Как сделать счет-фактуру и когда он лишний – правила и нюансы

Счет-фактура используется компаниями и ИП, работающими на ОСНО. Подробные инструкции о том, как сделать счет-фактуру, содержатся в этой статье.

Что такое счет-фактура

Это документ, подтверждающий факт отгрузки товара или оказания услуг и предназначенный для учета НДС, чтобы налогоплательщики могли посчитать, какую сумму налога они заплатили и получили за отчетный период.

Главное отличие счета-фактуры от обычной накладной состоит в том, что он не выставляется заранее, а формируется только по факту отгрузки. После проведенной операции продавец регистрирует покупку в книге продаж и начисляет НДС к уплате в бюджет. А покупатель вносит запись в книгу покупок и рассчитывает налог к вычету.

Инвойсы регистрируются в книге покупок и книге продаж.

Что нужно знать о документе

При составлении бумаги обычно учитывают следующие правила:

1. Бумажный вариант можно заменить электронным, но только после письменного согласия второй стороны.
2. Срок выставления: 5 дней после оплаты. При нарушении этого указания в вычете НДС может быть отказано.
3. Инвойс нельзя считать доказательством отгруженной продукции.

Какие виды документа устанавливает НК РФ

Выделяют следующие виды акта (см. таблицу 1).

Функции документа на видео:

Кто должен составлять

Выставлять счета-фактуры должны только юридические лица или ИП, которые являются налогоплательщиками. Также составлять инвойс обязаны организации, осуществляющие импорт товара через границу или предоставляющие услуги иностранным гражданам.

Когда счет-фактура не нужен

Документ необязательно выставлять в следующих случаях:

• ИП и юридическим лицам, работающим на УСН, ЕСНХ или ПСН
• Предпринимателям, торгующим в розницу за наличную оплату
• Если операция не облагается или освобождена от НДС (к примеру, медицинские услуги)

Альбомный или книжный формат

В законодательстве нет никаких указаний касательно формата счета-фактуры. Поэтому используют как альбомный, так и книжный вариант. Главное соблюдать верную форму и правильно заполнить все необходимые реквизиты.

Образец счета-фактуры

Документ нужно составлять верно, иначе налоговая не примет сумму к вычету. Если речь идет о крупной сделке, то компания потеряет много денег и времени.

В верхней части располагается шапка, которая содержит сведения о продавце и покупателе, а также валюту проведенной операции. Затем в счете-фактуре подробно описывается количество и стоимость товаров или услуг, величина НДС, страна происхождения продукции.

Образец документа можно скачать ниже:

Рекомендации по заполнению

Составлять документ можно как в бумажном, так и в электронном варианте. Во втором варианте будет достаточно отправить документ покупателю на почту. Значение имеет только согласие второй стороны. Если покупатель требует бумажной формы, то его просьбу по закону нужно удовлетворить.

Правила заполнения

Документ после составления регистрируется в книге продаж, а затем переносится в раздел № 9 декларации. Если речь идет о покупателе, то он должен зарегистрировать документ в книге покупок, а затем перенести в раздел № 8.

Во время составления инвойса важно следить за тем, чтобы в документе были четко прописаны следующие параметры:

• реквизиты и контактные данные фирмы
• четкое название объекта сделки
• стоимость реализованной продукции в правильной валюте, код которой указан в 7 строчке
• ставка налога (может быть 0%, 10% или 20%)

Шапка документа

Шапку документа можно заполнять либо от руки, либо на компьютере.

Таблица 2. Пример шапки документа.

Последнюю восьмую строчку нужно заполнять только тем компаниям, которые участвуют в тендерах и госзакупках.

Видео о составлении в 1С:

Список товаров и услуг

В основной части документа, в которой содержатся важные данные о сделке, нужно указать список товаров и услуг. Вписывать можно только то, что является объектом договора между продавцом и покупателем. К примеру, если речь идет о приобретении настольного вентилятора, то его наименование должно точно соответствовать названию в соглашении между сторонами.

Нижняя часть документа

«Подвал» документа содержит подпись следующих лиц:

• руководителя
• бухгалтера
• предпринимателя: в этом случае помимо ФИО нужно написать государственный регистрационный номер

Вместо этих сотрудников поставить подпись также может другое уполномоченное лицо. Главное, чтобы у него было право подписывать бухгалтерские документы.

