекламных конструкций и вывесок.
10. Суммы пени и других штрафных выплат за нарушение или ненадлежащее исполнение договорных обязательств.
11. Спонсорская и благотворительная помощь.
12. Оплата неустоек при возврате билета перевозчику из-за переноса или отмены командировок.
13. Затраты на упаковку и доставку продукции, которая по каким-либо причинам не была реализована.

Спорные затраты

Помимо включаемых и не включаемых в налоговые расчеты расходов есть еще, так называемые, спорные затраты, к которым относятся средства, израсходованные на:

1. Устранение дефектов на оборудовании и других ОС, оплата за которые произведена лишь частично.
2. Подписку периодических изданий, в том числе газет и каталогов, используемых непосредственно при ведении отчетности или работе организации.
3. Маркетинговые исследования, проводимые сторонними организациями.
4. Ремонт помещений, взятых в аренду у физического лица.
5. Вывоз и переработку мусора.
6. Пребывание сотрудников в санаторно-оздоровительных учреждениях.
7. Оплату труда учредителя, при условии, что он является единственным основателем и членом организации.
8. Личные расходы индивидуального предпринимателя.
9. Затраты на приобретение бытовой техники, а также воды и средств гигиены (мыло, салфетки и т.д.) для улучшения условий труда административного персонала.
10. Приобретение ЭЦП для участия в электронных торгах и оплату услуг центра, удостоверяющего эту подпись и предоставляющего сертификат ее ключа.
11. Услуги информационного характера.
12. Оформление антитеррористического паспорта (для торговых центров), изготовление табличек для парковки (для парковочных мест, предназначенных для инвалидов), расположенной рядом с ТЦ.
13. Оплату проживания сотрудникам, работающим вахтовым методам, а также возмещение затрат сотрудникам компании, работа которых имеет разъездной характер и связана с постоянными перемещениями.
14. Приобретение прав на музыкальные произведения и видео с целью их последующей перепродажи.
15. Приведение товара в соответствующий вид (доведение до состояния, необходимого для продажи).

Видео о порядке определения расходов:

Кроме того, к данной категории расходов относятся:

1. Дебиторские задолженности, относящиеся к разряду сомнительных или безнадежных. Шанс получить их практически равен нулю.
2. Затраты на приобретение неисключительных прав на программы для компьютерного оборудования с целью их последующей перепродажи.
3. Оплата банковской комиссии при выпуске пластиковых карт для сотрудников.
4. Разница при купле-продаже иностранной валюты по курсу, отличному от курса ЦБ РФ.
5. Себестоимость испорченного в результате долгого или неправильного хранения товара.

Все эти спорные моменты подробно рассматриваются в соответствующих документах (письмах Минфина РФ и актах налоговых органов), что позволяет предпринимателям составить отчетность максимально правильно.

Расходы выше доходов

Ведение предпринимательской деятельности предполагает не только получение прибыли, но и возможные убытки. Поэтому при подведении итогов бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда расходная часть превышает доходную. Однако даже в этом случае оплату налогов никто не отменяет. Что же делать? Как оплачивать налог по УСН в данном случае?

Согласно НК РФ (ст. 346.18), предприятия, оказавшиеся за отчетный период убыточными, уплачивают в бюджет минимальную сумму налога.

Размер этой выплаты равен: полученный доход х 1%.

В таком же размере налоговую выплату осуществляют и те предприниматели, сумма налога которых ниже минимально допустимой.

Также закон и правила бухгалтерского учета дают ответ на то, что делать с суммой самого убытка. Для того чтобы она не зависла, ее необходимо отразить в расходах будущих периодов. Это позволит постепенно списать убыток за счет прибыли в последующие годы.

Допускается формирование налоговой базы с учетом ее уменьшения на сумму убытка в течение 10 лет после его получения.

При этом важным моментом является необходимость обеспечить сохранность документации, подтверждающей наличие убытка, до его полного списания.

При получении убытков в течение нескольких отчетных периодов (последовательно или с перерывами), их списание производится в порядке очередности.

Признание расходов

К дополнительным нюансам расчетов налога по упрощенной системе относится признание расходов. Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ в данном случае наиболее важными считаются несколько моментов.

Признаются расходы в тот день, когда выплачивается задолженность. Оплату можно производить через банк путем перечисления со счета на счет, либо наличными – через кассу предприятия/организации. Также могут быть использованы и другие способы оплаты, не запрещенные действующим законодательством.

