Накладная на перемещение товара – как составить отчетный документ

Деятельность большинства предприятий связана с транспортировкой продукции между подразделениями фирмы. Для учета таких операций используется накладная на перемещение товара.

Внутреннее перемещение

Представленное понятие определяют как процесс, при котором товары (готовая продукция, промежуточное сырье) транспортируются в пределах предприятия между различными подразделениями. Главный признак внутреннего перемещения заключается в том, что товар передается одному материально-ответственному лицу к другому. При этом оба являются сотрудниками предприятия.

Виды перемещений

Варианты внутренней транспортировки товара многочисленны. Любая из предложенных форм перемещения сопровождается оформлением накладных.

Основные варианты:

• Сдача товаров или промежуточного сырья на склад;
• Транспортировка сырья между производственными зонами, цехами;
• Передача средств для осуществления ремонтных работ в соответствующую службу предприятия;
• Перемещение между складами, если транспортировка происходит с выездом на дорогу общего пользования;
• Перевоз материальных ценностей для личных нужд предприятия.

Таким образом, под внутренним перемещением рассматриваются только те транспортировочные операции, при которых товары перевозят в рамках одного предприятия.

Под внутренним может расцениваться не только перемещение сырья или товаров. Такое понятие также применимо к передаче основных средств фирмы и другого материального имущества организации, требуемого для реализации производственных процессов.

Накладные на перемещение

Такой документ практически не отличается от обычных транспортных накладных. Он оформляется при перевозках сырья, полуфабриката, тары, готовых продуктов и товаров, которые используются в производственных процессах предприятия. Главное отличие заключается в том, что в ней отражаются внутренние операции, которые не связаны с основными средствами организации.

Для чего используется

Накладная служит документом, посредством которого происходит учет операций, связанных с материальными ценностями предприятия. Сфера применения такого документа ограничена.

Накладные на перемещение внутри фирмы используют в рамках одного юрлица. Их используют при взаимодействии отдельных цехов, складов, офисов и иных структурных отделов. Также накладная может использоваться при передаче материальных ценностей между ответственными лицами, деятельность которых осуществляется в разных подразделениях.

На некоторых предприятиях такие накладные используют при перевозке служебного транспорта. Также бланк может применяться при возврате товара реализатору в розничной торговле.

Содержание документа

Бланк отражает движение определенных материальных ценностей. Поэтому основная часть документа включает сведения о транспортируемом товаре. Обязательные реквизиты накладной отражают сведения о предприятии и позволяют определить специфику деятельности.

В верхнюю часть бланка вносят:

• Название предприятия (с указанием организационной формы);
• Номер накладной и дата оформления;
• Коды ОКПО и ОКПД, вид операции (цифровые коды из классификаторов).

Вторая часть бланка содержит сведения о самом товаре. Каждый перемещаемый объект подробно описывается.

Необходимо указывать следующие сведения:

• Наименование (при возможности вписывать материал изготовления);
• Кодовое значение и сорт;
• Количество;
• Масса;
• Стоимость единицы и общего количества.

Нижняя часть накладной содержит пункты, необходимые для подтверждения подлинности операции. Без них документ теряет юридическую силу и не может выполнять свои функции.

Внизу бланка вписывают информацию о лицах, осуществляющих отпуск и получение товара. Указывается должность, ФИО, обязательным являются подписи обеих сторон.

Содержание накладной не меняется в зависимости от характеристик груза. Изменению могут подлежать только некоторые единицы измерения. Если накладная используется для перемещения потенциально опасного сырья или отходов 1-4 класса опасности, это необходимо отметить в бланке.

Кто составляет

Накладная на перемещение товара – документ, относящийся к категории первичных. Поэтому составлять его могут только уполномоченные сотрудники. Список лиц, в полномочия которых входит оформление накладных утверждается руководством лиц. Как правило, эту функцию выполняют сотрудники, ответственные за отгрузку товаров.

Подробное видео по теме:

Важно отметить, что составление упомянутой накладной должно происходить перед транспортировкой товара. В отдельных случаях допускается оформление непосредственно при передаче груза между ответственными лицами.

Особенности составления

Для составления накладных чаще всего используют унифицированный бланк-форму ТОРГ-13.

Важно! Применение унифицированного бланка не является обязательным. Руководство предприятия вправе издать собственный бланк накладной и утвердить его соответствующим приказом.

При этом утвержденный бланк должен содержать аналогичные пункты и отражать необходимые сведения о товаре для дальнейшего отражения в бухгалтерии и других видах отчетности.

Заполнять накладную можно в электронном виде. Данный вариант оформления предполагает внесение в бланк необходимых сведений. Единственное исключение – места для подписи ответственных лиц. Они должны быть сделаны от руки. На некоторых предприятиях допускается использование ЭЦП, при условии, что она зарегистрирована в налоговой службе.

В соответствии с установленными требованиями при внутреннем перемещении товара нужно оформлять 2 экземпляра накладной. Они должны быть идентичными. При осуществлении транспортировочной операции документ подписывается получателем, после чего каждой стороне остается по 1 экземпляру. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию для отражения указанных данных в отчетной документации.

Необходимо учесть, что если транспортная операция предполагает перемещение объектов основных средств, то процедуру оформляют посредством унифицированного бланка ОС-2. Готовая продукция и товары, а также сырье, используемое в производстве, могут расцениваться как объект основных средств. Способ оформления такого бланка практически не отличается от ТОРГ-13, так как содержит аналогичные пункты.

Инструкция по оформлению

Очередность заполнения реквизитов накладной определяется лицом, уполномоченным оформлять такой документ.

Важно! Главное требование – обязательные реквизиты должны быть заполнены. В ином случае накладная не может служить подтверждением выполнения транспортной операции, что в дальнейшем может послужить причиной проблем.

Чаще всего совершаются ошибки при подсчете общей стоимость транспортируемых товаров. Если реквизит заполнен неверно, необходимо составить новый бланк. Исправления в стоимости не допускаются, и документ признают недействительным.

При оформлении бланка ОС-2 составляют 3 экземпляра. Дополнительный предназначен для руководства. На его основании издается приказ, посредством которого происходит списание основных средств.

Потребность в регистрации

Накладные на перемещение внутри фирмы относят к числу внутренних документов. Они вносятся в журнал учета с указанием номера, даты, кратких сведений об операции.

Так как документ является внутренним, ставить штамп предприятия не требуется. Обязанность ведения журнала учета возлагается, как правило, на представителей бухгалтерии. На небольших предприятиях эта функция может осуществлять непосредственным руководителем.

Правила хранения

К первичным документам предъявляется перечень требований, связанных с их хранением. Срок содержания накладных на перемещение – 3 года. Их хранят в архиве или сейфе, защищенном от внешних факторов.

Меньше указанного срока хранить экземпляры накладных нельзя ввиду возможных налоговых проверок. Спустя 3 года использованные бланки накладных можно подвергнуть утилизации. Такая процедура также осуществляется в установленном порядке.

Образец накладной

Чтобы ознакомиться с содержанием и реквизитами документа, а также определить порядок заполнения, рекомендуется использовать готовый бланк ТОРГ-13. Это позволит снизить риск ошибок при оформлении документа и последующих учетных операций.

Перемещение сырья и продукции между подразделениями и складами сопровождается оформлением накладных. Документ оформляют по унифицированной форме или посредством бланка, утвержденного на предприятии. Накладная содержит сведения о товарах, их стоимости, ответственных за отгрузку и получение лицах. На основании накладных в дальнейшем производят бухгалтерские операции, которые контролируются госорганами.