Счет-фактура без НДС

Составлять счета-фактуры могут не только налогоплательщики. Если закон обязывает последних выставлять документ в любом случае, то все остальные могут делать это по желанию. Счет-фактура без налога отличается от стандартного только одним: в основной части в графе 7 и 9 указывается «без НДС». Такие документы выставляют ИП на УСН, ПСН или компании, работающие на упрощенной системе налогообложения.

Место печати

Печать, которая во многих документах играет важную роль, для счета-фактуры необязательна. Подпись ответственного лица играет куда большую роль. А на электронных версиях печать, равно как и подпись, и вовсе не ставится. Вместо нее формируется электронная подпись, которая позволяет подтвердить подлинность документа.

Как сделать счет-фактуру онлайн

В отличие от печатных документов, у электронных счетов-фактур добавляется дата получения. При бумажном документообороте отследить это число практически невозможно, поэтому вместо него проставляется дата составления. Но электронные версии должны быть обязательно переданы при помощи оператора ЭДО, который четко фиксирует дату. Кроме этого, документ должен быть завизирован действующей цифровой подписью и составлен согласно требованиям законодательства.

Допущена ошибка, что делать

Если бухгалтер допустил ошибку или изменились условия сделки, то у него есть несколько вариантов исправления неточности:

1. Оформить корректировочный счет в качестве дополнения к основному документу. Как правило, к/c составляется, если изменилась цена, количество или объем услуг, выявлен брак или недопоставка. Номер счета указывается такой же, как в оригинальном документе. Если покупатель ознакомился с изменениями и согласен с ними, то он должен подписать соглашение. После этого в течение пяти рабочих дней поставщик должен выслать ему документ.
2. Оформить исправленный счет. Этот документ представляет собой новую версию инвойса с другим номером и датой составления. Сроки его выставления ограничены тремя годами.

Правила корректировки

Ошибка в названии фирмы или ИНН может затруднить начисление или вычет НДС. Но гораздо большую проблему вызывают изменения в цене или количестве товара.

Если от поставщика был получен документ на уменьшение, то покупателю необходимо восстановить налог. Если же клиент заплатил меньше, чем нужно, то заказчик вычитает НДС с повышенной цены, которая указана в корректировочном счете-фактуре.

Действия получателя счета

Если документ составлен правильно, то нужно внести его в книгу покупок, а затем рассчитать НДС согласно указанной ставке. Если же в нем найдены ошибки, то регистрировать его не нужно. Об этом стоит уведомить поставщика и потребовать корректировочного документа.

Когда надо выставлять документ, смотрите на видео:

Заполнение по факту оказанных услуг

В сфере услуг невозможно предугадать, в каком объеме будут проделаны работы. К примеру, строительная компания составила смету, но в процессе возникла необходимость достроить веранду. В этом случае изменится объем работ и их стоимость. Однако так как инвойс составляется только по факту оказанных услуг, все эти изменения можно легко отразить в документе. В графах «единица измерения», «количество» и «цена за единицу» нужно поставить прочерки.

Заполнение по предоплаченным суммам

Счет-фактура на аванс составляется по тем же правилам, что и стандартный инвойс. Главное – верно указать все реквизиты и сумму платежа. Авансовый счет не обязательно выставлять в том случае, если отгрузка произошла в течение пяти дней после предоплаты.

Заполнение корректировочного документа

Корректировочный счет составляется как дополнение к основному документу. Поэтому в него переписывается «шапка» изначального счета-фактуры за одним исключением. В третьей строке нужно указать номер исправленного документа. В основной части исправляются неверные данные, касающиеся объема услуг, их цены или количества товаров.

Журнал регистрации

Раньше журнал регистрации счетов-фактур были обязаны вести все предприниматели, но с 2015 года это правило относится только к посредникам.

Если компания назначает третью сторону, которая действует от ее лица, то возникает необходимость проверки достоверности сведений. К посредникам относятся люди, работающие за комиссию, агенты, экспедиторы и застройщики. Они должны вести журнал регистрации, состоящий из двух частей. В первой указываются выставленные документы, а во второй полученные.

Как провести в 1С

Гораздо проще формировать документы не самостоятельно, а при помощи программ. В «1С Бухгалтерии» есть раздел «Покупки и продажи». В нем есть подраздел «Реализация». Нажав на него, самостоятельно создается новый инвойс, в котором некоторые данные уже заполнены автоматически.

Счет-фактура нужен компаниям для учета НДС. Документ выставляется в двух экземплярах после оплаты, но может быть заменен электронной копией по соглашению сторон. При допущенной ошибке в реквизитах, названии или стоимости услуг составляется корректировочный или исправленный документ, на основании которого будет перерасчитан налог.