К данному виду расходов относятся:

• покупка сырья, оборудования, комплектующих частей и хозинвентаря
• приобретение работ и услуг, востребованных в производственном процессе
• использование ОС и других видов имущества, связанного с охраной природы

По аналогичной схеме происходит признание затрат, связанных с различными выплатами сотрудникам. К таким выплатам могут относиться:

• зарплата
• компенсации на выплату за коммунальные расходы и на питание (предоставляемые на безвозмездной основе)
• затраты на приобретение рабочей одежды или униформы и другие

Что касается других затрат, то:

• расходы на оплату товаров, закупаемых для последующей перепродажи третьим лицам, принимаются по мере их реализации
• налоговые издержки списываются по факту уплаты обязательных сборов
• затраты на ОС и НМА. Записываются после окончания отчетного периода

Порядок признания остальных расходов также четко регламентирован и регулируется законом.

Обоснование расходов

Все, что тратится и учитывается в расчетах УСН, должно иметь четкое обоснование. В качестве последнего принимаются первичные документы (счета, накладные и т.д.).

Датой оплаты расходов признается день, когда средства зачисляются на расчетный счет продавца (поставщика). При этом сама оплата может производиться как наличным, так и безналичным расчетом.

Также оплатой признается взаиморасчет, при котором долг организации перед поставщиком товара или услуги уменьшается.

Важно! Если расчеты осуществляются в иностранной валюте, то при определении размера налога все уплаченные суммы должны быть переведены в рубли (по курсу банка на текущий день).

Налоговый учет расходов

Учет всех доходно-расходных операций предприятия/организации, пользующихся упрощенной системой налогообложения, ведется в КУДиР.

При этом законодательство разрешает вести ее как в письменном, так и в электронном виде. Порядок ведения и оформления данного документа определяет само предприятие/организация, указывая его в своей учетной политике и устанавливая соответствующим приказом. Единственным общепринятым правилом является ведение учета в порядке нарастания.

О выбранной форме ведения КУДиР руководитель уведомляет налоговые органы. По окончании отчетного периода письменная книга прошнуровывается, пронумеровывается и предоставляется в ИФНС для заверения. Электронный же вариант прикладывается к декларации, подаваемой в налоговую.

Каждый год предприниматель обязан заводить новую книгу учета приходно-расходных операций организации.

Отчетный период для предприятия/организации, работающего по УСН, является календарный год. Но, несмотря на это, итоги в КУДиР подводятся ежеквартально. Также по кварталам осуществляются и авансовые платежи по данному налогу.

Уменьшение налога на страховые взносы

Вовремя выплаченная страховка позволит снизить базу налогообложения для тех, кто работает по УСН.

В случае использования системы «доходы-расходы» все затраты по оплате страховых взносов включаются в расходную часть, уменьшая сумму, с которой будет уплачиваться налог.

В свою очередь те налогоплательщики, которые работают по системе «доход» также имеют право на уменьшение налога за счет взносов, уплаченных на страхование.

Кроме того, налоговые выплаты могут быть уменьшены за счет:

• расходов по оплате больничных листов сотрудникам (тех, что оплачиваются за счет работодателя)
• затрат на личное добровольное страхование на случай временной нетрудоспособности

При этом, если предприниматель, работающий по «упрощенке» осуществляет свою деятельность без сотрудников, он имеет право уменьшить сумму налога на страховые взносы, произведенные на ОПС и ОМС (суммировав фиксированные суммы).

Если же на ИП работает штат сотрудников, то уменьшить сумму налога предприниматель сможет не более чем на 50% от общего размера оплаченных СВ. При этом сумма уплачиваемого налога не должна быть меньше половины от начисленного.

Подробное видео об уменьшении налога на взносы:

Пример:

Доход предпринимателя по итогам квартала составил 500 000 руб. Соответственно, сумма налога для выплаты составит 30 000 рублей.

При этом за тот же период ИП уплатил в бюджет:

• 22 000 руб. на ОПС
• 5 100 – на ОМС
• 2 900 – на соцстрахование
• 200 руб. – на взносы от НС и ПЗ

Таким образом, общая сумма СВ будет равна 30 200 руб.

При расчете налога в данном случае уменьшить его можно будет только на 15 000 (не более 50% от начисленной суммы).

Заполнение декларации

Основанием для уменьшения суммы уплачиваемого налога по УСН является декларация, которую в обязательном порядке должны подавать все предприниматели, работающие по данной системе. Для того, чтобы уменьшить сумму налога, в декларации необходимо указать: изначальную сумму налогового платежа, размер уплаченных СВ и то, что получается после расчетов (окончательную сумму, предназначенную к уплате в бюджет).

Заполняется налоговая декларация один раз в год, после окончания отчетного периода:

• для организаций крайним сроком подачи документа является 31 марта
• ИП должны сделать это до 30 апреля

Форма и порядок декларирования полученных и израсходованных средств устанавливается приказом Федеральной налоговой службы.

Разобравшись в УСН, предприниматель может значительно облегчить себе задачу и сэкономить на налоговых выплатах. Тем самым он сократит свои расходы и получит возможность использовать дополнительные средства на дальнейшее развитие своего дела.