Нюансы заполнения бланка путевого листа для грузового автомобиля

Новые правила изменили порядок оформления путевого листа для грузового автомобиля, бланк остался первоначального вида. Для ИП и юридических лиц требования аналогичны, при нарушении законодательства виновникам выставляются штрафы и административные взыскания.

Обязательны ли путевые листы на грузовое авто

Документация относится к первичным бумагам, которые используются транспортными компаниями и различными организациями в обязательном порядке. Госкомстат (28.11.1997 г.) в постановлении под номером 78 утвердил формуляр путевого листа (ПЛ) и принципы его применения. В зависимости от вида ТС используется несколько типов документов.

Важно! ПЛ необходим для ИП и организаций, вне зависимости от загруженности грузового автомобиля. Отсутствие груза не является основанием для оспаривания в суде выписанного сотрудником ГИБДД штрафа. К исключениям относят грузовики, находящиеся в собственности у физических лиц, которые используют авто в личных целях.

Для чего нужны листы

Оформление и последующее хранение бумаг является обязательным, если компания или ИП регулярно эксплуатирует грузовые автомобили. При перевозке грузов применяется унифицированный тип ПЛ.

Важно! Путевые листы применяются как подтверждение расходов на горюче-смазочные материалы: топлива, масла и пр. Они нужны для расчета занятости ТС на протяжении дня.

Типы бланков (формы 4-П, 4-С)

К стандартным формам относят бланки, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Типы бланков.

Важно! Для грузовика ИП необходима форма ПГ-1. С ее помощью возмещаются расходы на ГСМ и возможный ремонт ТС. Вся документация выдается водителю-экспедитору только под роспись и аналогичным образом принимается.

Бланки документов можно скачать ниже:

Листы собственной разработки

Унифицированные формы бланков подходят не всем организациям, в некоторых случаях они необязательны. Согласно законодательству, компании и ИП имеют право самостоятельно разрабатывать вид документации, с учетом необходимых показателей и обязательных реквизитов. При применении индивидуальных «путевок» данный факт прописывается в учетной политике предприятия.

Реквизиты путевых листов

Заполнение бумаг проводится на каждое ТС, которое используется для грузоперевозок, транспортировки багажа. Они оформляются на определенный срок – от одного дня до календарного месяца.

Обязательные реквизиты ПЛ представлены:

• показаниями одометра (с момента выезда до времени заезда на стоянку), номером, датой и временем;
• сроком действия документации;
• датой и временем медосмотра экспедитора (до и после рейса);
• информацией о контроле технического состояния автомобиля перед поездкой;
• сведениями о собственнике грузовика: с указанием названия, организационно-правовой формы, местом регистрации, телефоном компании или ФИО, контактными реквизитами и почтовым адресом ИП;
• данным о ТС: типом автомобиля (грузовой) и его моделью;
• регистрационным государственным знаком грузовика и прицепа;
• сведениями о водителе-экспедиторе, с внесением ФИО.

Важно! В документации обязательно должны стоять фамилия и инициалы контролера технического состояния автомобиля и его подпись.

Новые правила заполнения

Изменения по реквизитам внесены приказом 476 Минтранспорта (07.11.2017 г. и 18.01.2017 г.). Основной перечень обязательных пунктов путевого листа представлен:

• названием документации;
• номером, сроком действия;
• сведениями о владельце автомобиля;
• типом и моделью ТС;
• регистрационным номером;
• показаниями одометра – при начале и завершении рейса;
• датой и временем выезда и заезда в гараж;
• ФИО экспедитора и ответственного лица, выпустившего машину на линию, его подписью;
• числом и временем проведенного медицинского осмотра перед и по завершении поездки (к исключениям относятся сотрудники служб быстрого реагирования, они проходят процедуру единожды, до начала смены);
• фамилией, инициалами медработника и его личной печатью;
• отметкой о техническом обслуживании машины с проставлением времени проведения процедуры – если в штатном расписании отсутствует специалист, то компания обращается в сервисный центр для получения нужных записей;
• ФИО механика.

