Как и кто утверждает формы первичных документов, классификация и штрафы
Любая компания в процессе функционирования подготавливает множество бумаг, имеющих отношение к найму работников, сотрудничеству с контрагентами и уплате налогов. Для этого формируются первичные документы, на основании которых регулируются хозяйственные операции. Руководители компаний должны разбираться в том, как и кто утверждает формы первичных документов.
Содержание:
- Понятие первички
- Виды первички
- Обязательная первичка
- Какие документы используются при взаимодействии с контрагентами
- Перевозочные документы
- Кадровая документация
- Кассовые документы
- Собственные формы
- Штрафы за отказ от использования первички
- Кем утверждаются формы
- Процесс утверждения
- Правила оформления первички
- Обязательные реквизиты
- Где найти образцы
- Распространенные ошибки
- Документооборот
Понятие первички
Они представлены основными документами, которые подтверждают те или иные действия, совершаемые работниками компании. Поэтому они используются для эффективного управления предприятием. Выступают документальным подтверждением многочисленных сделок.
Внимание! Основные правила составления и использования первички приводятся в положениях ФЗ № 402.
Документы требуются в процессе взаимодействия с представителями налоговой инспекции или партнеров. Бумаги проверяются работниками ФНС, что позволяет определить правила расчета налоговых отчислений. Вся документация хранится в течение четырех лет, а также запрашивается налоговыми инспекторами в процессе проведения выездных или камеральных проверок. Нередко она применяется при судебных разбирательствах в качестве доказательства отсутствия нарушений со стороны компаний.
В законодательстве закрепляются некоторые формы первички, но другие виды бумаг утверждаются непосредственными предприятиями. Информация о выбранной форме вносится во внутренние нормативные акты фирмы.
Виды первички
Первичная документация в процессе ведения бухучета представлена разными бумагами. Справки, обладающие основополагающими функциями, утверждаются высшим руководством фирмы, а также редко меняются.
Таблица 1. Что относится к первичке.
Наименование | Описание |
Договора | Они составляются при заключении сделок с разными компаниями или частными лицами. В них приводятся условия сотрудничества, права и обязанности сторон, а также ответственность, которая возникает у каждого участника. В тексте решаются финансовые вопросы, касающиеся оплаты услуг или товаров. Они формируются только в письменном виде, а также подписываются обоими участниками. Сделка становится заключенной с момента передачи покупателю чека. |
Счета | Они выступают подтверждением готовности покупателя оплатить услуги или товары. Документ часто содержит другие условия совершения сделки, а также указывается цена товара. Если покупатель найдет недостатки в купленном предмете или оказанной услуге, то он может на основании имеющегося счета потребовать возвращения средств. |
Товарные накладные | Они содержат список товаров, переданных покупателю. Документы могут содержать разные сведения и условия в зависимости от числа сторон сделки и других значимых факторов. |
Акты приемки-передачи | Они составляются в конце выполнения работы или оказания услуги. Они подтверждают, что полученный результат соответствует всем требованиям и критериям, а также принимающая сторона не нашла какие-либо ошибки или проблемы. |
Расчетные ведомости | Они содержат сведения относительно финансовых расчетов с наемными работниками, получающими зарплату. Отображается информация относительно выплаты не только оклада, но и разных премий, доплат или иных видов. |
Акт приемки № ОС-1 | Этот документ фиксирует разные события, относящиеся к продаже или покупке основных средств. |
Кассовая документация | К ней относятся кассовые ордера или книга учета доходов и расходов. В этих бумагах приводятся все операции, связанные с финансами предприятия. |
В каждой компании количество первичных документов может увеличиваться на основании особенностей деятельности.
О бухгалтерской первичке смотрите видео:
Обязательная первичка
Существуют некоторые унифицированные формы первички, которые используются в каждой компании. Они утверждаются федеральными законами или другими аналогичными нормативными актами.
К ним относятся кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата № 88, а также транспортные накладные, принятые ПП № 272. Поэтому эти документы составляются исключительно с учетом требований законодательства и с использованием стандартной формы.
Какие документы используются при взаимодействии с контрагентами
При сотрудничестве с другими компаниями предприятия могут пользоваться унифицированными или произвольными первичными документами. Но они включают некоторые обязательные сведения, к которым относится наименование, дата составления, название компании, особенности хозяйственной операции и подписи должностных лиц. Дополнительно указываются измерители операции и должности специалистов, ответственных за эту сделку.
При взаимодействии с другими компаниями, представленными контрагентами, применяются договора и счета. Если выполняется работа, то используется акт приемки. Дополнительные бумаги зависят от выбранного режима налогообложения каждого партнера.
Перевозочные документы
Если компания специализируется на перевозке грузов, то водители и экспедиторы обязаны иметь при себе определенную первичную документацию. К ней относится:
- при использовании морского или железнодорожного транспорта нужна накладная и дорожная ведомость, а также передаточные ведомости, погрузочные ордера, багажные квитанции, путевые журналы, акты погрузки и коносамент;
- при перевозке автомобилями готовится путевой лист, а также товарно-транспортная накладная.
Внимание! Накладные составляются для каждого отдельного груза, причем в них указывается станция отправления и назначения, отправитель и получатель груза, а также особенности перевозимых товаров.
Кадровая документация
При найме сотрудников любой владелец компании обязан составлять многочисленные документы, причем для этого используются унифицированные формы. К ним относятся бумаги:
- приказ о приеме на работу или увольнении;
личные карточки наемных специалистов;- штатное расписание;
- приказ, на основании которого работники отправляются в отпуск;
- график отпусков, формирующийся ежегодно;
- документы, содержащие сведения относительно денежных расчетов с работниками;
- табели учета рабочего времени;
- зарплатные ведомости;
- лицевые счета.
Руководители фирм не имеют права вносить изменения в эти формы.
Кассовые документы
Бумаги, имеющие отношение к соблюдению кассовой дисциплины, создаются по специальным формам, утвержденным постановлением Госкомстата № 88. К ним относятся:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- кассовая книга, содержащая данные обо всех денежных операциях, совершенных работниками компании за определенный период времени.
Остальные документы, относящиеся к кассовой дисциплине, разрешено разрабатывать самостоятельно.
О важных моментах смотрите видео:
Собственные формы
Каждая компания имеет право разрабатывать разные формы тех или иных документов. Соответствующая информация включается во внутренние нормативные акты. Работники предприятия в процессе составления документации обязаны отталкиваться от требований и условий, принятых руководством.
Внимание! Если в компании отсутствует образец нужного документа, то он формируется в произвольном виде, после чего проверяется и заверяется руководством.
Штрафы за отказ от использования первички
Если сотрудники предприятия не обладают нужными знаниями, то в процессе работы допускают серьезные ошибки. Они часто связаны с отсутствием нужного первичного документа, отражающего ту или иную хозяйственную операцию. Во время налоговых проверок легко выявляются такие нарушения.
На основании ст. 120 НК отсутствие первички выступает грубым нарушением правил учета денежных поступлений и затрат. Это приводит к неправильному расчету налогов. Поэтому взимается штраф в размере 10 тыс. руб. Если же нарушение обнаруживается повторно, то санкция увеличивается до 30 тыс. руб.
Внимание! Если налоговые инспекторы выявляют, что отсутствие первички привело к уменьшению налога или базы налогообложения, то штраф составляет 20% от размера неуплаченного сбора, но не меньше 40 тыс. руб.
Такие штрафы относятся не только к крупным фирмам, но и к ИП. По ст. 252 НК для уменьшения налоговой базы многие бизнесмены пользуются расходами, которые подтверждаются официальными документами, а также обоснованы. Но если документация неправильно составлена или вовсе отсутствует, это приводит к нарушениям в процессе расчета сборов и иных показателей. Поэтому предприниматели вынуждены уплачивать не только неуплаченный налог, но и крупные пени.
Кем утверждаются формы
Все свободные формы утверждаются исключительно руководителем компании. На основании ФЗ № 402 данная обязанность может передаваться только официальному представителю бизнесмена, обладающему нужными полномочиями и доверенностью.
Процесс утверждения
Если компания постоянно пользуется одинаковыми бумагами, то их форма закрепляется во внутренних актах. В них включаются сведения:
- наименование;
- дата составления;
- сведения о компании;
- применяемые измерители;
- подпись должностного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Внимание! Только если бумага закреплена локальным актом фирмы, ею могут пользоваться все сотрудники предприятия в качестве первички.