При самостоятельной разработке бланка в нем должны прописываться все вышеуказанные реквизиты.

К нововведениям приказа относят:

• отсутствие штампа организации – он стал необязательным;
• увеличенные требования к ТО и техническому состоянию грузовика;
• отказ от использования единых форм документации;
• наличие в бумагах обязательных реквизитов.

Важно! Законодательство не требует указания в путевке маршрута, достаточно показаний одометра. Но на практике представители контролирующих органов могут причислить его отсутствие к нарушениям. Специалисты рекомендуют прописывать в бумагах конечный пункт следования – во избежание проблем с судебными разбирательствами.

Особенности учета и хранения

Регистрация путевок проходит через специальный журнал. Процедурой занимается уполномоченный работник компании, выпускающий грузовой транспорт на линию. Документация визуально напоминает таблицу, с прописанными данными:

• экспедиторов: ФИО, номером по табелю;
• временем выдачи и возвращения листа;
• датой закрытия бумаг.

Достоверность сведений журнала заверяется личными подписями экспедитора, бухгалтера и диспетчера.

Хранение последних проходит на протяжении пяти и больше лет. Чистые бланки строгой отчетности складируются в бухгалтерском или архивном отделе, в сейфе. В конце рабочего дня место пломбируется или опечатывается.

Важно! Уничтожение устаревших документов проводится только после завершения налоговой проверки. Процедура проходит в установленном порядке.

Ответственность и штрафы

Водитель-экспедитор обязан предоставлять сотрудникам ГИБДД оформленный путевой лист по первому требованию. При его отсутствии предусмотрена ответственность в форме предупреждения или штрафа, в размере 500 рублей (КоАП ст. 12.3, ч.2). Для компании или ИП, не выдавшей перевозчику лист, штрафные санкции обойдутся в 30 тыс. руб., та же сумма назначается:

• если нет отметки о техническом состоянии грузовика;
• отсутствует предрейсовый медицинский осмотр работника.

Указанные штрафы подпадают под КоАП, ст. 12.31.1, вторая и третья часть правил. По этой же статье привлекается организация, игнорировавшая правила хранения документа в пятилетний срок. Наказание в 100 тыс. руб. применяется при нарушениях требований об обеспечении безопасности для груза или пассажиров (4 ч. ст. 12.31.1. КоАП).

Важно! Основную ответственность за правильное заполнение документации несет директор компании, вторичную – механик, водитель-экспедитор и диспетчер.

Срок действия путевого листа грузового ТС

Серьезные изменения в законодательстве коснулись времени действия документа:

• по старым требованиям они оформлялись на сутки или один календарный месяц;
• по новым – создаются до выхода на рейс, превышающий стандартную рабочую смену или до поездки, в течение которой проходит один или несколько заездов за рабочий день.

Если поездки проходят за время, превышающее 24 часа, то оформление документов проходит на целый рейс, в противоположном случае – на один день. Из правил исключили максимальный месячный срок действия путевки, бумаги могут выдаваться и на более длительный период:

• при длинных рейсах по территории страны – транспорту достаточного одного листа;
• при частых изменениях маршрута на каждую поездку создается отдельный документ.

Пример оформления смотрите на видео:

Приказ Минтранса не акцентирует внимания на проблеме одного документа для нескольких водителей-экспедиторов. Но в бумагах должна быть проставлена отметка врача о прохождении медицинского осмотра для каждого работника. Эти нюансы нужно учитывать при составлении документов индивидуального образца.

Правильно оформленный путевой лист для грузовиков позволит избежать административных наказаний и штрафов как водителю, так и транспортной компании. При создании документов нужно учитывать изменившиеся требования, наличие обязательного перечня реквизитов и сроки действия. Неверное хранение или потеря бумаг грозит серьезными штрафными санкциями от налоговых органов.