На основании официального приказа руководителя разрешается устранять из имеющейся формы те или иные ячейки или строки, а также изменять структуру. Иногда удаляются или включаются полноценные блоки информации. Обычно руководители пользуются типовыми образцами, что позволяет избежать ошибок. Некоторые бумаги вовсе утверждаются с помощью специальных приложений к учетной политике. Иногда для одного бланка издается отдельный приказ директором.
Если фирма пользуется унифицированными формами, то эти бланки не утверждаются в локальных актах, поэтому достаточно только указать в учетной политике, что используются стандартизированные образцы.
Правила оформления первички
К нюансам составления и использования документации относится:
первичка составляется в бумажном или электронном виде;- в нее включаются обязательные реквизиты;
- приводится не только должность работника, занимающегося составлением бумаги, но и его ФИО;
- допускается указывать дополнительные реквизиты, например, номер документа, основания для хозяйственной операции или сведения о доверителе.
Внимание! Печать не относится к непременным сведениям, так как она может не применяться компаниями или ИП.
Обязательные реквизиты
При составлении первички должны включаться некоторые обязательные сведения. Без них документ считается неправильно оформленным, что несет за собой привлечение компании к ответственности. К этим реквизитам относится:
- правильное наименование;
- сведения о компании, которая формирует документацию;
- измерители;
- подпись и должность лица, составившего первичку.
Внимание! Эти сведения проверяются инспекторами в процессе изучения деятельности фирмы.
Где найти образцы
Процесс разработки и утверждения форм осуществляется представителями Госкомстата. Поэтому найти нужные образцы можно на сайте данного учреждения. Здесь имеются многочисленные акты, накладные, журналы, ведомости, книги, приказы и другие бумаги.
Каждая документация утверждается отдельным Постановлением, поэтому специалистам компании приходится изучать все нормативные акты.
Внимание! БСО – это первичные документы, к которым предъявляются особые требования, поэтому список обязательных реквизитов намного выше, чем у стандартной первички, например, на них указывается ИНН и печать.
Распространенные ошибки
К популярным ошибкам, которые допускают работники компаний, относится:
- отсутствие обязательных реквизитов;
неправильные сведения о продавце или покупателе;- ошибки в названии товаров или их цене;
- обтекаемые или непонятные формулировки;
- ошибки в расчетах, например, неправильно определена цена, налог или количество товаров;
- неточные наименования должностей работников компаний, которые составляют и подписывают первичные документы;
- сумма, указанная цифрами, отличается от значения, приведенного прописью.
Внимание! Ошибки приводят не только к начислению штрафов и пени со стороны налоговых инспекторов, но и к проблемам у контрагентов, которые пытаются получить вычет по НДС.
Если работник фирмы выявляет нарушения, то исправить их можно только с помощью корректурного метода. Для этого неправильная информация зачеркивается с помощью одной черточки, а сверху указываются актуальные сведения. Рядом ставится надпись «Исправлено», а также указывается дата внесения корректировок. Ответственное лицо ставит свою подпись.
Внимание! Запрещено исправлять ошибки в банковской документации, БСО или ордерах, поэтому приходится заполнять новые бланки.
Документооборот
При использовании первичной документации учитываются определенные правила документооборота. Он заключается в нескольких действиях:
- оформление первички;
- передача документации в бухгалтерский отдел компании;
- проверка бухгалтером, а также внесение корректировок при необходимости;
- внесение информации о документе в регистры;
- правильное хранение первички;
- передача документации в архив.
Внимание! Первичка оформляется непосредственно во время реализации хозяйственной операции, а если возникают сложности, то процедура выполняется сразу после завершения сделки.
Запрещено заниматься составлением бумаг через несколько дней после подписания контракта или выдачи зарплаты. Поэтому работники фирмы, ответственные за ведение документооборота, должны соблюдать строгие временные рамки. К ним относится:
- ордера формируются в день выдачи или получения средств;
- при оформлении продажи бумаги заполняются до конца следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты допускается делать в течение трех дней после траты денег;
- листок нетрудоспособности заполняется в течение одного дня после выхода сотрудника на работу.
Нарушение сроков приводит к привлечению компании и руководителей к ответственности.
Первичные документы могут обладать свободной или унифицированной формой. В них включаются некоторые обязательные пункты, без которых бумаги не могут использоваться для расчета налогов или иных целей. Ошибки исправляются корректировочным методом, а если они выявляются во время налоговых проверок, то предприниматели привлекаются к ответственности.
